Окуяларды пландаштыруу 101 | Жаңы баштагандар үчүн эң сонун жол

Биздин башталгыч колдонмобузга кош келиңиз иш-чараларды пландаштыруу! Эгер сиз бул кызыктуу дүйнөдө жаңы болсоңуз жана саякатыңызды баштоону кааласаңыз, сизди жакшы көрө аласыз! Бул блогдо биз иш-чараны пландаштыруунун маанилүү элементтерин сунуштайбыз жана иш-чараны пландаштыруунун негизги кадамдары (+акысыз шаблон), эң сонун жерди тандоодон баштап, бюджетти түзүү жана логистиканы координациялоого чейин. 

Унутулгус окуялардын эшигин ачууга даяр болуңуз!

Мазмуну

• жалпы көрүнүш
• Окуяны пландаштыруу деген эмне?
• Эмне үчүн окуяны пландаштыруу маанилүү?
• Иш-чараны пландаштырууга ким жооптуу?
• Окуяларды пландаштыруунун 7 этаптары кандай?
• Ийгиликтүү окуяны кантип пландоо керек
• Акысыз Окуяларды пландаштыруу шаблону 
• Негизги Takeaways
• Көп берилүүчү суроолор 

жалпы көрүнүш

Жакшыраак катышуу үчүн кеңештер

• Баары билиши керек жөнүндө Болумушту башкаруу
• Окуянын түрү
• Business Networking

Окуяны пландаштыруу деген эмне?

Ийгиликтүү окуяны түзүү үчүн зарыл болгон бардык компоненттерди жана милдеттерди уюштуруу жана координациялоо окуяны пландаштыруу деп аталат. Бул иш-чаранын максаты, максаттуу аудиториясы, бюджети, логистикасы, жерди тандоо, сатуучуларды координациялоо, мөөнөт жана жалпы аткаруу сыяктуу ар кандай факторлорду кылдат башкарууну камтыйт. 

Мисалы, сиз досуңуздун туулган күнүн өткөрүүнү пландаштырып жатасыз. Иш-чараны пландаштыруу этаптары төмөнкүлөрдү камтыйт:

• Кеченин күнүн, убактысын жана ордун чечиңиз. 
• Коноктордун тизмесин түзүп, чакырууларды жөнөтүңүз.
• Кеченин темасын же стилин, жасалгаларды жана сиз камтууну каалаган конкреттүү иш-чараларды же көңүл ачууну тандаңыз. 
• Тамак-аш, суусундуктарды жана отургучтарды уюштуруу.
• Күтүлбөгөн маселелерди башкарып, бардыгы планга ылайык жүрүп жатканын текшериңиз.
• ...

Эмне үчүн окуяны пландаштыруу маанилүү?

Иш-чараны пландаштыруунун максаттары сиздин уюм алууну каалаган максаттар болушу мүмкүн. Бул иш-чараны пландаштыруу иш-чараны уюштуруу процессине тартипти жана структураны алып келет дегенди билдирет. Мисалы, бардык керектүү элементтерди алдын ала кылдат пландаштыруу жана координациялоо акыркы мүнөттөрдө баш аламандыктын алдын алууга жардам берет жана бардыгынын бир калыпта иштешин камсыздайт. Тийиштүү пландоо жок болсо, иш-чара учурунда уюшкандыктын, башаламандыктын жана мүмкүн болуучу кырсыктардын коркунучу жогору.

• Мисалы, баяндамачылар келбей калган конференцияны элестетиңиз, катышуучулар өтүүчү жайды кыдырып чыгууда кыйынчылыктарга туш болушат жана презентациялар учурунда техникалык маселелер пайда болот. Мындай жагдайлар иш-чаранын натыйжалуулугуна тоскоол болуп, катышуучулардын терс тажрыйбасын жаратышы мүмкүн. Натыйжалуу иш-чара пландаштыруу мындай көйгөйлөрдөн качууга жардам берет жана иш-аракеттердин үзгүлтүксүз жана натыйжалуу агымын камсыз кылат.

Иш-чараны пландаштырууга ким жооптуу?

Иш-чараны пландаштырууга жооптуу адам же команда иш-чаранын мүнөзүнө жана масштабына жараша болот. Кичинекей иш-чаралар жеке адам же кичинекей команда тарабынан пландаштырылып, аткарылышы мүмкүн, ал эми чоңураак иш-чаралар пландаштыруу процессин натыйжалуу башкаруу үчүн адистердин жана ыктыярчылардын кеңири тармагын талап кылат. 

Бул жерде, адатта, иш-чараны пландаштырууда тартылган бир нече негизги ролдор:

• Иш-чаранын пландоочусу/координатору:Иш-чаранын пландоочусу же координатору - бул иш-чараларды уюштурууга жана башкарууга адистешкен кесипкөй. Алар алгачкы концепцияны иштеп чыгуудан баштап ишке ашырууга чейинки иш-чараны пландаштыруунун бардык аспектилери үчүн жооптуу. Мындан тышкары, алар иш-чаранын максаттары аткарылышын камсыз кылуу үчүн кардар же окуянын кызыкдар тараптары менен тыгыз иштешет.
• Иш-чара комитети/уюштуруу комитети:Чоң иш-чаралар же уюмдар же жамааттар тарабынан уюштурулган иш-чаралар үчүн иш-чара комитети же уюштуруу комитети түзүлүшү мүмкүн. Алар маркетинг жана жылдыруу, демөөрчүлүктү алуу, программаны иштеп чыгуу, логистика жана ыктыярчыларды координациялоо сыяктуу ар кандай аспектилерди чечүү үчүн кызматташат.

Бул тартуу деңгээли жана конкреттүү ролдор окуянын өлчөмүнө, татаалдыгына жана жеткиликтүү ресурс боюнча ар кандай болушу мүмкүн экенин белгилей кетүү маанилүү.

Окуяларды пландаштыруунун 7 этаптары кандай?

Ошентип, окуяны пландаштыруу процесси деген эмне жана анда канча этап бар? Иш-чараны пландаштыруу процесси, адатта, төмөнкү жети этаптан турат: 

1-этап: Изилдөө жана концептуалдаштыруу: 

Иш-чаранын максатын, максаттуу аудиториясын жана тармактын тенденцияларын түшүнүү үчүн кылдат изилдөө жүргүзүңүз. Иш-чаранын так концепциясын иштеп чыгуу, анын максаттарын, темасын жана каалаган натыйжаларды көрсөтүү.

2-этап: Пландоо жана бюджеттөө: 

Бардык керектүү элементтерди, милдеттерди жана мөөнөттөрдү камтыган деталдуу планды түзүңүз. Иш-чаранын ар кандай аспектилерине каражат бөлгөн комплекстүү бюджетти иштеп чыгуу.

3-этап: Өтүүчү жайды тандоо жана сатуучуларды координациялоо: 

Иш-чаранын талаптарына жана бюджетине шайкеш келген ылайыктуу жерди аныктап, камсыз кылыңыз. Иш-чаранын муктаждыктарын канааттандыруу үчүн сатуучулар жана кызмат көрсөтүүчүлөр, мисалы, тамактануу, аудиовизуалдык техниктер, жасалгалоочулар жана транспорт кызматтары менен координациялаңыз.

4-этап: Маркетинг жана жылдыруу: 

Маркетинг жана жылдыруу иш-чараны пландаштыруунун эң маанилүү кадамдарынын бири болуп саналат. Маалымдуулукту түзүү жана катышуучуларды тартуу үчүн стратегиялык маркетинг жана жылдыруу планын иштеп чыгуу. Максаттуу аудиторияга натыйжалуу жетүү жана иш-чаранын баалуу сунуштарын жеткирүү үчүн ар кандай каналдарды, анын ичинде онлайн платформаларды, социалдык медианы, электрондук маркетингди жана салттуу жарнаманы колдонуңуз.

5-этап: Окуянын аткарылышы: 

Иш-чаранын логистикалык аспектилерин, анын ичинде каттоо жана билеттерди, отургучтарды уюштуруу, аудиовизуалдык орнотууларды жана жеринде башкарууну көзөмөлдөңүз. Иш-чаралардын үзгүлтүксүз жүрүшүн камсыз кылуу жана иш-чаранын жүрүшүндө келип чыгышы мүмкүн болгон маселелерди чечүү үчүн кызматкерлер, сатуучулар жана ыктыярчылар менен координациялаңыз.

6-этап: Катышуучунун катышуусу жана тажрыйбасы: 

Катышуучулар үчүн кызыктуу жана эсте каларлык тажрыйба түзүңүз. Алардын кызыкчылыктарына жана күтүүлөрүнө жооп берген иш-чараларды, презентацияларды, көңүл ачууларды жана тармактык мүмкүнчүлүктөрдү пландаштырыңыз жана уюштуруңуз. Катышуучунун жалпы тажрыйбасын жакшыртуу үчүн белги, жасалгалар жана жекелештирилген тийүү сыяктуу деталдарга көңүл буруңуз.

7-этап: Окуядан кийинки баалоо жана байкоо: 

Катышуучулардын, кызыкдар тараптардын жана команда мүчөлөрүнүн пикирлерин чогултуу менен иш-чаранын ийгилигине баа бериңиз. Белгиленген максаттарга каршы иш-чаранын жыйынтыгын талдоо жана каржылык аспектилерин карап чыгуу. 

Келечектеги окуяны пландаштыруу процесстерин тактоо үчүн жакшыртуу багыттарын аныктаңыз жана алынган сабактарды алыңыз. Андан тышкары, катышуучулар, демөөрчүлөр жана өнөктөштөр менен ыраазычылык билдирип, мамилелерди сактап калыңыз.

Кантип ийгиликтүү иш-чара пландоо түзүү керек?

Иш-чараны пландаштыруу үчүн жалпы макулдашылган элементтердин жыйындысы жок болсо да, бул жерде көбүнчө иш-чараны натыйжалуу пландаштыруу үчүн маанилүү деп эсептелген негизги элементтер бар:

1/ Таза максаттар:  

Иш-чаранын максаттарын жана милдеттерин белгилөө. Эмнеге жетүүнү каалап жатканыңызды түшүнүңүз жана бардык пландаштыруу аракеттерин ошого жараша түзүңүз. Бул каражат чогултуу болобу, тармактык байланышты өркүндөтүү, продуктуну жылдыруу же маанилүү учурду белгилөө. 

2/ Бюджетти башкаруу: 

Реалдуу бюджетти иштеп чыгуу жана иш-чаранын ар кандай аспектилерине, анын ичинде орун, тамактануу, жасалгалоо, маркетинг жана логистика үчүн каражат бөлүңүз. 

Дайыма чыгашаларга көз салып, бюджеттин чегинде калууну камсыз кылыңыз. Керектүү натыйжаларга жетүү үчүн каражаттарды стратегиялык жактан бөлүштүрүү, ошол эле учурда экономикалык жактан натыйжалуу варианттарга артыкчылык берүү.

3/ Стратегиялык пландоо жана убакыт графиги: 

Бардык милдеттерди, жоопкерчиликтерди жана мөөнөттөрдү камтыган комплекстүү план түзүңүз. Пландоо процессин баштапкы концепцияны иштеп чыгуудан баштап окуядан кийинки баалоого чейин башкарылуучу кадамдарга бөлүңүз. 

Деталдаштырылган убакыт графиги жылмакай координацияны камсыз кылат жана зарыл болгон учурда оңдоолорду жүргүзүүгө мүмкүндүк берет.

4/ Иш-чаранын дизайны жана тематикасы: 

Керектүү атмосфераны же теманы чагылдырган бирдиктүү жана кызыктуу окуя дизайнын түзүңүз. Бул иш-чаранын атмосферасына салым кошкон жасалгалар, белги, жарыктандыруу жана жалпы эстетика сыяктуу элементтерди камтыйт.

5/ Логистика жана операциялар: 

Логистикалык деталдарга, анын ичинде окуяны каттоого, билеттерге, транспортко, унаа токтотууга, аудиовизуалдык талаптарга жана жеринде башкарууга көңүл буруңуз. Бардык керектүү ресурстарды натыйжалуу координациялоо менен үзгүлтүксүз иштөөнү камсыз кылуу.

6/ Баалоо жана пикир: 

Пикирлерди чогултуу жана анын таасирин баалоо менен окуянын ийгилигине баа бериңиз. 

Катышуучулардын канааттануусун талдоо, белгиленген максаттарга каршы натыйжаларды өлчөө жана келечектеги иш-чараларда жакшыртуу багыттарын аныктоо.

Акысыз Окуяларды пландаштыруу шаблону 

Бул жерде иш-чараны пландаштыруунун жети этабын камтыган иш-чараны пландаштыруу шаблону:

Негизги Takeaways 

Окуяларды пландаштыруу - бул ийгиликтүү жана унутулгус окуяларга жетүү үчүн кылдат изилдөөлөрдү, стратегиялык пландаштырууну жана кемчиликсиз аткарууну талап кылган динамикалык процесс. Бул корпоративдик конференция болобу, үйлөнүү үлпөтү же жамааттык чогулуш болобу, иш-чараны натыйжалуу пландаштыруу максаттарга жетүү, катышуучулардын активдүү катышуусу жана позитивдүү тажрыйбаны жеткирүүнү камсыз кылат.

Мындан тышкары, AhaSlidesинтерактивдүү өзгөчөлүктөр менен уникалдуу окуяларды түзүүгө жардам берет. Кызыктуу презентациялардан реалдуу убакытта аудиториянын өз ара аракеттенүүсүнө чейин, AhaSlides иш-чараңызды жаңы бийиктиктерге көтөрө турган бир катар куралдарды сунуштайт. Биздин китепкана менен таанышыңыз даяр шаблондоразыр жана катышуучуларыңыздын толкундануусуна күбө болуңуз!

Шилтеме: Wild Apricot | Долбоор менеджери