Una riunione di lavoro funziona solo se il suo formato è adeguato all'obiettivo. Un brainstorming condotto come un semplice aggiornamento sullo stato di avanzamento dei lavori soffoca le idee, e una riunione decisionale condotta come un brainstorming non porta mai a una decisione. Questa guida illustra i 10 tipi di riunione più comuni nelle aziende, il loro scopo, la durata ideale e come renderle efficaci.
Per dare un'idea delle dimensioni, Harvard Business Review Secondo alcune ricerche, i dirigenti trascorrono quasi 23 ore a settimana in riunioni, rispetto alle meno di 10 ore degli anni '1960. Scegliere la tipologia giusta e gestirla in modo efficace permette di recuperare gran parte di questo tempo.
Che cos'è una riunione di lavoro?
Una riunione di lavoro è un incontro tra persone che si riuniscono per condividere informazioni, risolvere problemi o prendere decisioni relative al lavoro. Può essere di persona, virtuale o ibrida, formale o informale, da un breve briefing quotidiano di 10 minuti a una sessione di pianificazione di un'intera giornata. Ciò che accomuna tutte le buone riunioni è un obiettivo: alla fine, si dovrebbe raggiungere un risultato concreto.
Guida rapida: di che tipo di riunione hai bisogno?
| Se hai bisogno di... | Eseguire un... | Lunghezza tipica |
|---|---|---|
| Mantenere il team allineato sulle priorità | Riunione mensile del team | 30 a 60 minuti |
| Bloccanti di superficie veloci | Stand-up | Fino a 15 minuti |
| Monitorare i progressi rispetto agli obiettivi | Riunione di aggiornamento sullo stato di avanzamento | 30 minuti |
| Risolvi qualcosa che non funziona | Incontro di risoluzione dei problemi | 45 a 60 minuti |
| Prendere una decisione chiara | Riunione decisionale | 30 a 60 minuti |
| Genera opzioni | Incontro di brainstorming | 45 a 60 minuti |
| Definire la direzione a lungo termine | Riunione di gestione strategica | Mezza giornata o più |
| Inizia bene un progetto | Incontro di lancio del progetto | 60 a 90 minuti |
| Aiutare le persone a conoscersi | Incontro introduttivo | 30 minuti |
| Lasciate che i leader rispondano alle domande dei dipendenti | Riunione comunale | 45 a 60 minuti |
Le durate indicate sono punti di partenza comuni, non regole fisse. Accorciate le riunioni che terminano prima del previsto.
I 10 tipi di riunioni in ambito aziendale
1. Riunioni mensili del team
La riunione mensile del team è un incontro periodico in cui il team esamina i progressi, assegna i compiti futuri e concorda le priorità. È particolarmente utile quando ci sono più argomenti da trattare di quanto una breve riunione in piedi possa consentire. L'errore più comune è quello di trasformarla in una semplice scarica di informazioni: se tutto ciò che viene condiviso poteva essere comunicato via e-mail, è meglio inviare l'e-mail e riservare la riunione per gli ostacoli, le decisioni che riguardano più persone e i cambi di direzione.
Non confonderlo con un incontro di tutte le maniche riunisce l'intera azienda, solitamente guidata dai vertici aziendali, piuttosto che da un singolo team.
2. Riunioni in piedi
Lo stand-up meeting, chiamato anche daily scrum, è un breve incontro quotidiano di verifica che dura meno di 15 minuti. Atlassian Lo descrive come un rapido scambio di opinioni in cui ogni persona risponde a tre domande: cosa ho realizzato ieri, cosa farò oggi e cosa mi sta bloccando. Il limite di tempo lo rende uno strumento di coordinamento piuttosto che un rapporto sullo stato di avanzamento. Gli stand-up meeting sono adatti ai team che lavorano quotidianamente a un progetto condiviso. Per i team distribuiti, uno stand-up meeting scritto in un canale condiviso può svolgere la stessa funzione senza la necessità di una pianificazione.
3. Riunioni di aggiornamento sullo stato di avanzamento
Gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento avvengono solitamente con cadenza settimanale e monitorano i progressi rispetto a obiettivi specifici. A differenza di una riunione quotidiana, la domanda è se il progetto è in linea con i tempi previsti, dove è in anticipo o in ritardo e cosa ciò significhi per la prossima tappa. È importante mantenere una struttura ben definita: tutti i partecipanti devono presentare i propri report nello stesso formato e qualsiasi argomento che richieda una discussione approfondita deve essere discusso in una riunione specifica, in modo che un aggiornamento di 30 minuti non si trasformi in un'ora di riunione non pianificata.
4. Riunioni per la risoluzione dei problemi
Queste riunioni vengono convocate quando qualcosa è andato storto, o sta per andare storto, e un gruppo deve diagnosticarlo e concordare una soluzione. Spesso non sono pianificate e possono coinvolgere persone di diversi reparti. Concentrati sul problema, non sulla ricerca di un colpevole, e concludi con una soluzione concordata, un responsabile designato e una scadenza. Invia i dati rilevanti in anticipo in modo che tutti partano dalla stessa visione del problema.
5. Riunioni decisionali
Una riunione decisionale serve per prendere una decisione che richiede il contributo o l'approvazione di più persone. Invita solo coloro la cui approvazione è necessaria, e nessun altro. Formula la decisione come un'unica domanda prima di programmare la riunione: "Dovremmo spostare il lancio dal terzo al quarto trimestre?" è una riunione decisionale, mentre "Cosa ne pensiamo della tempistica di lancio?" non lo è. Successivamente, documenta la decisione e le motivazioni in modo che la questione non venga riaperta mesi dopo.
6. Riunioni di brainstorming
Le riunioni di brainstorming generano idee; la loro valutazione avviene in un secondo momento. Quando entrambe le cose accadono contemporaneamente, l'istinto di giudicare sopprime le idee e ci si ritrova con una breve lista di suggerimenti sicuri. Dedicate la prima parte a produrre idee senza commenti e la seconda parte a raggrupparle e classificarle. Un incontro dal vivo word cloud oppure una diapositiva aperta permette alle persone più riservate di contribuire contemporaneamente a tutti gli altri, invece di aspettare una pausa nella conversazione.
7. Riunioni di gestione strategica
Le riunioni strategiche sono il momento in cui i dirigenti senior esaminano la direzione a lungo termine, valutano le prestazioni rispetto agli obiettivi strategici e stabiliscono le priorità per il trimestre o l'anno successivo. In genere si tengono trimestralmente o annualmente e richiedono una preparazione accurata: condividete il materiale di lettura preliminare almeno 48 ore prima, in modo che la discussione non sia superficiale. Il risultato dovrebbe essere un elenco chiaro di priorità e decisioni, non un elenco di cose da "esplorare ulteriormente". Ulteriori dettagli sono disponibili nella nostra guida alle riunioni strategiche. riunione di direzione strategica.
8. Riunioni di avvio del progetto
A riunione di avvio del progetto Segna l'inizio ufficiale di un progetto. Riunisce il project manager, il team e le parti interessate per definire gli obiettivi del progetto, le responsabilità di ciascuno, le modalità di comunicazione del team e i criteri di successo. È inoltre il momento più economico per far emergere ipotesi e rischi, prima che il lavoro prenda slancio in una direzione precisa.
9. Incontri introduttivi
An incontro introduttivo Questo accade quando qualcuno entra a far parte di un team, quando due gruppi iniziano a lavorare insieme o quando una persona assume un nuovo ruolo. L'obiettivo è costruire un rapporto: conoscere il proprio background, gli stili di lavoro e le aspettative. Le chiacchiere senza una direzione precisa tendono a non dare frutti, quindi è meglio fornire alle persone un argomento concreto di cui parlare, come una breve domanda o un piccolo compito da svolgere insieme.
10. Incontri pubblici
A riunione comunale Si tratta di una sessione pianificata a livello aziendale o di reparto in cui i leader condividono aggiornamenti e rispondono alle domande dei dipendenti. wikipedia Si osserva che il formato si ispira alle assemblee cittadine del New England, risalenti al XVII secolo, ma che i partecipanti a tali assemblee non votano su decisioni vincolanti. Il valore risiede nella trasparenza e nella comunicazione bidirezionale, che dipendono dalla genuinità delle domande e risposte. Domande preconfezionate e tendenziose vanificano lo scopo, pertanto è opportuno offrire ai dipendenti un modo anonimo per inviare domande prima e durante la sessione.
Come gestire al meglio qualsiasi tipo di riunione
Il formato cambia a seconda delle 10 tipologie, ma le abitudini che rendono una riunione proficua restano le stesse.
- Definisci lo scopo prima di programmare. Puoi anticipare quale decisione verrà presa, quali informazioni verranno condivise o quale problema verrà risolto? In caso contrario, probabilmente la riunione non è ancora necessaria.
- Condividi un programma. A agenda delle riunioni Mantiene la discussione focalizzata sull'argomento e permette ai partecipanti di prepararsi. È sufficiente un elenco di argomenti con l'indicazione del tempo per ciascuno.
- Invita le persone giuste. Includi coloro il cui contributo o la cui autorità sono necessari e invia gli appunti a tutti gli altri.
- Dedica il giusto tempo a ciascun argomento. Per gli elementi complessi, concedetevi più tempo, rispettate la tabella di marcia e fate una breve pausa se il lavoro supera un'ora.
- Rendilo interattivo. Una riunione in cui una persona parla e tutti gli altri ascoltano perde rapidamente l'attenzione. Dal vivo sondaggi, domande e risposte rapide e domande aperte mantengono le persone coinvolte. Il gratuito AhaSlides Il piano supporta fino a 50 partecipanti, il che è sufficiente per la maggior parte delle riunioni di team.
- Registrare le decisioni e dar loro seguito. Il verbale deve riportare solo le decisioni prese, le azioni assegnate, chi è responsabile di ciascuna e la scadenza. Invialo entro 24 ore, poi chiedi un feedback in modo che la riunione successiva possa essere migliorata.
Gli errori più comuni da evitare
- Utilizzo del tipo sbagliato per l'obiettivo. Decidi quale output ti serve, quindi scegli il formato che lo produce.
- Invitare troppe persone. Le stanze grandi rallentano i processi decisionali e riducono il livello di coinvolgimento di ciascun partecipante.
- Saltando il follow-up. Una decisione non messa per iscritto ha lo stesso effetto di nessuna decisione.
- Lasciare che le riunioni ricorrenti si svolgano in modalità automatica. Ogni pochi mesi, chiedetevi se la riunione assolve ancora al suo scopo originario. In caso contrario, annullatela o cambiatene il formato.
Domande frequenti
Perché le riunioni sono importanti nel mondo degli affari?
Le riunioni permettono a informazioni, idee e feedback di circolare all'interno dell'organizzazione, e rappresentano il modo più rapido per raggiungere un consenso su una decisione.
Quali riunioni dovrebbe avere un'azienda?
La maggior parte delle aziende organizza un mix di riunioni plenarie, riunioni di leadership, riunioni di team, riunioni di progetto e colloqui individuali, oltre a sessioni specifiche per funzione come vendite, marketing, finanza e revisioni delle assunzioni, sessioni di formazione e incontri con i clienti. Iniziate con le 10 tipologie sopra elencate e aggiungetene altre solo laddove sia chiaramente necessario.
Quanto dovrebbe durare una riunione di lavoro?
La durata è limitata a quanto consentito dallo scopo. Le riunioni quotidiane (stand-up meeting) dovrebbero durare meno di 15 minuti, gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento e le decisioni circa 30 minuti, e solo le sessioni strategiche o di pianificazione dovrebbero protrarsi per mezza giornata o più.
Qual è la differenza tra una riunione in piedi (stand-up meeting) e una riunione di aggiornamento sullo stato di avanzamento dei lavori?
Lo stand-up meeting è un breve incontro quotidiano di verifica sui singoli compiti e sugli eventuali ostacoli. L'aggiornamento sullo stato di avanzamento, invece, è solitamente settimanale e valuta se l'intero progetto sta procedendo secondo i piani rispetto agli obiettivi prefissati.
