Volantino per la riunione di lancio del progetto Nail in 8 passaggi (+modello gratuito!)

Anche le aziende più disciplinate là fuori a volte possono sentire i loro progetti andare fuori strada. Il più delle volte, il problema è uno dei preparazione. La soluzione? Un ben strutturato e completamente interattivo riunione di avvio del progetto!

Più che semplici sfarzi e cerimonie, un kickoff meeting ben eseguito può davvero far partire qualcosa di bello con il piede giusto. Ecco 8 passaggi per organizzare una riunione di avvio del progetto che crea entusiasmo e ottiene tutti nella stessa pagina.

Tempo di calcio d'inizio!

Che cos'è una riunione di avvio del progetto?
Perché le riunioni di avvio del progetto sono così importanti?
8 passaggi per una riunione di avvio del progetto Kickass
Modello di agenda della riunione di avvio del progetto

Suggerimenti per le riunioni da ricordare

È necessario disporre in anticipo di un ordine del giorno della riunione iniziale. L'invio di un'e-mail di avvio anticipato del progetto è molto importante! Quindi, diamo un'occhiata ai pochi esempi di agenda del kickoff meeting!

La sessione di avvio dovrebbe essere breve e concisa, con molti giochi e attività, poiché è in questo momento che AhaSlides è molto utile! Scopri altri suggerimenti con noi come di seguito:

Testo alternativo

Avvia la conversazione.

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Che cos'è una riunione di avvio del progetto?

Come dice sulla scatola, una riunione di avvio del progetto è un incontro in cui dai il via al tuo progetto.

Di solito, un kickoff meeting di progetto è il primo incontro tra il cliente che ha ordinato un progetto e l'azienda che lo realizzerà. Entrambe le parti si siederanno insieme e discuteranno le basi del progetto, il suo scopo, i suoi obiettivi e come passerà dall'idea fino alla realizzazione.

In generale, ci sono Tipi 2 delle riunioni preliminari per essere a conoscenza di:

Avvio del progetto esterno - Un team di sviluppo si siede con qualcuno di al di fuori l'azienda, come un cliente o un stakeholder, e discute il piano per un progetto collaborativo.
PKM interno - Un team entro l'azienda si riunisce e discute il piano per un nuovo progetto interno.

Sebbene entrambi questi tipi possano avere esiti diversi, la procedura è più o meno lo stesso. C'è essenzialmente nessuna parte di un kickoff di un progetto esterno che non fa parte di un kickoff di un progetto interno: l'unica differenza sarà per chi lo tieni.

Più coinvolgimento con le tue riunioni

Perché le riunioni di avvio del progetto sono così importanti?

Lo scopo dei Kickoff Meeting dovrebbe essere forte e chiaro! Può sembrare abbastanza semplice avviare un progetto semplicemente assegnando una serie di compiti alle persone giuste, soprattutto nell'odierno ambiente di lavoro ossessionato dai tabelloni Kanban. Tuttavia, questo può portare le squadre a perdere continuamente la strada.

Ricorda, solo perché sei sul stessa tavola non significa che sei sul stessa pagina.

Al centro, un incontro di avvio del progetto è un incontro onesto e aperto Dialogo tra un cliente e un team. Suo non è un una serie di annunci su come funzionerà il progetto, ma a conversazione su progetti, aspettative e obiettivi raggiunti da un dibattito sfrenato.

Ecco alcuni dei vantaggi di tenere una riunione di avvio del progetto:

prende tutti preparato - "Dammi sei ore per abbattere un albero e le prime quattro le passerò ad affilare l'ascia". Se Abraham Lincoln fosse vivo oggi, puoi star certo che trascorrerebbe le prime 4 ore su 6 del progetto in una riunione di avvio del progetto. Questo perché questi incontri contengono contro tutti i i passi necessari per far partire qualsiasi progetto con il piede giusto.
Implica tutti i giocatori chiave - Le riunioni di kickoff non possono iniziare se non sono presenti tutti: manager, team leader, clienti e chiunque altro abbia un interesse nel progetto. È così facile perdere traccia di chi è responsabile di cosa senza la chiarezza di una riunione preliminare per capire tutto.
Suo aperto e collaborativo - Come abbiamo detto, le riunioni di avvio del progetto sono dibattiti. I migliori si impegnano contro tutti i partecipanti e portare le migliori idee da tutti.

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8 passaggi per una riunione di avvio del progetto Kickass

Allora, cosa è incluso esattamente nell'agenda di una riunione di kickoff di un progetto? Abbiamo ristretto il campo agli 8 passaggi seguenti, ma dovresti sempre ricordare che esiste nessun menu fisso per questo tipo di riunione.

Usa questi 8 passaggi come guida, ma non dimenticare mai che l'agenda finale spetta a voi!

Passaggio n. 1: presentazioni e rompighiaccio

Naturalmente, l'unico modo per dare il via a qualsiasi kickoff meeting è far conoscere i partecipanti tra loro. Indipendentemente dalla lunghezza o dall'entità del tuo progetto, i clienti e i membri del team devono essere in buoni rapporti prima di poter lavorare insieme in modo efficiente.

Mentre una semplice introduzione di tipo "giro intorno al tavolo" è sufficiente per familiarizzare le persone con i nomi, un rompighiaccio può aggiungere un altro livello di personalità e alleggerire l'umore prima del lancio del progetto.

Prova questo: Gira la ruota 🎡

Esponi alcuni semplici argomenti introduttivi su a ruota girevole, quindi chiedi a ogni membro del team di farlo girare e rispondere a qualsiasi argomento su cui si ferma la ruota. Le domande divertenti sono incoraggiate, ma assicurati di mantenerle più o meno professionali!

Una rotella da usare come rompighiaccio.

Ne vuoi di più come questo? 💡 Abbiamo 10 rompighiaccio per ogni riunione proprio qui.

Passaggio n. 2: sfondo del progetto

Una volta terminate le formalità e i festeggiamenti, è il momento di dare il via al duro lavoro. Per avviare con successo la riunione, dovresti avere un ordine del giorno chiaro per la riunione iniziale!

Come tutte le grandi storie, è meglio iniziare dall'inizio. Delinea tutta la corrispondenza tra te e i tuoi clienti per mettere al corrente tutti coloro che sono coinvolti nel progetto su ciò che è successo finora.

Potrebbero essere screenshot di e-mail, messaggi di testo, verbali di riunioni precedenti o qualsiasi risorsa che aggiunga qualsiasi tipo di contesto per la tua azienda e il tuo cliente. Rendi più facile la visualizzazione per tutti creando una sequenza temporale.

Passaggio n. 3: domanda del progetto

Oltre allo sfondo della corrispondenza, ti consigliamo di approfondire nei dettagli di perché questo progetto è stato avviato in primo luogo.

Questo è un passaggio cruciale in quanto fornisce una chiara panoramica dei punti deboli che il progetto sta cercando di risolvere, che è qualcosa che sia i team che i clienti devono tenere sempre in prima linea nelle loro menti.

Protip ????

Fasi come questa sono maturi per la discussione. Chiedi ai tuoi clienti e la tua squadra per proporre le loro idee sul motivo per cui pensano che questo progetto sia stato inventato.

Se applicabile, dovresti sempre provare a incanalare il voce del cliente in questa sezione. Collabora con il cliente per trovare esempi reali di consumatori che menzionino punti deboli che il tuo progetto sta cercando di risolvere. Le loro opinioni dovrebbero plasmare il modo in cui il tuo team si avvicina al progetto.

Passaggio n. 4: obiettivi del progetto

Quindi hai esaminato il passato del progetto, ora è il momento di guardare il futuro.

Avere obiettivi diretti e una chiara definizione di successo per il tuo progetto aiuterà davvero il tuo team a lavorare per realizzarli. Non solo, mostrerà al tuo cliente che prendi sul serio il lavoro e che hai una posta in gioco altrettanto alta su come andrà.

Chiedi ai partecipanti alla riunione iniziale kick "come sarà il successo?" Sono più clienti? Altre recensioni? Un tasso di soddisfazione del cliente migliore?

Non importa l'obiettivo, dovrebbe essere sempre...

Realizzabile - Non sforzatevi troppo. Conosci i tuoi limiti e stabilisci un obiettivo effettivamente avere la possibilità di realizzare.
Misurabile - Sostieni il tuo obiettivo con i dati. Punta a un numero specifico e monitora i tuoi progressi verso di esso.
Timed - Datti una data di fine. Fai tutto il possibile per raggiungere i tuoi obiettivi prima di tale scadenza.

Passaggio n. 5: la dichiarazione di lavoro

Mettendo la "carne" nella "riunione di kickoff", una Dichiarazione di Lavoro (SoW) è un approfondito tuffo nelle specifiche del progetto e nel modo in cui verrà portato avanti. È il fatturazione principale nell'agenda della riunione iniziale e dovrebbe ricevere la maggior parte della tua attenzione.

Dai un'occhiata a questa infografica su cosa includere nella tua dichiarazione di lavoro:

Infografica che spiega i 6 mini-passi coinvolti nell'annunciare una dichiarazione di lavoro in una riunione di avvio del progetto.

Tieni presente che la dichiarazione di lavoro non riguarda tanto la discussione quanto il resto dell'agenda della riunione di avvio del progetto. Questo è davvero il momento per un progetto che porti semplicemente stendere il piano d'azione per il prossimo progetto, quindi salva la discussione per il prossimo punto della riunione.

Proprio come il resto della tua riunione iniziale, la tua dichiarazione di lavoro è super variabile. Le specifiche della tua dichiarazione di lavoro dipenderanno sempre dalla complessità del progetto, dalle dimensioni del team, dalle parti coinvolte, ecc.

Vuoi saperne di più? Dai un'occhiata a questo articolo completo sulla creazione di una dichiarazione di lavoro.

Passaggio n. 6: sezione domande e risposte

Anche se potresti sentirti obbligato a lasciare la sezione domande e risposte fino alla fine, in realtà ti consigliamo di trattenerla subito dopo la tua dichiarazione di lavoro.

Un segmento così corposo susciterà sicuramente domande sia da parte del tuo cliente che del tuo team. Dato che la maggior parte dell'incontro è così fresca nella mente di tutti, è meglio battere il ferro finché è caldo.

L'utilizzo di un software di presentazione interattiva per ospitare domande e risposte può aiutarti a far sì che tutto proceda senza intoppi, soprattutto se la riunione di kickoff del tuo progetto ha un numero elevato di partecipanti....

Suo organizzato - Le domande sono organizzate per popolarità (tramite voti positivi) o per tempo e possono essere contrassegnate come "con risposta" o fissate in alto.
Suo moderato - Le domande possono essere approvate e respinte prima che vengano visualizzate sullo schermo.
Suo anonimo - Le domande possono essere inviate in modo anonimo, il che significa che tutti hanno voce in capitolo.

Passaggio n. 7: potenziali problemi

Come abbiamo detto prima, un incontro di avvio del progetto significa essere il più aperti e onesti possibile. Quello è come costruisci un senso di fiducia con il tuo cliente fin dall'inizio.

A tal fine, è meglio discutere i potenziali problemi che il progetto potrebbe affrontare lungo il percorso. Qui nessuno ti chiede di predire il futuro, ma solo di stilare un elenco provvisorio di ostacoli che potresti incontrare.

Dato che tu, il tuo team e il tuo cliente vi avvicinerete a questo progetto con interessi diversi, è l'ideale per ottenerlo tutti coinvolti nella discussione del potenziale problema.

Passaggio n. 8: check-in

Entrare regolarmente in contatto con il tuo cliente è un altro modo per consolidare la fiducia tra entrambe le parti. Durante la riunione iniziale del tuo progetto, avrai alcune domande di cui rispondere che cosa, quando chi e come questi check-in stanno per avvenire.

Il check-in è un atto di equilibrio piuttosto sottile tra trasparenza e sforzo. Anche se è bello essere il più aperti e trasparenti possibile, devi gestire la situazione nell'ambito della tua disponibilità effettiva nei confronti di be aperto e trasparente.

Assicurati di aver risposto a queste domande prima della fine della riunione:

Che cosa? - Esattamente in che dettaglio il cliente ha bisogno di essere aggiornato? Hanno bisogno di conoscere ogni piccolo dettaglio dei progressi o sono solo i grandi risultati che contano?
Quando? - Con quale frequenza il tuo team dovrebbe aggiornare il tuo cliente? Dovrebbero riferire ciò che hanno fatto ogni giorno o semplicemente riassumere ciò che sono riusciti a fare alla fine della settimana?
Chi? - Quale membro del team sarà colui che manterrà i contatti con il cliente? Ci sarà un membro per ogni squadra, in ogni fase, o un solo corrispondente durante l'intero progetto?
Come? - Con quale metodo il cliente e il corrispondente rimarranno in contatto? Videochiamata regolare, e-mail o documento live continuamente aggiornato?

Come nel caso della maggior parte dei punti all'ordine del giorno di una riunione di kickoff di un progetto, è meglio discuterne apertamente. Per un team numeroso e un gruppo numeroso di clienti, potrebbe essere più semplice eseguire a sondaggio dal vivo al fine di ridurre le opzioni per stabilire la migliore formula di check-in possibile.

Vuoi saperne di più? 💡 Dai un'occhiata ad alcuni le migliori pratiche per il check-in con i tuoi clienti.

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Modello di agenda della riunione di avvio del progetto

Con il tuo incontro d'inizio sapientemente pianificato che aspetta solo di far esplodere alcune menti nella sala del consiglio, l'ultimo tocco potrebbe essere un po' di interazione per riunire tutto.

Lo sapevi solo 29% di aziende sentirsi in contatto con i propri clienti (Gallup)? Il disimpegno è un’epidemia a livello B2B e può lasciare che le riunioni iniziali sembrino un processo piatto e poco interessante attraverso le formalità.

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Tag: Incontro d'affari