Frasi preconfezionate per comunicare al tuo responsabile cosa funziona e cosa no, e come farlo senza compromettere il rapporto.
Il feedback funziona solo quando è reciproco. Eppure, per i manager di solito è più facile dare feedback che riceverlo, e i dipendenti temono che i commenti onesti vengano interpretati come critiche. Se questa situazione vi suona familiare, questa guida vi fornisce i principi, la formulazione e un modo per rendere il processo più sicuro per tutti.
Perché è importante dare feedback ai manager
L'analisi dei dati di coinvolgimento di Gallup ha rilevato che I manager sono responsabili di almeno il 70% della varianza nei punteggi di coinvolgimento dei dipendenti.Qualunque cosa faccia il tuo manager, il tuo team la percepisce. Il feedback diretto è uno dei pochi modi per influenzare questo aspetto.
Se fatto bene, esso:
- Mette in luce i punti deboli dei manager. Spesso non riescono a capire come le loro decisioni vengano recepite dal team.
- Costruisce fiducia. Quando le persone possono esprimere liberamente le proprie opinioni, migliorano le decisioni, la risoluzione dei problemi e la generazione di idee.
- Aumenta il coinvolgimento. I manager che tengono conto dei feedback dimostrano di avere a cuore la crescita del proprio team.
- Favorisce il miglioramento continuo. Un team che comunica apertamente il proprio modus operandi è in grado di risolvere i problemi tempestivamente.
Come fornire feedback al proprio responsabile
Dare un feedback ai superiori può essere imbarazzante, ma alcune abitudini possono rendere molto più facile recepirlo.
- Scegli il momento e il luogo giusti. Scegliete un momento in cui nessuno dei due sia di fretta o stressato, e un luogo appartato.
- Siate chiari e specifici. Descrivi cosa è successo, quando e come ha influito su di te o sul team. Attieniti a ciò che hai osservato ed evita di fare supposizioni.
- Concentrati sul comportamento, non sul carattere. "La scadenza è stata posticipata due volte la settimana scorsa" si riferisce a un'azione. "Sei disorganizzato" si riferisce alla persona.
- Utilizzare affermazioni in prima persona. "Non ero sicuro delle priorità quando il brief è cambiato" è una frase più efficace di "Non dai mai istruzioni chiare".
- Ascolta la loro versione dei fatti. Lascia spazio per una risposta. Potrebbero esserci dettagli che non hai considerato.
- Suggerisci una possibile soluzione. È molto più facile intervenire su un problema per il quale è stata proposta una soluzione piuttosto che su un reclamo.
- Fine abbiamo una nota positiva. Nomina qualcosa che sta andando bene, in modo che la conversazione si concluda in modo costruttivo.
Esempi di feedback da parte del manager per situazioni comuni
Adatta la formulazione alla tua situazione. Ogni messaggio è scritto per identificare il problema e invitare al dialogo, non per imporre un cambiamento.
Istruzioni poco chiare
"Quando ricevo incarichi da te, spesso non so bene cosa ti aspetti da me. Potremmo dedicare qualche minuto a definire gli obiettivi e a stabilire cosa si intende per un buon risultato?"
Riconoscimento
"Il nostro team ha lavorato duramente all'ultimo progetto e ci farebbe piacere ricevere un riconoscimento. Potremmo parlare di come festeggiarlo o di come far sì che i contributi vengano riconosciuti più spesso?"
Communication
"Credo che la nostra comunicazione potrebbe essere più efficace. Apprezzerei un feedback più tempestivo e diretto sul mio lavoro, e magari incontri periodici per valutare i progressi e gli eventuali ostacoli."
Carico di lavoro e limiti
"Vorrei parlare del mio attuale carico di lavoro. Trovo difficile conciliare lavoro e vita privata. Potremmo dare priorità ai miei compiti e stabilire scadenze realistiche?"
Salute mentale
"Ho avuto alcuni problemi di salute che hanno influito sulla mia concentrazione. Sto ricevendo supporto, ma volevo informarvi nel caso notaste un calo nella mia produttività."
microgestione
"Vorrei avere maggiore autonomia sui miei progetti. Potremmo parlare di come posso conquistare la vostra fiducia nel mio lavoro, in modo da poter lavorare in modo più indipendente?"
Conflitto di squadra
"Ho notato una certa tensione irrisolta all'interno del team. Credo che affrontarla tempestivamente contribuirebbe a preservare il morale. Potremmo parlarne?"
Risorse
"La mancanza di [risorsa o strumento specifico] mi impedisce di completare i compiti in modo efficiente. Potremmo parlare di come posso ottenere ciò di cui ho bisogno?"
Critica costruttiva
"Apprezzerei ricevere critiche più costruttive sul mio lavoro. Sapere esattamente dove posso migliorare mi aiuterebbe a progredire nel mio ruolo."
Delegazione
"Al momento il lavoro non sembra essere distribuito equamente. Alcuni di noi sono sovraccarichi, mentre altri hanno più tempo a disposizione. Potremmo parlare di come delegare in modo più equo?"
Dare un feedback positivo al proprio responsabile.
Il feedback ascendente non serve solo per i problemi. Gli elogi specifici indicano a un manager quali comportamenti continuare a mettere in atto.
- "Apprezzo molto il modo in cui ascolti i miei pensieri e le mie preoccupazioni. Mi fa sentire importante."
- "Da quando sono entrato a far parte del team, ho imparato moltissimo da te. La tua esperienza è stata preziosa per la mia crescita."
- "Grazie per aver incoraggiato un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. Avere del tempo libero dal lavoro è stato positivo per il mio benessere."
- "La sua leadership calma e autorevole durante la recente crisi ha permesso al team di rimanere concentrato e di mantenere la rotta."
- "Grazie per il supporto che mi hai dato nell'ultimo progetto. La tua guida mi ha permesso di dare il meglio di me."
- "Grazie per esserti interessato/a a me la settimana scorsa, quando sembravo sopraffatto/a. Mi sono sentito/a compreso/a e ascoltato/a."
- "Grazie per aver riconosciuto il nostro duro lavoro. Dimostra che i nostri sforzi sono apprezzati."
- "Apprezzo la fiducia che mi avete accordato nell'affrontare queste nuove sfide. Mi ha dato molta più sicurezza."
- "La tua comunicazione chiara e concisa rende i nostri obiettivi e le nostre aspettative facili da comprendere."
- "Avete creato un ambiente inclusivo in cui il lavoro di squadra e il rispetto sono la norma, e questo si riflette nel nostro modo di lavorare."
Esempi di feedback costruttivo, suddivisi per categoria
Sollevare problemi con la leadership
L'obiettivo è avviare una conversazione, non puntare il dito contro qualcuno.
- Resistenza alle nuove idee: "Ho notato che i suggerimenti del team non vengono spesso presi in considerazione. Un approccio più aperto alle nuove idee potrebbe apportare nuove prospettive ai nostri progetti."
- Mancato riconoscimento: "Il team apprezza l'incoraggiamento. Un feedback più frequente sul nostro lavoro, positivo e costruttivo, aumenterebbe il morale e la motivazione."
- Scarsa capacità di gestire i conflitti: "Credo che la gestione dei conflitti all'interno del team potrebbe essere migliorata. Forse una formazione specifica o protocolli più chiari per la gestione delle controversie potrebbero essere d'aiuto."
- Mancanza di direzione: "Una visione più chiara degli obiettivi a lungo termine dell'azienda e di come il nostro lavoro contribuisca al loro raggiungimento ci aiuterebbe a concentrarci."
- Stretto controllo: "Molte delle nostre mansioni richiedono una supervisione costante, che a volte può sembrare una forma di microgestione. Con un po' più di autonomia e la tua guida quando ne abbiamo bisogno, credo che il team si sentirebbe più responsabilizzato."
questioni legate al lavoro
Siate specifici e proponete una possibile soluzione.
- Sovraccarico di lavoro: "Il mio carico di lavoro è aumentato notevolmente e sono preoccupato per la qualità del mio lavoro. Potremmo valutare la possibilità di delegare alcune mansioni o di rinegoziare le scadenze?"
- Carenza di risorse: "Spesso ci troviamo a corto di [risorsa specifica], il che rallenta il team. Potremmo valutare una migliore gestione delle risorse?"
- Dinamiche di squadra: "Ho riscontrato alcune difficoltà in [area specifica]. Risolverle potrebbe migliorare la collaborazione. Il supporto per il team building o la risoluzione dei conflitti potrebbe essere d'aiuto?"
- Processi inefficaci: "L'attuale [processo o sistema] sembra causare ritardi e lavoro extra. Potremmo rivederlo e semplificarlo?"
- Mancanza di formazione: "Ho bisogno di ulteriore formazione in [competenza specifica] per svolgere bene il mio lavoro. Esistono opportunità di sviluppo o di mentoring che potrei sfruttare?"
Miscommunication
Mantenete un tono collaborativo e puntate a una chiarezza condivisa.
- Aspettative del progetto: "C'era un po' di confusione riguardo alle aspettative per [il progetto]. Un breve documento scritto con i requisiti e le scadenze ci aiuterebbe a rimanere allineati."
- Istruzioni poco chiare: "Alcune delle istruzioni impartite durante la nostra ultima riunione non erano chiare, in particolare quelle relative a [il compito]. Potremmo ripassarle?"
- Lacune nella comunicazione: "A volte le lacune nella comunicazione causano incomprensioni, soprattutto via e-mail. Potremmo concordare un formato più chiaro o organizzare brevi incontri di follow-up?"
- Informazioni incoerenti: "Ho notato delle incongruenze nei recenti briefing su [argomento]. Potremmo avere conferma delle informazioni corrette e aggiornate?"
- A seguito della riunione: "Dopo la nostra ultima riunione di team, credo ci sia stato un malinteso riguardo a [punto]. Potremmo riparlarne e definire i prossimi passi?"
Chiedere una guida
Dimostrare di voler imparare rende più facile accettare la richiesta.
- Sviluppo professionale: "Sono molto interessato a fare carriera. Potremmo fissare un appuntamento per discutere del mio percorso professionale e delle competenze da sviluppare?"
- Un progetto impegnativo: "Trovo [una parte specifica] del [progetto] impegnativa. Apprezzerei un vostro consiglio su come affrontarla."
- Performance: "Vorrei migliorare nel mio ruolo. In quali aree pensi che potrei fare meglio e su quali competenze dovrei concentrarmi?"
- Dinamiche di squadra: "Ho cercato di migliorare il modo in cui il team lavora insieme. In base alla tua esperienza, cosa mi suggeriresti?"
- Gestione del carico di lavoro: "Faccio fatica a gestire il mio carico di lavoro. Potresti condividere qualche tecnica per stabilire le priorità o organizzare il mio tempo?"
Rendi più sicuro il feedback ascendente con la raccolta anonima
Gran parte della paura legata al feedback deriva dall'attribuzione. Se un commento può essere ricondotto a te, comporta un rischio. Se invece emerge come parte di uno schema che si ripete all'interno del team, è molto più facile per un manager prenderlo sul serio.
È possibile eseguirlo in una riunione di team con AhaSlides. UN scala di valutazione Slide permette a tutti di valutare affermazioni come "Ricevo indicazioni chiare" o "Ricevo feedback utili" dal proprio telefono, e la distribuzione delle risposte appare sullo schermo. Poiché il team interpreta i risultati come uno schema, un punteggio più basso viene percepito come un segnale positivo da parte di tutto il team, non come una lamentela di una singola persona.
An Aperta La diapositiva raccoglie quindi i suggerimenti espressi con le parole stesse dei partecipanti, come ad esempio "Cosa potrei fare per supportarti meglio?". I commenti vengono visualizzati insieme sullo schermo, in modo che il responsabile possa leggere i temi ricorrenti anziché i singoli messaggi. Prima della sessione, verifica le impostazioni di partecipazione in modo che ai partecipanti non venga chiesto di inserire il proprio nome.
Se preferisci raccogliere le risposte in pochi giorni, creatore di sondaggi gratuito Funziona come un sondaggio autogestito. Il piano gratuito supporta fino a 50 partecipanti, quindi è adatto a un team tipico. Per ulteriori informazioni sulla formulazione della scala di valutazione, consultare il nostro Esempi su scala Likert.
Domande frequenti
Come posso fornire un feedback al mio responsabile? Scegli un momento intimo, descrivi una situazione specifica e il suo impatto, usa frasi in prima persona ("io"), ascolta il loro punto di vista e suggerisci una soluzione.
Che cos'è il feedback ascendente? Un feedback che fluisce dai dipendenti al loro manager, anziché dal manager verso i dipendenti, come di consueto.
Quali sono alcuni esempi di feedback positivo per un manager? "Grazie per esserti interessato a me quando sembravo sopraffatto" oppure "La tua calma e la tua leadership durante la recente crisi hanno permesso al team di rimanere sulla giusta strada". Gli elogi specifici funzionano meglio dei ringraziamenti generici.
Come possono i dipendenti fornire feedback in forma anonima? Utilizzate un sondaggio anonimo o una scala di valutazione in tempo reale con una diapositiva a risposta aperta durante una riunione di team, in modo che il manager possa individuare schemi ricorrenti anziché semplici nomi.
Con quale frequenza i team dovrebbero fornire feedback ai manager? Regolarmente, non solo durante le revisioni annuali. Un breve controllo trimestrale, unito a verifiche informali, permette di contenere i problemi.
