Fundarboðspóstur | Bestu ráðin, dæmin og sniðmátin (100% ókeypis)

Fundir geta verið nauðsynlegur þáttur í skilvirkni teymis, samhæfingu og einingu. Mörg fyrirtæki halda fund að minnsta kosti einu sinni í viku, sem getur verið óformlegur fundur til að eiga ítarlegt samtal við starfsmenn sína eða formlegri stjórnarfundur til að ræða framtíðaráætlun fyrirtækisins og ársreikning. Það er skylda fyrir stjórnendur eða leiðtoga að senda fundarboð til þátttakenda eða gesta.

Fundarboð er mikilvægt til að halda opinbera fundi á skilvirkan og snurðulausan hátt. Það eru margar leiðir til að senda fundarboð. Í þessari grein leggjum við áherslu á að takast á við fundarboð í tölvupósti, þægilegasta og vinsælasta aðferðin til að bjóða fólki að taka þátt í fundum þínum.

Efnisyfirlit

• Hvað er fundarboð í tölvupósti?
• Hvers vegna er fundarboðstölvupóstur mikilvægur?
• Skrifaðu fundarboðspóst skref fyrir skref
• Tegundir fundarboðspósts og dæmi
• The Bottom Line

Fljótleg fundarsniðmát með AhaSlides

Hvað er fundarboð í tölvupósti?

Fundarboð í tölvupósti eru lykilþáttur í viðskiptastarfsemi og eru skrifleg skilaboð þar sem tilgangur fundarins er kynntur og fólk er beðið um að taka þátt í fundinum eftir tilteknum degi og staðsetningu, auk ítarlegri viðhengja ef þörf krefur. Hægt er að skrifa þau í formlegum eða óformlegum stíl eftir einkennum fundarins. Þau ættu að vera skrifuð í viðeigandi tón og stíl til að uppfylla siðareglur í tölvupósti fyrirtækja.

Hins vegar skaltu ekki rugla saman fundarboðstölvupósti og fundarbeiðnitölvupósti. Lykilmunurinn á þessum tölvupóstum er sá að fundarbeiðnitölvupóstur miðar að því að bóka tíma með einhverjum, en fundarboðstölvupóstur miðar að því að bjóða þér á fund á auglýstum dagsetningum og staðsetningu.

Hvers vegna er fundarboðstölvupóstur mikilvægur?

Að nota tölvupóstboð hefur marga kosti í för með sér. Kostir tölvupóstboða eru taldir upp hér að neðan:

• Það tengist beint við dagatöl. Þegar viðtakendur samþykkja boð er því bætt aftur við viðskiptadagatal þeirra og þú færð áminningu, rétt eins og aðrir viðburðir sem skráðir eru í dagatalinu.
• Það er þægilegt og hratt. Viðtakendur þínir geta náð í tölvupóstinn strax eftir að þú smellir á senda hnappinn. Þar sem það fer beint til viðtakandans, ef netfangið er rangt, geturðu fengið tilkynninguna strax og leitað fljótt að frekari lausnum.
• Það er tímasparandi. Þú getur sent hóppóst með þúsundum netfönga á sama tíma.
• Þetta er sparnaður. Þú þarft ekki að eyða miklum peningum í póstsendingar.
• Það er hægt að búa til það beint frá valinn vefnámskeiðsvettvangi þínum. Nema þú eigir fund augliti til auglitis, þá verður fyrsti kosturinn þinn líklega Zoom, Microsoft Teams, eða eitthvað sambærilegt. Þegar RSVP er staðfest eru allir tenglar og tímarammar samstilltir með tölvupósti, svo þátttakandinn getur forðast rugling við aðra viðburði.

Það er staðreynd að milljarðar tölvupósta eru sendir á hverjum degi og margir þeirra eru ruslpóstur. Allir nota að minnsta kosti eitt tölvupóstfang til að skiptast á mikilvægum skilaboðum vegna vinnu, kaupa, funda og fleira. Hins vegar, þar sem þú þarft að lesa fjölda tölvupósta á dag, kemur það ekki á óvart að þú lendir stundum í „tölvupóstþreytu“. Þannig getur það að senda góðan boðspóst komið í veg fyrir óþarfa misskilning eða fáfræði frá viðtakendum.

Skrifaðu fundarboðspóst skref fyrir skref

Góður fundarboðspóstur er nauðsynlegur og að jafnaði hefur það áhrif á tölvupóstsending hlutfall.

Það eru siðareglur og meginreglur sem allir verða að fylgja til að skrifa boðsbréf til viðskiptafundar með tilliti til viðtakenda. Þú getur lært hvernig á að skrifa hefðbundið boðsbréf til fundar með því að fylgja þessum skrefum:

Skref 1: Skrifaðu sterka efnislínu

Það er staðreynd að 47% viðtakenda tölvupósta lesa tölvupósta sem hafa skýra og hnitmiðaða efnislínu. Fyrsta kynnið skiptir máli. Þetta getur tryggt að viðtakendur finni fyrir brýnni eða mikilvægri sendingu, sem leiðir til hærri opnunarhlutfalls.

• Stutt, markvisst. Vertu málefnalegur, ekki dularfullur.
• Hægt er að biðja um staðfestingu á mætingu í efnislínunni til marks um að það sé brýnt.
• Eða bættu við tilfinningatón eins og ekki gleyma mikilvægi, brýnt,...
• Bættu við tíma ef þú vilt leggja áherslu á tímaviðkvæmt mál 

Til dæmis: "Fundur 4/12: Verkefnahugmyndafundur" eða "Mikilvægt. Vinsamlega svarið: Nýr varastefnufundur 10/6"

Skref 2: Byrjaðu á fljótlegri kynningu

Í fyrstu línunni er gott að gera stutta grein um hver þú ert, hver staða þín er í stofnuninni og hvers vegna þú ert að leita til þeirra. Þá er hægt að sýna beint tilgang fundarins. Margir gera þau mistök að skila óljósum tilgangi fundarins þar sem þeir gera ráð fyrir að þátttakendur verði að vita um það.

• Gerðu kynningu þína ánægjulega eða tengda verkinu
• Minnið þátttakendur á ef þeir þurfa að klára einhver verkefni eða hafa eitthvað með sér á fundinn.

Til dæmisHæ, teymismeðlimur, ég hlakka til að sjá þig á kynningu nýju vörunnar næstkomandi mánudag.

Skref 3: Deildu tíma og staðsetningu

Þú ættir að láta nákvæman tíma fundarins fylgja með. Þú ættir líka að segja þeim hvernig og hvar fundurinn fer fram, annað hvort í eigin persónu eða á netinu, og bjóða upp á leiðbeiningar eða vettvangstengla ef þeir þurfa á þeim að halda.

• Bættu við tímabeltinu ef einhverjir starfsmenn vinna á mismunandi svæðum í heiminum
• Nefndu áætlaðan lengd fundarins
• Þegar leiðbeiningar eru gefnar skal vera eins ítarlegar og mögulegt er eða fylgja með leiðbeiningum um kortlagningu.

Til dæmisVerið velkomin föstudaginn 6. október klukkan 1:00 í fundarherbergi 2, á annarri hæð stjórnsýsluhússins.

Skref 4: Gerðu grein fyrir dagskrá fundarins

Fjallið um lykilmarkmið eða fyrirhugaða dagskrá fundarins. Ekki nefna smáatriðin. Þið getið einfaldlega nefnt efni og tímalínu. Fyrir formlega fundi er hægt að hengja við ítarlegt skjal. Þetta er sérstaklega gagnlegt til að hjálpa þátttakendum að undirbúa sig fyrirfram.

Til dæmis, þú getur byrjað á: Við ætlum að ræða ... / Við viljum taka á sumum af málunum á eftirfarandi hátt:

• 8:00-9:30: Kynning á verkefninu
• 9:30-11:30: Kynningar frá Howard (IT), Nour (markaðssetning) og Charlotte (sala)

Skref 5: Biddu um svar

Að krefjast RSVP getur hjálpað til við að staðfesta svar frá viðtakendum þínum. Til að koma í veg fyrir tvíræðni ætti æskilegt svar og tímamörk fyrir fundarmenn til að upplýsa þig um mætingu eða fjarveru að vera með í tölvupóstinum þínum. Með því, ef þú hefur ekki fengið svar þeirra á þeim tíma sem þú setur reglur, geturðu gert skjótar eftirfylgniaðgerðir.

Til dæmis: Vinsamlega svarið fyrir [dagsetningu] á [netfang eða símanúmer]

Skref 6: Bættu við faglegri tölvupóstundirskrift og vörumerkjauppbyggingu

Undirskrift í tölvupósti fyrirtækja ætti að innihalda fullt nafn, starfsheiti, nafn fyrirtækis, tengiliðaupplýsingar, persónulegar vefsíður og önnur netföng með tengli.

Þú getur auðveldlega sérsniðið undirskriftina þína með Gmail.

Til dæmis:

Jessica Madison

Markaðsstjóri svæðisins, Inco iðnaður

555-9577-990

Það eru til fullt af ókeypis undirskriftagerðarmönnum fyrir tölvupóst sem spara þér tíma og fyrirhöfn, eins og til dæmis Undirskrift mín.

Tegundir fundarboðspósts og dæmi

Hafðu í huga að mismunandi tegundir funda munu hafa mismunandi staðla og ritstíl til að fylgja. Algengt er að við aðskiljum fundarboðstölvupóst eftir formlegum eða óformlegum stigi þeirra, þar með talið eða undanskilið sýndarfundi eða hreina netfundi. Í þessum hluta söfnum við og kynnum fyrir þér nokkrar dæmigerðar tegundir fundarboða og sniðmát hverrar tegundar sem eru almennt notuð í tölvupóstum um viðskiptafundaboð.

#1. Tölvupóstur formlegrar fundarbeiðni

Tölvupósturinn með formlegum fundarboðum er notaður fyrir stóra fundi sem venjulega eru haldnir einu sinni til þrisvar á ári. Þetta er stór formlegur fundur svo tölvupósturinn ætti að vera skrifaður í formlegum stíl. Viðhengin eru nauðsynleg til að gera þátttakendum ljósara hvernig á að taka þátt í fundinum, hvernig á að finna staðsetninguna og til að útskýra dagskrána í smáatriðum.

Formlegir fundir fela í sér:

• Stjórnarfundur
• Nefndarfundur
• Stjórnarfundur 
• Hluthafafundur 
• Fundur um stefnumótun 

Dæmi 1: hluthafa sniðmát fyrir tölvupóst fyrir boð

Efnislína: Mikilvægt. Þú ert boðinn/boðin á aðalfundinn. [Tími]

[Nafn viðtakanda]

[Nafn fyrirtækis]

[Starfsheiti]

[Heimilisfang fyrirtækis]

[Dagsetning]

Kæru hluthafar,

Það gleður okkur að bjóða ykkur á aðalfundinn sem haldinn verður nk [Tími], [Heimilisfang]

Hluthafafundurinn er einstakt tilefni til upplýsinga, skiptis og umræðu á milli [Nafn fyrirtækis] og allir hluthafar okkar.

Það er líka tækifæri til að tjá sig og kjósa til að taka virkan þátt í að taka stórar ákvarðanir fyrir [Nafn fyrirtækis], óháð fjölda hluta sem þú átt. Á fundinum verða eftirfarandi helstu dagskrárefni:

Dagskrá 1:

Dagskrá 2:

Dagskrá 3:

Dagskrá 4:

Leiðbeiningar um þátttöku í þessum fundi, dagskrá og texta ályktana sem leggja á fram til samþykktar er að finna í meðfylgjandi skjali hér að neðan

Ég vil þakka þér, fyrir hönd stjórnar, fyrir þitt framlag og tryggð við félagið [Nafn fyrirtækis] og ég hlakka til að bjóða þig velkominn á fundinn þann [Dagsetning]

Bestu kveðjur,

[Nafn]

[Titill stöðu]

[Nafn fyrirtækis]

[Heimilisfang fyrirtækisins og vefsíða]

Dæmi 2: Fundur um stefnumótun sniðmát fyrir tölvupóst fyrir boð

[Nafn viðtakanda]

[Nafn fyrirtækis]

[Starfsheiti]

[Heimilisfang fyrirtækis]

[Dagsetning]

Efnislína: Verkefnagangur Markaðsátaksfundur: 2

Fyrir hönd [nafn fyrirtækis], Ég vil bjóða þér að mæta á viðskiptafund sem haldinn er kl [Nafn ráðstefnusalar, nafn byggingarinnar] [Dagsetning og tími]. Fundurinn mun standa til kl [Lengd].

Það er mér ánægja að bjóða þig velkominn á fyrsta stig verkefnisins okkar til að ræða væntanlega tillögu okkar [Upplýsingar] og við kunnum að meta dýrmæta innsýn þína um það. Hér er stutt samantekt á dagskrá dagsins:

Dagskrá 1:

Dagskrá 2:

Dagskrá 3:

Dagskrá 4:

Þessi tillaga er talin ein sú mikilvægasta af öllu teyminu okkar. Til frekari viðmiðunar höfum við hengt skjal með þessu bréfi sem veitir þér ítarlegri upplýsingar svo þú getir átt auðveldan tímann að undirbúa þig fyrir fundinn fyrirfram.

Við hlökkum öll til að eiga samtal við ykkur til að ræða hvað við getum gert til að láta þessa tillögu ganga upp. Vinsamlegast sendið inn allar spurningar eða tillögur fyrir fundinn fyrir [Frestur] beint til mín með því að svara þessum tölvupósti.

Eigðu góðan dag framundan.

Þakka þér,

Warm kveðjur,

[Nafn]

[Titill stöðu]

[Nafn fyrirtækis]

[Heimilisfang fyrirtækisins og vefsíða]

#2. Tölvupóstur um óformlega fundarboðið

Með formlegum fundarboðum í tölvupósti er þetta einfaldlega fundur með starfsfólki í undirstjórnun eða meðlimum innan teymisins. Það er miklu auðveldara fyrir þig að hugsa um hvernig á að skrifa á viðeigandi hátt. Þú getur skrifað á óformlegan hátt með vinalegum og glaðlegum tón.

Óformlegir fundir fela í sér:

• Hugmyndaflugfundur
• Vandamálafundur
• Þjálfun
• Innritunarfundur
• Liðsuppbyggingarfundur
• Kaffispjall 

Dæmi 3: Sniðmát fyrir tölvupóst fyrir innritun fundarboðs

Efnisgrein: Brýnt. [Nafn verkefnis] uppfærslur. [Dagsetning]

Kæru lið,

Kveðjur!

Það hefur verið ánægjulegt og skemmtilegt að fá tíma til að vinna með þér varðandi [Nafn verkefnis]. Hins vegar, til að geta haldið áfram með áætlanir okkar á áhrifaríkan hátt, tel ég að rétti tíminn sé rétti tíminn fyrir okkur að segja frá þeim árangri sem hefur náðst og ég myndi þakka tækifærið til að hitta þig kl. [staðsetning] að ræða málið frekar kl [Dagsetning og tími].

Ég læt líka fylgja með lista yfir allar þær dagskrárgerðir sem við þurfum að ræða. Ekki gleyma að útbúa skýrslu um verklok. Vinsamlegast notaðu þetta [Tengill] til að láta mig vita hvort þú getir komist.

Vinsamlegast sendu mér tölvupóst með staðfestingu þína sem fyrst.

Warm kveðjur,

[Nafn]

[Starfsheiti]

[Nafn fyrirtækis]

Dæmi 4: Lið busniðmát fyrir tölvupóstsboð fyrir ilding

Kæru liðsmenn,

Þetta er til að upplýsa þig um að [Nafn deildar] er að skipuleggja a Liðsuppbyggingarfundur fyrir allt starfsfólkið okkar meðlimir á [Dagsetning og tími]

Fyrir frekari starfsþróun er afar mikilvægt að við vaxum saman og það getur aðeins gerst ef við vinnum sem teymi þannig að hægt sé að nýta færni okkar og hæfileika til að ná betri árangri. Það er ástæðan fyrir því að deildin okkar heldur áfram að kynna ýmsar liðsuppbyggingarstarfsemi mánaðarlega.

Vinsamlegast komdu og taktu þátt í viðburðinum svo að við getum hlustað á rödd þína um hvernig við getum bætt þig til að veita þér betri stuðning. Það verða líka nokkrir liðsuppbyggingarleikir, og léttar veitingar verða í boði félagsins.

Við hlökkum til að eiga skemmtilegar stundir á þessum hópefli, sem er skipulagður til að hjálpa okkur öllum að vaxa. Ef þú telur þig ekki geta tekið þátt í þessum fundi, vinsamlegast láttu okkur vita [Nafn samhæfingaraðila] at [Símanúmer]

Með kveðju,

[Nafn]

[Starfsheiti]

[Nafn fyrirtækis]

#3. Boðspóstur fyrir gestafyrirlesara

Boðspóstur til gestafyrirlesara ætti að innihalda upplýsingar sem skipta máli fyrir fyrirlesarann ​​varðandi fundinn og tækifæri til að tala. Það er mikilvægt að fyrirlesarinn viti hvernig hann getur lagt sitt af mörkum til viðburðarins og hvaða ávinning hann getur fengið af því að vera hluti af viðburðinum.

Dæmi 5: Boðssniðmát fyrir gestafyrirlesara í tölvupósti

Kæri [Ræðumaður],

Við vonum að þessi skilaboð finnist þér vel! Við erum að ná til okkar í dag með frábært ræðutækifæri fyrir íhugun þína. Við viljum biðja þig vinsamlega að vera okkar virðulegi ræðumaður fyrir [Nafn fundar], atburður með áherslu á [Lýsing á tilgangi og áhorfendum viðburðarins þíns]. Allt [Nafn fundar] teymið er innblásið af afrekum þínum og telur að þú værir hinn fullkomni sérfræðingur til að ávarpa áhorfendur okkar sem eru með sama hugarfari.

[Nafn fundar] fer fram í [Vetur, þar á meðal borg og ríki] on [Dagsetningar]. Gert er ráð fyrir að viðburðurinn okkar standi fyrir allt að u.þ.b [Fjöldi þátttakenda áætlaður#]. Markmið okkar er að [Markmið fundarins].

Við teljum að þú sért frábær ræðumaður og rödd þín væri mikilvæg viðbót við þá umræðu, miðað við umfangsmikið starf þitt á [Sérþekkingarsviði]. Þú getur íhugað að kynna hugmyndir þínar í allt að [Dauða] mínútur sem tengjast sviðinu. [Fundarefni]. Þú gætir sent tillöguna þína fyrir [frest] fylgdu [tenglinum] svo að teymið okkar geti hlustað á hugmyndir þínar og ákveðið upplýsingar um ræðu þína fyrirfram.

Ef þú getur ekki mætt, þá biðjum við þig vinsamlegast að hafa samband við okkur í gegnum [link]. Þökkum þér fyrir tímann og tillitssemina og við hlökkum til að heyra jákvætt svar frá þér.

Best,
[Nafn]
[Starfsheiti]
[Sambandsupplýsingar]
[Veffang vefsíðu fyrirtækisins]

#4. Boðspóstur fyrir vefnámskeið

Í nútímanum halda sífellt fleiri fundi á netinu þar sem það sparar tíma og kostnað, sérstaklega fyrir teymi sem vinna fjartengt. Ef þú notar ráðstefnuvettvanga eru til vel sérsniðin boðsskilaboð sem eru send beint til þátttakenda áður en fundurinn hefst, eins og sniðmát fyrir boðspóst á Zoom. Fyrir rafræna veffundi geturðu vísað til eftirfarandi dæmi.

Vísbendingar: Notaðu leitarorð eins og „Til hamingju“, „Bráðum“, „Fullkomið“, „Uppfært“, „Fáanlegt“, „Á endanum“, „Top“,“Sérstakt“, „Gakktu til liðs við okkur“, „Ókeypis“, ” osfrv.

Dæmi 6: Sniðmát fyrir tölvupóst fyrir netfundarboð

Efnislína: Til hamingju! Þér er boðið að [Nafn vefnámskeiðs]

Kæri [Candidate_Name],

[Nafn fyrirtækis] er svo ánægð að skipuleggja vefnámskeið fyrir [Webinar efni] á [Dagsetning] á [tími], sem miðar að því að [[Tilgangur vefnámskeiðs]

Það verður gott tækifæri fyrir þig til að vinna þér inn gríðarlega ávinning frá boðnum sérfræðingum þínum á sviði [veffundarefna] og fá ókeypis gjafir. Liðið okkar er svo áhugasamt um nærveru þína.

Athugið: Þetta vefnámskeið takmarkast við [Fjöldi fólks]. Til að vista sæti þitt skaltu skrá þig [Tengill], og ekki hika við að deila því með vinum þínum. 

Ég vona að sjá þig þar!

Eigðu frábæran dag,

[Nafn þitt]

[Undirskrift]

The Bottom Line

Sem betur fer eru mörg tiltæk sniðmát af viðskiptafundaboðum á internetinu sem þú getur sérsniðið og sent til fundarmanna þinna á nokkrum sekúndum. Ekki gleyma að vista eitthvað í skýinu þínu svo þú getir undirbúið tölvupóstinn þinn með fullkomnum skrifum, sérstaklega ef það er brýnt.

Segjum sem svo að þú sért líka að leita að öðrum lausnum fyrir fyrirtækið þitt. Í því tilfelli, Þú getur komist að því að AhaSlides er gott kynningartól með mörgum frábærum eiginleikum til að styðja við veffundi, teymisuppbyggingu, ráðstefnur og fleira.

Algengar spurningar

Ref: Einmitt | Sherpany