Kas yra projekto planavimo procesas projektų valdyme?

Geras projekto valdymas apima penkis pagrindinius etapus: pradžią, planavimą, vykdymą, stebėjimą ir kontrolę ir užbaigimą su uždarymu. Svarbu pažymėti, kad nė vienas sėkmingas projektas negali ignoruoti nė vieno iš šių etapų, ypač projekto planavimo proceso, kurio metu viskas turi būti sekama, pavyzdžiui, pristatyti laiku ir neviršijant biudžeto.

Projekto planavimas yra projekto gyvavimo ciklo pagrindas, o tai taip pat reiškia, kad tai yra pats sudėtingiausias etapas. Tačiau visada yra būdas ten patekti.

Šiame straipsnyje mes sužinome daugiau apie projekto planavimą, apibrėžimą, pavyzdžius, procesą ir kai kuriuos planavimo įrankius, kurie padės geriau suprasti projekto planavimo procesą ir išmokti susidoroti su jo sunkumais. 

Patarimai, kaip geriau įsitraukti

• Projektų valdymas
• Projekto tvarkaraščio pavyzdys
• Krioklio metodika

Kas yra projekto planavimo apibrėžimas?

Projekto planavimas gali būti apibrėžiamas kaip sistemingas procesas, nubrėžiantis, organizuojantis ir strateguojant reikalingus veiksmus ir išteklius, reikalingus konkrečiam tikslui pasiekti per nustatytą laikotarpį. Tai iniciatyvus požiūris, apimantis tikslų nustatymą, veiksmų plano sudarymą ir išteklių paskirstymą, siekiant optimizuoti produktyvumą ir sumažinti riziką.

Susiję: Strateginio valdymo procesas | Galutinis vadovas su 7 geriausiais patarimais

7 Projekto planavimo proceso etapai

Šioje dalyje mes gilinamės į 7 žingsnius, susijusius su projekto planavimu:

1 etapas: projekto tikslų ir apimčių apibrėžimas

Pradinis projekto planavimo proceso etapas sukasi apie aiškiai apibrėžtą projekto tikslus ir apimtį. Tai reiškia, kad reikia suprasti norimus rezultatus, nustatyti suinteresuotąsias šalis ir nustatyti išmatuojamus tikslus. Projekto ribų, rezultatų ir apribojimų apibrėžimas sudaro pagrindą tolesnei planavimo veiklai.

Pavyzdžiui, Nike nustato pardavimo tikslą kitais metais parduoti 3,00,000 30 XNUMX vienetų, o tai, palyginti su dabartiniais pardavimais, padidėja XNUMX%.

2 etapas: visapusiškas projekto vertinimas

Norint priimti pagrįstus sprendimus ir sumažinti riziką, labai svarbus kruopštus projekto įvertinimas. Šiame etape atliekama išsami projekto reikalavimų, išteklių, galimos rizikos ir priklausomybių analizė. Įvertinę projekto įgyvendinamumą, gyvybingumą ir galimus iššūkius, planuotojai gali nustatyti svarbiausius sėkmės veiksnius ir sukurti strategijas, kaip pašalinti galimas kliūtis.

3 etapas: darbo suskirstymo struktūros (WBS) kūrimas

Šiame projekto planavimo etape visas projektas suskaidomas į mažesnius, valdomus komponentus. Šis metodas vadinamas darbo suskirstymo struktūra (WBS), kuri hierarchiškai pateikia užduotis, dalines užduotis ir rezultatus, užtikrindama aiškumą ir organizavimą. Tai palengvina išteklių paskirstymą ir užduočių seką bei sukuria loginę projekto vykdymo sistemą.

4 etapas: išteklių įvertinimas ir terminų nustatymas

Išteklių įvertinimas ir laiko juostos nustatymas taip pat yra labai svarbūs projekto planavimo sėkmei. Šio etapo tikslas – nustatyti kiekvienai užduočiai reikalingą personalą, biudžeto asignavimus ir medžiagas. Atsižvelgdami į užduočių priklausomybes, prioritetus ir turimus išteklius, planuotojai ar vadovai gali sukurti realius terminus ir nustatyti pagrindinius etapus.

5 etapas: rizikos identifikavimo ir mažinimo strategijos

Nė vienas projektas nėra apsaugotas nuo rizikos, o ankstyvas jų sprendimas yra gyvybiškai svarbus plano tvarkymui. Šiame etape galimos rizikos ir neapibrėžtumai nustatomi, analizuojami ir nustatomi prioritetai. Rengiamos iniciatyvios strategijos rizikai sumažinti, apimančios nenumatytų atvejų planus, rizikos perdavimo mechanizmus ir alternatyvius veiksmų būdus. Reguliarus rizikos stebėjimas ir vertinimas užtikrina prisitaikymą per visą projekto gyvavimo ciklą.

6 etapas: komunikacija ir suinteresuotųjų šalių įtraukimas

Kaip ir klijai, veiksminga komunikacija gali išlaikyti projektą kartu. Būtina sukurti komunikacijos planą, kuriame būtų nurodyti kanalai, dažnumas ir suinteresuotųjų šalių dalyvavimas. Reguliarūs būsenos atnaujinimai, pažangos ataskaitos ir bendradarbiavimo diskusijos skatina skaidrumą, gerina koordinavimą ir valdo suinteresuotųjų šalių lūkesčius.

7 etapas: stebėjimas, kontrolė ir vertinimas

Veiksmingo projekto planavimo sistemos galutinis rezultatas yra nuolatinis stebėjimo ir vertinimo etapas. Šiame etape pagrindinis dėmesys skiriamas pažangos stebėjimui, jos palyginimui su nustatytais etapais ir nukrypimų nustatymui. Jei reikia, atliekami koregavimai, kad projektas būtų suderintas su jo tikslais. Išmoktos pamokos yra dokumentuojamos, leidžiančios perduoti žinias ir tobulėti ateityje.

Kokie yra projekto planavimo komponentai?

Čia yra 7 pagrindiniai projekto planavimo proceso komponentai:

• Planavimo apimtis vadyboje: Aiškiai apibrėžkite projekto ribas ir tikslus.
• Darbo suskirstymo struktūra (WBS): projekto suskaidymas į mažesnes, valdomas užduotis.
• Laiko juosta ir etapai: tikroviškos laiko juostos nustatymas ir pažangos stebėjimo etapų nustatymas.
• Išteklių paskirstymas: Būtinų išteklių, įskaitant personalą, biudžetą ir medžiagas, nustatymas ir paskirstymas.
• Rizikos analizė ir mažinimas: Galimos rizikos nustatymas ir jų mažinimo strategijų kūrimas.
• Bendravimo planas: veiksmingų komunikacijos kanalų sukūrimas, siekiant palengvinti projekto suinteresuotųjų šalių koordinavimą ir bendradarbiavimą.
• Stebėsena ir vertinimas: įgyvendinimo mechanizmai, skirti stebėti projekto eigą ir įvertinti našumą pagal iš anksto nustatytus KPI.

Kodėl reikalingas projekto planavimo procesas?

Tai padidina projekto našumą ir sėkmės galimybę

Yra daugybė priežasčių, kodėl projektai žlunga, ir viena iš jų yra komandos narių nesugebėjimas apibrėžti tikslų, tikslų ir atsakomybės (maždaug 39 proc.). Projektas neveiks sklandžiai, jei komandos nariai susipainios dėl savo individualių vaidmenų ir pareigų. Be to, aiškių tikslų ir tikslų nebuvimas arba projekto krypties ir tikslo neteisingas supratimas gali lemti nesuderinamumą ir susikaupimo stoką, o tai gali sukelti netikėtų nesklandumų ir apimties šliaužimą.

Tai pagerina komandinį bendradarbiavimą ir bendravimą 

Gerai organizuotas planas sukuria galimybę komandos nariams efektyviai bendrauti ir bendradarbiauti. Ypač kai kalbama apie įvairių padalinių ar įmonių projektus, kuriuose dalyvauja daug darbuotojų ir įvairių sričių ekspertų, kurie dirba kartu, planavimo vaidmuo yra dar akivaizdesnis. Dėl to aiškus bendravimas ir bendradarbiavimas pagerina komandinį darbą, skatina bendrą viziją, mažina darbuotojų konfliktus ir skatina teigiamą projekto aplinką.

Tai užtikrina išteklių optimizavimą

Planavimas yra geriausia praktika, skirta geriausiai panaudoti išteklius, įskaitant laiką, žmogiškuosius išteklius, biudžetą, įrangą ir medžiagas. Iš anksto nustatydama reikalingus išteklius, projekto komanda gali užtikrinti, kad reikiami ištekliai būtų prieinami tinkamu laiku, sumažinant vėlavimą ir dubliavimą, taip pat optimizuojant efektyvumą.

Tai sumažina riziką ir netikėtas problemas

Anksti identifikuodama riziką, projekto komanda gali parengti atsako į riziką planavimo strategijas ir nenumatytų atvejų planus joms spręsti. Šis iniciatyvus požiūris padeda sumažinti rizikos tikimybę ir poveikį, pagerinti projekto našumą ir sumažinti nesėkmės tikimybę.

Koks yra geriausias projekto planavimo procesas?

Norint geriau planuoti projektą ir įveikti iššūkius, su kuriais gali kilti planavimo, verta apsvarstyti kai kurias projekto planavimo metodikas. Jie nurodo struktūrizuotus metodus ir sistemas, naudojamas veiksmingai planuoti ir valdyti projektus.

Krioklio planavimas

Krioklio metodika yra nuoseklus metodas, padalijantis projektą į atskirus etapus, o kiekvienas etapas grindžiamas ankstesniu. Tai vyksta tiesine progresija, kai kiekviena fazė turi būti baigta prieš pereinant prie kitos. Pagrindiniai etapai paprastai apima reikalavimų rinkimą, projektavimą, kūrimą, testavimą, diegimą ir priežiūrą. Krioklys geriausiai tinka projektams su aiškiai apibrėžtais ir stabiliais reikalavimais.

PRINCE2 (projektai kontroliuojamoje aplinkoje)

PRINCE2 yra procesais pagrįsta projektų valdymo metodika, plačiai naudojama Jungtinėje Karalystėje ir visame pasaulyje. Tai suteikia struktūrizuotą projektų planavimo, stebėjimo ir kontrolės sistemą. PRINCE2 suskirsto projektus į valdomus etapus ir pabrėžia veiksmingą valdymą, rizikos valdymą ir suinteresuotųjų šalių įtraukimą. Jis yra plačiai pripažintas dėl savo dėmesio verslo pagrindimui ir išsamiai dokumentacijai.

PRISM (projektų integravimas, apimtis, laikas ir išteklių valdymas)

PRISM – Projektų valdymo instituto (PMI) sukurta projektų valdymo metodika. Ji suteikia išsamią sistemą, apimančią integraciją, apimtį, laiką ir išteklių valdymą. PRISM akcentuoja struktūruotą požiūrį į projektų planavimą, įtraukiant tokius procesus kaip projekto tikslų apibrėžimas, darbų suskirstymo struktūrų kūrimas, veiklų planavimas ir išteklių paskirstymas.

Susiję: Geriausi strateginio planavimo šablonai 2024 m. | Atsisiųsti nemokamai

Kokie yra projektų planavimo įrankiai ir programinė įranga?

Projektų planavimo įrankiai ir programinė įranga tapo nepakeičiamomis efektyviam projektų valdymui šiandienos greito ir dinamiško verslo aplinkoje. Kaip projekto vadovas, galbūt norėsite pažvelgti į šiuos geriausius pasiūlymus:

"Microsoft Project yra išsami projektų planavimo programinė įranga, plačiai naudojama įvairių pramonės šakų profesionalų. Jis siūlo daugybę patikimų funkcijų, leidžiančių valdyti užduotis, išteklius, terminus ir biudžetus.

Asanos yra universalus projektų planavimo įrankis, žinomas dėl savo tvirtų savybių ir lankstumo. Ji siūlo centralizuotą platformą komandoms efektyviai planuoti, organizuoti ir stebėti projektus.

Trello yra populiari užduočių planavimo programinė įranga, žinoma dėl savo paprastumo ir vizualinio patrauklumo. Jo patogią sąsają sudaro lentos, sąrašai ir kortelės, leidžiančios komandoms lengvai organizuoti užduotis ir nustatyti jų prioritetus.

Susiję: 10 patarimų, kaip efektyviai naudoti „Asana“ projektų valdymą 2024 m

Kokie yra 10 projekto planavimo žingsnių?

Projekto planavimo procesas įvairiose organizacijose skiriasi, priklausomai nuo projektų apimties ir masto. Kai kurie vadovai gali teikti pirmenybę 10 projekto planavimo žingsnių:

1. Apibrėžkite projekto tikslus ir tikslus.
2. Nustatyti projekto dalyvius.
3. Atlikite išsamią projekto apimties analizę.
4. Sukurkite išsamią darbo suskirstymo struktūrą (WBS).
5. Nustatyti projekto priklausomybes ir užduočių seką.
6. Įvertinkite išteklių poreikius ir sukurkite išteklių planą.
7. Sudarykite realų projekto tvarkaraštį.
8. Identifikuoti ir įvertinti projekto riziką.
9. Sukurkite komunikacijos planą.
10. Gauti projekto patvirtinimus ir užbaigti projekto planą.

Dažnai užduodami klausimai

Baigiamosios mintys

Svarbu pažymėti, kad projekto planavimas yra geriausias procesas, norint, kad viskas vyktų teigiamai. Nors projektų planavimo programinė įranga gali padėti pagerinti projekto planavimo proceso produktyvumą, nelaikykite to savaime suprantamu dalyku, projekto vadovo ir komandos koordinavimo vaidmuo yra daug svarbesnis.

Taigi, nepamirškite turėti įvadinis susirinkimas sujungti visas komandas projekto pradžioje ir lavinti įgūdžius, kad jūsų komandos būtų gerai atliktos ir būtų motyvuotos viso projekto metu. Jei jums reikia įdomesnių ir įdomesnių susitikimų pristatymų ar mokymų, AhaSlides gali būti geriausias jūsų partneris su daugybe nemokamų išplėstinių funkcijų ir šablonų bei konkurencingu kainodaros planu visoms įmonėms.

Nuoroda: BIJU'S | Savaitės planas | Mokymo taikinys