„Google Forms“ yra viena iš plačiausiai pasaulyje naudojamų apklausų įrankių. Ją naudoja daugiau nei 558 000 įmonių, tai sudaro beveik pusę apklausų programinės įrangos rinkos [1], ir jos naudojimas nieko nekainuoja. Jei jums reikia greitos atsiliepimų formos, įvertinimo po mokymų ar paprastos duomenų rinkimo formos, ji puikiai apima pagrindus.
Šiame vadove aprašomi 10 žingsnių, kaip sukurti ir paleisti apklausą „Google Forms“ programoje, pateikiami praktiniai patarimai, kaip paskatinti žmones iš tikrųjų atsakyti, ir paaiškinama, kur įrankis susiduria su apribojimais profesionaliam naudojimui.
Ką „Google Forms“ gali ir ko negali
„Google Forms“ yra galinga, nemokama priemonė. Ji priima neribotą skaičių atsakymų, tiesiogiai jungiasi prie „Google“ skaičiuoklių ir veikia bet kuriame įrenginyje. Tačiau jai nesiseka gerai – ji gali vesti tiesiogines, interaktyvias sesijas. Dalyviai nemato rezultatų, kurie kaupiami realiuoju laiku, nėra galimybės pateikti atsakymų auditorijai jiems atvykus, o dizaino parinktys yra ribotos.
Mokymo ir tobulėjimo specialistams bei žmogiškųjų išteklių komandoms, rengiančioms tiesioginius mokymus ar susitikimus su auditorijomis, šis atotrūkis yra svarbus. Apie tai plačiau pabaigoje.
Kaip sukurti apklausą naudojant „Google Forms“
1 veiksmas: atidarykite „Google“ formas
Eiti į formas.google.com prisijungę prie „Google“ paskyros. Taip pat galite pradėti iš „Google“ disko spustelėdami „Naujas“ > „Google“ formos.
2 veiksmas: pradėkite pildyti naują formą
Spustelėkite „Tuščia forma“, kad pradėtumėte nuo nulio, arba atidarykite šablonų galeriją, kurioje yra iš anksto sukurtų parinkčių, pvz., atsiliepimų apie renginius, klientų pasitenkinimą ar kursų vertinimus. Šablonai taupo sąrankos laiką, kai struktūra jau pažįstama.
Tinkamuose „Google Workspace“ ir „Google AI“ planuose taip pat galite naudoti „Gemini“ parinktį „Padėkite man kurti“, kad sukurtumėte formos juodraštį iš trumpo raginimo arba iš jau turimo dokumento, skaičiuoklės, skaidrių failo ar PDF failo [4]. Atidžiai peržiūrėkite juodraštį, nes jame nebus nustatyti skyriai ar testo nustatymai už jus.
3 veiksmas: pridėkite pavadinimą ir aprašymą
Pavadinimas rodomas respondentams matomos formos viršuje. Aprašymo lauke nurodykite kontekstą: kiek laiko trunka apklausa, kodėl renkate duomenis ir ar atsakymai yra anoniminiai. Respondentai, kurie žino, ko tikėtis, greičiausiai užbaigs formą.
4 veiksmas: pridėkite klausimų
Spustelėkite dešinėje esančioje įrankių juostoje esančią piktogramą „+“, kad pridėtumėte klausimą, tada išskleidžiamajame meniu pasirinkite klausimo tipą. „Google Forms“ palaiko:
- Trumpas atsakymas (viena eilutė)
- Pastraipa (kelių eilučių tekstas)
- Keli pasirinkimai (pasirinkite vieną)
- Žymimieji langeliai (pasirinkite kelis)
- Nuleidimas
- Failo ikelimas
- Linijinė skalė (skirta Likerto stiliaus vertinimo klausimams)
- Įvertinimas (žvaigždutės, širdelės arba nykščiai)
- Kelių pasirinkimų tinklelis ir žymimųjų langelių tinklelis
- Data ir laikas
Mokymo vertinimams ir žmogiškųjų išteklių apklausoms linijinės skalės ir pasirenkamųjų atsakymų variantai patenkina daugumą poreikių. Jei po seminaro kuriate Kirkpatrick 1 lygio reakcijos apklausą, tvirtas pagrindas yra linijinių skalių ir vieno atviro klausimo pastraipa derinys. Atminkite, kad norint atsakyti į klausimus apie failų įkėlimą, respondentai turi prisijungti prie „Google“ paskyros.
5 veiksmas: pažymėkite privalomus klausimus
Įjunkite parinktį „Privaloma“ kiekvienam klausimui, į kurį reikia atsakyti prieš pateikiant formą. Naudokite ją pasirinktinai, nes kiekvieno klausimo nustatymas kaip privalomo padidina atsakymų skaičių, ypač atviro teksto laukuose.
6 veiksmas: ilgesnėms apklausoms naudokite skyrius
Spustelėkite įrankių juostoje esančią piktogramą „Pridėti skyrių“, kad ilgą apklausą suskaidytumėte į logines dalis. Skyriai sutrumpina apklausos įspūdį, o tai pagerina užpildymo rodiklius. Kiekvienas skyrius gali turėti savo pavadinimą, o žmones galite nukreipti į skirtingus skyrius pagal jų atsakymus. Atidarykite trijų taškų meniu klausime su keliais atsakymų variantais ir pasirinkite „Eiti į skyrių pagal atsakymą“, kad sukurtumėte kelią, pvz., „Jei atsakymas į 3 klausimą yra „Ne“, pereikite prie 4 skyriaus“.
7 veiksmas: tinkinkite išvaizdą
Spustelėkite paletės piktogramą viršuje, kad atidarytumėte temos skydelį. Ten galite pridėti antraštės paveikslėlį, keisti temos ir fono spalvas bei pasirinkti antraščių, klausimų ir teksto šriftus. Atitikimas jūsų įmonės vizualiniam identitetui padaro formą mažiau bendrinę ir patikimesnę.
8 veiksmas: peržiūrėkite prieš siunčiant
Spustelėkite akies piktogramą, kad atidarytumėte formą taip, kaip ją matytų respondentas. Patikrinkite, ar privalomi laukai pažymėti teisingai ir ar jūsų skyrių logika veikia. Tada atidarykite nuorodą ir savo telefone, nes daugelis respondentų tai padarys.
9 veiksmas: apklausos paskelbimas ir bendrinimas
Naujos formos tampa aktyvios, kol jų nepaskelbiate. Viršuje dešinėje spustelėkite „Paskelbti“, pasirinkite, kas gali atsakyti (visi, turintys nuorodą, arba tik tie, kuriuos pridedate), tada paskelbkite. Kai forma bus aktyvi, galite ją bendrinti keliais būdais:
- Nuoroda: nukopijuokite atsakiklio nuorodą ir bendrinkite ją bet kur, su galimybe ją sutrumpinti
- El-pašto adresas: išsiųskite formą tiesiai į adresų sąrašą
- Įterpti: nukopijuokite HTML fragmentą, kad įdėtumėte formą į svetainę arba intranetą
Vidinių apklausų atveju dalijimasis per kanalus, kuriuos žmonės jau naudoja, pvz. Slack, „Teams“ arba jų vadovo žinutė paprastai veikia geriau nei bendras nuorodų siuntimas.
10 veiksmas: atsakymų peržiūra
Atidarykite skirtuką „Atsakymai“, kad pamatytumėte santrauką su automatiškai sugeneruotomis diagramomis, arba perjunkite į rodinį „Atskiras“, kad perskaitytumėte kiekvieną pateiktą darbą. Spustelėkite „Susieti su skaičiuoklėmis“, kad nusiųstumėte visus atsakymus į skaičiuoklę išsamesnei analizei, pvz., filtravimui pagal skyrių, vidurkių skaičiavimui arba savo diagramų kūrimui.
Patarimai, kaip gauti daugiau atsakymų
Įprastas atsakymų į el. pašto apklausas rodiklis yra apie 15–25 % [3], o atsakymų skaičius didėja su kiekvienu pridedamu klausimu [2]. Šie įpročiai padeda sumažinti šį skirtumą.
Trumpai. „SurveyMonkey“ atlikta 100 000 apklausų analizė parodė, kad apklausų skaičius staigiausiai didėja su kiekvienu papildomu klausimu iki maždaug 15 klausimų [2]. Įprastam vertinimui po mokymų 8–10 klausimų yra praktiška riba.
Iš anksto nurodykite laiką. Aprašyme ar kvietime nurodant respondentams „Tai trunka 3 minutes“, padedama žmonėms įsipareigoti, nes jie žino apimtį dar prieš pradėdami.
Suasmeninkite kvietimą. Žinutė, kurioje įvardijamas gavėjas ir nurodomas konkretus įvykis („po antradienio įvadinio susitikimo“), yra geresnė nei bendro pobūdžio „prašome užpildyti šią formą“.
Siųsti vieną priminimą. Vienkartinis tolesnis atsakymas praėjus kelioms dienoms po pirmojo prašymo, kuriame padėkojama tiems, kurie jau atsakė, padeda pritraukti žmones, kurie ketino atsakyti neerzindami kitų.
Paaiškinkite anonimiškumą. Jei atsakymai anonimiški, aiškiai tai nurodykite. Tai svarbiausia vadovų atsiliepimams arba organizacijos sveikatos klausimams, kai žmonės nerimauja dėl galimo jų identifikavimo.
Gerai suplanuokite laiką. Venkite siųsti laiškų pirmadieniais arba penktadienio vakarą, kai pašto dėžutės yra užimtiausios arba žmonės jau yra išsiregistravę.
8 klausimų apklausos po mokymų pavyzdys
Jei rengiate mokymų vertinimą po jų, ši struktūra užtikrina trumpumą ir vis tiek suteikia duomenų, kuriais galite remtis:
- Kaip apskritai įvertintumėte šiandienos sesiją? (Linijinė skalė, nuo 1 iki 5)
- Kiek turinys buvo aktualus jūsų vaidmeniui? (Linijinė skalė, nuo 1 iki 5)
- Kiek užtikrintai taikote tai, ko išmokote? (Linijinė skalė, nuo 1 iki 5)
- Kaip įvertintumėte fasilitatorių? (Linijinė skalė, nuo 1 iki 5)
- Ar sesijos trukmė buvo tinkama? (Pasirenkami keli variantai: per trumpa, tinkama, per ilga)
- Kuri tema buvo naudingiausia? (Su keliais atsakymų variantais)
- Kokia tikimybė, kad rekomenduotumėte šią sesiją kolegai? (Linijinė skalė, nuo 0 iki 10)
- Ką pakeistumėte šiame seanse? (Pastraipa)
Bendrosios klaidų išvengti
Net ir gerai sukurta forma gali būti neefektyvi, jei įsivelia keli įprasti įpročiai. Pateikiame keturias problemas, su kuriomis dažniausiai susiduria mokymo ir tobulėjimo bei žmogiškųjų išteklių komandos, ir kaip jas išspręsti.
Užduodant vedančius klausimus. Klausimas, pavyzdžiui, „Kiek jums patiko šiandienos užsiėmimas?“, daro prielaidą, kad respondentui patiko. Toks formulavimas šališkai vertina atsakymus ir sumažina duomenų naudingumą programos tobulinimui. Perrašykite jį taip: „Kaip įvertintumėte šiandienos užsiėmimą?“ su neutralia skale. Ta pati logika taikoma ir atsakymų pasirinkimams: skalės turi būti subalansuotos, su tiek pat neigiamų, kiek ir teigiamų atsakymų.
Naudojama per daug atviro teksto laukų. Laisvos formos atsakymus parašyti reikia pastangų, o dar daugiau – juos analizuoti. Paprastai pakanka vieno ar dviejų atvirų klausimų apklausoje, kad būtų galima perteikti detales neišsekinant respondentų ir nepaliekant 400 nestruktūrizuotų komentarų, kuriuos reikia perskaityti. Daugelio po mokymų pildomų formų pabaigoje laisvos formos tekstą pakanka tik vienam klausimui „Ką pakeistumėte šiame užsiėmime?“.
Praleidžiamas mobiliojo telefono patikrinimas. „Google Forms“ redaktorius sukurtas staliniams kompiuteriams, tačiau didelė dalis respondentų nuorodą atidarys telefone. Ilgas klausimo tekstas ir platūs tinkleliai, kurie nešiojamajame kompiuteryje atrodo tvarkingi, gali būti sunkiai skaitomi ir sunkiai bakstelėti mažame ekrane. Prieš siųsdami formą, atidarykite ją telefone ir venkite žymimųjų langelių tinklelių, kuriuose yra daugiau nei keturi ar penki stulpeliai.
Siunčiant iš bendro el. pašto adreso arba grupės slapyvardžio. Apklausas, išsiųstas iš „hr-noreply@company.com“ arba „training@company.com“, lengviau ignoruoti nei žinutes iš realaus žmogaus. Kai įmanoma, siųskite jas iš asmens, kurį respondentai atpažįsta, pavyzdžiui, savo vadovo, užsiėmimą vedusio mokymo vadovo ar savo žmogiškųjų išteklių verslo partnerio, arba įrašykite žinutę. Asmeninis ryšys rodo, kad kažkas iš tikrųjų perskaitys atsiliepimą.
Dažnai užduodami klausimai
Ar galiu apriboti atsakymų skaičių taip, kad kiekvienas asmuo galėtų pateikti tik vieną kartą?
Taip. Atidarykite skirtuką „Nustatymai“, išskleiskite „Atsakymai“ ir įjunkite „Apriboti iki 1 atsakymo“. Tam reikia, kad respondentai prisijungtų prie „Google“ paskyros, kuri gali netikti išorinei auditorijai ar rangovams, kurie nenaudoja „Google“. Be prisijungimo „Google Forms“ neturi galimybės sustabdyti asmens, kuris pateiktų atsakymą du kartus.
Kaip bendrinti rezultatus su suinteresuotosiomis šalimis nesuteikiant joms redagavimo prieigos prie formos?
Kiekvienas, kurį į formą įtraukiate kaip bendradarbį, gali ją redaguoti, todėl verčiau bendrinkite duomenis. Susiekite formą su „Google“ skaičiuoklėmis, tada bendrinkite tą skaičiuoklę su tik peržiūros prieiga arba sukurkite suvestinės skirtuką su diagramomis ir bendrinkite tik jas. Jei norite, kad kiekvienas respondentas matytų apibendrintus rezultatus, taip pat galite įjungti „Peržiūrėti rezultatų suvestinę“ skiltyje „Nustatymai“ > „Pateiktis“.
Ar „Google Forms“ tinka 360 laipsnių atsiliepimams arba veiklos apžvalgoms?
Jis gali atlikti tokius mechanikos darbus kaip įvertinimų rinkimas, žmonių nukreipimas pagal skyrių logiką ir duomenų kompiliavimas „Skaičiuoklėse“, tačiau nebuvo sukurtas tokiam atvejui. Nėra integruoto būdo susieti atsakymą su konkrečiu recenzuojamu asmeniu, išlaikant recenzento anonimiškumą, nėra vaidmenimis pagrįstos prieigos kontrolės ir nėra ataskaitų teikimo, skirtos kompetencijų sistemoms. Retkarčiais teikiamiems, mažai įtakos turintiems kolegų atsiliepimams gali tikti atskiros formos kiekvienam asmeniui. Oficialiam 360 laipsnių procesui, apimančiam daugelį darbuotojų, speciali HR platforma sutaupys daug administratoriaus laiko.
Ar galiu naudoti „Google Forms“ viktorinai ar žinių patikrinimui atlikti po mokymų?
Taip, ir tai vienas iš stipriausių įrankio naudojimo atvejų. Skirtuke „Nustatymai“ įjunkite „Padaryti tai testu“, kad klausimams priskirtumėte taškus, nustatytumėte teisingus atsakymus ir respondentams būtų rodomas jų balas po pateikimo. Taip pat galite pridėti atsiliepimų prie kiekvieno atsakymo, kad testą paverstumėte trumpu mokymosi etapu, o ne tik balu. „Google Forms“ puikiai susidoroja su šia problema, jei reikia savarankiško tempo atitikties mokymų ar e. mokymosi modulių, kuriems reikia paprasto žinių patikrinimo su automatiniu vertinimu.
Kai „Google Forms“ nepakanka
„Google Forms“ atsakymus renka asinchroniškai. Rezultatai pateikiami formos savininko prietaisų skydelyje, o respondentai, pateikę formą, gali matyti statinę santrauką. Moderatorius negali tiesiogiai rodyti atsakymų kūrimo grupės akivaizdoje.
Mokymų sesijose, diskusijose ir komandos susitikimuose, kurių tikslas – įtraukti žmones į patalpą ar vaizdo skambutį, šis apribojimas yra svarbus. Kai instruktorius nori realiuoju laiku rodyti dalyvių atsakymų žodžių debesį, atlikti tiesioginę apklausą prieš diskusiją arba surinkti anoniminius klausimus iš 200 darbuotojų, „Google Forms“ reikia ekrano bendrinimo sprendimo, kuris sutrikdytų darbo eigą.
AhaSlides tiesiogiai tvarko šiuos naudojimo atvejus. Apklausos, vertinimo skalės, klausimai ir atsakymai, žodžių debesys ir viktorinos vykdomos tiesiogiai sesijos metu. Dalyviai atsakinėja savo telefonais, rezultatai rodomi ekrane realiuoju laiku, o moderatoriai gali nedelsdami aptarti duomenis. Taip pat galite siųsti apklausą po sesijos iš tos pačios platformos, todėl jums nereikės perjungti įrankių.
Atskiram duomenų rinkimui, kai nereikia tiesioginio įsitraukimo, „Google Forms“ yra tinkamas numatytasis pasirinkimas. Kai apklausa yra tiesioginio susitikimo dalis, specialiai sukurtas įsitraukimo įrankis duoda geresnių rezultatų.
Šaltiniai
[1] 6 pojūtis. „Google Forms“ rinkos dalis. https://6sense.com/tech/survey/google-forms-market-share
[2] „SurveyMonkey“. Apklausos klausimai ir jų užbaigimo rodikliai. https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_questions_and_completion_rates/
[3] SurveySparrow. Apklausos atsakymų dažnio lyginamosios vertės. https://surveysparrow.com/blog/survey-response-rate-benchmarks/
[4] „Google Workspace“ atnaujinimai. Kurkite formas naudodami „Gemini“ „Google Forms“ sistemoje. https://workspaceupdates.googleblog.com/2025/06/help-me-create-gemini-google-forms.html
