Paroje yra tik 24 valandos ir niekas negali sukurti daugiau laiko. Mes galime jį geriau panaudoti. Laiko valdymo pristatymas padeda darbuotojams, vadovams ir studentams būtent tai ir padaryti, bet tik tuo atveju, jei jis yra aiškus, praktiškas ir įtraukia auditoriją. Šiame vadove paaiškinama, ką įtraukti kiekvienai auditorijai, kaip padaryti sesiją interaktyvią, ir pateikiamas paruoštas šablonas, nuo kurio galite pradėti.
Ką turėtų apimti laiko valdymo pristatymas?
Kad ir kokia būtų auditorija, stiprus užsiėmimas atsako į keturis klausimus: kodėl tai svarbu, koks yra metodas, kaip pradėti ir kaip išlikti teisingame kelyje? Žemiau pateiktuose skyriuose šie klausimai pritaikyti darbuotojams, vadovams ir studentams.
Laiko valdymo pristatymas darbuotojams
Darbuotojai paprastai nori žinoti, ką jie iš to gaus. Parodyti, kaip geresnis laiko valdymas gali sumažinti stresą, padidinti produktyvumą, pagerinti darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą ir pažangą karjeroje.
- Pradėk nuo priežasties. Pradėkite trumpa istorija ar klausimu apie dieną, kuri jums prabėgo nepastebimai, tada susiekite ją su aukščiau pateiktais privalumais.
- Mokykitės planuoti ir sudaryti tvarkaraščius. Parodykite, kaip sudaryti dienos, savaitės ir mėnesio planus su darbų sąrašais, kalendoriais ir laiko blokavimu, kur kalendoriuje rezervuojate fiksuotus laikus konkrečioms užduotims.
- Dalinkitės sėkmės istorijomis. Kolega, kuris sumažino el. laiškų skaitymo laiką arba išsaugojo darbo valandas, yra daug įtikinamesnis nei bendra statistika.
Prieš pristatydami, paklauskite auditorijos narių, kas iš tikrųjų užima jų laiką. Greita apklausa, trunkanti mažiau nei minutę, parodo, kurioms kalbos dalims skirti daugiau laiko.
Laiko valdymo pristatymas lyderiams ir specialistams
Patyrę specialistai jau žino pagrindus, todėl bendro pobūdžio kalba juos greitai pames. Verčiau siekite konkretaus, sudėtingesnio turinio.
- Suasmeninkite turinį. Prieš sesiją išsiųskite trumpą apklausą ir pritaikykite pavyzdžius prie iššūkių, apie kuriuos žmonės praneša.
- Perženkite pagrindus. Užuot aiškinus, kas yra darbų sąrašas, aptarkite delegavimą, prioritetų nustatymą pagal poveikį, gilaus darbo laiko apsaugą ir susitikimų krūvio valdymą.
- Pasiskolinkite iš puikių kalbėtojų. Stebint, kaip TED pranešėjai struktūrizuoja istoriją, galima gauti idėjų, kaip pradėti ir užbaigti savo kalbą.
Laiko valdymo pristatymas studentams
Mokiniai, kurie anksti išmoksta valdyti laiką, lengviau derina mokymąsi su pomėgiais. Užsiėmimas turi būti konkretus ir trumpas.
- Paaiškinkite svarbą. Laiko valdymą susiekite su mažesniu stresu, geresniais rezultatais ir didesniu laisvalaikiu.
- Išmokite Pomodoro technikos. Sukurtas Francesco Cirillo, jis suskirsto darbą į trumpus, sutelktus intervalus, tradiciškai 25 minutes, atskirtus trumpomis, maždaug penkių minučių pertraukomis (Oficiali „Pomodoro“ technikos svetainė).
- Mokykite išsikelti tikslus. Įveskite SMART tikslus, kurie paprastai mokomi kaip konkretūs, išmatuojami, pasiekiami, aktualūs ir su laiku apriboti. Akronimas kilęs iš George'o T. Dorano 1981 m. straipsnio „... Valdymo apžvalgaParodykite mokiniams, kaip didelę užduotį suskaidyti į mažus žingsnius.
Viktorina yra geras būdas patikrinti, ar metodas pasiteisino, ir ji paverčia kartojimą mini žaidimu.
Laiko valdymo pristatymo idėjos
Žmonės daug geriau prisimena tai, ką daro, nei tai, ką girdi. Pridėkite veiklų, kurios leistų auditorijai praktikuotis ir diskutuoti, ir pasirūpinkite, kad skaidrės būtų paprastos, vaizdingos ir trumpos.
- Apklausos ir viktorinos. Naudokite tiesiogiai apklausos bei viktorinos patikrinti supratimą ir įtvirtinti pagrindinius teiginius.
- Žodžių debesis. Paklauskite „Koks vienas įprotis padeda jums planuoti savo laiką?“ ir parodykite bendrus atsakymus kaip žodžių debesis.
- Svarstyklės. Paprašykite žmonių įvertinti savo pasitikėjimą planavimu, atsakymu „ne“ ir dėmesio sutelkimo laiko išsaugojimu, o pabaigoje dar kartą peržiūrėkite įvertinimus.
- Diskusija ir klausimai bei atsakymai. Palikite laiko klausimams apie pačių žmonių situacijas.
Daugiau būdų, kaip išlaikyti gyvą sesiją, rasite mūsų vadove interaktyvių pristatymų idėjos bei interaktyvūs mokymai.
20 minučių trukmės sesijos pavyzdys
Štai struktūra, kurią galite pritaikyti. Darbotvarkė taip pat padeda praktikuoti tai, ką sakote, nes kiekvienai daliai yra aiškus laiko limitas.
| minučių | dalis | Veikla |
|---|---|---|
| 0 į 3 | Kodėl tai svarbu | Apklausa: kuri dienos dalis jums labiausiai atima dėmesį? |
| 3 į 10 | Du metodai | Paaiškinkite laiko blokavimą ir „Pomodoro“ techniką, pateikdami po vieną pavyzdį. |
| 10 į 14 | Patikrinkite supratimą | Viktorina su trimis ar keturiais klausimais |
| 14 į 18 | Dalinimosi įpročiai | Žodžių debesis: vienas įprotis, padedantis stebėti savo laiką |
| 18 į 20 | Įsipareigoti ir uždaryti | Kiekvienas asmuo šią savaitę pasirenka po vieną pakeitimą; atviras klausimų ir atsakymų skyrius |
Pradžiai naudokite žemiau pateiktą nemokamą šabloną ir pakeiskite klausimus savais.
Svarbiausi paėmimai
- Pritaikykite turinį: kodėl tai svarbu darbuotojams, pažangūs metodai vadovams, paprasti metodai studentams.
- Gerai išmokykite vieną ar dvi technikas, pavyzdžiui, laiko blokavimą, SMART tikslus arba Pomodoro techniką, o ne dešimt paviršutiniškai.
- Padarykite jį interaktyvų naudodami apklausas, viktorinas, žodžių debesis ir skales, kad auditorija ne tik klausytų, bet ir praktikuotųsi.
Dažnai užduodami klausimai
Ar laiko valdymas yra tinkama tema pristatymui?
Taip. Tai aktualu įvairaus amžiaus ir vaidmens žmonėms, be to, lengva pridėti veiklų, kurios išlaiko auditorijos susidomėjimą.
Kaip tvarkote laiką pristatymo metu?
Kiekvienai veiklai nustatykite laiko limitą, repetuokite su laikmačiu ir naudokite vaizdines priemones, kad nereikėtų per daug aiškinti. Pirmiausia sukurkite darbotvarkę pagal auditorijos sąveiką, o tada užpildykite likusią dalį.
Kaip pradėti 5 minučių pristatymą?
Pradėkite vienu klausimu arba trumpa apklausa, išsakykite vieną pagrindinę mintį ir apribokite skaidrių skaičių iki minimumo, reikalingo jai pagrįsti. Per penkias minutes turėsite vietos vienai idėjai, o ne penkioms.
