რა არის პროექტის დაგეგმვის პროცესი პროექტის მენეჯმენტში?

პროექტის კარგი მენეჯმენტი მოიცავს ხუთ ფუნდამენტურ საფეხურს: დაწყების დაწყებას, დაგეგმვას, შესრულებას, მონიტორინგს და კონტროლს და დასრულებას დახურვით. მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ არცერთ წარმატებულ პროექტს არ შეუძლია იგნორირება გაუკეთოს რომელიმე ამ ეტაპს, განსაკუთრებით პროექტის დაგეგმვის პროცესს, რომელიც აკონტროლებს ყველაფერს, როგორიცაა დროულად და ბიუჯეტის ფარგლებში მიწოდება.

პროექტის დაგეგმვა არის პროექტის სასიცოცხლო ციკლის ცენტრში, რაც ასევე ნიშნავს, რომ ეს არის ყველაზე რთული ეტაპი. თუმცა, იქ მისასვლელი გზა ყოველთვის არის.

ამ სტატიაში ჩვენ ვიგებთ უფრო მეტს პროექტის დაგეგმვის, განმარტების, მაგალითების, პროცესის და დაგეგმვის რამდენიმე ხელსაწყოს შესახებ, რათა დაგეხმაროთ უკეთ გაიგოთ პროექტის დაგეგმვის პროცესი და ისწავლოთ როგორ გაუმკლავდეთ მის სირთულეებს. 

რჩევები უკეთესი ჩართულობისთვის

• პროექტის მენეჯმენტი
• პროექტის განრიგის მაგალითი
• ჩანჩქერის მეთოდოლოგია

რა არის პროექტის დაგეგმვის განმარტება?

პროექტის დაგეგმვა შეიძლება განისაზღვროს, როგორც საჭირო ნაბიჯებისა და რესურსების განსაზღვრის, ორგანიზებისა და სტრატეგიის სისტემატური პროცესი განსაზღვრულ ვადაში კონკრეტული მიზნის მისაღწევად. ეს არის პროაქტიული მიდგომა, რომელიც მოიცავს მიზნების განსაზღვრას, საგზაო რუქის ჩამოყალიბებას და რესურსების გამოყოფას პროდუქტიულობის ოპტიმიზაციისა და რისკების შესამცირებლად.

ამავე თემაზე: სტრატეგიული მართვის პროცესი | საბოლოო გზამკვლევი 7 საუკეთესო რჩევით

პროექტის დაგეგმვის პროცესის 7 ეტაპი

ამ ნაწილში ჩვენ განვიხილავთ 7 საფეხურს, რომლებიც ჩართულია პროექტის დაგეგმვაში შემდეგნაირად:

ეტაპი 1: პროექტის მიზნებისა და მიზნების განსაზღვრა

პროექტის დაგეგმვის პროცესის საწყისი ეტაპი ტრიალებს პროექტის მიზნებისა და მოცულობის მკაფიოდ განსაზღვრას. ეს გულისხმობს სასურველი შედეგების გაგებას, დაინტერესებული მხარეების იდენტიფიცირებას და გაზომვადი მიზნების დასახვას. პროექტის საზღვრების, მიწოდების და შეზღუდვების განსაზღვრა საფუძველს უქმნის შემდგომ დაგეგმვის აქტივობებს.

მაგალითად, Nike ადგენს გაყიდვების მიზანს, გაყიდოს 3,00,000 ერთეული მომავალ წელს, რაც გაიზრდება 30%-ით მიმდინარე გაყიდვებთან შედარებით.

ეტაპი 2: პროექტის ყოვლისმომცველი შეფასების ჩატარება

პროექტის საფუძვლიანი შეფასება გადამწყვეტია ინფორმირებული გადაწყვეტილების მიღებისა და რისკის შესამცირებლად. ეს ეტაპი მოიცავს პროექტის მოთხოვნების, რესურსების, პოტენციური რისკების და დამოკიდებულებების დეტალურ ანალიზს. პროექტის მიზანშეწონილობის, სიცოცხლისუნარიანობის და პოტენციური გამოწვევების შეფასებით, დამგეგმავებს შეუძლიათ წარმატების კრიტიკული ფაქტორების იდენტიფიცირება და სტრატეგიების შემუშავება პოტენციური ბლოკირების გადასაჭრელად.

ეტაპი 3: სამუშაოს დაშლის სტრუქტურის შემუშავება (WBS)

პროექტის დაგეგმვის ამ ეტაპზე, მთელი პროექტი იყოფა პატარა, მართვად კომპონენტებად. ამ მიდგომას ეწოდება სამუშაოს დაშლის სტრუქტურა (WBS), რომელიც უზრუნველყოფს ამოცანების, ქვე-ამოცანების და მიწოდების იერარქიულ წარმოდგენას, რაც უზრუნველყოფს სიცხადეს და ორგანიზაციას. ეს ხელს უწყობს რესურსების განაწილებას და ამოცანების თანმიმდევრობას და ადგენს პროექტის შესრულების ლოგიკურ ჩარჩოს.

ეტაპი 4: რესურსების შეფასება და ვადების დადგენა

რესურსების შეფასება და ვადების დადგენა ასევე გადამწყვეტია პროექტის დაგეგმვის წარმატებისთვის. ეს ეტაპი მიზნად ისახავს თითოეული ამოცანისთვის საჭირო პერსონალის, საბიუჯეტო ასიგნებებისა და მასალების განსაზღვრას. დავალების დამოკიდებულების, პრიორიტეტებისა და ხელმისაწვდომი რესურსების გათვალისწინებით, დამგეგმავებს ან მენეჯერებს შეუძლიათ განავითარონ რეალისტური ვადები, განსაზღვრონ ძირითადი ეტაპები გზაზე.

ეტაპი 5: რისკის იდენტიფიკაცია და შერბილების სტრატეგიები

არცერთი პროექტი არ არის დაცული რისკებისგან და მათი ადრეული მიდგომა სასიცოცხლოდ მნიშვნელოვანია გეგმის დამუშავებისთვის. ამ ეტაპზე ხდება პოტენციური რისკები და გაურკვევლობების იდენტიფიცირება, ანალიზი და პრიორიტეტიზაცია. შემუშავებულია პროაქტიული სტრატეგიები რისკების შესამცირებლად, რომელიც მოიცავს საგანგებო გეგმებს, რისკის გადაცემის მექანიზმებს და მოქმედების ალტერნატიულ კურსებს. რისკების რეგულარული მონიტორინგი და შეფასება უზრუნველყოფს ადაპტირებას პროექტის სიცოცხლის ციკლის განმავლობაში.

ეტაპი 6: კომუნიკაცია და დაინტერესებული მხარეების ჩართულობა

წებოს მსგავსად, ეფექტურ კომუნიკაციას შეუძლია პროექტის შეერთება. აუცილებელია საკომუნიკაციო გეგმის ჩამოყალიბება, რომელიც ასახავს არხებს, სიხშირეს და დაინტერესებული მხარეების ჩართულობას. სტატუსის რეგულარული განახლებები, პროგრესის ანგარიშები და ერთობლივი დისკუსიები ხელს უწყობს გამჭვირვალობას, აძლიერებს კოორდინაციას და მართავს დაინტერესებული მხარეების მოლოდინებს.

ეტაპი 7: მონიტორინგი, კონტროლი და შეფასება

ეფექტური პროექტის დაგეგმვის ჩარჩოს ფინალამდე მისვლა არის მუდმივი მონიტორინგისა და შეფასების ეტაპი. ეს ეტაპი ფოკუსირებულია პროგრესის თვალყურის დევნებაზე, მის შედარებაზე დადგენილ ეტაპებთან და გადახრების იდენტიფიცირებაზე. საჭიროების შემთხვევაში, კორექტირება ხდება პროექტის მიზნებთან შესაბამისობის მიზნით. მიღებული გაკვეთილები დოკუმენტირებულია, რაც შესაძლებელს ხდის ცოდნის გადაცემას და მომავალში გაუმჯობესებას.

რა არის პროექტის დაგეგმვის კომპონენტები?

აქ მოცემულია პროექტის დაგეგმვის პროცესის 7 ძირითადი კომპონენტი:

• დაგეგმვის სფერო მენეჯმენტში: მკაფიოდ განსაზღვრეთ პროექტის საზღვრები და მიზნები.
• სამუშაო დაშლის სტრუქტურა (WBS): პროექტის დაყოფა მცირე, მართვად ამოცანებად.
• ვადები და ეტაპები: რეალისტური ვადების დადგენა და ეტაპების დადგენა პროგრესის თვალყურის დევნებისთვის.
• რესურსების გამოყოფა: საჭირო რესურსების, მათ შორის პერსონალის, ბიუჯეტის და მასალების იდენტიფიცირება და გამოყოფა.
• რისკის ანალიზი და შერბილება: პოტენციური რისკების იდენტიფიცირება და მათი შერბილების სტრატეგიების შემუშავება.
• კომუნიკაციის გეგმა: ეფექტური საკომუნიკაციო არხების ჩამოყალიბება პროექტის დაინტერესებულ მხარეებს შორის კოორდინაციისა და თანამშრომლობის გასაადვილებლად.
• Მონიტორინგი და შეფასება: მექანიზმების დანერგვა პროექტის პროგრესის მონიტორინგისა და შესრულების შესაფასებლად წინასწარ განსაზღვრული KPI-ების მიხედვით.

რატომ არის საჭირო პროექტის დაგეგმვის პროცესი?

ეს ზრდის პროექტის შესრულებას და წარმატების შანსს

პროექტების წარუმატებლობის მრავალი მიზეზი არსებობს და ერთ-ერთი მათგანია გუნდის წევრებს შორის მიზნების, მიზნებისა და პასუხისმგებლობების განსაზღვრის შეუსრულებლობა (დაახლოებით 39% შეფასებით). პროექტი შეუფერხებლად არ წარიმართება, თუ გუნდის წევრები დაბნეულნი არიან თავიანთ ინდივიდუალურ როლებსა და პასუხისმგებლობებში. გარდა ამისა, მკაფიო მიზნებისა და მიზნების ნაკლებობამ ან პროექტის მიმართულებისა და მიზნის არასწორად გაგებამ შეიძლება გამოიწვიოს არასწორი თანმიმდევრობა და ფოკუსირების ნაკლებობა, რაც გამოიწვევს მოულოდნელ ხარვეზებს და ფარგლებს.

ეს აუმჯობესებს გუნდურ თანამშრომლობას და კომუნიკაციას 

კარგად ორგანიზებული გეგმა ქმნის შესაძლებლობას გუნდის წევრებს ეფექტური კომუნიკაციისა და თანამშრომლობისთვის. განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც საქმე ეხება უწყებათაშორის ან კომპანიებს შორის პროექტებს, მრავალი პერსონალისა და სხვადასხვა წარმომავლობის ექსპერტების ერთად მომუშავე, დაგეგმვის როლი კიდევ უფრო აშკარაა. შედეგად, მკაფიო კომუნიკაცია და თანამშრომლობა აძლიერებს გუნდურ მუშაობას, ხელს უწყობს საერთო ხედვას, ნაკლები თანამშრომლების კონფლიქტებს და ხელს უწყობს პროექტის პოზიტიურ გარემოს.

ის უზრუნველყოფს რესურსების ოპტიმიზაციას

დაგეგმვა არის საბოლოო პრაქტიკა რესურსების საუკეთესო გამოყენებისთვის, მათ შორის დროის, ადამიანური რესურსების, ბიუჯეტის, აღჭურვილობისა და მასალების ჩათვლით. საჭირო რესურსების წინასწარ იდენტიფიცირებით, პროექტის გუნდს შეუძლია უზრუნველყოს სწორი რესურსების სწორ დროს ხელმისაწვდომობა, შეფერხებებისა და დუბლირების მინიმუმამდე შემცირება, ასევე ეფექტურობის ოპტიმიზაცია.

ეს ამცირებს რისკებს და მოულოდნელ პრობლემებს

რისკების ადრეული იდენტიფიცირებით, პროექტის გუნდს შეუძლია შეიმუშაოს რისკებზე რეაგირების დაგეგმვის სტრატეგიები და საგანგებო გეგმები მათ მოსაგვარებლად. ეს პროაქტიული მიდგომა ეხმარება შეამციროს რისკების ალბათობა და გავლენა, გააუმჯობესოს პროექტის შესრულება და შეამციროს წარუმატებლობის შანსები.

რა არის საუკეთესო პროექტის დაგეგმვის პროცესი?

პროექტის უკეთესი დაგეგმვისთვის და ასევე იმ გამოწვევების დასაძლევად, რომლებიც შეიძლება შეგვხვდეს დაგეგმვისას, ღირს პროექტის დაგეგმვის ზოგიერთი მეთოდოლოგიის გათვალისწინება. ისინი ეხება სტრუქტურირებულ მიდგომებს და ჩარჩოებს, რომლებიც გამოიყენება პროექტების ეფექტურად დაგეგმვისა და მართვისთვის.

ჩანჩქერის დაგეგმვა

ჩანჩქერის მეთოდოლოგია არის თანმიმდევრული მიდგომა, რომელიც ყოფს პროექტს განსხვავებულ ფაზებად, თითოეული ფაზა აგებულია წინაზე. იგი მიჰყვება წრფივ პროგრესიას, სადაც თითოეული ეტაპი უნდა დასრულდეს შემდეგზე გადასვლამდე. ძირითადი ეტაპები, როგორც წესი, მოიცავს მოთხოვნების შეგროვებას, დიზაინს, განვითარებას, ტესტირებას, განლაგებას და შენარჩუნებას. ჩანჩქერი საუკეთესოდ შეეფერება კარგად განსაზღვრული და სტაბილური მოთხოვნების მქონე პროექტებს.

PRINCE2 (პროექტები კონტროლირებად გარემოში)

PRINCE2 არის პროცესზე დაფუძნებული პროექტის მართვის მეთოდოლოგია, რომელიც ფართოდ გამოიყენება გაერთიანებულ სამეფოში და გლობალურად. ის უზრუნველყოფს სტრუქტურირებულ ჩარჩოს პროექტის დაგეგმვის, მონიტორინგისა და კონტროლისთვის. PRINCE2 ყოფს პროექტებს მართვად ეტაპებად და ხაზს უსვამს ეფექტურ მმართველობას, რისკების მართვას და დაინტერესებულ მხარეთა ჩართულობას. იგი ფართოდ არის აღიარებული ბიზნესის დასაბუთებაზე და ყოვლისმომცველ დოკუმენტაციაზე ფოკუსირებისთვის.

PRISM (პროექტების ინტეგრაცია, სფერო, დრო და რესურსების მართვა)

PRISM არის პროექტის მართვის მეთოდოლოგია, რომელიც შემუშავებულია პროექტის მართვის ინსტიტუტის (PMI) მიერ. ის უზრუნველყოფს ყოვლისმომცველ ჩარჩოს, რომელიც მოიცავს ინტეგრაციას, ფარგლებს, დროსა და რესურსების მართვას. PRISM ხაზს უსვამს სტრუქტურირებულ მიდგომას პროექტის დაგეგმვისას, რომელიც მოიცავს პროცესებს, როგორიცაა პროექტის მიზნების განსაზღვრა, სამუშაოს დაშლის სტრუქტურების შექმნა, აქტივობების დაგეგმვა და რესურსების განაწილება.

ამავე თემაზე: საუკეთესო სტრატეგიული დაგეგმვის შაბლონები 2024 წელს | ჩამოტვირთეთ უფასოდ

რა არის პროექტის დაგეგმვის ინსტრუმენტები და პროგრამული უზრუნველყოფა?

პროექტის დაგეგმვის ინსტრუმენტები და პროგრამული უზრუნველყოფა გახდა შეუცვლელი პროექტის ეფექტური მართვისთვის დღევანდელ სწრაფ და დინამიურ ბიზნეს ლანდშაფტში. როგორც პროექტის მენეჯერს, შეიძლება გინდოდეთ გადახედოთ ამ მთავარ წინადადებებს:

Microsoft პროექტის არის ყოვლისმომცველი პროექტის დაგეგმვის პროგრამა, რომელიც ფართოდ გამოიყენება პროფესიონალების მიერ სხვადასხვა ინდუსტრიაში. ის გთავაზობთ უამრავ ძლიერ ფუნქციას ამოცანების, რესურსების, ვადების და ბიუჯეტის მართვისთვის.

ასანა არის მრავალმხრივი პროექტის დაგეგმვის ინსტრუმენტი, რომელიც ცნობილია თავისი ძლიერი მახასიათებლებით და მოქნილობით. ის გთავაზობთ ცენტრალიზებულ პლატფორმას გუნდებისთვის, რათა დაგეგმონ, მოაწყონ და აკონტროლონ პროექტები ეფექტურად.

Trello არის ამოცანების დაგეგმვის პოპულარული პროგრამა, რომელიც ცნობილია თავისი სიმარტივით და ვიზუალური მიმზიდველობით. მისი მოსახერხებელი ინტერფეისი შედგება დაფებისგან, სიებისგან და ბარათებისგან, რაც გუნდებს საშუალებას აძლევს მოაწყონ და პრიორიტეტულად დაადგინონ ამოცანები.

ამავე თემაზე: 10 რჩევა 2024 წელს ასანას პროექტის მენეჯმენტის ეფექტურად გამოყენებისთვის

რა არის პროექტის დაგეგმვის 10 ნაბიჯი?

პროექტის დაგეგმვის პროცესი განსხვავებულია ორგანიზაციიდან ორგანიზაციამდე, რაც დამოკიდებულია პროექტების მასშტაბზე და მასშტაბზე. ზოგიერთ მენეჯერს შეიძლება ურჩევნია პროექტის დაგეგმვის 10 ნაბიჯი შემდეგნაირად:

1. განსაზღვრეთ პროექტის მიზნები და მიზნები.
2. პროექტის დაინტერესებული მხარეების იდენტიფიცირება.
3. ჩაატარეთ პროექტის მასშტაბის საფუძვლიანი ანალიზი.
4. შეიმუშავეთ სამუშაოს დაშლის დეტალური სტრუქტურა (WBS).
5. განსაზღვრეთ პროექტის დამოკიდებულებები და დავალებების თანმიმდევრობა.
6. შეაფასეთ რესურსების მოთხოვნები და შექმენით რესურსების გეგმა.
7. რეალისტური პროექტის განრიგის შემუშავება.
8. პროექტის რისკების იდენტიფიცირება და შეფასება.
9. შექმენით კომუნიკაციის გეგმა.
10. მიიღეთ პროექტის დამტკიცება და დაასრულეთ პროექტის გეგმა.

ხშირად დასმული შეკითხვები

საბოლოო ფიქრები

მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ პროექტის დაგეგმვა საუკეთესო პროცესია ყველაფრის პოზიტიურ პროგრესში შესანარჩუნებლად. მიუხედავად იმისა, რომ პროექტის დაგეგმვის პროგრამამ შეიძლება ხელი შეუწყოს პროექტის დაგეგმვის პროცესის პროდუქტიულობის გაუმჯობესებას, გთხოვთ, არ მიიღოთ ეს თავისთავად, პროექტის მენეჯერის და გუნდის კოორდინაციის როლი ბევრად უფრო მნიშვნელოვანია.

ასე რომ, არ დაგავიწყდეთ გქონდეთ გაცნობითი ხასიათის შეხვედრა დააკავშირეთ ყველა გუნდი პროექტის დასაწყისში და უნარების ტრენინგი, რათა უზრუნველყოთ თქვენი გუნდების მაღალი ეფექტურობა და მოტივაცია მთელი პროექტის განმავლობაში. თუ გჭირდებათ უფრო საინტერესო და საინტერესო შეხვედრის პრეზენტაციები ან ტრენინგი, AhaSlides შეიძლება იყოს თქვენი საუკეთესო პარტნიორი მრავალი უფასო მოწინავე ფუნქციით და შაბლონით და კონკურენტული ფასების გეგმით ყველა კომპანიისთვის.

Ref: BIJU'S | კვირის გეგმა | მასწავლებლის მიზანი