Окуяларды пландаштыруунун текшерүү тизмеси | Улуу мисалдар менен кадам-кадам колдонмо

Сиз иш-чара уюштуруучу болууга даярсызбы? Андан ары караба иш-чараны пландаштыруу текшерүү тизмеси- ар бир иш-чара пландоочу үчүн акыркы куралы.  

бул blog пост, биз мисалдар менен иш-чараны пландаштыруунун текшерүү тизмесин түзүү боюнча кадам-кадам жолду табабыз. Маанилүү тапшырмаларды аткаруудан баштап, бардыгынын үзгүлтүксүз иштешин камсыздоого чейин, жакшы иштелип чыккан текшерүү тизмеси ийгиликтүү иш-чараларды өткөрүү үчүн сиздин жашыруун куралыңыз болоорун билип алыңыз. 

Баштайлы!

Мазмуну

• жалпы көрүнүш
• Окуяны пландаштыруунун текшерүү тизмеси деген эмне?
• Окуяларды пландаштыруу текшерүү тизмесин түзүү үчүн кадам-кадам колдонмо
• Окуяларды пландаштыруунун текшерүү тизмесинин мисалдары
• Негизги Takeaways
• Көп берилүүчү суроолор

жалпы көрүнүш

"Текшерүү тизмеси" эмнени билдирет?	Текшерүү тизмеси - бул текшерүү жана бүтүрүү керек болгон тапшырмалардын же нерселердин тизмеси.
Текшерүү баракчаларынын пайдасы	Ээрчүү оңой, убакытты үнөмдөө жана күч-аракетти эстеп калуу, өндүрүмдүүлүктү жогорулатуу, ар кандай тапшырмаларды аткарган сайын көбүрөөк эндорфиндерди алыңыз.

Окуяны пландаштыруунун текшерүү тизмеси деген эмне?

Элестетиңиз, сиз туулган күн же компаниянын чогулушу сыяктуу фантастикалык иш-чараны өткөргүңүз келет. Сиз баары ойдогудай болуп, чоң ийгиликке жетишин каалайсыз, туурабы? Окуяны пландаштыруунун текшерүү тизмеси буга жардам берет.

Аны иш-чараны пландаштыруучулар үчүн атайын иштелип чыккан иштердин тизмеси деп ойлоңуз. Ал иш-чараны уюштуруунун ар кандай аспектилерин камтыйт, мисалы, жерди тандоо, коноктордун тизмесин башкаруу, бюджетти түзүү, логистика, жасалгалоо, тамактануу, көңүл ачуу жана башкалар. Текшерүү баракчасы жол картасынын ролун аткарып, башынан аягына чейин этап-этабы менен аткарыла турган негизди камсыз кылат.

Иш-чараны пландаштыруу тизмесине ээ болуу бир нече себептерден улам пайдалуу. 

• Ал прогресске көз салууга, аткарылган тапшырмаларды белгилөөгө жана дагы эмне кылуу керек экенин оңой көрүүгө мүмкүндүк берет.
• Бул бардык базаларды камтууга жана ар тараптуу окуя тажрыйбасын түзүүгө жардам берет.
• Бул реалдуу мөөнөттөрдү коюуга жана ар бир тапшырмага убакыт бөлүүгө мүмкүндүк берет.
• Бул иш-чараны пландаштыруу тобунун ортосунда натыйжалуу кызматташууга жана координациялоого өбөлгө түзөт.

Жакшыраак катышуу үчүн кеңештер

• Окуяларды башкаруу боюнча колдонмо
• Окуянын түрлөрү
• Тармактык суроолор

Кечелериңизди жылытуунун интерактивдүү жолун издеп жатасызбы?

Кийинки жолугушууларыңызда ойноо үчүн акысыз шаблондорду жана тесттерди алыңыз. Бекер катталып, каалаганыңызды алыңыз AhaSlides!

🚀 Акысыз каттоо эсебин алыңыз

Окуяларды пландаштыруу текшерүү тизмесин түзүү үчүн кадам-кадам колдонмо

Иш-чараны пландаштыруунун текшерүү тизмесин түзүү татаал болбошу керек. Сиз кадам-кадам көрсөтмөнү аткаруу менен конкреттүү окуяңыз үчүн толук жана ийгиликтүү текшерүү тизмесин түзө аласыз:

1-кадам: Иш-чаранын масштабын жана максаттарын аныктоо 

Иш-чараңыздын максатын жана милдеттерин түшүнүү менен баштаңыз. Сиз пландаштырып жаткан иш-чаранын түрүн аныктаңыз, ал конференция, үйлөнүү же корпоративдик кече болобу. Иш-чаранын максаттарын, максаттуу аудиторияны жана кандайдыр бир конкреттүү талаптарды тактаңыз. Бул маалымат сизге текшерүү тизмесин жана иш-чараны пландаштыруу тапшырмаларын ылайыкташтырууга жардам берет. 

Сиз аныктоо үчүн төмөнкүдөй кээ бир суроолорду колдоно аласыз: 

• Иш-чараңыздын максаты эмнеде? 
• Сиздин иш-чаранын максаттары кандай? 
• максаттуу аудитория ким?
• Сиз жооп беришиңиз керек болгон кандайдыр бир конкреттүү талаптар барбы?

2-кадам: Пландаштыруунун негизги категорияларын аныктоо 

Андан кийин, пландоо процессин логикалык категорияларга бөлүңүз. Өтүүчү жай, бюджет, конокторду башкаруу, логистика, маркетинг, жасалгалар, тамак-аш жана суусундуктар, көңүл ачуу жана башка тиешелүү чөйрөлөр сыяктуу аспектилерди карап көрүңүз. Бул категориялар текшерүү тизмеңиздин негизги бөлүмдөрү катары кызмат кылат.

3-кадам: Акыл чабуулу жана негизги тапшырмалардын тизмеси 

Ар бир пландаштыруу категориясынын ичинде мээ чабуулу жана аткарылышы керек болгон бардык маанилүү иштерди тизмектеңиз. 

• Мисалы, орун категориясы боюнча, сиз жерлерди изилдөө, сатуучулар менен байланышуу жана келишимдерди камсыздоо сыяктуу тапшырмаларды камтысаңыз болот. 

Конкреттүү болуңуз жана эч нерсени калтырбаңыз. Ар бир категория үчүн кандай негизги милдеттерди аткаруу керек?

4-кадам: Тапшырмаларды хронологиялык тартипте уюштуруңуз 

Сизде тапшырмалардын толук тизмеси болгондон кийин, аларды логикалык жана хронологиялык тартипте жайгаштырыңыз. 

Иш-чаранын датасын белгилөө, өткөрүү ордун камсыз кылуу жана бюджетти түзүү сыяктуу пландаштыруу процессинин башында аткарылышы керек болгон тапшырмалардан баштаңыз. Андан кийин, чакырууларды жөнөтүү жана иш-чаранын программасын жыйынтыктоо сыяктуу иш-чара датасына жакыныраак аткарыла турган тапшырмаларга өтүңүз.

5-кадам: Милдеттерди жана мөөнөттөрдү дайындоо 

Иш-чараны пландаштыруу процессине катышкан жеке адамдарга же команда мүчөлөрүнө ар бир тапшырма үчүн жоопкерчиликтерди дайындаңыз. 

• Ар бир тапшырманы аткаруу үчүн ким жооп берерин так аныктаңыз. 
• Көз карандылыкты жана окуянын жалпы убактысын эске алып, ар бир тапшырма үчүн реалдуу мөөнөттөрдү белгилеңиз. 
• Командаңыздын арасында тапшырмаларды кантип бөлүштүрөсүз?

Бул иш-аракет команданын ортосунда милдеттерди бөлүштүрүүнү жана прогресстин натыйжалуулугун көзөмөлдөөнү камсыз кылат.

6-кадам: Артка кадам таштаңыз жана текшерүү тизмеңизди карап чыгыңыз 

Иш-чаранын текшерүү тизмесин уюштуруп жатканда, анын бардык керектүү тапшырмаларды камтыганына жана жакшы структураланганына ынануу керек. Баалуу түшүнүктөрдү жана сунуштарды чогултуу үчүн иш-чараны пландаштыруу боюнча башка адистерден же кесиптештерден маалымат алууну карап көрүңүз. Пикириңиздин жана иш-чараңыздын конкреттүү талаптарынын негизинде текшерүү тизмесин тактаңыз.

7-кадам: Кошумча маалымат жана эскертүүлөрдү кошуу

Кошумча маалымат жана эскертүүлөр менен текшерүү тизмеңизди өркүндөтүңүз. Сатуучулар үчүн байланыш маалыматын, маанилүү эскертүүлөрдү жана аткарылышы керек болгон ар кандай конкреттүү нускамаларды же көрсөтмөлөрдү камтыңыз. Кандай кошумча маалымат тапшырманы так аткарууга жардам берет?

8-кадам: Жаңыртуу жана зарыл болгон өзгөртүү

Эсиңизде болсун, сиздин текшерүү тизмеңиз таш менен белгиленген эмес. Бул динамикалык документ, аны жаңыртып, зарыл болгон учурда өзгөртүүгө болот. Жаңы тапшырмалар пайда болгондо же оңдоолор керек болгондо жаңыртыңыз. Ар кандай өзгөрүүлөрдү чагылдыруу үчүн текшерүү тизмесин үзгүлтүксүз карап чыгыңыз. 

Окуяларды пландаштыруунун текшерүү тизмесинин мисалдары

1/ Категория боюнча иш-чараны пландаштыруунун текшерүү тизмеси

Бул жерде категория боюнча иш-чара пландаштыруу текшерүү тизмеси мисал:

Окуяларды пландаштыруунун текшерүү тизмеси:

A. Окуянын масштабын жана максаттарын аныктаңыз

• Окуянын түрүн, максаттарын, максаттуу аудиториясын жана конкреттүү талаптарды аныктаңыз.

B. Өтүүчү жер

• Потенциалдуу жерлерди изилдөө жана тандоо.
• Жайгашкан жерлерге барыңыз жана варианттарды салыштырыңыз.
• Өтүүчү жерди бүтүрүп, келишимге кол коюңуз.

C. Бюджет

• Иш-чаранын жалпы бюджетин аныктоо.
• Ар кандай категорияларга (өтүүчү жай, тамактануу, жасалгалоо ж.б.) каражат бөлүү.
• Чыгымдарды көзөмөлдөп, зарылчылыкка жараша бюджетти тууралаңыз.

D. Конокторду башкаруу

• Конок тизмесин түзүп, RSVPтерди башкарыңыз.
• Чакырууларды жөнөтүңүз.
• Катышууну ырастоо үчүн конокторду ээрчиңиз.
• Отуруучу жайларды жана ысымдардын белгилерин уюштуруңуз

E. Логистика

• Керек болсо, коноктор үчүн транспорт уюштуруу.
• Аудиовизуалдык жабдууларды жана техникалык колдоону координациялоо.
• Окуяны орнотуу жана бөлүштүрүү үчүн план.

D. Маркетинг жана жылдыруу

• Маркетинг планын жана мөөнөтүн иштеп чыгуу.
• Жарнамалык материалдарды түзүңүз (паракчалар, социалдык тармактардагы билдирүүлөр, ж.б.).

E. Декорациялар

• Иш-чаранын темасын жана каалаган чөйрөнү чечиңиз.
• Гүлдөр, борборлор жана белги сыяктуу жасалгаларды булагы жана буйрутмасы.
• Иш-чаранын көрнөктөрүн жана баннерлерин уюштуруңуз.

F. Тамак-аш жана суусундуктар

• Тамактануу кызматын тандаңыз же менюну пландаштырыңыз.
• Диеталык чектөөлөрдү же атайын талаптарды канааттандыруу.

Г. Оюн-зоок жана программа

• Иш-чаранын программасын жана графигин аныктаңыз.
• Топ, ди-джей же спикерлер сыяктуу көңүл ачууну жалдаңыз.
• Бардык презентацияларды же баяндамаларды пландап, репетициялаңыз.

H. Жеринде координациялоо

• Окуя күнү үчүн деталдуу график түзүңүз.
• Иш-чара командасы менен расписание жана күтүүлөр менен байланыш.
• Орнотуу, каттоо жана башка жер-жерлердеги тапшырмалар үчүн команданын мүчөлөрүнө конкреттүү милдеттерди дайындаңыз.

I. Байкоо жана баалоо

• Конокторго, демөөрчүлөргө жана катышуучуларга ыраазычылык каттарын же электрондук каттарды жөнөтүңүз.
• Катышуучулардан пикир чогултуу.
• Иш-чаранын ийгилигин жана жакшырта турган жерлерин карап чыгыңыз.

2/ Тапшырма жана мөөнөттөр боюнча иш-чараны пландаштыруунун текшерүү тизмеси 

Бул жерде иш-чараны пландаштыруунун текшерүү тизмесинин үлгүсү келтирилген, ал эки тапшырманы жана электрондук жадыбал катары форматталган убакыт тилкесин кайра санаууну камтыйт:

Timeline	милдеттери
8 - 12 ай	- Иш-чаранын максаттарын, милдеттерин жана максаттуу аудиторияны аныктоо.
Окуя алдында	- Иш-чаранын датасын жана убактысын аныктоо.
	- Алдын ала бюджетти түзүү.
	- Изилдөө жана жерди тандоо.
	- Команда түзө баштаңыз же иш-чаранын пландоочусун жалдаңыз.
	- сатуучулар жана жеткирүүчүлөр менен алгачкы талкууларды баштоо.
6 - 8 ай	- Өтүүчү жайды тандоону жыйынтыктоо жана келишимге кол коюу.
Окуя алдында	- Иш-чаранын темасын жана концепциясын иштеп чыгуу.
	- Иш-чаранын деталдуу планын жана хронологиясын түзүңүз.
	- Маркетинг жана иш-чараны илгерилетүү баштоо.
2 - 4 ай	- Иш-чаранын графигин жана программасын жыйынтыктоо.
Окуя алдында	- конкреттүү талаптар боюнча сатуучулар менен макулдашуу.
	- зарыл уруксаттарды же лицензияларды алууну уюштуруу.
	- Иш-чаранын логистикасын пландаштыруу, анын ичинде орнотуу жана бузуу.
1 Month	- Катышуучулардын тизмесин жана отургучтарды бекитүү.
Окуя алдында	- Көңүл ачуу же спикерлер менен чоо-жайын ырастаңыз.
	- Иш-чаранын деталдуу планын түзүңүз жана милдеттерди өткөрүп бериңиз.
	- Иш-чара өткөрүлүүчү жайды акыркы кыдыруу.
1 Жума	- сатуучулар жана жеткирүүчүлөр менен бардык маалыматтарды ырастаңыз.
Окуя алдында	- Кадрлардын акыркы эсебин жүргүзүп, аны иш-чара өткөрүлүүчү жай жана тамактануучулар менен бөлүшүңүз.
	- Иш-чаранын материалдарын, ат белгилерин жана каттоо материалдарын даярдаңыз.
	- аудиовизуалдык жабдууларга жана технологияга талаптарды эки жолу текшериңиз.
	- Өзгөчө кырдаалдардын жана күтүлбөгөн кырдаалдардын планын түзүү.
Иш-чара күнү	- Орнотууга көз салуу үчүн жайга эрте келиңиз.
	- Бардык сатуучулар жана жеткирүүчүлөр график боюнча иштешин камсыз кылуу.
	- Келгенден кийин катышуучуларды тосуп алуу жана каттоо.
	- Окуялардын жүрүшүн көзөмөлдөп, акыркы мүнөттөрдө өзгөрүүлөрдү же маселелерди башкарыңыз.
	- Иш-чараны жыйынтыктап, катышуучуларга ыраазычылык билдирип, пикирлерди чогултуу.
Кийинки иш-чара	- Катышуучуларга жана демөөрчүлөргө ыраазычылык каттарын же электрондук каттарды жөнөтүңүз.
	- Катышуучулардан жана кызыкдар тараптардан окуя боюнча пикирлерди чогултуу.
	- Окуядан кийинки баалоо жана репортаж жүргүзүү.
	- Иш-чараны каржылоону жыйынтыктоо жана төлөнбөгөн төлөмдөрдү жөнгө салуу.
	- Иш-чаранын ийгилигине жана жакшыртууга боло турган жактарына карап көрүңүз.

Белгилүү иш-чараңыздын муктаждыктарына жараша иш-чараны пландаштыруунун текшерүү тизмесин ыңгайлаштырууну жана талап кылынган убакыт тилкесин тууралоону унутпаңыз.

Негизги Takeaways

Иш-чараны пландаштыруунун текшерүү тизмесинин жардамы менен иш-чараны пландаштыруучулар өз милдеттерин аткарып, прогресске көз салып, маанилүү деталдарды көз жаздымда калтырбоого болот. Иш-чаранын текшерүү тизмеси иш-чараны пландаштыруу процессинин ар бир этабында пландоочуларды жетектеп, аларга уюшкандыкта, эффективдүү жана көңүл бурууга жардам берген жол картасы катары кызмат кылат.

Андан тышкары, AhaSlidesсыяктуу аудиторияны тартуу үчүн интерактивдүү функцияларды сунуштайт түз добуш берүү, Суроо-жооп сессиялары, жана интерактивдүү презентация Калып:. Бул өзгөчөлүктөр иш-чаранын тажрыйбасын андан ары жогорулатууга, катышуучулардын катышуусуна көмөктөшүүгө жана баалуу түшүнүктөрдү жана пикирлерди чогулта алат.

Көп берилүүчү суроолор

Шилтеме: Технология Грузия институту

Tags: Болумушту башкаруу

Share