Што е процес на планирање на проектот во управувањето со проекти?

Доброто управување со проекти вклучува пет фундаментални чекори: започнување со иницирање, планирање, извршување, следење и контрола и завршување со затворање. Важно е да се напомене дека ниту еден од успешните проекти не може да игнорира ниту една од овие фази, особено процесот на планирање на проектот кој одржува сè што следи, како на пример испорачувањето на време и во рамките на буџетот.

Планирањето на проектот е во срцето на животниот циклус на проектот, што исто така значи дека е најпредизвикувачката фаза. Сепак, секогаш постои начин да се стигне до таму.

Во оваа статија, дознаваме повеќе за планирањето на проектот, дефиницијата, примерите, процесот и некои алатки за планирање кои ќе ви помогнат подобро да го разберете процесот на планирање на проектот и да научите како да се справите со неговите тешкотии. 

Совети за подобар ангажман

• Управување со проекти
• Пример за распоред на проектот
• Методологија на водопади

Која е дефиницијата за проектно планирање?

Планирањето на проектот може да се дефинира како систематски процес на зацртување, организирање и стратегиско поставување на неопходните чекори и ресурси потребни за постигнување на одредена цел во дефинирана временска рамка. Тоа е проактивен пристап кој вклучува идентификување на целите, воспоставување на патоказ и распределба на ресурси за оптимизирање на продуктивноста и ублажување на ризиците.

Поврзани со: Процес на стратешки менаџмент | Крајниот водич со 7 најдобри совети

7 фази од процесот на планирање на проектот

Во овој дел, истражуваме во 7-те чекори вклучени во планирањето на проектот како што следува:

Фаза 1: Дефинирање на целите и опсегот на проектот

Почетната фаза од процесот на планирање на проектот се врти околу јасно дефинирање на целите и опсегот на проектот. Ова подразбира разбирање на посакуваните резултати, идентификување на засегнатите страни и воспоставување мерливи цели. Дефинирањето на границите на проектот, испораките и ограничувањата ги поставува темелите за следните активности за планирање.

На пример, Nike ја поставува продажната цел да продаде 3,00,000 единици следната година, што се зголемува за 30% во споредба со тековната продажба.

Фаза 2: Спроведување на сеопфатна проценка на проектот

Темелната проценка на проектот е клучна за информирано донесување одлуки и за ублажување на ризикот. Оваа фаза вклучува спроведување на детална анализа на проектните барања, ресурси, потенцијални ризици и зависности. Со проценка на изводливоста, одржливоста и потенцијалните предизвици на проектот, планерите можат да ги идентификуваат критичните фактори за успех и да развијат стратегии за справување со потенцијалните пречки.

Фаза 3: Развивање на структура за распаѓање на работата (WBS)

Во овој чекор на планирање на проектот, целиот проект е поделен на помали, податливи компоненти. Овој пристап се нарекува структура на расчленување на работа (WBS) која обезбедува хиерархиска репрезентација на задачите, подзадачите и испораките, обезбедувајќи јасност и организација. Ја олеснува распределбата на ресурсите и редоследот на задачите и воспоставува логичка рамка за извршување на проектот.

Фаза 4: Проценка на ресурсите и утврдување на временски рокови

Проценката на ресурсите и воспоставувањето временска рамка се исто така клучни за успехот на планирањето на проектот. Оваа фаза има за цел да го одреди потребниот персонал, буџетските распределби и материјалите потребни за секоја задача. Со разгледување на зависностите на задачите, приоритетите и достапните ресурси, планерите или менаџерите можат да развијат реални временски рокови, идентификувајќи ги клучните пресвртници на патот.

Фаза 5: Стратегии за идентификација и ублажување на ризикот

Ниту еден проект не е имун на ризици, а нивното рано решавање е од витално значење за обработката на планот. Во оваа фаза, потенцијалните ризици и несигурности се идентификуваат, анализираат и се приоретизираат. Проактивни стратегии се развиени за да се ублажат ризиците, кои опфаќаат планови за вонредни ситуации, механизми за пренос на ризик и алтернативни начини на дејствување. Редовното следење и проценка на ризикот обезбедуваат приспособливост во текот на животниот циклус на проектот.

Фаза 6: Комуникација и ангажирање на засегнатите страни

Како лепак, ефективната комуникација може да го одржи проектот заедно. Воспоставувањето комуникациски план кој ги опишува каналите, зачестеноста и вклучувањето на засегнатите страни е императив. Редовните ажурирања на статусот, извештаите за напредокот и заедничките дискусии поттикнуваат транспарентност, ја подобруваат координацијата и управуваат со очекувањата на засегнатите страни.

Фаза 7: Следење, контрола и евалуација

Доаѓањето до финалето на ефективна рамка за планирање на проектот е фазата на континуиран мониторинг и евалуација. Оваа фаза се фокусира на следење на напредокот, споредување со воспоставените пресвртници и идентификување на отстапувањата. Доколку е потребно, се прават прилагодувања за повторно усогласување на проектот со неговите цели. Научените лекции се документирани, што овозможува трансфер на знаење и идно подобрување.

Кои се компонентите на проектното планирање?

Еве 7 клучни компоненти на процесот на планирање на проектот:

• Опсег на планирање во менаџментот: Јасно дефинирајте ги границите и целите на проектот.
• Структура на дефекти на работа (WBS): Разделување на проектот на помали, податливи задачи.
• Времеплов и пресвртници: Воспоставување реална временска рамка и поставување пресвртници за следење на напредокот.
• Распределба на ресурси: Идентификување и распределба на потребните ресурси, вклучувајќи персонал, буџет и материјали.
• Анализа на ризик и ублажување: Идентификување на потенцијалните ризици и развивање стратегии за нивно ублажување.
• План за комуникација: Воспоставување ефективни канали за комуникација за да се олесни координацијата и соработката меѓу засегнатите страни во проектот.
• Следење и евалуација: Спроведување на механизми за следење на напредокот на проектот и оценување на перформансите според однапред дефинираните KPI.

Зошто е неопходен процесот на планирање на проектот?

Ги зголемува перформансите на проектот и можноста за успех

Постојат голем број причини зошто проектите не успеваат, а една од нив е неуспехот да се дефинираат целите, целите и одговорностите меѓу членовите на тимот (проценети близу 39%). Проектот нема да се одвива без проблеми доколку членовите на тимот се збунети околу нивните индивидуални улоги и одговорности. Понатаму, недостатокот на јасни цели и цели или погрешното разбирање на насоката и целта на проектот може да доведе до неусогласеност и недостиг на фокус, што резултира со неочекувани пропусти и лази на опсегот.

Ја подобрува тимската соработка и комуникација 

Добро организираниот план создава можност за членовите на тимот ефективно да комуницираат и да соработуваат. Особено кога станува збор за меѓусекторски или меѓукомпаниски проекти, со вклученост на голем број вработени и експерти од различно потекло кои работат заедно, улогата на планирањето е уште поочигледна. Како резултат на тоа, јасната комуникација и соработка ја подобруваат тимската работа, промовираат заедничка визија, помалку конфликти со вработените и поттикнуваат позитивна проектна средина.

Обезбедува оптимизација на ресурсите

Планирањето е крајна практика за најдобро искористување на ресурсите, вклучувајќи време, човечки ресурси, буџет, опрема и материјали. Со однапред идентификување на потребните ресурси, проектниот тим може да се осигура дека вистинските ресурси се достапни во вистинско време, минимизирајќи ги доцнењата и дуплирањето, како и оптимизирање на ефикасноста.

Ги намалува ризиците и неочекуваните проблеми

Со рано идентификување на ризиците, проектниот тим може да развие стратегии за планирање на одговор на ризик и планови за вонредни ситуации за нивно решавање. Овој проактивен пристап помага да се намали веројатноста и влијанието на ризиците, да се подобрат перформансите на проектот и да се намалат шансите за неуспех.

Кој е најдобриот процес на планирање на проекти?

За подобро планирање на проектот, како и за надминување на предизвиците што може да се сретнат при планирањето, вреди да се разгледаат некои методологии за планирање на проектот. Тие се однесуваат на структурирани пристапи и рамки кои се користат за ефективно планирање и управување со проекти.

Планирање на водопади

Методологијата „Водопад“ е секвенцијален пристап кој го дели проектот на различни фази, при што секоја фаза се гради врз претходната. Таа следи линеарна прогресија, каде што секоја фаза мора да се заврши пред да се пресели во следната. Клучните фази обично вклучуваат собирање барања, дизајн, развој, тестирање, распоредување и одржување. Водопадот најдобро одговара за проекти со добро дефинирани и стабилни барања.

PRINCE2 (Проекти во контролирани средини)

PRINCE2 е методологија за управување со проекти заснована на процеси што широко се користи во Обединетото Кралство и на глобално ниво. Таа обезбедува структурирана рамка за планирање, следење и контрола на проектот. PRINCE2 ги дели проектите на податливи фази и нагласува ефективно управување, управување со ризик и ангажирање на засегнатите страни. Широко е препознатлив по својот фокус на деловното оправдување и сеопфатната документација.

PRISM (интеграција на проекти, опсег, време и управување со ресурси)

PRISM е методологија за управување со проекти развиена од Институтот за управување со проекти (PMI). Обезбедува сеопфатна рамка која опфаќа интеграција, опсег, време и управување со ресурсите. PRISM нагласува структуриран пристап за планирање на проекти, инкорпорирајќи процеси како што се дефинирање на целите на проектот, создавање структури за расчленување на работата, распоред на активности и распределба на ресурси.

Поврзани со: Најдобри шаблони за стратешко планирање во 2024 година | Преземете бесплатно

Кои се некои алатки и софтвер за планирање на проекти?

Алатките и софтверот за планирање на проекти станаа неопходни за ефективно управување со проекти во денешниот брз и динамичен бизнис пејзаж. Како проект менаџер, можеби ќе сакате да ги погледнете овие врвни предлози:

Microsoft Project е сеопфатен софтвер за планирање на проекти што широко се користи од професионалци во различни индустрии. Тој нуди низа робусни функции за управување со задачи, ресурси, временски рокови и буџети.

Асана е разноврсна алатка за планирање на проекти позната по своите робусни карактеристики и флексибилност. Тој нуди централизирана платформа за тимовите за ефективно планирање, организирање и следење на проектите.

Trello е популарен софтвер за планирање задачи познат по својата едноставност и визуелна привлечност. Неговиот кориснички интерфејс се состои од табли, списоци и картички, што им овозможува на тимовите да ги организираат и да ги приоретизираат задачите без напор.

Поврзани со: 10 совети за ефективно користење на управувањето со проекти на Asana во 2024 година

Кои се 10-те чекори на проектно планирање?

Процесот на планирање на проектот варира од организација до организација, во зависност од обемот и обемот на проектите. Некои менаџери може да ги претпочитаат 10-те чекори за планирање на проектот како што следува:

1. Дефинирајте ги целите и целите на проектот.
2. Идентификувајте ги засегнатите страни во проектот.
3. Спроведете темелна анализа на обемот на проектот.
4. Развијте детална структура за расчленување на работата (WBS).
5. Определете ја зависноста на проектот и редоследот на задачите.
6. Проценете ги потребите за ресурси и креирајте план за ресурси.
7. Развијте реален распоред на проекти.
8. Идентификувајте и проценете ги ризиците од проектот.
9. Направете план за комуникација.
10. Добијте одобренија за проекти и финализирајте го проектниот план.

Најчесто поставувани прашања

Последни мисли

Важно е да се напомене дека планирањето на проектот е најдобриот процес за да се одржи сè во позитивен напредок. Иако софтверот за планирање на проекти може да помогне да се подобри продуктивноста на процесот на планирање на проектот, ве молиме не го земајте здраво за готово, улогата на проект менаџер и координација на тимот е многу покритична.

Затоа, не заборавајте да имате воведен состанок да ги поврзете сите тимови на почетокот на проектот и обуката за вештини за да се обезбеди дека вашите тимови имаат високи перформанси и се мотивирани во текот на целиот проект. Ако ви требаат повеќе ангажирани и возбудливи презентации или обука за состаноци, AhaSlides може да биде вашиот најдобар партнер со многу бесплатни напредни функции и шаблони и конкурентен план за цени за сите компании.

Реф: BIJU'S | Неделен план | Teachtarget