Come ospitare riunioni introduttive fluide | I migliori consigli sbloccati nel 2024!

Sei mai stato a incontri introduttivi di successo?

Se partecipi a un nuovo team interfunzionale al lavoro o a un nuovo team di progetto, può trattarsi di qualcuno di altri dipartimenti o di altre aziende che potresti non conoscere o con cui potresti non aver lavorato prima e vuoi assicurarti che il tuo disponibilità a impegnarsi e investire le proprie capacità e idee nel team, soprattutto se quel team è ad alte prestazioni. Pertanto, è essenziale organizzare un incontro per riunire nuovi compagni di squadra.

Tuttavia, non c'è da stupirsi se ti senti un po' impacciato e nervoso poiché anche i professionisti più esperti hanno il nervosismo quando hanno un primo incontro con un nuovo team. Se sei un leader e ti preoccupi di non riuscire a ospitare riunioni introduttive sulla produttività.

Questo articolo ti fornirà una guida completa, esempi e suggerimenti su ciò che rende le riunioni introduttive di successo.

In questo articolo imparerai

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Cos'è un incontro introduttivo?

Un incontro introduttivo o di presentazione ha più o meno lo stesso significato quando si parla di presentazione al team quando è la prima volta che i membri del team e i loro leader si incontrano ufficialmente, per determinare se le persone coinvolte desiderano costruire un rapporto di lavoro e impegnarsi con la squadra nel futuro.

Ha lo scopo di dare ai membri del team il tempo di stare insieme per conoscere il background, gli interessi e gli obiettivi di ciascun partecipante. A seconda delle preferenze tue e del tuo team, puoi organizzare riunioni introduttive formali o informali.

L'ordine del giorno di una riunione introduttiva standard prevede:

• Presentare l'obiettivo della riunione
• Presenta i leader e ciascun membro
• Discuti i regolamenti del team, il lavoro, i benefici e i trattamenti...
• È ora di fare qualche gioco
• Termina le riunioni e intraprendi azioni di follow-up

Qual è lo scopo degli incontri introduttivi?

Non considerare le presentazioni solo come una casella da selezionare. Sfrutta questo tempo per innescare connessioni reali, ottenere approfondimenti unici e stabilire una struttura per un lavoro di squadra impeccabile. Gli incontri introduttivi sono fantastici per:

• Promuovere il lavoro di squadra e la coesione del gruppo

Il primo vero obiettivo degli incontri introduttivi è portare estranei a compagni di squadra stretti. Se non vi siete mai visti prima e ne sapete poco, mancheranno coesione e connessione, che possono influire sullo spirito di squadra e sulla produttività. Quando le persone possono discutere e unificare le regole del team, le ricompense appropriate e le punizioni, o sanno che i loro leader sono persone giuste e fedeli, i loro compagni di squadra sono umili, affidabili, empatici e altro ancora, la fiducia e un ambiente di lavoro positivo saranno costruiti tra i membri squadra.

• Abbatti la tensione e l'imbarazzo

La produttività probabilmente diminuirà se i dipendenti lavorano in un ambiente di lavoro sotto pressione. Inoltre, non va bene se i dipendenti spaventano il loro leader invece di trarne ispirazione. Le riunioni introduttive possono aiutare i nuovi team a sentirsi più sicuri nel condividere le proprie idee e opinioni. Inoltre iniziano facilmente a fare amicizia, a comunicare e a ridurre l'imbarazzo per un'ulteriore collaborazione. Ad esempio, un membro del team non esita a parlare e chiedere aiuto quando non è in grado di rispettare le scadenze.

• Aiutare a strutturare e allineare standard e pratiche

L'enfasi sulle regole e sui regolamenti è una parte importante dei primissimi incontri introduttivi. L'incapacità di renderlo chiaro, equo e diretto all'inizio del lavoro di squadra può portare a conflitti di gruppo e problemi di comunicazione. Al contrario, se riesci a far seguire alla squadra il norme e pratiche, ci sarà efficienza delle risorse grazie all'efficacia e all'efficienza di un team, allo stesso tempo, migliorando la soddisfazione sul lavoro tra i membri del team che fanno parte di un team coeso.

Come organizzare un incontro introduttivo efficace

Le riunioni introduttive possono seguire il processo di pianificazione delle riunioni standard con 5 cv: Scopo, Pianificazione, PREPARAZIONE, Partecipazionee Progressi. A seconda del limite di tempo, del numero di partecipanti, del background del team e delle risorse, è possibile organizzare riunioni introduttive formali o informali. La prima impressione è importante. Maggiore sarà il rispetto e la fiducia che i membri del tuo team apprezzeranno quando mostrerai riunioni organizzate e premurose.

• Scopo

Si tratta di stabilire gli obiettivi per gli incontri. Sii chiaro e conciso quando elenchi gli obiettivi delle riunioni in modo da poter facilmente riportare tutti alla concentrazione se un partecipante viene distratto da attività non correlate. Puoi considerare di strutturare gli obiettivi organizzando una piramide di obiettivi che delinei ciascuna serie di obiettivi a vari livelli.

• Pianificazione

La prima cosa che dovrebbero fare i nuovi team leader è pianificare i dettagli o sviluppare un ordine del giorno. Quando hai qualcosa a cui fare riferimento, cercare di ricordare tutto da solo allevia lo stress. È possibile creare un modello utilizzando una presentazione tramite PowerPoint o spunti scritti a mano.

• PREPARAZIONE

Questa parte prevede alcune attività come la preparazione del copione introduttivo della riunione e la revisione dell'ordine del giorno prima di iniziare una riunione ufficiale. Sarà più facile per te pronunciare tutte le informazioni chiave e concentrarti sull'ordine del giorno con il supporto delle note del relatore o del copione quando improvvisamente sbagli la testa.

• Partecipazione

Non dimenticare di incoraggiare i nuovi membri a porre domande e ad impegnarsi in attività interattive durante le riunioni. Se gli altri sembrano così titubanti, chiedi loro le loro opinioni. Assicurati che tutti i membri del team abbiano la possibilità di parlare, non concentrarsi solo sui membri estroversi. Puoi ospitare un sondaggio dal vivo in modo che alcuni introversi possano condividere direttamente le loro opinioni.

• Progressi

Dovresti concludere la riunione con un riepilogo e informare le azioni per i passaggi successivi. E, dare seguito a una riunione è una parte cruciale, puoi prendere in considerazione la decisione finale e documentarla.

Suggerimenti per organizzare con successo una riunione introduttiva

• Utilizzare uno strumento di presentazione interattivo

Ti senti timido o impacciato il primo giorno? Puoi rendere le tue riunioni introduttive 100 volte più divertenti utilizzando uno strumento di presentazione interattivo come AhaSlides!

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Esistono una dozzina di modi per farlo, ma ti consigliamo questo schema per rompere rapidamente il ghiaccio:

• Inizia con una diapositiva introduttiva.
• Ravviva le cose con quiz su di te con punti e una classifica.
• Concludi con una diapositiva di domande e risposte alla fine in cui tutti possono chiedere cose che si sono chieste su di te.

Con la piattaforma di presentazione interattiva di AhaSlides, puoi creare un'introduzione avvincente che porti le persone sulla luna🚀Prova questo modello qui:

• Inizia un'introduzione con "noi"

Il team lavora sulla collaborazione tra i membri del team per raggiungere obiettivi comuni non per mostrare talenti personali. Pertanto, è significativo sottolineare il senso della cultura del “noi”. Cerca di usare il più possibile “noi” piuttosto che “io” nelle tue diapositive introduttive e in tutti gli incontri, ad eccezione dell'introduzione personale. Ciò alla fine incoraggia il team a collaborare in modo più efficiente perché comprende di condividere una visione coerente e si dedica maggiormente a lavorare per il team piuttosto che per se stesso.

• Intrattieni i tuoi compagni di squadra

Come dare il via agli incontri introduttivi nei modi più entusiasmanti? Poiché tutti i membri sono nuovi l'uno con l'altro, come host, puoi prendere in considerazione l'idea di iniziare con alcuni rompighiaccio veloci. Puoi anche impostare da 2 a 3 giochi e quiz e sessioni di brainstorming per consentire agli altri di avere il tempo di condividere la loro personalità, i loro talenti e il loro pensiero; comunicare e lavorare con gli altri per migliorare la coesione del team e la cultura e la connessione sul posto di lavoro. Ad esempio, puoi provare alcuni giochi come Cerchio di apprezzamento, Cacce al tesoro, Faresti piuttosto…

• Gestione del tempo

Di solito, le riunioni altamente produttive possono durare dai 15 ai 45 minuti, in particolare le riunioni introduttive, che dovrebbero essere controllate in 30 minuti. È tempo sufficiente per i nuovi compagni di squadra di conoscersi, presentarsi brevemente e collaborare tra loro in alcune semplici e divertenti attività di team building. Hai anche fissato limiti di tempo per diverse sezioni per assicurarti che il tuo tempo non stia per scadere mentre hai ancora molto da nascondere.

Punti chiave

È vantaggioso per il tuo team iniziare il lavoro di squadra con un nuovo team approfittando delle riunioni introduttive. Organizzare un primo incontro può essere impegnativo e imitativo. Quando sei nel processo di preparazione, non esitare a cercare supporto anche se sei un maestro di PowerPoint. Puoi sicuramente semplificare il tuo lavoro e salvarti la giornata Ah diapositive.

Domande frequenti

Rif: Infatti. Meglio, LinkedIn