Lebih dari 30 pertanyaan survei pasca-acara yang menghasilkan umpan balik yang dapat ditindaklanjuti.

Acara telah usai. Para peserta telah pergi. Sekarang tibalah bagian yang membedakan penyelenggara yang mampu berbenah dari mereka yang hanya menebak-nebak: mengumpulkan umpan balik. Survei pasca-acara memberi tahu Anda apa yang berhasil, apa yang gagal, dan apa yang perlu diubah di lain waktu, tetapi hanya jika survei itu sendiri dirancang dengan baik. Survei yang tidak jelas menghasilkan data yang juga tidak jelas.

Penelitian SurveyMonkey tentang panjang survei menemukan bahwa tingkat penyelesaian turun menjadi 5-20% untuk survei yang membutuhkan waktu lebih dari 7-8 menit untuk diselesaikan [1]. Itu artinya pertanyaan yang Anda sertakan harus layak untuk dimasukkan. Panduan ini mencakup 30+ pertanyaan survei pasca-acara yang diorganisir berdasarkan apa yang diukur, ditambah panduan praktis tentang waktu, format, dan kesalahan yang menurunkan tingkat respons.

Kepuasan secara keseluruhan

Mulailah dengan hal-hal yang umum sebelum membahas hal-hal yang spesifik. Pertanyaan-pertanyaan ini memberi Anda gambaran umum tentang bagaimana peristiwa itu terjadi sebelum Anda menggali detailnya.

1. Bagaimana Anda menilai pengalaman Anda secara keseluruhan di acara tersebut? (1-5)
2. Apakah acara tersebut memenuhi harapan Anda? (Melebihi / Memenuhi / Kurang dari yang diharapkan)
3. Seberapa besar kemungkinan Anda akan menghadiri acara mendatang dari penyelenggara ini? (Sangat tidak mungkin hingga Sangat mungkin)
4. Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan acara ini kepada kolega? (Skala NPS 0-10)
5. Satu kata apa yang paling tepat menggambarkan pengalaman Anda? (Pertanyaan terbuka atau awan kata)

Konten dan sesi

Pertanyaan-pertanyaan ini menilai apakah program tersebut memberikan nilai dan sesuai dengan kebutuhan peserta.

1. Seberapa relevan konten tersebut dengan kebutuhan profesional Anda? (Tidak sama sekali hingga Sangat)
2. Sesi mana yang menurut Anda paling bermanfaat? (Daftar pilihan atau pilihan terbuka)
3. Sesi mana yang menurut Anda paling kurang bermanfaat? (Daftar pilihan atau pilihan terbuka)
4. Apakah konten tersebut sesuai dengan tingkat keahlian Anda? (Terlalu dasar / Pas / Terlalu canggih)
5. Saya memperoleh wawasan praktis yang dapat saya terapkan dalam pekerjaan saya. (Sangat tidak setuju hingga Sangat setuju)

Pembicara dan penyaji

1. Bagaimana Anda menilai kualitas speaker secara keseluruhan? (1-5)
2. Siapa pembicara atau presenter yang paling menonjol? (Terbuka)
3. Apakah ada cukup kesempatan untuk sesi tanya jawab dengan para pembicara? (Ya / Tidak / Agak)
4. Topik apa saja yang ingin Anda lihat dibahas di acara-acara mendatang? (Terbuka)

Logistik dan organisasi

1. Bagaimana penilaian Anda terhadap penyelenggaraan acara secara keseluruhan? (1-5)
2. Apakah tempatnya sesuai dan nyaman? (Ya / Tidak / Sebagian)
3. Bagaimana penilaian Anda terhadap proses pendaftaran dan check-in? (1-5)
4. Apakah komunikasi terkait acara (jadwal, pembaruan, petunjuk arah) jelas dan tepat waktu? (Ya / Tidak / Sebagian)
5. Bagaimana Anda menilai kualitas makanan dan minumannya? (1-5 atau Tidak Berlaku)

Jaringan dan keterlibatan

1. Apakah acara tersebut menyediakan kesempatan berjejaring yang memadai? (Ya / Tidak / Agak)
2. Saya menjalin koneksi profesional yang berharga di acara ini. (Sangat tidak setuju hingga Sangat setuju)
3. Format jaringan seperti apa yang Anda sukai? (Sesi terstruktur / Jaringan terbuka / Keduanya)

Nilai dan tujuan masa depan

1. Acara itu merupakan penggunaan waktu yang baik bagi saya. (Sangat tidak setuju hingga Sangat setuju)
2. Acara tersebut sepadan dengan harga tiket masuknya. (Sangat tidak setuju hingga Sangat setuju)
3. Apa yang akan Anda ubah dari acara ini? (Terbuka)
4. Apa bagian paling berharga dari acara tersebut? (Terbuka)
5. Ada komentar atau saran tambahan? (Terbuka)

Acara virtual dan hibrida: pertanyaan tambahan

Jika acara Anda memiliki komponen virtual atau hibrida, tambahkan beberapa pertanyaan khusus untuk pengalaman tersebut.

1. Bagaimana Anda menilai kualitas platform virtual ini? (1-5)
2. Apakah Anda mengalami masalah teknis selama acara tersebut? (Ya / Tidak)
3. Seberapa menarik pengalaman virtual dibandingkan dengan acara tatap muka? (Jauh lebih sedikit / Lebih sedikit / Hampir sama / Lebih banyak)

Kesalahan yang menurunkan tingkat respons

Terlalu banyak bertanya. Usahakan agar jumlah pertanyaan kurang dari 10 [3]. Setiap pertanyaan tambahan akan mengurangi tingkat penyelesaian. Hilangkan semua hal yang hanya sekadar informasi tambahan dan bukan informasi yang wajib diketahui.

Pengiriman terlambat. Ingatan cepat memudar. Kirim survei Anda dalam waktu 24 jam setelah acara, idealnya dengan pengingat di dalam ruangan pada sesi penutup. Survei SMS yang dikirim dalam waktu dua jam setelah acara berakhir mendapatkan 32% lebih banyak penyelesaian dibandingkan survei yang dikirim kemudian [2]. Email tindak lanjut 3-4 hari kemudian dapat menangkap 20-30% tanggapan lagi dari mereka yang melewatkan pengiriman pertama [3].

Hanya mengandalkan pertanyaan terbuka. Jawaban terbuka kaya akan informasi tetapi sulit dianalisis dalam skala besar, dan menurunkan tingkat penyelesaian survei. Gunakan skala penilaian untuk data kuantitatif. Batasi pertanyaan terbuka menjadi satu atau dua per survei.

Mengabaikan hasilnya. Cara tercepat untuk memastikan tidak ada yang mengisi survei Anda berikutnya adalah dengan mengumpulkan umpan balik dan tidak pernah menindaklanjutinya. Bagikan temuan utama dengan peserta dan beri tahu mereka apa yang Anda ubah berdasarkan masukan mereka. Bahkan email ringkasan singkat pun dapat membangun kepercayaan dan meningkatkan partisipasi dalam survei mendatang.

Menggunakan pertanyaan yang mengarahkan. "Seberapa besar Anda menikmati pidato utama kami yang luar biasa?" bukanlah pertanyaan netral. Gunakan kata-kata yang objektif dan hindari asumsi tersirat.

Lupa melakukan segmentasi. Para VIP, peserta baru, peserta yang kembali, dan peserta virtual seringkali memiliki pengalaman yang berbeda. Setidaknya, rencanakan analisis terpisah untuk kelompok-kelompok ini, dan pertimbangkan rangkaian pertanyaan yang disesuaikan jika acara Anda cukup besar untuk mendukungnya.

Tips untuk menulis pertanyaan yang mendapatkan jawaban jujur

Bahkan survei yang terstruktur dengan baik pun dapat menghasilkan data yang tidak dapat diandalkan jika pertanyaan-pertanyaan individualnya ditulis dengan buruk. Berikut lima hal praktis yang perlu diperiksa sebelum Anda mengirimkan survei.

Gunakan skala yang konsisten di seluruh proses. Mencampurkan skala 1-5 di satu bagian dengan skala 1-10 di bagian lain memaksa responden untuk menyesuaikan kerangka berpikir mereka setiap beberapa pertanyaan. Pilih satu skala untuk semua item yang dinilai dan tetap gunakan skala tersebut. Sebagian besar survei acara bekerja dengan baik dengan skala 1-5. skala lima poin karena cepat dijawab dan mudah dianalisis.

Batasi setiap pertanyaan hanya pada satu ide. "Bagaimana Anda menilai kualitas konten dan penyampaian pembicara?" adalah dua pertanyaan dalam satu. Responden yang menyukai konten tetapi merasa sulit mengikuti pembicara tidak memiliki jawaban yang baik. Terpisah pertanyaan berlaras ganda menjadi item-item terpisah, meskipun itu menambah satu baris lagi pada survei.

Berikan pilihan kepada responden untuk tidak menjawab pertanyaan yang mungkin tidak relevan. Jika Anda menanyakan tentang makanan dan minuman di sebuah acara yang sebagian pesertanya hanya hadir secara virtual, sertakan opsi "Tidak berlaku". Memaksa seseorang untuk menilai sesuatu yang tidak mereka alami akan memengaruhi data Anda dan membuat responden frustrasi.

Hindari jargon dan terminologi internal. Tim Anda mungkin menyebut sesi tertentu sebagai "sesi diskusi kelompok sore hari," tetapi peserta mengenalnya melalui judul sesi. Gunakan bahasa yang sama yang digunakan peserta saat mereka mendaftar atau menerima jadwal. Hal ini sangat relevan untuk survei yang mencakup acara multi-hari atau multi-sesi.

Uji survei tersebut sebelum mengirimkannya. Lakukan survei secara menyeluruh sendiri, lalu minta satu orang di luar tim perencanaan untuk menyelesaikannya tanpa mengetahui apa pun sebelumnya. Carilah pertanyaan yang menimbulkan keraguan, skala yang terasa ambigu, atau lompatan logika yang tidak masuk akal bagi seseorang yang tidak terlibat dalam pembuatan survei. Apa yang tampak jelas bagi penyelenggara seringkali tidak jelas bagi peserta yang menjawab dengan cepat melalui telepon.

Pertimbangkan pengalaman pengguna seluler. Sebagian besar tanggapan survei pasca-acara berasal dari ponsel, seringkali saat peserta sedang dalam perjalanan pulang. Teks pertanyaan yang panjang, area sentuh yang kecil, dan tata letak multi-kolom semuanya mengurangi tingkat penyelesaian di perangkat seluler. Pratinjau survei Anda di ponsel sebelum mengirim, dan pangkas pertanyaan apa pun yang memerlukan pengguliran untuk membaca teks lengkapnya. Survei yang berfungsi dengan baik di layar empat inci akan berfungsi dengan baik di mana pun. Jika platform Anda mendukungnya, aktifkan fitur maju otomatis setelah setiap pilihan peringkat sehingga responden tidak perlu mengetuk tombol "berikutnya" secara terpisah. Perubahan kecil ini saja dapat secara signifikan mengurangi angka putus pengisian di perangkat seluler.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa lama seharusnya survei pasca-acara dilakukan?

Usahakan agar survei terdiri dari 8-10 pertanyaan yang tidak memakan waktu lebih dari lima menit untuk diselesaikan. Perbedaan antara survei lima menit dan survei sepuluh menit sangat signifikan. Prioritaskan metrik terpenting Anda dan hilangkan sisanya. Jika Anda benar-benar membutuhkan lebih banyak data, pertimbangkan untuk menjalankan dua survei yang lebih pendek: satu segera setelah acara yang mencakup kepuasan keseluruhan, dan yang kedua seminggu kemudian untuk mendapatkan masukan lebih mendalam dari peserta yang paling terlibat. Aturan praktis lain yang berguna: jika sebuah pertanyaan tidak berkaitan dengan keputusan yang realistis yang dapat Anda buat sebelum acara berikutnya, hilangkan saja. Setiap pertanyaan tambahan yang Anda pertahankan adalah sedikit beban bagi setiap responden yang menyelesaikan survei.

Apakah saya harus menawarkan insentif untuk menyelesaikan survei?

Insentif dapat meningkatkan tingkat respons, tetapi juga dapat menarik respons berkualitas rendah dari orang-orang yang terburu-buru hanya untuk mendapatkan hadiah. Pendekatan yang lebih baik adalah membuat survei cukup mudah dan singkat sehingga tidak diperlukan insentif. Jika tingkat respons masih rendah, pertimbangkan kesempatan untuk mengikuti undian daripada hadiah yang dijamin, yang mengurangi insentif untuk terburu-buru. Insentif yang paling efektif adalah memberi tahu peserta bahwa umpan balik mereka akan memengaruhi bagaimana acara berikutnya diselenggarakan: orang akan merespons ketika mereka percaya bahwa masukan mereka penting.

Apa yang harus saya lakukan dengan hasilnya?

Mulailah dengan menghitung metrik utama Anda: skor kepuasan keseluruhan, NPS, dan skor spesifik apa pun yang Anda lacak dari tahun ke tahun. Kemudian baca tanggapan terbuka untuk mencari tema. Cari pola, bukan keluhan yang terjadi secara terpisah. Setelah Anda memiliki gambaran yang jelas, bagikan ringkasan Bersama tim Anda dan, jika sesuai, dengan peserta. Email singkat "inilah yang Anda sampaikan kepada kami dan inilah yang akan kami ubah" menutup siklus umpan balik dan meningkatkan kemungkinan peserta akan berpartisipasi dalam survei di masa mendatang. Ini juga membantu melacak pertanyaan inti yang sama dari satu acara ke acara lainnya sehingga Anda dapat mengukur kemajuan dari waktu ke waktu daripada memperlakukan setiap survei sebagai latihan yang berdiri sendiri. Skor tolok ukur memberikan konteks yang tidak dapat diberikan oleh satu titik data.

Mengumpulkan umpan balik selama acara dengan AhaSlides

Waktu paling efektif untuk mengumpulkan umpan balik adalah sebelum peserta meninggalkan ruangan. AhaSlides memungkinkan Anda menutup sesi dengan slide langsung: skala penilaian untuk pertanyaan kuantitatif Anda, awan kata untuk menangkap suasana ruangan, dan slide terbuka untuk saran spesifik, dengan hasil yang muncul di layar saat peserta memberikan tanggapan. Pengumpulan umpan balik di dalam ruangan adalah cara Anda mencapai tingkat penyelesaian 85-95% yang disebutkan di atas, dan menyaksikan umpan balik kolektif muncul di layar memberikan momen penutup yang konkret pada sesi tersebut.

Untuk kuesioner lengkapnya, Survei AhaSlides Ubah pertanyaan survei pasca-acara di atas menjadi satu formulir yang diisi responden dalam satu halaman dan dikirim sekali saja. Tampilkan sebagai slide terakhir sesi penutup Anda, lalu bagikan survei yang sama sebagai tautan atau kode QR kepada peserta yang pulang lebih awal; mereka dapat menjawab di perangkat apa pun tanpa perlu akun.

sumber

[1] SurveyMonkey. Berapa lama seharusnya durasi sebuah survei? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/

[2] Eksplorasi. Berapakah tingkat respons survei pasca-acara yang baik? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate

[3] Pusat ASAE. 5 praktik terbaik untuk membuat dan membagikan survei pasca-acara. (September 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys