Sveiki atvykę į produktyvių susitikimų pasaulį! Kaip profesionalai, visi žinome, kokie svarbūs susitikimai siekiant rezultatų, priimant sprendimus ir nenutrūkstamai. Tačiau ne visi jie yra kokybiški ir yra pageidaujami.
Dažnai, paklausti apie susitikimus, daugelis žmonių dėl savo neefektyvumo reaguoja su galvos kraipymu ar įnirtingais atodūsiais. Jie įstringa neproduktyviose sesijose, kurios eikvoja jų energiją ir laiką. Štai kodėl šiandien mes mokysimės kaip surengti gerą susitikimą!
Pradėkime!
Pradėkite savo susitikimą su AhaSlides.
Gaukite nemokamus šablonus savo susitikimams! Prisiregistruokite nemokamai ir pasiimkite tai, ko norite iš šablonų bibliotekos!
🚀 Susikurkite nemokamą paskyrą ☁️
Kas daro gerą susitikimą?
Susitikimai neabejotinai yra esminė bet kurio verslo ar organizacijos dalis. Jie yra platforma asmenims susiburti, keistis idėjomis, priimti sprendimus ir dirbti siekiant bendro tikslo.
Geras susitikimas yra toks, kuris yra gerai organizuotas, produktyvus, pasiekia norimų rezultatų ir leidžia visiems dalyviams jaustis išgirstiems ir vertinamiems.
Štai keletas veiksnių, lemiančių gerą susitikimą:
- Jis turi aiškų tikslą. Geras susitikimas prasideda nuo aiškios darbotvarkės, kurioje nurodomas jo tikslas, kartu su susitikimo tikslais ir laukiamais rezultatais, o tai padeda palaikyti susitikimą ir užtikrina, kad visi dalyviai žinotų savo užduotis.
- Tai skatina efektyvų bendravimą. Geram susitikimui reikalingas efektyvus bendravimas. Visi dalyviai turės galimybę išreikšti savo mintis ir idėjas, o diskusija turėtų būti skatinama aktyviu klausymu ir pagarbiu dialogu.
- Ji turi aiškius rezultatus ir tolesnius veiksmus. Be jų susitikimas bus neproduktyvus ir neveiksmingas, nes dalyviai nebus tikri dėl tolesnių veiksmų. Iš ten sunku bet kokį tolesnį susitikimą efektyvinti.
Daugiau patarimų su AhaSlides
- Susitikimai versle | 10 bendri tipai ir geriausia praktika
- Geriausias būdas priimti Įvadiniai susitikimai
- 11 sėkmingų žingsnių Strateginio valdymo susitikimas
8 patarimai, kaip gerai surengti susitikimą
Žinoma, norėdami surengti tokį gerą susitikimą, kaip minėta aukščiau, ir nešvaistyti dalyvių laiko bei pastangų, turite apsvarstyti pasiruošimą ir tolesnius veiksmus prieš susitikimą, jo metu ir po jo. Atkreipkite dėmesį į šiuos veiksmus užtikrinsite sklandų ir sėkmingą rezultatą.
Prieš susitikimą - Gero susitikimo
1/ Apibrėžkite susitikimo tikslą ir tipą
Susitikimo tikslas, tikslai ir tipas turi būti apibrėžti ir užtikrinti, kad juos suprastų visi dalyviai. Niekas nenori ateiti į susitikimą 10 minučių ir vis dar nesuvokdamas savo atsakomybės ir apie ką čia diskutuoti. Kai kurie susitikimų tipai skirti tik konkretiems tikslams, pvz
- Sprendimų priėmimo posėdžiai. Jie atliekami, kai reikia sprendimų ir veiksmų.
- Problemų sprendimo susitikimai. Jie kviečiami ieškoti problemos/krizės sprendimo.
- Protų šturmo susitikimai. Tai vieta, kur galima rinkti novatoriškas naujas idėjas su narių indėliu.
2/ Turėkite darbotvarkę
Įsitikinkite, kad turite susitikimo darbotvarkė ir išsiųskite jį prieš susitikimą visiems dalyviams, kurie padės dalyviams suprasti susitikimo tikslą, tikslus ir numatomus rezultatus. Tai taip pat yra vadovas, padedantis jiems aktyviai rinkti reikiamą informaciją ir dokumentus, pvz., ataskaitas, duomenis, pristatymus ar kitus susijusius dokumentus.
3/ Nustatykite pagrindines taisykles
Pagrindinės taisyklės yra gairės arba normos, dėl kurių iš anksto susitaria visi dalyviai ir kurios padeda sukurti produktyvią ir pagarbią diskusijų aplinką. Tai gali apimti skatinimą aktyviai klausytis, gerbti įvairovę, ribotą laiką diskusijoms ir pan.
Susitikimo metu - Gero susitikimo
4/ Pradėkite nuo ledlaužio žaidimo
Pradedant nuo a kūrybinis ledlaužis yra puikus būdas sumažinti įtampą ir visus tinkamai nusiteikti komandos susitikimui. Nepatogių tylos akimirkų nutraukimas susitikimo pradžioje gali padėti nustatyti produktyvios ir malonios sesijos toną.
Užuot pasikliavę pasenusiais dalykais, galite įsitraukti į lengvabūdiškas diskusijas, atsitiktinius pokalbius ar tiesioginę viktoriną, kuri gali būti labai linksma, kūrybiška, konkurencinga ir lengvai sukuriama vos per kelias minutes. Taigi, kodėl gi nepabandžius kažko naujo?
5/ Sukurkite erdvę bendradarbiavimui
Komandos susitikimas yra vertinga galimybė diskutuoti ir priimti sprendimus grupėje. Užuot bandę kurti naujas idėjas vietoje, komandos nariai turėtų pateikti savo parengtas ataskaitas, idėjas ir perspektyvas. Tokiu būdu komanda gali dirbti kartu, kad priimtų gerai apgalvotą ir patikimą galutinį sprendimą.
Tada komanda gali apsvarstyti galimybę atlikti tiesioginį aptartų idėjų tyrimą ir surinkti atsiliepimus realiuoju laiku gyvų apklausų su daugybe atsakymų arba atviro tipo klausimais iš AhaSlides.
Naudodami unikalų QR kodą arba nuorodą, komandos nariai gali akimirksniu pasiekti ir pateikti savo įvestį, o rezultatai bus rodomi tiesiai ekrane. Tai padeda neeikvoti laiko ir užtikrina, kad visos idėjos bus teisingai užfiksuotos.
6/ Įtraukite savo komandą
Nesuteikite savo dalyviams galimybės atitraukti dėmesį, įtraukdami juos susitikimo metu. Galite surengti „internetinį apskritąjį stalą“, kuriame visi galėtų dalyvauti ir prisidėti. Su droviais žmonėmis? Nesijaudink. Anoniminis Klausimai ir atsakymai išspręs šią problemą.
Taip pat nepamirškite palikti vietos spontaniškumui. Nes sveikas ir aktyvus susitikimas yra ideali vieta naujiems sprendimams ir naujovėms atsirasti. Sulaužyti vangią ir įtemptą atmosferą, skatinant dalyvius kūrybiškai mąstyti žodžių debesis bus įdomi ir efektyvi veikla. Pabandykite ir pamatysite.
Po susitikimo - Gero susitikimo
7/ Užbaikite aiškiais tolesniais veiksmais ir terminais
Norėdami užbaigti strateginę sesiją, įsitikinkite, kad kiekvienas dalyvis turi aiškumo dėl tolesnių veiksmų.
Leiskite skyriams aptarti:
- Kokie rodikliai parodys jų pažangą? Būkite konkretūs, kad būtų galima stebėti pažangą.
- Kuriems tarpfunkciniams partneriams reikia koordinavimo, kad jie būtų sėkmingi? Svarbiausia yra tvirtas bendradarbiavimas.
- Kokių atnaujinimų reikės tolesniems susitikimams? Ataskaitos? Pristatymai? Iš anksto apgalvokite rezultatus.
- Kada galime tikėtis preliminarių rezultatų ar informacijos? Nustatykite ambicingus, bet pasiekiamus terminus, kad išlaikytumėte tempą.
8/ Turėkite posėdžio protokolą
Visada reikia išsamių, išsamių, aiškų ir lengvai suprantamų susitikimo minutės siųsti dalyviams, direktorių tarybai, vyresniesiems vadovams ir tiems, kurie negali dalyvauti. Tai ne tik dokumentai, kitų susitikimų turinys, bet ir teisinis pagrindas (jei reikia).
Pagrindiniai taksieji
Tikimės, kad patarimai, kaip gerai susitikti AhaSlides Aukščiau pasidalinta informacija nėra pernelyg sudėtinga. Atminkite, kad produktyvūs susitikimai yra tie, kuriuose kiekvienas jaučiasi vertinamas, išgirstas ir skatinamas kalbėti. Susitikimas turi duoti apibrėžtą rezultatą ir tarnauti numatytam tikslui. Po susitikimo visi prisiima savo vaidmenis ir įsipareigoja laikytis aptartų planų.
