Pamflet Pertemuan Awal Proyek Kuku dalam 8 Langkah (+Templat Gratis!)

Bahkan perusahaan yang paling disiplin di luar sana terkadang merasa proyek mereka tersesat. Lebih sering daripada tidak, masalahnya adalah salah satu dari persiapan. Solusi?Terstruktur dengan baik dan sepenuhnya interaktif pertemuan awal proyek!

Lebih dari sekadar kemegahan dan upacara, pertemuan awal yang dilaksanakan dengan baik benar-benar dapat menghasilkan sesuatu yang indah dengan langkah yang tepat. Berikut adalah 8 langkah untuk mengadakan pertemuan awal proyek yang membangun kegembiraan dan mendapat semua orang dihalaman yang sama.

Waktu Kickoff!

Apa itu Rapat Pembukaan Proyek?
Mengapa Rapat Pembukaan Proyek begitu Penting?
8 Langkah untuk Rapat Kickoff Proyek Kickass
Templat Agenda Rapat Pembukaan Proyek

Kiat Pertemuan untuk Diingat

Anda harus memiliki agenda pertemuan awal terlebih dahulu. Mengirim email awal proyek sangatlah penting! Jadi, mari kita lihat beberapa contoh agenda pertemuan perdana!

Sesi kick off harus singkat dan padat, dengan banyak permainan dan aktivitas, karena pada saat inilah AhaSlides sangat berguna! Simak tips lainnya bersama kami di bawah ini:

teks alternatif

Mulai Percakapan.

Dapatkan masukan berharga dari tim dan klien Anda selama pertemuan awal proyek. Gunakan polling langsung, Tanya Jawab, dan alat bertukar ide dengan template gratis ini!

Lihat templatnya

Apa itu Rapat Pembukaan Proyek?

Seperti yang tertulis di kaleng, pertemuan awal proyek adalah pertemuan di mana Anda memulai proyek Anda.

Biasanya, pertemuan kickoff proyek adalah pertemuan pertama antara klien yang memesan proyek dan perusahaan yang akan mewujudkannya. Kedua belah pihak akan duduk bersama dan mendiskusikan dasar-dasar proyek, tujuannya, sasarannya, dan bagaimana hal itu akan mulai dari ide hingga membuahkan hasil.

Secara umum, ada Jenis 2 pertemuan awal yang harus diperhatikan:

Peluncuran Proyek Eksternal -Sebuah tim pengembangan duduk dengan seseorang dari di luarperusahaan, seperti klien atau pemangku kepentingan, dan mendiskusikan rencana proyek kolaboratif.
PKM Internal - Sebuah tim dari dalam perusahaan duduk bersama dan mendiskusikan rencana proyek internal baru.

Meskipun kedua jenis ini mungkin memiliki hasil yang berbeda, prosedurhampir sama. dasarnya ada There tidak ada bagiandari permulaan proyek eksternal yang bukan bagian dari permulaan proyek internal - satu-satunya perbedaan adalah untuk siapa Anda memegangnya.

Lebih Banyak Keterlibatan dengan pertemuan Anda

Mengapa Rapat Pembukaan Proyek begitu Penting?

Tujuan Kickoff Meeting harus jelas dan jelas! Tampaknya cukup sederhana untuk memulai sebuah proyek hanya dengan menugaskan banyak tugas kepada orang yang tepat, terutama di tempat kerja yang terobsesi dengan dewan Kanban saat ini. Namun, hal ini dapat menyebabkan tim terus-menerus kehilangan arah.

Ingat, hanya karena Anda berada di papan yang samabukan berarti kamu termasuk di dalamnya halaman yang sama.

Pada intinya, pertemuan awal proyek adalah pertemuan yang jujur dan terbuka Dialog antara klien dan tim. Dia tidak serangkaian pengumuman tentang bagaimana proyek ini akan bekerja, tetapi a percakapantentang rencana, harapan, dan tujuan yang dicapai melalui perdebatan yang tak terkendali.

Berikut adalah beberapa manfaat dari mengadakan pertemuan awal proyek:

Itu membuat semua orang siap - "Beri saya enam jam untuk menebang pohon dan saya akan menghabiskan empat jam pertama untuk mengasah kapak".Jika Abraham Lincoln masih hidup saat ini, Anda dapat yakin bahwa dia akan menghabiskan 4 dari 6 jam proyek pertama dalam rapat awal proyek. Itu karena pertemuan-pertemuan ini berisi semua langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan langkah yang tepat.
Ini melibatkan semua pemain kunci- Rapat awal tidak dapat dimulai kecuali semua orang hadir di sana: manajer, pimpinan tim, klien, dan siapa pun yang berkepentingan dengan proyek tersebut. Sangat mudah untuk kehilangan jejak siapa yang bertanggung jawab atas suatu hal tanpa kejelasan pertemuan awal untuk mengetahui semuanya.
Sekarang terbuka dan kolaboratif - Seperti yang kami katakan, pertemuan awal proyek adalah perdebatan. Yang terbaik terlibat semua hadirin dan keluarkan ide-ide terbaik dari semua orang.

Lebih Banyak Keterlibatan dengan pertemuan Anda

8 Langkah untuk Rapat Kickoff Proyek Kickass

Jadi, apa sebenarnya yang termasuk dalam agenda pertemuan awal proyek? Kami telah mempersempitnya menjadi 8 langkah di bawah ini, namun Anda harus selalu ingat bahwa ada tidak ada menu yang ditetapkan untuk jenis pertemuan ini.

Gunakan 8 langkah ini sebagai panduan, tetapi jangan pernah lupa bahwa agenda terakhir terletak pada Anda!

Langkah #1 - Perkenalan dan Pemecah Kebekuan

Secara alami, satu-satunya cara untuk memulai pertemuan awal adalah dengan membuat para peserta saling mengenal satu sama lain. Tidak peduli panjang atau besarnya proyek Anda, klien dan anggota tim harus memiliki nama depan satu sama lain sebelum mereka dapat bekerja sama secara efisien.

Meskipun pengenalan sederhana seperti 'berkeliling meja' sudah cukup untuk membuat orang mengenal nama-nama tersebut, pemecah kebekuan dapat menambahkan lapisan lain dari nama-nama tersebut. kepribadian dan meringankan suasanamenjelang dimulainya proyek.

Coba yang ini:Putar rodanya 🎡

Letakkan beberapa topik pengantar sederhana di a spinner wheel, lalu mintalah setiap anggota tim untuk memutarnya dan menjawab topik apa pun yang menjadi tujuan roda tersebut. Pertanyaan lucu dianjurkan, tetapi pastikan untuk membuatnya lebih atau kurang profesional!

Sebuah roda pemintal untuk digunakan sebagai pemecah es.

Ingin lebih seperti ini?💡 Kita punya 10 pemecah es untuk setiap pertemuandi sini.

Langkah #2 - Latar Belakang Proyek

Dengan tidak adanya formalitas dan perayaan, sekarang saatnya untuk memulai dengan memulai bisnis yang sedingin es. Agar rapat dapat diluncurkan dengan sukses, Anda harus memiliki agenda yang jelas untuk rapat awal!

Seperti halnya semua cerita hebat, yang terbaik adalah memulainya dari awal. Garis besar semua korespondensiantara Anda dan klien Anda untuk membuat semua orang terlibat dalam proyek sepenuhnya mengetahui apa yang telah terjadi sejauh ini.

Ini bisa berupa tangkapan layar email, teks, notulen rapat sebelumnya, atau sumber daya apa pun yang menambahkan konteks apa pun untuk perusahaan dan klien Anda. Permudah semua orang untuk memvisualisasikannya dengan membuat garis waktu.

Langkah #3 - Permintaan Proyek

Selain latar belakang korespondensi, Anda juga ingin menyelami lebih dalam ke dalam rincian mengapa proyek ini sedang dimulai di tempat pertama.

Ini adalah langkah penting karena memberikan gambaran yang jelas tentang masalah yang ingin dipecahkan oleh proyek, yang merupakan sesuatu yang harus selalu diingat oleh tim dan klien.

Protip 👊

Tahapan seperti ini sudah matang untuk didiskusikan. Tanyakan klien Anda dan tim Anda untuk mengajukan ide-ide mereka tentang mengapa mereka berpikir proyek ini diimpikan.

Jika berlaku, Anda harus selalu mencoba menyalurkan suara pelanggandi bagian ini. Berkolaborasi dengan klien untuk mendapatkan contoh dunia nyata dari konsumen yang menyebutkan masalah yang coba diperbaiki oleh proyek Anda. Pendapat mereka harus membentuk cara tim Anda mendekati proyek.

Langkah #4 - Tujuan Proyek

Jadi, Anda telah memeriksanya lalu proyek, sekarang saatnya untuk melihat masa depan.

Memiliki tujuan langsung dan definisi keberhasilan yang jelas untuk proyek Anda akan sangat membantu tim Anda bekerja untuk mencapainya. Tidak hanya itu, hal ini akan menunjukkan kepada klien Anda bahwa Anda serius dengan pekerjaan Anda dan memiliki taruhan yang sama besarnya terhadap kelanjutannya.

Tanyakan kepada peserta rapat awal Anda 'seperti apa kesuksesan itu?'Apakah lebih banyak pelanggan? Lebih banyak ulasan? Tingkat kepuasan pelanggan yang lebih baik?

Apapun tujuannya, itu harus selalu...

Achievable- Jangan memaksakan diri. Ketahui batasan Anda dan tentukan tujuan Anda sebenarnya memiliki peluang untuk berprestasi.
Terukur - Dukung tujuan Anda dengan data. Bidik nomor tertentu dan lacak kemajuan Anda ke arah itu.
Waktunya - Beri diri Anda tanggal berakhirnya. Lakukan semua yang Anda bisa untuk mencapai tujuan Anda sebelum tenggat waktu tersebut.

Langkah #5 – Pernyataan Kerja

Sebagai inti dari 'pertemuan awal', Pernyataan Kerja (SoW) merupakan pendalaman mendalam mengenai hal-hal spesifik dari proyek dan bagaimana proyek tersebut akan dilaksanakan. Ini adalah penagihan utamapada agenda pertemuan awal dan harus menerima sebagian besar perhatian Anda.

Lihat infografis ini tentang apa yang harus disertakan dalam pernyataan kerja Anda:

Infografis menjelaskan 6 langkah mini yang terlibat dalam mengumumkan pernyataan kerja pada pertemuan awal proyek.

Ingatlah bahwa pernyataan kerja tidak sebanyak diskusi seperti agenda rapat awal proyek lainnya. Ini benar-benar waktu untuk memimpin proyek dengan sederhana menyusun rencana aksiuntuk proyek yang akan datang, kemudian simpan diskusi untuk item pertemuan berikutnya.

Sama seperti sisa rapat awal Anda, pernyataan kerja Anda adalah variabel super. Spesifik pernyataan kerja Anda akan selalu bergantung pada kompleksitas proyek, ukuran tim, bagian yang terlibat, dll.

Ingin tahu lebih banyak?Lihat ini artikel komprehensif tentang menyusun pernyataan kerja.

Langkah #6 - Bagian Tanya Jawab

Meskipun Anda mungkin merasa harus meninggalkan bagian Tanya Jawab sampai akhir, kami menyarankan Anda untuk menahannya langsung setelah pernyataan kerja Anda.

Segmen besar seperti itu pasti akan menimbulkan pertanyaan baik dari klien maupun tim Anda. Karena sebagian besar rapat masih segar dalam ingatan setiap orang, yang terbaik adalah melakukan rapat selagi setrika masih panas.

Menggunakan perangkat lunak presentasi interaktif untuk mengadakan tanya jawab dapat membantu menjaga semuanya berjalan lancar, terutama jika rapat awal proyek Anda memiliki jumlah kehadiran yang tinggi....

Sekarang terorganisir- Pertanyaan disusun berdasarkan popularitas (melalui suara positif) atau waktu dan dapat ditandai sebagai 'terjawab' atau disematkan di atas.
Sekarang dimoderasi- Pertanyaan dapat disetujui dan ditutup sebelum ditampilkan di layar.
Sekarang anonim - Pertanyaan dapat diajukan secara anonim, artinya setiap orang mempunyai suara.

Langkah #7 – Potensi Masalah

Seperti yang kami katakan sebelumnya, rapat awal proyek adalah tentang bersikap seterbuka dan sejujur mungkin. Itubagaimana Anda membangun rasa percaya dengan klien Anda sejak awal.

Untuk itu, yang terbaik adalah mendiskusikan potensi masalah yang mungkin dihadapi proyek selama ini. Tidak ada yang meminta Anda memprediksi masa depan di sini, hanya untuk membuat daftar tentatif hambatan yang mungkin Anda hadapi.

Karena Anda, tim Anda, dan klien Anda akan mendekati proyek ini dengan taruhan yang berbeda, ini adalah hal yang ideal untuk dilakukan semua orangterlibat dalam diskusi masalah potensial.

Langkah #8 - Melapor Masuk

Menghubungi klien Anda secara teratur adalah cara lain untuk memperkuat kepercayaan antara kedua belah pihak. Pada pertemuan awal proyek, Anda memiliki beberapa pertanyaan untuk dijawab apa, kapan, siapa dan bagaimana check-in ini akan terjadi.

Check-in adalah tindakan penyeimbang yang cukup baik antara transparansidan usaha. Walaupun bersikap seterbuka dan setransparan mungkin adalah hal yang baik, Anda harus mengelolanya dalam lingkup seberapa tersedianya Anda. beterbuka dan transparan.

Pastikan Anda telah menjawab pertanyaan-pertanyaan ini sebelum akhir pertemuan:

Apa?- Detail apa saja yang perlu diperbarui oleh klien? Apakah mereka perlu mengetahui setiap detail kecil dari kemajuan yang dicapai, atau hanya tanda-tanda besar saja yang penting?
Kapan?- Seberapa sering tim Anda harus memperbarui klien Anda? Haruskah mereka menyampaikan apa yang telah mereka lakukan setiap hari, atau sekadar merangkum apa yang telah mereka kelola di akhir minggu?
Siapa? - Anggota tim manakah yang akan menjadi penghubung dengan klien? Akankah ada anggota dari setiap tim, pada setiap tahap, atau hanya satu koresponden di seluruh proyek?
Bagaimana? - Dengan metode apa klien dan koresponden akan tetap berhubungan? Panggilan video biasa, email, atau dokumen langsung yang terus diperbarui?

Seperti halnya sebagian besar agenda rapat awal proyek, sebaiknya diskusikan secara terbuka. Untuk tim besar dan kelompok klien yang besar, Anda mungkin akan lebih mudah melakukan a jajak pendapat langsunguntuk mengurangi opsi untuk menetapkan formula check-in terbaik.

Ingin tahu lebih banyak? Lihat beberapa praktik terbaik untuk menghubungi klien Anda.

Survei Efektif dengan AhaSlides

Templat Agenda Rapat Pembukaan Proyek

Dengan pertemuan kickoff yang direncanakan dengan ahli Anda hanya menunggu untuk meledakkan beberapa pikiran di ruang rapat, sentuhan terakhir mungkin sedikit interaksiuntuk menyatukan semuanya.

Tahukah Anda itu saja 29% bisnismerasa terhubung dengan klien mereka ( Gallup)? Disengagement adalah sebuah epidemi di tingkat B2B, dan hal ini dapat membuat pertemuan awal terasa seperti proses yang datar dan tidak menarik jika hanya melalui formalitas.

Melibatkan klien dan tim Anda melalui slide interaktif benar-benar dapat meningkatkan partisipasidan tingkatkan rentang perhatian.

AhaSlides memiliki gudang alattermasuk jajak pendapat langsung, Tanya Jawab dan slide curah pendapat, dan bahkan kuis langsungdan permainan untuk menyalakan proyek Anda dengan cara yang benar.