8+ Tips Ahli Mengelola Tim Jarak Jauh | Contoh W | 2024 Terungkap

Di era digital saat ini, keterampilan mengelola tim jarak jauh telah menjadi hal penting bagi setiap pemimpin. Apakah Anda baru mengenal konsep ini atau ingin meningkatkan keterampilan yang sudah ada, dalam hal ini blog Dalam postingan ini, kita akan membahas kiat-kiat praktis, alat bantu, dan contoh untuk mengelola tim jarak jauh secara efektif, membantu Anda membina kolaborasi, mempertahankan motivasi, dan meraih hasil luar biasa dalam lingkungan virtual.

Daftar Isi

• Apa Arti Mengelola Tim Jarak Jauh?
• Apa Tantangan Mengelola Tim Jarak Jauh?
• Tips Mengelola Tim Jarak Jauh Secara Efektif (dengan Contoh)
  • 1/ Komunikasi yang Jelas adalah Kuncinya
  • 2/ Tetapkan Harapan dan Tujuan
  • 3/ Mendorong Otonomi
  • 4/ Umpan Balik dan Pertumbuhan Reguler
  • 5/ Empati dan Dukungan
  • 6/ Promosikan Ikatan Virtual
  • 7/ Mengakui Dan Bersorak Untuk Sukses
  • 8/ Pilih Alat yang Tepat
• Final Thoughts
• Pertanyaan yang Sering Diajukan

Kiat Untuk Keterlibatan yang Lebih Baik

• Manajemen tim lintas fungsi
• Alat kolaborasi Google
• Tim yang dikelola sendiri

Apa Arti Mengelola Tim Jarak Jauh?

Lupakan hari-hari di bilik sudut dan kedai kopi bersama. Tim jarak jauh dapat tersebar di berbagai benua, wajah mereka berseri-seri melalui panggilan video dari kafe yang bermandikan sinar matahari di Bali hingga ruang keluarga yang nyaman di London. Tugas Anda, sebagai maestro mereka, adalah menjaga musik tetap harmonis, semua orang selaras, dan mencapai puncak kreativitas mereka, bahkan dengan jarak virtual yang bermil-mil di antara mereka.

Ini tentu saja merupakan tantangan yang unik. Namun dengan alat dan pola pikir yang tepat, mengelola tim jarak jauh dapat menjadi simfoni produktivitas dan kolaborasi. Anda akan menjadi ahli komunikasi virtual, pemandu sorak bagi roh-roh yang tersebar, dan ahli teknologi yang dapat memecahkan masalah kesalahan zona waktu.

Apa Tantangan Mengelola Tim Jarak Jauh?

Mengelola tim jarak jauh memiliki tantangannya sendiri yang membutuhkan solusi yang bijaksana. Tantangan-tantangan ini meliputi:

1/ Mengatasi Kesepian

Sebuah studi penting oleh Psikolog organisasi Lynn Holdsworth mengungkap aspek penting dari pekerjaan jarak jauh penuh waktu – lonjakan perasaan kesepian yang mengejutkan sebesar 67% jika dibandingkan dengan pengaturan tradisional di kantor. Perasaan terasing ini dapat memiliki implikasi yang luas, memengaruhi moral tim dan kesejahteraan individu.

2/ Membangun Koneksi yang Bermakna

Menurut Penelitian Jostle dan Dialactic, 61% karyawan mengungkapkan perasaan kurang terhubung dengan rekan kerja karena kerja jarak jauh, 77% melaporkan interaksi sosial berkurang secara signifikan (atau tidak sama sekali) dengan rekan kerja, dan 19% menunjukkan bahwa kerja jarak jauh telah menimbulkan perasaan dikucilkan.

Hambatan ini berpotensi mempengaruhi motivasi dan keterlibatan mereka. Membangun rasa memiliki dan memupuk interaksi reguler sangatlah penting.

3/ Berurusan dengan Zona Waktu yang Berbeda 

Mengkoordinasikan pekerjaan saat anggota tim tersebar di berbagai zona waktu bisa jadi cukup rumit. Mencari tahu kapan harus menjadwalkan rapat dan memastikan semua orang berkolaborasi dalam waktu nyata dapat terasa seperti memecahkan teka-teki yang rumit.

4/ Memastikan Pekerjaan Selesai dan Tetap Produktif 

Saat Anda bekerja jarak jauh tanpa pengawasan langsung, mungkin sulit bagi beberapa anggota tim untuk tetap fokus dan bertanggung jawab. Menetapkan ekspektasi dan mengukur kinerja menjadi sangat penting.

5/ Menghargai Budaya yang Berbeda 

Dengan anggota tim dari berbagai latar belakang, ada beragam cara bekerja, berkomunikasi, dan merayakan liburan. Peka terhadap perbedaan ini adalah kunci untuk menciptakan lingkungan yang ramah dan inklusif.

6/ Menemukan Keseimbangan yang Tepat antara Kepercayaan dan Kendali 

Memutuskan berapa banyak kebebasan untuk memberi anggota tim bekerja secara mandiri versus memantau secara dekat merupakan tantangan besar dalam situasi kerja jarak jauh.

7/ Menjaga Keseimbangan Kehidupan-Kerja yang Sehat 

Pekerjaan jarak jauh terkadang dapat mengaburkan batas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi, yang dapat membuat Anda merasa kewalahan. Manajemen yang hati-hati sangat penting untuk memastikan keseimbangan yang sehat dan mencegah kelelahan.

Tips Mengelola Tim Jarak Jauh Secara Efektif (dengan Contoh)

Mengelola tim jarak jauh dapat bermanfaat sekaligus menantang. Untuk membantu Anda menavigasi cara kerja baru ini, berikut beberapa kiat praktis beserta contohnya:

1/ Komunikasi yang Jelas adalah Kuncinya

Saat mengelola tim jarak jauh, komunikasi yang jelas menjadi landasan kesuksesan. Ketika anggota tim tersebar di berbagai lokasi, kebutuhan akan komunikasi yang efektif menjadi semakin penting. Inilah yang dapat Anda lakukan untuk memastikan semua orang mempunyai pemikiran yang sama:

• Gunakan Berbagai Alat Komunikasi: Manfaatkan kombinasi alat komunikasi untuk memfasilitasi berbagai jenis interaksi. Panggilan video, email, platform obrolan, dan alat manajemen proyek adalah sumber daya yang berharga. 
• Check-in Video Reguler: Jadwalkan check-in video reguler untuk meniru perasaan pertemuan langsung. Sesi ini dapat digunakan untuk mendiskusikan pembaruan proyek, mengklarifikasi keraguan, dan memastikan semua orang selaras. Misalnya, siapkan panggilan video mingguan tempat setiap anggota tim berbagi kemajuan, tantangan, dan tugas yang akan datang. 
• Pemecahan Masalah Waktu Nyata: Dorong anggota tim untuk menggunakan alat obrolan untuk mencari klarifikasi cepat, berbagi pembaruan, dan berkolaborasi dalam tugas langsung. Ini membantu hal-hal terus bergerak, bahkan jika orang berada di zona waktu yang berbeda.

💡 Check out: Statistik kerja jarak jauh

2/ Tetapkan Harapan dan Tujuan

Tentukan dengan jelas tugas, tenggat waktu, dan hasil yang diharapkan. Ini memastikan semua orang tahu peran dan tanggung jawab mereka. Berikut beberapa tipnya:

• Hancurkan Pekerjaan: Bagilah tugas besar menjadi tugas yang lebih kecil, dan jelaskan siapa yang harus mengerjakan setiap bagian. Ini membantu setiap orang memahami peran mereka.
• Beritahu Mereka Kapan Harus Menyelesaikan: Tetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas. Ini membantu semua orang mengatur waktu mereka dan menyelesaikan sesuatu sesuai jadwal.
• Tunjukkan Tujuan Akhir: Jelaskan seperti apa hasil akhir yang Anda inginkan. Ini membantu tim Anda memahami apa yang sedang mereka upayakan.

3/ Mendorong Otonomi 

Percayai anggota tim Anda untuk mengelola pekerjaan mereka secara mandiri. Hal ini meningkatkan kepercayaan diri dan akuntabilitas mereka. Inilah cara Anda memberikan kebebasan kepada tim jarak jauh untuk menangani pekerjaannya sendiri.

• Percayalah pada Mereka: Tunjukkan bahwa Anda mempercayai tim Anda untuk menyelesaikan sesuatu. Ini membantu mereka merasa lebih percaya diri dan bertanggung jawab.
• Bekerja di Waktu Mereka Sendiri: Izinkan anggota tim memilih kapan mereka ingin bekerja. Misalnya, jika seseorang paling produktif di pagi hari, biarkan dia bekerja di pagi hari. Selama mereka menyelesaikan tugasnya tepat waktu, semuanya baik-baik saja.

4/ Umpan Balik dan Pertumbuhan Reguler

Berikan umpan balik yang konstruktif untuk membantu anggota tim meningkat dan tumbuh.

• Berikan Saran Bermanfaat: Memberi tahu anggota tim apa yang telah mereka lakukan dengan baik dan apa yang dapat mereka tingkatkan adalah hal yang penting untuk pengembangan profesional mereka. Ini membantu mereka mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka, dan menetapkan tujuan perbaikan. Umpan balik yang membangun juga dapat memotivasi anggota tim untuk bekerja lebih keras dan mencapai potensi penuh mereka.
• Bicara Tentang Tujuan: Bicaralah secara teratur tentang apa yang ingin mereka pelajari atau capai. 
• Sesi Umpan Balik Bulanan: Jadwalkan pertemuan setiap bulan untuk membicarakan kinerja mereka. Diskusikan kekuatan mereka, dan sarankan cara agar mereka bisa menjadi lebih baik lagi.
• Bersikaplah terbuka untuk menerima umpan balik. Ingatlah bahwa setiap orang terus belajar dan berkembang. Bersikap terbuka terhadap umpan balik dari anggota tim Anda, dan bersedia melakukan perubahan sesuai kebutuhan.

5/ Empati dan Dukungan

Sadarilah bahwa situasi setiap orang adalah unik. Tunjukkan pengertian dan empati terhadap kesulitan yang mungkin mereka hadapi di luar pekerjaan. Inilah cara Anda melakukannya:

• Jadilah Pengasih: Pahami bahwa anggota tim Anda memiliki kehidupan di luar pekerjaan. Mereka mungkin memiliki tanggung jawab keluarga atau masalah pribadi yang harus diurus.
• Dengarkan dan Pelajari: Perhatikan tantangan dan kekhawatiran mereka. Dengarkan apa yang mereka alami dan cobalah memahami perspektif mereka.
• Jam Kerja Fleksibel: Misalnya, jika seseorang perlu mengurus keluarganya atau memiliki komitmen lain, izinkan mereka untuk sesekali mengubah jam kerjanya. Dengan cara ini, mereka dapat mengelola tanggung jawab mereka sambil tetap menyelesaikan pekerjaan mereka.

6/ Promosikan Ikatan Virtual 

Ciptakan peluang bagi anggota tim untuk terhubung pada tingkat pribadi. Ini bisa melalui rehat kopi virtual, permainan membangun tim, atau berbagi anekdot pribadi. 

Berikut adalah berbagai aktivitas yang dapat Anda ikuti untuk mendekatkan tim Anda dan memperkuat persatuan Anda:

• 14 Game yang Menginspirasi untuk Pertemuan Virtual 
• 10 Game Membangun Tim Online Gratis yang Akan Menghilangkan Kesepian Anda
• 11+ Aktivitas Team Bonding Jangan Pernah Mengganggu Rekan Kerja Anda

7/ Mengakui Dan Bersorak Untuk Sukses

Membuat tim jarak jauh Anda merasa dihargai atas pencapaian mereka sangatlah penting. 

• Perhatikan Kerja Keras Mereka: Perhatikan upaya yang dilakukan anggota tim Anda dalam tugas mereka. Ini membuat mereka tahu masalah pekerjaan mereka.
• Ucapkan "Kerja Hebat!": Bahkan pesan kecil pun bisa sangat berarti. Mengirim email singkat atau pesan dengan emoji "tos" virtual menunjukkan bahwa Anda mendukungnya.
• Rayakan Tonggak Pencapaian: Misalnya, saat anggota tim menyelesaikan proyek yang sulit, kirimkan email ucapan selamat. Anda juga dapat membagikan pencapaian mereka selama rapat tim.

8/ Pilih Alat yang Tepat

Memberdayakan tim jarak jauh Anda dengan teknologi yang tepat sangat penting untuk kelancaran kerja tim. Inilah cara Anda dapat memberi mereka hal-hal penting alat kerja jarak jauh:

• Pilihan Perangkat Lunak Strategis: Opsi untuk perangkat lunak dan teknologi yang merampingkan kolaborasi dan meningkatkan produktivitas. Ini memastikan tim Anda dapat bekerja sama secara efisien, di mana pun mereka berada.
• Presisi Manajemen Proyek: Misalnya, pertimbangkan untuk menggunakan platform manajemen proyek seperti Trello atau Asana. Alat-alat ini membantu dalam pendelegasian tugas, pelacakan kemajuan, dan menjaga komunikasi yang jelas dalam tim.

• Meningkatkan Interaksi dengan AhaSlides: Selain alat manajemen proyek, Anda dapat memanfaatkan AhaSlides untuk meningkatkan berbagai aspek kerja jarak jauh tim Anda. Gunakan untuk template dinamis yang melibatkan dan memikat audiens Anda. Memasukkan fitur interaktif seperti jajak pendapat langsung, kuis, kata cloud, dan Tanya jawab untuk mendorong partisipasi selama rapat. Selain itu, Anda dapat memanfaatkan AhaSlides untuk aktivitas keakraban tim, menyuntikkan rasa senang dan keakraban ke dalam interaksi virtual Anda.

• Pengenalan Terpandu: Pastikan anggota tim Anda berpengalaman dalam alat yang Anda perkenalkan. Berikan tutorial, pelatihan, dan dukungan untuk menjamin setiap orang dapat menggunakan perangkat lunak secara efektif.

Beli AhaSlides Template untuk Membangun Tim Hibrida

Templat Membangun Tim Cepat

Pemecah Es Awan Kata

Templat Pertemuan Semua Tangan

Final Thoughts

Ingat, memahami kebutuhan setiap anggota tim, mendorong kolaborasi, dan mengakui pencapaian adalah hal yang penting untuk membangun tim jarak jauh yang kuat dan bersatu. Dengan strategi yang tepat, Anda dapat memimpin tim Anda untuk mencapai hasil yang luar biasa, di mana pun mereka berada.

Pertanyaan yang Sering Diajukan 

Referensi: Forbes