Viðburðastjórnunarfyrirtæki | 10 ráð til að spara tíma, peninga og streitu

Það getur verið yfirþyrmandi að skipuleggja hinn fullkomna viðburð og það er þar viðburðastjórnunarfyrirtækiKomdu inn.

Hvort sem þig er að dreyma um brúðkaup ævinnar, halda upp á afmæli eða þarft að skipuleggja fyrirtækjaráðstefnu, getur viðburðastjórnunarfyrirtæki breytt sýn þinni í upplifun sem fólk mun ekki gleyma.

Haltu áfram að lesa greinina til að vita hvað nákvæmlega er viðburðastjórnunarfyrirtæki, hlutverk þeirra, auk ráðlegginga til að velja það besta og hvaða rauðu fánar ber að forðast.

Efnisyfirlit

• Yfirlit
• Hvað er viðburðastjórnunarfyrirtæki?
• Hver er hlutverk viðburðastjórnunarfyrirtækis?
• Hvernig á að velja besta viðburðastjórnunarfyrirtækið?
• Hvað á að forðast þegar farið er yfir tillögur um viðburðastjórnun?
• Hver eru dæmi um viðburði sem viðburðastjórnunarfyrirtæki getur skipulagt?
• Takeaways

Yfirlit

Hver er merking viðburðastjórnunarfyrirtækis?	Viðburðastjórnunarfyrirtæki getur verið ábyrgt fyrir öllum mikilvægum skipulagsverkefnum til að stuðla að vel heppnuðum viðburðum og hjálpa þér að einbeita þér að efni viðburðarins og gestum þínum.
Hvað gerir viðburðafyrirtæki?	Skipuleggja, skipuleggja og samræma marga viðburði fyrir viðskiptavini sína.

Hvað er viðburðastjórnunarfyrirtæki?

Þegar skipulagt er viðburð af hvaða mæli sem er, allt frá brúðkaupi til fyrirtækjafundar, getur viðburðastjórnunarfyrirtæki tryggt að allt gangi óaðfinnanlega fyrir sig.

Viðburðaskipuleggjendur vinna náið með viðskiptavinum til að skilja þarfir þeirra, markmið og fjárhagsáætlun. Síðan búa þeir til alhliða viðburðaáætlun sem er sniðin að framtíðarsýn viðskiptavinarins svo viðskiptavinir hafi hugarró um að viðburðarsýn þeirra verði eftirminnilegur veruleiki.

Hver er hlutverk viðburðastjórnunarfyrirtækis?

Það eru mörg markmið fyrirtækja um viðburðastjórnun, svo sem að skipuleggja frábæran viðburð sem uppfyllir allar kröfur viðskiptavina. Meginhlutverk viðburðastjórnunarfyrirtækis er að skipuleggja, samræma og framkvæma árangursríka viðburði fyrir hönd viðskiptavina sinna. Þeir sjá um alla flutninga og smáatriði svo viðskiptavinir geti einbeitt sér að því að njóta viðburðarins, frekar en að hafa áhyggjur af skipulaginu.

Sumar lykilaðgerðir fyrirtækis sem skipuleggja viðburð eru meðal annars👇

#1 - Gerðu hugmyndafræði og skipulagðu viðburðinn- Þeir vinna með viðskiptavinum að því að skilja framtíðarsýn, markmið og fjárhagsáætlun fyrir viðburðinn, setja síðan upp alhliða áætlun til að átta sig á þeirri framtíðarsýn.

#2 - Tryggðu vettvanginn og gerðu samninga- Þeir skoða hugsanlega staði, bera saman valkosti út frá staðsetningu, rými, aðstöðu, verðlagningu og framboði, tryggja sér þann besta og semja um samninga fyrir hönd viðskiptavinarins.

#3 - Samræma birgja og söluaðila- Þeir bera kennsl á, velja, bóka og hafa umsjón með öllum nauðsynlegum birgjum eins og veitingamönnum, ljósmyndurum, skreytendum, leigu o.s.frv. til að tryggja að allt gangi snurðulaust fyrir sig.

#4 - Stjórnaðu fjárhagsáætlun viðburðarins- Þeir búa til fjárhagsáætlun, fylgjast með útgjöldum og leita leiða til að spara kostnað en samt ná markmiðum viðskiptavinarins.

#5 - Búðu til tímalínur og tímaáætlanir- Þeir þróa ítarlegar áætlanir og viðbragðsáætlanir til að tryggja að viðburðurinn þróast eins og ætlað er.

#6 - Skemmtiskipulag- Þeir sjá um allar sýningar, ræðumenn eða athafnir sem hluti af dagskrá viðburðarins.

#7 - Skreyting og skilti- Þeir panta nauðsynlegar skreytingar, rúmföt, blóm, sviðsetningu og skilti sem þarf.

#8 - Ráða og hafa umsjón með starfsfólki viðburða- Þeir finna, bóka og hafa umsjón með öllu tímabundið starfsfólki sem þarf til að aðstoða við að halda viðburðinum.

#9 - Framkvæmdu viðburðaráætlunina gallalaust- Á viðburðardegi hafa þeir umsjón með uppsetningu, stjórna öllum söluaðilum, leysa vandamál og tryggja að prógrammið gangi eins og áætlað er.

#10 - Fylgstu með eftir viðburðinn- Þeir sjá um verkefni eins og skil búnaðar, greiðslur reikninga, senda þakkarbréf, meta árangur og svæði til úrbóta.

Ábendingar um betri viðburði

• Event Management
• Gagnvirkt safn
• Viðburðahönnun

Ertu að leita að meiri skemmtun á viðburðinum?

Safnaðu áhorfendum þínum með skemmtilegum spurningakeppni AhaSlides. Skráðu þig til að taka ókeypis spurningakeppni frá AhaSlides sniðmát bókasafn!

🚀 Gríptu ókeypis spurningakeppni☁️

Hvernig á að velja besta viðburðastjórnunarfyrirtækið?

Besta viðburðastjórnunarfyrirtækið gæti tekið tíma að leita, en með þessum raunhæfu ráðum verða þau beint við útidyrnar þínar🚪

#1 - Reynsla- Skoðaðu fyrirtæki sem hafa framkvæmt marga viðburði sem eru svipaðir að stærð og umfangi og þinn. Þeir munu hafa ferli niður pat og vita hvernig á að takast á við algeng vandamál sem upp koma.

#2 - Portfolio- Skoðaðu dæmi um fyrri atburði sem fyrirtækið hefur skipulagt og stjórnað. Leitaðu að gæðum, sköpunargáfu og athygli á smáatriðum sem passa við sýn þína.

#3 - Tilvísanir- Biddu um og athugaðu tilvísanir frá fyrri viðskiptavinum til að staðfesta að fyrirtækið standi við loforð sín og sinnir málum af fagmennsku.

#4 - Sérhæfing- Sum fyrirtæki einbeita sér að fyrirtækjaviðburðum á meðan önnur sérhæfa sig í brúðkaupum. Farðu í einn sem hefur reynslu og nauðsynleg úrræði sem eru sérsniðin að þinni tilteknu viðburðargerð.

#5 - Lið- Hittu lykilmenn í viðburðastjórnunarteymi sem mun skipuleggja og framkvæma viðburðinn þinn. Metið fagmennsku þeirra, svörun og skilning á þörfum þínum og framtíðarsýn.

#6 - Samningur og verðlagning- Berðu saman margar tillögur (að minnsta kosti 3) til að fá bestu samningskjör og verðlagningu. Gakktu úr skugga um að umfang vinnunnar sé skýrt og þú skiljir öll gjöld.

#7 - Mannorð- Athugaðu umsagnir, verðlaun (ef einhver eru), stöðu þess í viðburðaiðnaðinum og hversu lengi fyrirtækið hefur verið í viðskiptum sem vísbendingar um lögmæti og gæði.

#8 - Samskipti- Fyrirtækið ætti að hlusta vel á þarfir þínar, svara öllum spurningum þínum og bregðast strax við beiðnum. Góð samskipti eru lykillinn að farsælu samstarfi.

#9 - Sveigjanleiki- Bestu fyrirtækin eru reiðubúin að sérsníða þjónustu sína út frá kostnaðarhámarki þínu og óskum, frekar en að halda fast við venjulegt sniðmát.

#10 - Gagnsæi- Krefjast fulls gagnsæis í fjárhagsáætlunum, samningum, tímalínum og áætlunum. Forðastu fyrirtæki sem eru leynileg eða neita að deila upplýsingum.

#11 - Kreppustjórnun - Hvernig taka þeir á óvæntum málum sem upp koma? Fyrirtæki með sterka reynslu af kreppustjórnun mun hjálpa til við að forðast hamfarir.

#12 - Nýsköpun- Eru þeir opnir fyrir nýjum hugmyndum og lausnum til að ná markmiðum þínum á skapandi hátt? Framsækin fyrirtæki hlúa að nýjum árangri.

#13 - Tryggingar- Eru þeir með nauðsynlegar tryggingar, þar á meðal ábyrgðartryggingu fyrir viðburðinn þinn? Þetta verndar þig gegn áhættu og kröfum.

#14 - Gildi- Samræmast viðskiptanálgun þeirra og gildi fyrirtækja við menningu fyrirtækisins? Menningarleg passa leiðir til gagnkvæms skilnings.

#15 - Tækni- Eru þeir tæknivæddir og fylgja alltaf eftir bestu starfsvenjum iðnaðarþróunar? Nýta þeir tækni eins og verkefnastjórnunarhugbúnað til að halda áætlunum skipulögðum og á réttri braut? Tæknin bætir skilvirkni.

Leitaðu að viðburðastjórnunarfyrirtæki með viðeigandi reynslu og sannaða afrekaskrá, gott orðspor og sveigjanleika, samskipti og gagnsæi sem þarf til að framkvæma einstaka sýn þína og fara fram úr væntingum þínum fyrir sérstakan viðburð þinn.

Hvað á að forðast þegar farið er yfir tillögur um viðburðastjórnun?

Það eru ákveðin rauð fánar sem þú þarft að varast í sumum viðburðastjórnunarfyrirtækjum. Að forðast það myndi forðast byssukúlu á aftökustigi síðar.

• Óljóst eða almennt málfar- Tillögur sem fjalla ekki sérstaklega um viðburðarmarkmið þín, kröfur um fjárhagsáætlun eða tímalínu eru rauður fáni. Varist fyrirtæki sem nota almennt tungumál í stað þess að sérsníða tillögu sína.

• Óljóst eða óskilgreint verksvið- Forðastu fyrirtæki sem ekki tilgreina nákvæmlega hvaða þjónustu þau munu veita og hvaða verkefni eru útilokuð frá tillögu þeirra. Umfangið ætti að vera ítarlegt og yfirgripsmikið.

• Óhófleg aukagjöld- Passaðu þig á tillögum með aukagjöldum sem eru ekki sérstaklega tilgreind, eins og eldsneytisgjöld, umsýslugjöld eða greiðsluafgreiðslugjöld. Þetta ætti allt að vera gagnsætt og skýrt útskýrt.

• Neita að svara spurningum- Ef fyrirtæki forðast að svara spurningum þínum um skipulagsupplýsingar, samninga eða verðlagningu þýðir það líklega að þeir séu að fela eitthvað. Gagnsæi er mikilvægt til að byggja upp traust.

Hver eru dæmi um viðburði sem viðburðastjórnunarfyrirtæki getur skipulagt?

• Brúðkaup- Skipulagning og framkvæmd brúðkaupa er kjarnaþjónusta fyrir mörg viðburðastjórnunarfyrirtæki. Þeir sjá um alla þætti skipulagningar frá vali á vettvangi til boða og samhæfingar dagsins.

• Ráðstefnur og viðskiptasýningar- Viðburðafyrirtæki geta skipulagt stóra fyrirtækjaviðburði eins og ráðstefnur, námskeið, leiðtogafundi, vörukynningar og vörusýningar. Þeir hafa umsjón með skráningu, samhæfingu fyrirlesara, skipulagningu á vettvangi, veitingum og skráningu.

• Vara kynnir- Viðburðastjórar geta búið til yfirgripsmikla, suðverðuga viðburði til að afhjúpa nýjar vörur eða þjónustu fyrir almenning. Þeir skipuleggja starfsemi, sýnikennslu og kynningarþætti eins og lifandi skoðanakannanirog spurningakeppniað skapa spennu.

• Fjáröflun og góðgerðarviðburðir- Viðburðir sem ekki eru reknir í hagnaðarskyni eins og góðgerðarboltar, hlaup/göngur og framlög eru önnur algeng tegund viðburða sem stjórnað er af viðburðafyrirtækjum. Þeir leggja áherslu á að hámarka aðsókn og fjársöfnun.

• Fyrirtækjaveislur- Viðburðafyrirtæki aðstoða við að skipuleggja og halda utan um orlofsveislur fyrirtækja, sumarferðir, eftirlaunahátíðog annars konar félagsviðburði starfsmanna. Þeir skipuleggja starfsemi og veitingar.

• Verðlaunaafhendingar og veislur- Að skipuleggja verðlaunasýningar, hátíðarkvöldverði og viðburða með svarta bindi er önnur sérgrein hjá sumum viðburðastjórnunarfyrirtækjum í fullri þjónustu. Þeir sjá um innréttingar, sætatöflur, gjafakörfur og ræður.

• Framköllun vöru - Fyrir fyrirtæki sem ætla að sýna vörulínu geta viðburðaskipuleggjendur hannað gagnvirka sýnikennslu, reynsluakstur, bragðpróf og aðrar áhrifaríkar leiðir til að sýna vöruna fyrir hugsanlegum viðskiptavinum.

Viðburðastjórnunarfyrirtæki skipuleggja viðburði af ýmsum stærðum og gerðum, allt frá innilegum brúðkaupum til stórra fyrirtækjaráðstefna, fjáröflunar, veislna, vörukynninga og fleira - í rauninni hvaða fyrirhugaða viðburð þar sem þörf er á faglegri samhæfingu og skipulagningu til að ná markmiðum viðskiptavinarins.

Takeaways

Að ráða sérhæft viðburðastjórnunarfyrirtæki breytir grunnsýn í upplifun sem fólk hættir ekki að tala um í mörg ár.

Stjórnun þeirra losar þig við skipulagslegan höfuðverk svo þú getir lifað að fullu í hlutverki náðugs gestgjafa. Sjáðu fyrir þér viðburðarýmið fullkomlega uppsett, með spenntum gestum sem njóta dýrindis veitinga og ótrúlegrar skemmtunar - á meðan þú röltir um herbergið og hefur tíma til að blanda geði við alla. Dásamlegt er það ekki?

Viltu gera viðburðinn þinn gagnvirkari? Reyndu AhaSlidesað fá aðgang að röð af ísbrjótum, skoðanakönnunum og spurningakeppni sem lyftir fundinum upp á annað stig.

Tags: öfgafullt veður Sérstakir dagar

Deila