Renginys baigėsi. Dalyviai išėjo. Dabar ateina dalis, kuri skiria organizatorius, kurie tobulėja, nuo tų, kurie spėlioja: atsiliepimų rinkimas. Apklausos po renginio parodo, kas pasiteisino, kas nepavyko ir ką reikėtų keisti kitą kartą, bet tik tuo atveju, jei pati apklausa yra gerai parengta. Neaiški apklausa pateikia neaiškius duomenis.
„SurveyMonkey“ atliktas apklausos trukmės tyrimas parodė, kad apklausų, kurias reikia užpildyti ilgiau nei 7–8 minutes, užpildymo rodiklis sumažėja iki 5–20 % [1]. Tai reiškia, kad jūsų įtraukti klausimai turi užsitarnauti savo vietą. Šiame vadove pateikiama daugiau nei 30 apklausos klausimų po renginio, suskirstytų pagal tai, ką jie matuoja, ir praktinių patarimų dėl laiko, formato ir klaidų, kurios mažina atsakymų skaičių.
Visapusiškas pasitenkinimas
Pradėkite nuodugniai, prieš pereidami prie konkrečių klausimų. Šie klausimai suteiks jums bendrą supratimą apie tai, kaip įvyko įvykis, prieš pradedant gilintis į detales.
- Kaip įvertintumėte bendrą savo patirtį renginyje? (1-5)
- Ar renginys pateisino jūsų lūkesčius? (Viršijo / Susitaikė / Nepasiekė)
- Kokia tikimybė, kad dalyvausite šio organizatoriaus renginyje ateityje? (Labai mažai tikėtina arba labai tikėtina)
- Kaip tikėtina, kad rekomenduotumėte šį renginį kolegai? (0–10 NPS skalė)
- Koks vienas žodis geriausiai apibūdina jūsų patirtį? (Atviras arba žodžių debesis)
Turinys ir sesijos
Šie klausimai padeda įvertinti, ar programa buvo vertinga ir atitiko dalyvių poreikius.
- Kiek turinys atitiko jūsų profesinius poreikius? (Visiškai ne, iki labai)
- Kuris užsiėmimas jums pasirodė vertingiausias? (Išskleidžiamasis arba atviras)
- Kurį užsiėmimą laikėte mažiausiai vertingu? (Išskleidžiamasis arba atviras)
- Ar turinys buvo pateiktas tinkamo lygio, atsižvelgiant į jūsų kompetenciją? (Per daug paprasta / Kaip tik tinkama / Per daug sudėtinga)
- Įgijau praktinių įžvalgų, kurias galėsiu pritaikyti savo darbe. (Visiškai nesutinku arba visiškai sutinku)
Pranešėjai ir pranešėjai
- Kaip apskritai įvertintumėte garsiakalbių kokybę? (1-5)
- Kuris pranešėjas ar pranešėjas labiausiai išsiskyrė? (Atviras)
- Ar buvo pakankamai galimybių užduoti klausimus pranešėjams? (Taip / Ne / Iš dalies)
- Kokias temas norėtumėte matyti gvildenamas būsimuose renginiuose? (Atviras)
Logistika ir organizavimas
- Kaip apskritai įvertintumėte renginio organizavimą? (1-5)
- Ar vieta buvo tinkama ir patogi? (Taip / Ne / Iš dalies)
- Kaip įvertintumėte registracijos ir atvykimo procesą? (1-5)
- Ar renginio komunikacija (tvarkaraštis, atnaujinimai, nurodymai) buvo aiški ir laiku pateikta? (Taip / Ne / Iš dalies)
- Kaip įvertintumėte maisto ir gėrimų kokybę? (1–5 arba netaikoma)
Tinklaveika ir įsitraukimas
- Ar renginys suteikė pakankamai galimybių bendrauti? (Taip / Ne / Iš dalies)
- Šiame renginyje užmezgiau vertingų profesinių ryšių. (Visiškai nesutinku arba visiškai sutinku)
- Kokį tinklo kūrimo formatą pageidaujate? (Struktūruoti užsiėmimai / Atviras tinklaveika / Abu)
Vertė ir ateities ketinimai
- Renginys buvo naudingas mano laiko praleidimas. (Visiškai nesutinku arba visiškai sutinku)
- Renginys buvo vertas įėjimo kainos. (Visiškai nesutinku arba visiškai sutinku)
- Ką pakeistumėte šiame renginyje? (Atviras)
- Kokia buvo vertingiausia renginio dalis? (Atviras)
- Ar turite papildomų komentarų ar pasiūlymų? (Atviras)
Virtualūs ir hibridiniai renginiai: papildomi klausimai
Jei jūsų renginys turėjo virtualų arba hibridinį komponentą, pridėkite keletą klausimų, susijusių su ta patirtimi.
- Kaip įvertintumėte virtualios platformos kokybę? (1-5)
- Ar renginio metu patyrėte kokių nors techninių problemų? (Taip / Ne)
- Kiek įtraukianti buvo virtuali patirtis, palyginti su renginiu gyvai? (Daug mažiau / Mažiau / Maždaug tiek pat / Daugiau)
Klaidos, kurios mažina atsakymų skaičių
Užduoda per daug klausimų. Stenkitės pateikti 10 klausimų arba mažiau [3]. Kiekvienas papildomas klausimas sumažina atsakymų skaičių. Išbraukite viską, ką naudinga žinoti, o ne tai, ką būtina žinoti.
Siunčia per vėlai. Atmintis greitai išblėsta. Apklausą išsiųskite per 24 valandas nuo renginio, geriausia – baigiamojoje sesijoje patalpoje. SMS žinutės, išsiųstos per dvi valandas nuo renginio pabaigos, sulaukia 32 % daugiau atsakymų nei vėliau išsiųstos [2]. Tolesnis el. laiškas, išsiųstas po 3–4 dienų, gali padėti surinkti dar 20–30 % atsakymų iš tų, kurie praleido pirmąjį išsiuntimą [3].
Remiamasi tik atvirais klausimais. Atviri atsakymai yra išsamūs, bet sunkiai analizuojami dideliu mastu, be to, jie mažina užbaigimo rodiklius. Kiekybiniams duomenims naudokite vertinimo skales. Apklausoje apribokite atvirų klausimų skaičių iki vieno ar dviejų.
Ignoruojant rezultatus. Greičiausias būdas užtikrinti, kad niekas neužpildytų jūsų kitos apklausos, yra rinkti atsiliepimus ir niekada į juos nereaguoti. Pasidalykite pagrindiniais atradimais su dalyviais ir pasakykite jiems, ką keičiate remdamiesi jų pateikta informacija. Net trumpas santraukos el. laiškas kuria pasitikėjimą ir didina dalyvavimą būsimose apklausose.
Naudojant vedamuosius klausimus. „Kiek jums patiko mūsų nuostabus pagrindinis pranešimas?“ nėra neutralus klausimas. Formuluokite objektyviai ir venkite įterptų prielaidų.
Pamiršta segmentuoti. VIP asmenys, pirmą kartą dalyvaujantys, grįžtantys dalyviai ir virtualūs dalyviai dažnai turi skirtingą patirtį. Bent jau suplanuokite atskirą šių grupių analizę ir apsvarstykite individualiai pritaikytus klausimų rinkinius, jei jūsų renginys pakankamai didelis, kad jį įgyvendintų.
Patarimai, kaip rašyti klausimus, į kuriuos atsakoma sąžiningai
Net ir gerai struktūrizuota apklausa gali pateikti nepatikimus duomenis, jei atskiri klausimai yra prastai suformuluoti. Štai penki praktiniai dalykai, kuriuos reikėtų patikrinti prieš siunčiant.
Naudokite nuoseklų mastelį visame plote. Maišant 1–5 skalę vienoje dalyje su 1–10 skale kitoje, respondentai yra priversti keisti savo mąstyseną kas kelis klausimus. Pasirinkite vieną skalę visiems vertinamiems elementams ir jos laikykitės. Dauguma renginių apklausų gerai veikia su penkių balų skalė nes į jį greitai atsakoma ir lengva analizuoti.
Klausimai apsiriboja viena idėja. „Kaip įvertintumėte turinio kokybę ir pranešėjo kalbą?“ – tai du klausimai viename. Respondentai, kuriems patiko turinys, bet buvo sunku suprasti pranešėjo kalbą, neturi gero atsakymo. dvivamzdžiai klausimai į atskirus elementus, net jei apklausoje pridedama dar viena eilutė.
Iš anksto iš anksto paaiškinkite respondentams klausimus, kurie gali būti netinkami. Jei renginyje, kuriame kai kurie dalyviai dalyvavo tik virtualiai, klausiate apie maistą ir gėrimus, įtraukite variantą „Netaikoma“. Verčiant ką nors vertinti tai, ko jis nepatyrė, iškreipiami jūsų duomenys ir respondentas susierzina.
Venkite žargono ir vidinės terminologijos. Jūsų komanda gali vadinti konkretų užsiėmimą „popietės pertraukėlės tema“, tačiau dalyviai jį atpažįsta pagal užsiėmimo pavadinimą. Naudokite tą pačią kalbą, kurią jūsų dalyviai vartojo registruodamiesi arba gaudami tvarkaraštį. Tai ypač aktualu apklausoms, apimančioms kelių dienų ar kelių dalių renginius.
Prieš siųsdami apklausą, ją išbandykite. Atlikite visą apklausą patys, tada paprašykite vieno asmens, nepriklausančio planavimo komandai, ją užpildyti be atsakymo. Ieškokite klausimų, kurie sukelia dvejonių, skalių, kurios atrodo dviprasmiškos, ar loginių šuolių, kurie nesuprantami asmeniui, nedalyvavusiam apklausos rengime. Tai, kas organizatoriui atrodo akivaizdu, dažnai neaišku dalyviui, greitai atsakančiam telefonu.
Turėkite omenyje mobiliojo ryšio patirtį. Dauguma apklausų atsakymų po renginio pateikiami telefonais, dažnai dalyviams keliaujant namo. Ilgas klausimo tekstas, maži bakstelėjimo taikiniai ir kelių stulpelių išdėstymas trukdo užbaigti apklausą mobiliuosiuose įrenginiuose. Prieš siųsdami apklausą, peržiūrėkite ją telefone ir apkirpkite visus klausimus, kuriuos reikia slinkti, kad būtų galima perskaityti visą tekstą. Apklausa, kuri gerai veikia keturių colių ekrane, puikiai veiks visur. Jei jūsų platforma tai palaiko, įjunkite automatinį perėjimą po kiekvieno įvertinimo pasirinkimo, kad respondentams nereikėtų atskirai bakstelėti mygtuko „toliau“. Vien šis nedidelis pakeitimas gali reikšmingai sumažinti respondentų skaičiaus sumažėjimą mobiliuosiuose įrenginiuose.
Dažnai užduodami klausimai
Kiek laiko turėtų trukti apklausa po įvykio?
Stenkitės pateikti 8–10 klausimų, kuriems atsakyti užtruksite ne ilgiau kaip penkias minutes. Laiko skirtumas tarp penkių ir dešimties minučių apklausų yra reikšmingas. Teikite pirmenybę svarbiausiems rodikliams ir sumažinkite likusius. Jei jums tikrai reikia daugiau duomenų, apsvarstykite galimybę atlikti dvi trumpesnes apklausas: vieną iškart po renginio, apimančią bendrą pasitenkinimą, ir antrą po savaitės, kad gautumėte išsamesnės informacijos iš labiausiai įsitraukusių dalyvių. Dar viena naudinga taisyklė: jei klausimas neatitinka sprendimo, kurį realiai galėtumėte priimti iki kito renginio, jį sutrumpinkite. Kiekvienas papildomas klausimas, kurį pasiliekate, yra nedidelis mokestis kiekvienam respondentui, kuris užpildo apklausą.
Ar turėčiau pasiūlyti paskatinimą už apklausos užpildymą?
Skatinimo priemonės gali padidinti atsakymų skaičių, tačiau jos taip pat gali pritraukti prastos kokybės atsakymus iš žmonių, kurie skuba vien tam, kad gautų atlygį. Geresnis būdas – padaryti apklausą paprastą ir pakankamai trumpą, kad nereikėtų jokios paskatos. Jei atsakymų skaičius vis dar mažas, apsvarstykite galimybę dalyvauti loterijoje, o ne garantuoti atlygį, kuris sumažintų paskatą skubėti. Veiksmingiausia paskata – pasakyti dalyviams, kad jų atsiliepimai turės įtakos kito renginio organizavimui: žmonės atsako, kai mano, kad jų indėlis yra svarbus.
Ką turėčiau daryti su rezultatais?
Pradėkite apskaičiuodami pagrindinius rodiklius: bendrą pasitenkinimo balą, NPS ir visus konkrečius balus, kuriuos stebite metai iš metų. Tada perskaitykite atvirus atsakymus, ieškodami temų. Ieškokite dėsningumų, o ne vienkartinių nusiskundimų. Kai susidarysite aiškų vaizdą, pasidalinti santrauka su savo komanda ir, jei reikia, su dalyviais. Trumpas el. laiškas „štai ką mums pasakėte ir štai ką mes keičiame“ užbaigia atsiliepimų ciklą ir padidina tikimybę, kad dalyviai dalyvaus būsimose apklausose. Tai taip pat padeda sekti tuos pačius pagrindinius klausimus kiekviename renginyje, kad galėtumėte matuoti pažangą laikui bėgant, o ne vertinti kiekvieną apklausą kaip atskirą užduotį. Lyginamosios analizės balai suteikia kontekstą, kurio negali pateikti vienas duomenų taškas.
Atsiliepimų rinkimas renginio metu naudojant „AhaSlides“
Efektyviausias laikas atsiliepimams rinkti yra prieš dalyviams išeinant iš kambario. „AhaSlides“ leidžia užbaigti sesiją tiesioginėmis skaidrėmis: kiekybinių klausimų vertinimo skalėmis, žodžių debesiu kambario nuotaikai užfiksuoti ir atvira skaidre konkretiems pasiūlymams, o rezultatai rodomi ekrane, kai kambarys reaguoja. Surinkus atsiliepimus kambaryje, pasiekiami aukščiau minėti 85–95 % užbaigimo rodikliai, o stebint kolektyvinius atsiliepimus ekrane, sesija tampa konkrečia pabaigos akimirka.
Norėdami gauti visą klausimyną, „AhaSlides“ apklausos Aukščiau pateiktus po renginio pateiktus apklausos klausimus suformuluokite į vieną formą, kurią respondentai užpildo viename puslapyje ir pateikia vieną kartą. Ją parodykite kaip paskutinę baigiamojo posėdžio skaidrę, tada bendrinkite tą pačią apklausą kaip nuorodą arba QR kodą su anksčiau išėjusiais dalyviais; jie gali atsakyti bet kuriame įrenginyje, nereikalaudami paskyros.
Šaltiniai
[1] „SurveyMonkey“. Kokio ilgio turėtų būti apklausa? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/
[2] Explori. Koks yra geras apklausos po renginio atsakymų rodiklis? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate
[3] ASAE centras. 5 geriausios praktikos, kaip kurti ir bendrinti apklausas po renginio. (Rugsėjo 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys
