Kebanyakan orang menulis presentasi mereka dengan cara yang sama seperti mereka menulis laporan. Mereka membuka dokumen, membuat daftar hal-hal yang ingin mereka bahas, menambahkan beberapa struktur di sekitarnya, dan menyebutnya sebagai naskah. Kemudian mereka berdiri untuk menyampaikannya dan ada sesuatu yang terasa janggal. Kalimatnya terlalu panjang. Transisinya tidak tepat. Seluruh presentasi terdengar seperti dibacakan, karena memang ditulis untuk dibaca.
Menulis presentasi adalah keterampilan yang berbeda. Audiens Anda hanya mendengar kata-kata Anda sekali, secara langsung, tanpa kemampuan untuk menjeda atau membaca ulang. Jika sebuah kalimat tidak berhasil pada bacaan pertama, kalimat itu akan hilang. Hal itu mengubah segalanya tentang bagaimana Anda seharusnya menulis.
Panduan ini membahas cara melakukannya dengan baik: cara menyusun naskah presentasi, cara menulis untuk didengar daripada dilihat, dan cara membangun momen-momen yang membuat penyampaian terasa alami dan bukan seperti pertunjukan.
Tantangan yang paling tidak diduga oleh sebagian besar presenter
Insting saat menulis presentasi adalah untuk bersikap teliti. Untuk memasukkan semua hal yang mungkin penting. Untuk memastikan tidak ada yang terlewat.
Insting tersebut menghasilkan presentasi yang buruk.
Audiens Anda tidak dapat menyerap kompleksitas seperti halnya pembaca. Mereka tidak dapat memperlambat, membaca ulang, atau merenungkan ide yang sulit sampai mereka memahaminya. Mereka bergerak sesuai kecepatan Anda, siap atau tidak. Tugas naskah presentasi bukanlah untuk memuat semua pemikiran Anda. Tugasnya adalah untuk membimbing audiens Anda melalui pilihan yang telah dipilih dengan cermat, dalam urutan yang masuk akal, dengan kecepatan yang dapat mereka ikuti.
Tulis lebih sedikit dari yang Anda kira perlu. Susun strukturnya dengan lebih cermat dari yang Anda kira seharusnya. Itulah titik awalnya.
Cara menulis naskah presentasi
Mulailah dengan kerangka. Setiap saat, tanpa terkecuali. Kerangka adalah tempat Anda membuat keputusan struktural: apa pesan inti Anda, apa tiga hingga lima poin utama Anda, bukti apa yang mendukung masing-masing poin, dan bagaimana Anda beralih dari satu poin ke poin berikutnya. Naskah hanyalah kerangka dengan kata-kata di sekitarnya. Jika Anda melewatkan kerangka dan langsung menulis, Anda akan menemukan struktur Anda di sekitar slide kesepuluh, ketika sudah terlambat untuk memperbaikinya tanpa memulai dari awal.
Pembukaan
Audiens Anda memutuskan dalam tiga puluh detik pertama apakah mereka memperhatikan atau tidak. Mulailah dengan sesuatu yang menarik perhatian mereka: sebuah pertanyaan, pengamatan yang mengejutkan, cerita pendek, atau skenario spesifik yang akan mereka kenali. Kemudian, berikan isyarat arah Anda dengan jelas. "Hari ini kita akan membahas tiga cara untuk mengurangi jangka waktu proyek" memberi tahu audiens Anda apa yang diharapkan dan memberi mereka kerangka untuk memahami hal-hal lainnya. Jangan membuat mereka menunggu untuk mengetahui isi presentasi.
Tubuh
Setiap poin utama mendapat bagian tersendiri. Dalam setiap bagian, polanya sama: nyatakan poin dengan jelas, dukung dengan bukti, jelaskan mengapa hal itu penting bagi audiens Anda, lalu beralih ke poin berikutnya. Transisi adalah bagian yang paling sering ditulis orang terakhir dan seharusnya ditulis pertama. "Sekarang setelah kita membahas mengapa ini penting, mari kita lihat bagaimana cara menerapkannya" memberi tahu audiens Anda bahwa mereka akan beralih ke ide baru dan mengapa peralihan itu masuk akal. Tanpa itu, bagian-bagian tersebut terasa seperti hanya ditumpuk satu di atas yang lain daripada membangun sesuatu.
Bukti terlihat berbeda bagi audiens yang berbeda. Audiens teknis menginginkan data. Audiens emosional menginginkan cerita. Sebagian besar audiens menginginkan keduanya: angka yang memperjelas skala sesuatu, dan cerita yang membuatnya terasa nyata.
Kesimpulan
Ulangi pesan inti Anda. Ingatkan audiens Anda tentang apa yang telah Anda bahas dan mengapa itu penting. Kemudian akhiri dengan ajakan bertindak yang spesifik: apa yang Anda ingin mereka lakukan dengan informasi ini? Terapkan kebijakan, coba teknik, jadwalkan pertemuan, pikirkan secara berbeda tentang suatu masalah. Akhiran yang samar menghasilkan hasil yang samar pula. Semakin jelas Anda tentang apa yang ingin Anda capai selanjutnya, semakin besar kemungkinan hal itu akan terjadi.
Lima prinsip penulisan presentasi
Tulislah untuk didengar, bukan untuk dilihat.
Bacalah naskah Anda dengan lantang sebelum Anda menyelesaikannya. Kalimat yang terlihat bagus di atas kertas seringkali terdengar salah saat diucapkan. "Mempertimbangkan implikasi yang telah disebutkan di atas" mudah dibaca. Namun, kalimat itu tidak enak didengar. "Ini mengubah cara kita mendekati masalah ini" mengatakan hal yang sama dengan cara yang benar-benar efektif saat didengar. Naskah Anda seharusnya terdengar seperti Anda sedang berbicara dengan seseorang, bukan seperti dokumen yang sedang dipentaskan.
Ulangi hal-hal yang penting.
Dalam prosa tertulis, pengulangan adalah kesalahan gaya. Dalam presentasi, itu adalah teknik. Audiens Anda hanya mendengar kata-kata Anda sekali. Jika sesuatu itu penting, katakan lebih dari sekali. Perkenalkan idenya, kembangkan dengan contoh, lalu rangkum. Pola tersebut terasa berlebihan saat Anda menulisnya. Namun, terasa jelas saat audiens Anda mendengarkan.
Tangani angka dengan hati-hati.
Audiens Anda tidak bisa berhenti sejenak untuk mencerna "kami meningkatkan efisiensi sebesar 27.3%." Pada saat mereka memahami angka tersebut, Anda sudah beralih ke topik lain. Terjemahkan statistik ke dalam sesuatu yang mudah diingat: "kami mengurangi waktu yang dibutuhkan lebih dari seperempat" atau "apa yang dulunya memakan waktu sepuluh hari sekarang hanya membutuhkan dua hari." Perbandingan konkret akan lebih mudah dipahami. Persentase abstrak tidak.
Berikan sinyal struktur Anda secara eksplisit.
Audiens membutuhkan petunjuk. "Kita akan membahas tiga area hari ini" memberi tahu mereka apa yang akan mereka bahas. "Pertama, kedua, ketiga" memberi tahu mereka di mana mereka berada. "Itu mencakup masalahnya. Sekarang mari kita lihat solusinya" memberi tahu mereka bahwa Anda beralih ke topik lain. Kalimat-kalimat ini terasa jelas saat Anda menulisnya. Namun, kalimat-kalimat ini sangat penting saat audiens Anda mendengarkan, karena tidak seperti pembaca, mereka tidak dapat melihat kembali judul untuk menyesuaikan diri.
Integrasikan proses pengiriman ke dalam skrip.
Naskah yang hanya berisi kata-kata hanyalah setengah naskah. Tandai di mana Anda berhenti sejenak. Perhatikan di mana Anda mengangkat pandangan dari catatan Anda dan melakukan kontak mata. Tunjukkan di mana Anda memperlambat tempo untuk penekanan. Jika Anda menggunakan alat interaktif seperti jajak pendapat atau tanya jawab, tuliskan sebagai momen yang disengaja, bukan sebagai gangguan: "izinkan saya berhenti sejenak di sini dan meminta masukan Anda tentang sesuatu" adalah sebuah kalimat, bukan sekadar tambahan. Perbedaan antara naskah yang telah ditulis dan naskah yang telah dipersiapkan... pengiriman Terlihat begitu Anda membuka mulut.
Dari naskah hingga pengiriman
Menulis naskah bukanlah langkah terakhir. Itu adalah langkah kedua terakhir.
Setelah Anda memiliki draf, bacalah dengan lantang dari awal hingga akhir. Jangan dalam hati. Bacalah dengan lantang, dengan kecepatan yang sebenarnya akan Anda gunakan saat membacakan. Perhatikan di mana Anda terburu-buru, di mana Anda tersandung, di mana sebuah kalimat terlalu panjang untuk sampai pada intinya. Di situlah tempat-tempat yang perlu diedit. Jika Anda tidak dapat menyelesaikan sebuah kalimat tanpa kehabisan napas, kalimat itu terlalu panjang. Jika Anda mendapati diri Anda membaca ulang sebuah baris untuk memastikan Anda memahaminya, audiens Anda juga tidak akan memahaminya.
Jika Anda menandai naskah Anda untuk dibacakan saat Anda menulisnya, di sinilah tanda-tanda tersebut mulai berguna.
Kebanyakan orang berlatih dengan membaca naskah mereka dalam hati beberapa kali dan menganggap itu sudah cukup. Padahal tidak. Satu-satunya latihan yang mempersiapkan Anda untuk berbicara lantang adalah berbicara lantang. Lakukan cukup banyak kali hingga strukturnya terasa familiar, tetapi jangan terlalu sering hingga terasa seperti hafalan. Anda ingin tahu ke mana Anda akan pergi, bukan menghafal bagaimana Anda sampai di sana.
Melangkah lebih jauh dengan AhaSlides
Satu hal yang tidak dapat sepenuhnya dipersiapkan oleh naskah adalah kesenjangan antara apa yang Anda rencanakan untuk dikatakan dan apa yang sebenarnya perlu didengar oleh audiens Anda. Anda dapat menulis presentasi yang paling jelas dan terstruktur di dunia sekalipun, namun tetap salah menilai di mana posisi audiens Anda, apa yang sudah mereka ketahui, atau apa yang paling membingungkan mereka.
Alat interaktif menutup kesenjangan itu secara real-time. Jajak pendapat sebelum bagian utama memberi tahu Anda apa yang sudah diyakini audiens Anda sebelum Anda mencoba mengubah pikiran mereka. Awan kata di tengah presentasi menunjukkan apa yang beresonansi dan apa yang tidak. Sesi tanya jawab pada titik transisi alami menangkap kebingungan sebelum semakin membesar.
Tuliskan momen-momen ini ke dalam skrip Anda dengan cara yang sama seperti Anda menulis bagian lainnya. "Pada titik ini saya akan melakukan jajak pendapat singkat" adalah momen yang sudah direncanakan, bukan interupsi. AhaSlides memudahkan untuk membangun interaksi ini langsung ke dalam alur presentasi Anda, sehingga peralihan dari konten ke partisipasi terasa disengaja dan bukan sekadar tambahan.
Naskah presentasi terbaik tidak hanya merencanakan apa yang akan Anda katakan. Naskah tersebut juga merencanakan bagaimana audiens Anda akan merespons. Elemen interaktif adalah cara Anda mewujudkan hal itu.
Membungkus
Perbedaan antara presentasi yang informatif dan presentasi yang benar-benar efektif terletak pada cara penulisannya. Bukan pada seberapa percaya diri penyampaiannya, bukan pada seberapa bagus tampilan slide-nya, tetapi apakah kata-kata tersebut ditulis untuk audiens yang hanya mendengarnya sekali, secara langsung, tanpa kemampuan untuk mengulanginya.
Tulislah untuk didengar. Susun struktur agar jelas. Sisipkan momen-momen di mana audiens Anda berpartisipasi, bukan hanya mendengarkan.
Lakukan ketiga hal tersebut dan proses pengiriman akan berjalan dengan sendirinya.
