Skyrius priešinasi elektroninių sveikatos įrašų (ESI) pakeitimui. Niekas neatsisako jų naudoti. Problema ta, kad įprastas darbas tapo sulėtėjęs. Užduotis, kuri senajame ekrane užtrukdavo minutę, dabar pakanka keturių paspaudimų ir paieškos, o skyriui jau trūksta laiko. Darbuotojai baigė mokymus ir prisimena, kad jiems buvo parodyti naujieji ekranai. Jų nebuvo prašoma atlikti savo pamainos užduočių naujoje sistemoje ir pasakyti, kas trukdo.
Tai iliustracinė situacija, o ne dokumentuotas kliento atvejis. Ji apibūdina atotrūkį, kurį siekiama panaikinti EHR pokyčių valdymo mokymais: atstumą tarp naujo darbo eigos matymo ir galimybės ją praktiškai taikyti, teikiant grįžtamąjį ryšį, taip pat išryškinant kliūtis, trukdančias žmonėms ją pritaikyti.
Šis vadovas skirtas ligoninių mokymo ir tobulinimosi direktoriams ir su jais dirbantiems informatikos arba atitikties vadovams. Jame aptariama, kaip apibūdinti veiklos problemą, nustatyti mokymosi ir konteksto spragas, planuoti pasiruošimą ir praktiką, dirbti su atveju ir įvertinti perkėlimą. Jame kalbama apie mokymo planavimą. Jis nepakeičia naudojimo testavimo, darbo eigos pertvarkymo ar jūsų organizacijos pokyčių programos ir negarantuoja rezultatų.
Kas yra EHR pokyčių valdymo mokymai?
Elektroninių sveikatos įrašų (ESI) pakeitimų valdymo mokymai rengia įrašus naudojančius asmenis darbui pakeistoje sistemoje ar darbo eigoje. Jų užduotis – praktikuotis su naujais darbo eigomis ir nustatyti diegimo kliūtis. Besimokantysis atlieka realią užduotį savo vaidmeniui, gauna apie ją atsiliepimus ir praneša, kur darbo eiga, įrankiai ar politika apsunkino jos įgyvendinimą. Antroji dalis yra tokia pat svarbi kaip ir pirmoji. Praktika, kuri tik tikrina, ar žmonės gali atlikti veiksmus, nepastebi kliūčių, kurios lemia, ar jie tai padarys.
Greiti faktai
| klausimas | Trumpas atsakymas |
|---|---|
| Kokia užduotis? | Praktikuokite naujus darbo eigą ir įveikite kliūtis. |
| Ką skaičiuoji? | Užduočių atlikimo meistriškumas ir neišspręstų darbo eigos kliūčių žurnalas. |
| Ar užtenka demonstracijos ir viktorinos? | Tai gali parodyti būtinus reikalavimus. Tai neparodo, kad kažkas gali greitai atlikti savo vaidmens užduotį. |
| Kas patvirtina turinį? | Informatikos arba atitikties vadovas, naudojantis išgalvotus arba nuasmenintus atvejus. |
| Ko negali išspręsti treniruotės? | Lėtas ekranas, trūkstamas užsakymų rinkinys, neaiški politika arba per mažai darbuotojų laiko. |
| Iš kur žinai, kad suveikė? | Naujas, nematytas atvejis, įvertintas pagal sutartus kriterijus, be to, užtvaros vis dar atviros po treniruotės. |
1. Aprašykite našumo problemą
Pradėkite nuo užduoties: praktikuokite naujus darbo eigą ir įžvelkite kliūtis, trukdančias jas pritaikyti. Svarbą turi dvi dalys. Praktika reiškia atlikti savo pareigas, o ne stebėti jas. Kliūčių įžvelimas reiškia, kad mokymai suteikia informacijos apie tai, kas stabdo žmones, kad įgaliotas asmuo galėtų į tai reaguoti.
Parašykite po vieną sakinį kiekvienam vaidmeniui ir paprašykite informatikos vadovo jį patikrinti: „Atsižvelgiant į tipinę šio vaidmens užduotį, pavyzdžiui, paciento priėmimą, perdavimo dokumentavimą ar standartinio užsakymo pateikimą, besimokantysis ją atlieka naujoje darbo eigoje, užfiksuoja nesutarimų taškus ir nurodo, kokia pagalba padėtų.“
Vaidmenys skiriasi. Slaugytoja, skyriaus darbuotoja ir gydytojas naudoja skirtingas įrašų dalis, todėl vieno bendro užsiėmimo metu neatliekama nė viena iš jų tikrų užduočių. Stacionarinių slaugytojų EHR mokymo programų apimties apžvalgoje (30 tyrimų) nurodoma, kad „mokymo užsiėmimai neskirstomi pagal vaidmenų tipą“ (Nguyen ir kolegos, JAMIA, 2024). Apžvalgoje aptariamos stacionarinėse įstaigose dirbančios slaugytojos, todėl vertinkite ją kaip rekomendaciją projektavimui ir palyginkite ją su savo populiacija.
2. Nustatykite mokymosi ir konteksto spragas
Prieš ką nors kurdami, palyginkite užduotį su tuo, ką praktikuoja ir vertina jūsų dabartinė programa. Trys klausimai paprastai skiria mokymo spragą nuo kažko kito:
- Ar dabartinė praktika naudoja tikrąją užduotį? Jei programa demonstruoja ekranus ir baigiasi prisiminimų testu, besimokantieji praktikavosi atpažinti sąsają, o ne atliko savo pamainos darbą.
- Koks yra kognityvinis poreikis? Pagal Bloomo peržiūrėtą taksonomiją, procedūros atlikimas naujoje situacijoje ir analizė, kodėl ji suklydo, yra svarbesnė už prisiminimą. Veiklų susiejimas su šiais lygiais aprašytas mūsų vadove. mokymosi veiklų derinimas su Bloomo taksonomija.
- Ar kliūčių kelia kažkas kita, o ne įgūdžiai? Prieš paskirdami mokymus, patikrinkite personalą, įrankius ir procedūras. Jei ekranas veikia lėtai, trūksta reikiamo nurodymų rinkinio arba politika priverčia įvesti dubliuotą įrašą, geresnis mokymas nepakeis to, kas vyksta skyriuje. Praneškite apie šias priežastis žmonėms, kurie gali jas išspręsti.
Toje pačioje apžvalgoje tarp nustatytų veiksnių įvardijama ir prieiga prie praktikos: „negalėjimas praktikuotis „smėlio dėžėje“ atrodo kaip kliūtis, o „leidimas slaugytojams praktikuotis elektroninėse sveikatos įrašų sistemose po mokymų“ – kaip tarpininkas. Jei jūsų besimokantieji neturi saugios aplinkos praktikuotis, tai yra konteksto spraga, o ne motyvacijos problema.
3. Dizaino parengimas ir praktika
Kai žinosite, kurias spragas mokymai gali užpildyti, kiekvienam etapui paskirkite atskirą užduotį. Mūsų vadovas EHR diegimo diegimas, kuris sumažina dokumentacijos naštą apima pirmosios savaitės dizainą. Šiame skyriuje kalbama apie patį pakeitimą.
Paruošimas. Patikrinkite privalomuosius reikalavimus atlikdami trumpą diagnozę: nurodykite senų ir naujų skirtumus, kurie turi įtakos kiekvienam vaidmeniui, jūsų organizacijoje vartojamus terminus ir kur kreiptis pagalbos tą dieną. Šiam etapui tinka tikslingas savarankiškas mokymasis. Prisiminimo patikrinimas patvirtina tik privalomuosius reikalavimus.
Praktika. Naudokite tarpdisciplininius kokybės gerinimo baigiamuosius etapus ir vaidmenimis pagrįstą atvejų praktiką. Besimokantieji iš skirtingų vaidmenų kartu dirba vienoje paciento kelionėje, pavyzdžiui, priėmimas, vaistų užsakymas, perdavimas ir išrašymas, kiekvienas atlikdamas savo vaidmenį praktikos aplinkoje. Matant, kur stringa perdavimas tarp vaidmenų, dažnai išryškėja darbo eigos problema, apie kurią nė vienas vaidmuo nepraneštų vienas. Stebėkite reprezentatyvias užduotis ir registruokite klaidas bei trintį darbo metu.
Atsiliepimai. Susiekite tai su sprendimais, o ne su bendru balu. „Radote teisingą tvarką, bet pasirinkote ilgesnį kelią ir pasirinkote apeiti perspėjimą, o ne klausinėti“ išmoko daugiau nei „3 iš 5“. Įtraukite įmanomus klaidingus kelius, paaiškinančius, kodėl jie gundo žmones. Mūsų vadovas interaktyvios praktikos kūrimas su naudingu grįžtamuoju ryšiu rodoma, kaip rašyti atsiliepimus, susietus su sprendimais.
Tiesioginė įvestis ar asinchroninė peržiūra? Gyvos konsultacijos yra vertingiausios ten, kur užduotis yra dviprasmiška, kur vaidmenys turi būti suderinti ir kur žmonės turi pasakyti, kas neveikia. Asinchroninės peržiūros pakanka, kad būtų galima palyginti įrašytus besimokančiojo žingsnius su anotuotu modelio keliu. Daugelis komandų naudoja abu metodus: pirmiausia savarankišką pasiruošimą, o vėliau – moderuojamus užsiėmimus sunkiausiems darbo eigoms.
Laikas. Apimties apžvalgoje nurodomos tokios kliūtys kaip per didelis turinio kiekis per trumpą laiką ir ilgas laikotarpis tarp mokymų ir paleidimo. Planuokite praktiką arti laiko, kada žmonės naudosis darbo eiga, ir suskirstykite ją į pakankamai trumpus užsiėmimus, kad būtų galima visapusiškai pasinaudoti.
4. Pateikite realų pavyzdį
Iliustracinis pavyzdys. Informatikos arba atitikties vadovas prieš naudojimą turėtų patvirtinti atvejį ir atsakymo kriterijus.
Byla. Medicinos-chirurgijos skyriuje pradėta taikyti nauja pamainos perdavimo dokumentavimo tvarka. Darbuotojai teigia, kad tai užtrunka ilgiau nei anksčiau. Politika reikalauja, kad perdavimo dokumentas būtų užpildytas prieš išeinančiajai slaugytojai išeinant.
Užduotis. Besimokantysis atlieka praktinio paciento perdavimą naujoje darbo eigoje, užfiksuoja kiekvieną trinties tašką, nurodo, ką darytų dėl to, ir kokios papildomos informacijos ar pagalbos jam reikia.
Pirmas bandymas. Besimokantysis užpildo užrašą, bet praleidžia du laukus, kurių „niekas neskaito“, ir neužfiksuoja jokios trinties. Jis teigia, kad naujasis būdas „tiesiog lėtesnis“. Užrašas yra nepilnas ir neatitinka politikos, o kliūtis apibūdinama kaip nuomonė be jokių detalių.
Atsiliepimas ir bandymas dar kartą. Treneris atkreipia dėmesį, kad šie du laukai yra politikos dalis, ir prašo besimokančiojo ekrane surasti kiekvieno iš jų vietą ir kiek laiko trunka žingsnis. Pakartotinio bandymo metu besimokančiojo prašoma dar kartą užpildyti užrašą ir kiekvienam trinties taškui užregistruoti, ką jis darė, kiek laiko tai užtruko ir kas padėtų tai pagreitinti.
Stipresnis bandymas. „Užpildžiau visus laukus. Vaistų santraukos paieška kiekvieną kartą reikalauja atskiros, o tai užtruko apie dvi minutes. Nepraleidau šios paieškos, nes to reikalauja politika. Ar santrauka galėtų būti užpildyta iš anksto, ar yra patvirtintas sutrumpintas kelias? Nežinau, ar apie tai jau buvo pranešta, todėl norėčiau apie tai pranešti skyriaus supervartotojui ir informatikos komandai.“ Šis atsakymas atitinka politiką, jame užfiksuoti konkretūs įrodymai ir naudojamas patvirtintas maršrutas.
Kodėl kiekvienas atsakymas yra pagrįstas arba neišsamus. Vertinkite kiekvieną pagal patvirtintus kriterijus, o ne pagal trenerio pageidavimus. Pirmas bandymas yra įprastas atsakas į lėtesnę užduotį, tačiau jis apriboja politikos sritis ir nepalieka projektui nieko, ką reikėtų taisyti. Stipresnis bandymas laikosi politikos, išlieka besimokančiojo vaidmens ir skundą paverčia įrodymu. Dvi minutės pavyzdyje yra išgalvotas skaičius, rodantis, kokias detales reikia užfiksuoti, o ne lyginamasis rodiklis.
5. Įvertinkite pajėgumus ir planuokite perdavimą
Gebėjimų įrodymas yra atliktas darbas sprendžiant bylą, kurios besimokantysis nėra matęs. Įvertinkite užduoties atlikimo įgūdžius ir atskirai registruokite neišspręstas darbo eigos kliūtis. Paprastoje vertinimo skalėje kiekvienam kriterijui naudojama skalė nuo 0 iki 2:
| kriterijus | Stebimi įrodymai |
|---|---|
| Užduoties vykdymas | Užbaigia naują darbo eigą ir užregistruoja veiksmą bei jį patvirtinančius įrodymus. |
| Priežastys | Paaiškina svarbius apribojimus, alternatyvas ir tai, kas lieka neaišku. |
| Ribos | Naudoja patvirtintas procedūras ir kreipiasi pagalbos, kai nepakanka informacijos ar įgaliojimų. |
Pagrindiniai kriterijai: 0 – nėra arba neparemta, 1 – dalinė su atitinkamais praleidimais, o 2 – išsami ir pagrįsta pagal sutartus kriterijus. Kritines klaidas, pvz., praleidus politikos privalomą lauką, apibrėžkite atskirai, kad bendras balas jos nepaslėptų. Ši vertinimo skalė yra pasiūlymas, o ne patvirtintas pasirengimo standartas. Pritaikykite ją su informatikos arba atitikties vadovu ir išbandykite.
Sąmoningai planuokite perkėlimą. Kai besimokantieji kurį laiką grįš į darbą, surengkite trumpą tolesnį susitikimą, pavyzdžiui, pokalbį apie užduotis, kurių metu dalyviai atsineša vieną realią užduotį be detalių ir parodo, kaip jie ją atlieka dabar. Jei jūsų organizacijos taisyklės tai leidžia, stebėkite realaus darbo pavyzdį.
Kur padeda interaktyvus pristatymas
Interaktyvūs formatai padeda, kai visi turi įsipareigoti prieš išgirdę atsakymą. Tiesioginės sesijos metu moderatorius gali parodyti trumpą atvejo aprašymą, paprašyti kiekvieno asmens pasirinkti kitą žingsnį ir įvesti numatomą trintį, o tada parodyti skirtumą prieš diskusiją. Anoniminiai atsakymai gali palengvinti pripažinimą, kad darbo eiga neveikia. Ta pati byla gali būti nagrinėjama savarankišku tempu pasiruošimui. „AhaSlides“ palaiko interaktyvų mokymąsi ir perėjimą tarp tiesioginio ir savarankiško pristatymo. Venkite realių incidentų ir pacientų informacijos, patikrinkite visas konkrečias kūrimo, atsiliepimų ar ataskaitų teikimo funkcijas, kuriomis planuojate remtis, palyginti su savo darbo eiga, ir laikykite dirbtinį intelektą, simuliatorius ir EHR integracijas išorinėmis arba nepatvirtintomis, kol nepamatysite jų veikiančių. Norėdami gauti informacijos apie formatų pasirinkimą, žr. mūsų straipsnį apie... Kada naudoti adaptyvų, interaktyvų ir tiesioginį mokymąsi.
Išmatuokite, kas pasikeitė
Iš anksto nuspręskite, kas parodytų, kad besimokantieji gali atlikti užduotį. Palyginkite užduoties meistriškumą ir nematomo atvejo kliūčių žurnalą su pradine padėtimi ir po mokymų palikite kliūčių žurnalą atvirą kaip atskirą matavimo priemonę. Apibrėžkite, kas įtraukiamas, vardiklį ir laiką. Jei rezultatai pagerėja, prieš įskaitydami mokymus, patikrinkite, kas dar pasikeitė per tą patį laikotarpį, pvz., programinės įrangos atnaujinimas, personalo pakeitimas ar darbo eigos pertvarkymas.
Apribojimai, kurie gali likti
- Naudojamumas. Jei ekrane reikia per daug veiksmų, mokymas gali išmokyti nuorodos, bet negali pašalinti veiksmų.
- Personalas ir laikas. Praktika nepadės, jei nėra tam skirto laiko.
- Politikos aiškumas. Atvejis negali išspręsti politikos, kurioje yra pasikartojančių įrašų arba kuri yra dviprasmiška. Ištaisykite politiką.
- Bylos aprėptis. Vienas atvejis rodo vieną darbo eigą. Įvertinimas neapibūdina asmens veiklos apskritai.
- Perdavimo. Atlikti praktikos atvejį nėra tas pats, kas atlikti darbą pilnoje palatoje ir skambant telefonui.
Iš anksto įvardinkite šiuos dalykus rėmėjams ir suplanuokite atskirus sprendimus. Mokymai pagerina besimokančiųjų galimybes. Jie nekeičia su užduotimi susijusių sąlygų.
Dažnai užduodami klausimai
Kas yra EHR pokyčių valdymo mokymai?
Tai rengia darbuotojus darbui pasikeitusioje EHR ar darbo eigoje, taikant vaidmenimis pagrįstą praktiką ir grįžtamąjį ryšį, ir renka kliūtis, kurias atskleidžia praktika, kad asmuo galėtų jas spręsti.
Ar mokymų išlaikymas reiškia, kad darbuotojai priėmė pokytį?
Ne. Įvertinimas parodo, kaip asmuo susidorojo su vienu mokymo atveju. Pritaikymas matomas realiame darbe ir priklauso nuo naudojimo paprastumo, personalo ir politikos, taip pat nuo įgūdžių.
Kaip vertinate pasirengimą naujam darbo procesui?
Pateikite atvejį, kurio besimokantysis nėra matęs, ir įvertinkite užduoties meistriškumą pagal sutartus kriterijus, tada užregistruokite likusias kliūtis. Prisiminimo testas patvirtina tik išankstinius reikalavimus.
Ar galite praktikoje naudoti tikrus pacientų atvejus?
Tik pašalinus išsamią informaciją ir gavus atitikties vadovo patvirtinimą. Sugalvoti atvejai, paremti įprastais darbo eigomis, yra saugesni, o pacientų informacija neturėtų būti naudojama mokymo priemonėse.
Kur pradėti
Pasirinkite vieną darbo eigą, kuri, žmonių teigimu, tapo sulėtėjusi. Parašykite kiekvieno vaidmens veiklos ataskaitą, paprašykite informatikos arba atitikties vadovo patvirtinti išgalvotą atvejį ir atsakymo kriterijus, ir sukurkite trijų kriterijų vertinimo kriterijų su 0–2 balų skale, kritinių klaidų sąrašu ir kliūčių žurnalu. Prieš diegdami, išbandykite ją su maža grupe.
Norėdami sužinoti, kaip byla galėtų būti tvarkoma tiesiogiai su jūsų komanda ir vėliau pakartotinai panaudota savarankiškai, peržiūrėkite „AhaSlides“.
