8 lykilskref til að skrifa fundardagskrá með dæmum og ókeypis sniðmátum

Svo, hvað er Fundur dagskrá? Sannleikurinn er sá að við höfum öll verið hluti af fundum þar sem okkur finnst okkur tilgangslaust, ekki einu sinni skilja hvers vegna við þurfum að hittast til að ræða upplýsingar sem hægt er að leysa með tölvupósti. Sumt fólk gæti jafnvel þurft að mæta á fundi sem dragast á langinn án þess að leysa nokkur mál.

Hins vegar eru ekki allir fundir óframkvæmanlegir og ef þú vilt vinna með teyminu þínu á áhrifaríkan hátt mun fundur með dagskrá bjarga þér frá þessum ofangreindum hamförum.

Vel unnin dagskrá setur skýr markmið og væntingar til fundarins og tryggir að allir viti tilgang sinn og hvað þarf að gerast fyrir, á meðan og eftir.

Þess vegna mun þessi grein leiðbeina þér um mikilvægi þess að hafa fundardagskrá, skref til að búa til skilvirka og koma með dæmi (+sniðmát) til að nota á næsta fundi.

• Af hverju hver fundur þarf dagskrá
• 8 lykilskref til að skrifa árangursríka fundardagskrá
• Dæmi um fundardagskrá og ókeypis sniðmát
• Settu upp fundardagskrá þína með AhaSlides
• Lykilatriði 

Fleiri vinnuráð með AhaSlides

• 10 tegundir funda í viðskiptum
• Fundargerðir: Besta rithandbók, dæmi (+ ókeypis sniðmát) árið 2023
• 6 Best Fundarhakk

Af hverju hver fundur þarf dagskrá

Sérhver fundur þarf dagskrá til að tryggja að hann sé afkastamikill og skilvirkur. Dagskrá fundar mun veita eftirfarandi kosti:

• Skýrðu tilgang og markmið fundarins, og hjálpa til við að halda umræðunni einbeittum og á réttri leið.
• Stjórna fundartíma og hraða, vertu viss um að það séu engin tilgangslaus rök og sparaðu eins mikinn tíma og mögulegt er.
• Gerðu væntingar til þátttakenda, og tryggja að farið sé yfir allar viðeigandi upplýsingar og aðgerðaratriði.
• Stuðlar að ábyrgð og skipulagi, sem leiðir til árangursríkari og skilvirkari funda.

8 lykilskref til að skrifa árangursríka fundardagskrá

Hér eru nokkur helstu ráð til að hjálpa þér að skrifa árangursríka fundardagskrá:

1/ Ákvarða tegund fundar 

Þar sem mismunandi gerðir funda geta falið í sér mismunandi þátttakendur, snið og markmið er mikilvægt að velja þann sem hentar aðstæðum.

• Upphafsfundur verkefnisins: Fundur sem gefur yfirsýn yfir verkefnið, markmið þess, tímalínu, fjárhagsáætlun og væntingar.
• Allra manna fundur: Eins konar fundur um allt fyrirtæki þar sem öllum starfsmönnum er boðið að mæta. Að upplýsa alla um frammistöðu, markmið og áætlanir fyrirtækisins og stuðla að sameiginlegum tilgangi og stefnu innan stofnunarinnar.
• Ráðhúsfundur: Ráðhúsfundur fyrirtækisins þar sem starfsmenn gátu spurt spurninga, fengið uppfærslur og veitt endurgjöf til yfirstjórnar og annarra leiðtoga.
• Fundur um stefnumótandi stjórn: Fundur þar sem æðstu leiðtogar eða stjórnendur koma saman til að ræða og skipuleggja stefnu til langs tíma. 
• Sýndar liðsfundur: Snið sýndarhópfunda getur falið í sér kynningar, umræður og gagnvirka starfsemi og er hægt að framkvæma með því að nota myndbandsfundahugbúnað, spjallskilaboð eða önnur stafræn samskiptatæki. 
• Hugarflugsfundur: Skapandi og samvinnufundur þar sem þátttakendur búa til og ræða nýjar hugmyndir.
• Einn á einn fundur: Einkafundur tveggja manna, oft notaður til að skoða frammistöðu, markþjálfun eða persónulegan þroska.

2/ Skilgreindu tilgang og markmið fundarins

Segðu skýrt hvers vegna fundurinn er haldinn og hverju þú eða teymi þitt vonast til að ná.

3/ Þekkja helstu viðfangsefni 

Skráðu lykilatriðin sem þarf að fara yfir, þar á meðal allar mikilvægar ákvarðanir sem þarf að taka.

4/ Úthlutaðu tímamörkum

Úthlutaðu viðeigandi tíma fyrir hvert efni og allan fundinn til að tryggja að fundurinn haldist á áætlun.

5/ Þekkja fundarmenn og hlutverk þeirra

Gerðu lista yfir hverjir munu taka þátt í fundinum og tilgreina hlutverk þeirra og ábyrgð.

6/ Undirbúa efni og fylgiskjöl

Safnaðu öllum viðeigandi upplýsingum eða efni sem þarf á fundinum.

7/ Dreifið dagskrá með fyrirvara

Sendu dagskrá fundarins til allra fundarmanna til að tryggja að allir séu tilbúnir og undirbúnir.

8/ Farið yfir og endurskoðað dagskrá eftir þörfum

Farðu yfir dagskrána fyrir fundinn til að tryggja að hún sé tæmandi og nákvæm og gerðu nauðsynlegar breytingar.

Dæmi um fundardagskrá og ókeypis sniðmát 

Hér eru nokkur dæmi um fundardagskrá sem hægt er að nota fyrir mismunandi gerðir funda:

1/ Dagskrá liðsfundar

Dagsetning: 

Staðsetning: 

Dómarar: 

Markmið liðsfundar:

• Til að uppfæra framkvæmd verkefnisins
• Að fara yfir núverandi vandamál og lausnir

Dagskrá liðsfundar: 

• Kynning og velkomin (5 mínútur) | @WHO
• Farið yfir fyrri fund (10 mínútur) | @WHO
• Verkefnauppfærslur og framvinduskýrslur (20 mínútur) | @WHO
• Vandamál og ákvarðanataka (20 mínútur) | @WHO
• Opnar umræður og athugasemdir (20 mínútur) | @WHO
• Aðgerð og næstu skref (15 mínútur) | @WHO
• Lokun og fyrirkomulag næsta fundar (5 mínútur) | @WHO

Ókeypis sniðmát fyrir mánaðarfund með AhaSlides

2/ Dagskrá allra handafundar

Dagsetning: 

Staðsetning: 

Attendees: 

Fundarmarkmið:

• Að uppfæra frammistöðu fyrirtækisins og kynna nýtt frumkvæði og áætlanir fyrir starfsmenn.

Dagskrá fundar: 

• Velkomin og kynning (5 mínútur)
• Uppfærsla á frammistöðu fyrirtækisins (20 mínútur)
• Kynning á nýjum verkefnum og áætlunum (20 mínútur)
• Spurt og svarað (30 mínútur)
• Viðurkenning og verðlaun starfsmanna (15 mínútur)
• Loka- og næsta fundarfyrirkomulag (5 mínútur)

Sniðmát fyrir allar hendur fundar

3/ Verkefnaupphafsfundur Dagskrá

Dagsetning: 

Staðsetning: 

Dómarar:

Fundarmarkmið:

• Að setja skýr markmið og væntingar til verkefnisins
• Til að kynna verkefnishópinn
• Að ræða verkefni og áskoranir

Dagskrá fundar: 

• Velkomin og kynning (5 mínútur) | @WHO
• Verkefnayfirlit og markmið (15 mínútur) | @WHO
• Kynningar liðsmanna (5 mínútur) | @WHO
• Hlutverk og ábyrgðarverkefni (20 mínútur) | @WHO
• Yfirlit yfir áætlun og tímalínu (15 mínútur) | @WHO
• Rætt um verkefni og áhættur (20 mínútur) | @WHO
• Aðgerðaratriði og næstu skref (15 mínútur) | @WHO
• Lokun og fyrirkomulag næsta fundar (5 mínútur) | @WHO

Athugið að þetta eru bara dæmi og hægt er að aðlaga dagskrárliði og snið út frá sérstökum þörfum og markmiðum fundarins. 

Settu upp fundardagskrá þína með AhaSlides 

Til að setja upp fundardagskrá með AhaSlides, fylgja þessum skrefum:

• Búðu til reikning: Ef þú hefur ekki gert það nú þegar, skráðu þig í AhaSlides og stofna reikning. Eða farðu til okkar Almennt sniðmátasafn.

• Veldu sniðmát fyrir fundardagskrá: Við erum með margs konar sniðmát fyrir fundardagskrá sem þú getur notað sem upphafspunkt. Veldu einfaldlega þann sem hentar þínum þörfum best og smelltu "Fáðu sniðmát".

• Aðlaga sniðmát: Þegar þú hefur valið sniðmát geturðu sérsniðið það með því að bæta við eða fjarlægja hluti, stilla sniðið og breyta litasamsetningunni.

• Bættu við dagskrárliðum þínum: Notaðu glæruritlina til að bæta við dagskrárliðunum þínum. Þú getur bætt við texta, snúningshjóli, skoðanakönnunum, myndum, töflum, töflum og fleiru.

• Vinna með liðinu þínu: Ef þú ert að vinna með teymi geturðu unnið að dagskránni. Bjóddu einfaldlega liðsmönnum að breyta kynningunni og þeir geta gert breytingar, bætt við athugasemdum og lagt til breytingar.

• Deildu dagskránni: Þegar þú ert tilbúinn geturðu deilt dagskránni með liðinu þínu eða með fundarmönnum. Þú getur deilt tengli eða með QR kóða.

með AhaSlides, þú getur auðveldlega búið til faglega, vel uppbyggða fundardagskrá sem mun hjálpa þér að halda þér á réttri braut og ná markmiðum þínum.

Lykilatriði 

Með því að fylgja þessum lykilskrefum og dæmum með hjálp AhaSlides sniðmát, vonum við að þú getir búið til vel uppbyggða fundardagskrá sem gerir þér kleift að ná árangri.

Algengar spurningar