„Nail Project Kickoff“ susitikimo skrajutė 8 žingsniais (+ nemokamas šablonas!)

Net pačios drausmingiausios įmonės kartais gali jausti savo projektus. Dažniausiai problema yra viena iš rengimas. Sprendimas?Gerai struktūrizuotas ir visiškai interaktyvus projekto pradinis susitikimas!

Daugiau nei vien pompastika ir ceremonija, gerai įvykdytas pradinis susitikimas iš tikrųjų gali sukelti kažką gražaus dešinėje kojoje. Čia yra 8 žingsniai, kaip surengti projekto pradinį susitikimą, kuris kelia jaudulį ir gauna visi tame pačiame puslapyje.

Pradžios laikas!

Kas yra projekto pradžios susitikimas?
Kodėl „Project Kickoff“ susitikimai tokie svarbūs?
8 žingsniai į „Kickass Project Kickoff“ susitikimą
Projekto pradžios susitikimo darbotvarkės šablonas

Susitikimo patarimai, kuriuos reikia prisiminti

Iš anksto turite turėti pradinio susitikimo darbotvarkę. Labai svarbu išsiųsti ankstyvą projekto pradžios el. laišką! Taigi, pažiūrėkime kelis pradinio posėdžio darbotvarkės pavyzdžius!

Pradinė sesija turi būti trumpa ir glausta, su daug žaidimų ir veiklos, nes būtent šiuo metu AhaSlides labai praverčia! Peržiūrėkite daugiau patarimų su mumis, kaip nurodyta toliau:

Alternatyvus tekstas

Pradėkite pokalbį.

Gaukite vertingą indėlį iš savo komandos ir klientų per projekto pradžios susitikimą. Naudodamiesi šiuo nemokamu šablonu naudokite tiesioginę apklausą, klausimus ir atsakymus bei keitimosi idėjomis įrankius!

🚀 Žiūrėkite šabloną

Kas yra projekto pradžios susitikimas?

Kaip sakoma ant skardos, projekto pradinis susitikimas yra susitikimas, kuriame pradedate savo projektą.

Paprastai projekto pradžios susitikimas yra pirmasis susitikimas tarp kliento, kuris užsakė projektą, ir įmonės, kuri jį įgyvendins. Abi pusės susės kartu ir aptars projekto pagrindus, tikslą, tikslus ir kaip jis pateks nuo idėjos iki įgyvendinimo.

Paprastai tariant, yra 2 rūšių apie pradinius susitikimus, kuriuos reikia žinoti:

Išorinio projekto pradžia –Kūrėjų komanda susėda su kuo nors iš užįmonė, kaip klientas ar suinteresuotas asmuo, aptaria bendradarbiavimo projekto planą.
Vidinis PKM – Komanda iš per įmonė susėda kartu ir aptaria naujo vidaus projekto planą.

Nors abu šie tipai gali turėti skirtingus rezultatus, procedūrayra beveik tas pats. Iš esmės yra jokios daliesIšorinio projekto pradžia, kuri nėra vidinio projekto pradžia – vienintelis skirtumas bus tas, kam jį rengiate.

Daugiau įsitraukite į savo susibūrimus

Kodėl „Project Kickoff“ susitikimai tokie svarbūs?

Kickoff Meetings tikslas turi būti garsus ir aiškus! Gali atrodyti, kad pakankamai paprasta pradėti projektą tiesiog paskyrus daugybę užduočių reikiamiems žmonėms, ypač šiandieninėje Kanban valdybos apsėstoje darbo vietoje. Tačiau dėl to komandos gali nuolat pasiklysti.

Prisiminkite, tik todėl, kad esate ant ta pati lentanereiškia, kad esate ant tame pačiame puslapyje.

Jo esmė - projekto pradinis susitikimas yra sąžiningas ir atviras Dialogas tarp kliento ir komandos. tai ne pranešimų apie tai, kaip projektas veiks, seriją, tačiau a pokalbisapie planus, lūkesčius ir tikslus, kuriuos pasiekė nevaržomos diskusijos.

Čia yra keletas projekto pradinio susitikimo rengimo pranašumų:

Tai gauna visus paruošta - „Duok man šešias valandas nukirsti medį ir pirmas keturias aš galąsiu kirvį“.Jei Abraomas Linkolnas būtų gyvas šiandien, galite būti tikri, kad jis pirmąsias 4 iš 6 projekto valandų praleistų projekto pradžios susitikime. Taip yra todėl, kad šiuose susitikimuose yra visi būtinus veiksmus, kad bet kuris projektas būtų nukreiptas ant dešinės kojos.
Į tai įeina visi pagrindiniai žaidėjai- Pradiniai susitikimai gali prasidėti tik tada, kai ten dalyvauja visi: vadovai, komandos vadovai, klientai ir bet kas kitas, susijęs su projektu. Taip lengva nesuvokti, kas už ką atsakingas, jei neaišku, kas vyksta pradiniame susitikime, kad viską išsiaiškintumėte.
Tai atviras ir bendradarbiaujantis – Kaip minėjome, projekto pradžios susitikimai yra diskusijos. Užsiima patys geriausi visi dalyvių ir iš visų pasisemti geriausių idėjų.

Daugiau įsitraukite į savo susibūrimus

8 žingsniai į „Kickass Project Kickoff“ susitikimą

Taigi, kas tiksliai įtraukta į projekto pradžios susitikimo darbotvarkę? Susiaurinome iki 8 toliau nurodytų žingsnių, bet visada turėtumėte atsiminti, kad yra nėra nustatyto šio tipo susitikimų meniu.

Naudokite šiuos 8 veiksmus kaip vadovą, bet niekada nepamirškite, kad galutinė darbotvarkė yra Jums!

1 veiksmas – įvadai ir ledlaužiai

Žinoma, vienintelis būdas pradėti bet kokį pradinį susitikimą yra supažindinti dalyvius vieni su kitais. Nepriklausomai nuo jūsų projekto trukmės ar masto, klientai ir komandos nariai turi būti draugiški vieni kitiems, kad galėtų efektyviai dirbti kartu.

Nors pakanka paprasto „aplink stalo“ tipo įvado, kad žmonės susipažintų su vardais, ledlaužis gali pridėti dar vieną asmenybė ir pašviesinti nuotaikąprieš projekto startą.

Pabandyk šitą:Sukite ratą 🎡

Išdėstykite keletą paprastų įvadinių temų a verpimo ratas, tada paprašykite kiekvieno komandos nario jį pasukti ir atsakyti į bet kurią temą, į kurią atsiduria ratas. Juokingi klausimai yra skatinami, bet būtinai būkite daugiau ar mažiau profesionalūs!

Verpimo ratas, naudojamas kaip ledo laužiklis.

Norite daugiau tokių?💡 Turime 10 ledlaužių kiekvienam susitikimuičia.

2 veiksmas – projekto fonas

Neturint formalumams ir šventėms, laikas pradėti nuo akmenų šalto verslo. Norėdami sėkmingai pradėti susitikimą, turite turėti aiškią pradinio susitikimo darbotvarkę!

Kaip ir visose puikiose istorijose, geriausia pradėti nuo pradžių. Apibūdinkite visą korespondencijątarp jūsų ir jūsų klientų, kad visi įsitrauktų į projektą, kad suprastų, kas įvyko iki šiol.

Tai gali būti el. Laiškų, tekstų, ankstesnių susitikimų protokolų ar bet kokių šaltinių, kurie prideda bet kokį jūsų įmonės ir kliento kontekstą, ekrano kopijos. Sudarykite laiko juostą, kad ją būtų lengva vizualizuoti.

3 veiksmas – projekto paklausa

Be susirašinėjimo fono, norėsite pasinerti gilyn į detales kodėl šis projektas pirmiausia pradedamas.

Tai yra esminis žingsnis, nes jame pateikiama aiški skausmo taškų, kuriuos siekiama išspręsti projekte, apžvalga, kurią tiek komandos, tiek klientai turi visada laikyti savo proto priešakyje.

Protipas ????

Tokios stadijos yra tinkamos diskusijoms. Paklauskite savo klientų ir jūsų komandai pateikti savo idėjas, kodėl, jų manymu, šis projektas buvo svajotas.

Jei taikoma, visada turėtumėte pabandyti nukreipti kliento balsasšiame skyriuje. Bendradarbiaukite su klientu, kad gautumėte realių pavyzdžių, kai vartotojai paminėjo skausmingus taškus, kuriuos jūsų projektas bando ištaisyti. Jų nuomonė turėtų nulemti tai, kaip jūsų komanda žiūri į projektą.

4 žingsnis – projekto tikslai

Taigi jūs pažvelgėte į praeitis projekto, dabar laikas pažvelgti į ateitis.

Tiesioginiai tikslai ir aiškus projekto sėkmės apibrėžimas tikrai padės jūsų komandai dirbti jo link. Negana to, tai parodys jūsų klientui, kad jūs rimtai žiūrite į darbą ir jums taip pat rūpi jo eiga.

Paklauskite savo pradinio susitikimo dalyvių "Kaip atrodys sėkmė?"Ar daugiau klientų? Daugiau atsiliepimų? Geresnis klientų pasitenkinimo lygis?

Nesvarbu, koks tikslas, jis visada turi būti...

Pasiekiamas- Nepersitempkite. Žinokite savo ribas ir išsikelkite tikslą tikrai turi šansą pasiekti.
Išmatuojamas - Padėkite savo tikslą duomenimis. Siekite konkretaus skaičiaus ir stebėkite savo pažangą jo link.
Laikina - Nurodykite pabaigos datą. Darykite viską, ką galite, kad pasiektumėte savo tikslus iki šio termino.

5 veiksmas – darbo ataskaita

„Mėsos“ įtraukimas į „pradinį susitikimą“, darbo pareiškimas (SoW) yra didelis pasinerimas į projekto specifiką ir tai, kaip jis bus vykdomas. Tai pagrindinis atsiskaitymasįtrauktas į pradinio susitikimo darbotvarkę, ir jam reikėtų skirti daugiausia dėmesio.

Peržiūrėkite šią infografiką apie tai, ką įtraukti į savo darbo ataskaitą:

Infografija, paaiškinanti 6 mažus žingsnius, susijusius su pranešimo apie darbą paskelbimu projekto pradiniame susitikime.

Turėkite omenyje, kad darbo ataskaita nėra tiek diskusija, kiek likusi projekto pradinio susirinkimo darbotvarkė. Tai tikrai laikas, kai projektas veda paprasčiausiai išdėstyti veiksmų planąbūsimam projektui, tada išsaugokite diskusiją kitas posėdžio klausimas.

Kaip ir likusiame jūsų susitikime, taip ir jūsų darbo pareiškimas super kintamas. Jūsų darbo ataskaitos specifika visada priklausys nuo projekto sudėtingumo, komandos dydžio, dalyvaujančių dalių ir kt.

Norite daugiau sužinoti?💡 Patikrinkite tai išsamus straipsnis apie darbo pareiškimo sudarymą.

6 veiksmas – klausimų ir atsakymų skyrius

Nors galite jaustis priversti palikti klausimų ir atsakymų skyrių iki galo, mes iš tikrųjų rekomenduojame jį laikyti iškart po jūsų darbo pareiškimo.

Toks aštrus segmentas tikrai sukels klausimų tiek jūsų klientui, tiek komandai. Kadangi didžioji susitikimo dalis yra tokia šviežia visų mintyse, geriausia mušti, kol lygintuvas karštas.

Interaktyvios pristatymo programinės įrangos naudojimas klausimams ir atsakymams priglobti gali padėti užtikrinti, kad viskas vyktų sklandžiai, ypač jei jūsų projekto pradžios susitikime dalyvauja daug dalyvių...

Tai organizuotas- Klausimai yra suskirstyti pagal populiarumą (per teigiamus balsus) arba pagal laiką ir gali būti pažymėti kaip „atsakyta“ arba prisegti viršuje.
Tai moderuotas- Klausimai gali būti patvirtinti ir atmesti, kol jie nebus rodomi ekrane.
Tai anoniminis – Klausimus galima pateikti anonimiškai, tai reiškia, kad kiekvienas turi savo nuomonę.

7 veiksmas – galimos problemos

Kaip jau minėjome anksčiau, projekto pradinis susitikimas yra kuo atviresnis ir sąžiningesnis. Štaikaip jūs statote pasitikėjimo jausmas su savo klientu nuo pradžios.

Tuo tikslu geriausia aptarti galimas problemas, su kuriomis gali susidurti projektas. Čia niekas neprašo jūsų nuspėti ateities, tik tam, kad sudarytumėte preliminarų sąrašą kliūčių, su kuriomis galite susidurti.

Kadangi jūs, jūsų komanda ir jūsų klientas artėsite prie šio projekto su skirtingais statymais, tai idealu visidalyvauja galimos problemos aptarime.

8 veiksmas – registracija

Reguliarus susitikimas su klientu yra dar vienas būdas sustiprinti abiejų šalių pasitikėjimą. Projekto pradžios susitikime turite atsakyti į keletą klausimų ką, kada, kas ir kaip šie registravimai įvyks.

Registracija yra gana geras balansavimo veiksmas tarp skaidrumasir pastanga. Nors malonu būti kuo atviresniam ir skaidresniam, turite tai tvarkyti atsižvelgiant į tai, kiek iš tikrųjų būsite pasiekiami beatvira ir skaidri.

Prieš susitikimo pabaigą įsitikinkite, kad turite atsakymus į šiuos klausimus:

Kas?– Kokiu tiksliai klientui reikia atnaujinimo? Ar jie turi žinoti apie kiekvieną mažytę pažangos detalę, ar svarbu tik dideli ženklai?
Kada?– Kaip dažnai jūsų komanda turėtų atnaujinti savo klientą? Ar jie turėtų perteikti tai, ką padarė kiekvieną dieną, ar tiesiog apibendrinti tai, ką jiems pavyko savaitės pabaigoje?
Kas? – Kuris komandos narys bus tas, kuris palaikys ryšius su klientu? Ar bus kiekvienoje komandoje, kiekviename etape, ar tik vienas korespondentas visame projekte?
Kaip? – Kokiu būdu klientas ir korespondentas ketina palaikyti ryšį? Reguliarus vaizdo skambutis, el. paštas ar nuolat atnaujinamas tiesioginis dokumentas?

Kaip ir daugumos projekto pradžios posėdžio darbotvarkės punktų atveju, geriausia diskutuoti viešai. Didelei komandai ir didelei klientų grupei gali būti lengviau atlikti a tiesioginė apklausasiekiant sušvelninti galimybes nustatyti kuo geresnę registracijos formulę.

Norite daugiau sužinoti? 💡 Patikrinkite keletą geriausios praktikos, kaip prisiregistruoti su savo klientais.

Apklausa efektyviai su AhaSlides

Projekto pradžios susitikimo darbotvarkės šablonas

Kai jūsų profesionaliai suplanuotas susitikimas tik laukia, kad susirinkimų salėje sukeltų keletą minčių, paskutinis prisilietimas gali būti šiek tiek sąveikakad visa tai sujungtų.

Ar žinojai tik tai 29% įmoniųjaustis susijęs su savo klientais ( "Gallup")? Atsiribojimas yra epidemija B2B lygmeniu, todėl dėl formalumų pradžios susitikimai gali atrodyti kaip lygus, neįkvepiantis procesas.

Įtraukti savo klientus ir komandas interaktyviomis skaidrėmis tikrai gali padidinti dalyvavimąir padidinti dėmesį.

AhaSlides turi įrankių arsenaląįskaitant tiesiogines apklausas, klausimus ir atsakymus bei protų šturmo skaidres ir net tiesioginės viktorinosir žaidimai, kad jūsų projektas būtų tinkamas.