Senarai Semak Pengurusan Risiko Acara Muktamad | 15 Wajib Diperlukan untuk Memastikan Kejayaan Acara

Jantung anda berdegup kencang semasa anda membayangkan senario terburuk:

❗️ Seorang pembesar suara jatuh sakit beberapa minit sebelum naik ke pentas.

❗️ Tempat anda tiba-tiba hilang kuasa pada hari acara.

❗️ Atau yang paling teruk - seseorang tercedera di majlis anda.

Fikiran yang mengamuk membuat anda terjaga pada waktu malam.

Tetapi acara yang paling huru-hara pun boleh diuruskan - jika anda merancang dengan teliti dan sistematik terlebih dahulu.

Yang mudah senarai semak pengurusan risiko acara boleh membantu anda mengenal pasti, menyediakan dan mengurangkan potensi isu sebelum ia menggagalkan acara anda. Mari kita fikirkan 10 perkara yang mesti ada dalam senarai semak untuk mengubah kebimbangan menjadi pelan tindakan yang tersusun.

Jadual kandungan

• Pengenalan
• Apakah Pengurusan Risiko Acara?
• Lima Langkah Mengurus Risiko sebagai Perancang Acara
• Senarai Semak Pengurusan Risiko Acara
• Lima Elemen Pengurusan Risiko
• Senarai semak dalam Pengurusan Acara
• Takeaways
• Soalan Lazim

Pengenalan

Apakah risiko peristiwa?	Masalah yang tidak dijangka dan tidak dijangka yang memberi kesan negatif kepada penganjur dan penjenamaan syarikat.
Contoh risiko peristiwa?	Cuaca melampau, keselamatan makanan, kebakaran, gangguan, ancaman keselamatan, risiko kewangan,…

Apakah Pengurusan Risiko Acara?

Pengurusan risiko peristiwa melibatkan mengenal pasti potensi risiko atau isu yang boleh mengancam sesuatu kejadian, dan kemudian meletakkan proses dan langkah berjaga-jaga untuk mengurangkan risiko tersebut. Ini membantu penganjur acara menyediakan pelan kontingensi untuk meminimumkan gangguan dan pulih dengan cepat jika isu timbul. Senarai semak pengurusan risiko peristiwa juga digunakan untuk memastikan setiap ancaman yang berpotensi dihalang.

Lima Langkah Mengurus Risiko sebagai Perancang Acara

Kami tahu ia adalah tekanan sebagai perancang acara dengan semua kemungkinan yang boleh berlaku. Untuk menyelamatkan anda daripada terlalu berfikir, ikuti 5 langkah mudah kami untuk membuat pelan pengurusan risiko yang sempurna untuk acara:

• Kenal pasti risiko - Sumbang saran semua kemungkinan perkara yang boleh berlaku pada acara anda. Pertimbangkan faktor seperti isu tempat, cuaca buruk, kegagalan teknologi, pembatalan pembesar suara, isu makanan, kecederaan, kehadiran rendah, dsb. Berfikir secara meluas dan meletakkannya pada alat sumbangsaran untuk mengekalkan idea yang utuh.

Perlukan cara baharu untuk sumbang saran?

Gunakan alat sumbangsaran pada AhaSlides untuk menjana lebih banyak idea di tempat kerja, dan semasa menganjurkan acara!

🚀 Daftar Percuma☁️

• Menilai kemungkinan dan kesan - Untuk setiap risiko peristiwa yang dikenal pasti, anggarkan kemungkinan ia berlaku dan kemungkinan kesannya terhadap acara anda. Ini membantu menentukan risiko yang memerlukan pelan mitigasi yang paling teliti.

• Membangunkan pelan kontingensi - Untuk risiko keutamaan yang lebih tinggi, cipta pelan sandaran khusus, penyelesaian dan luar jangka untuk meminimumkan gangguan jika risiko tersebut menjadi kenyataan. Ini mungkin melibatkan pengesahan tempat ganti, pembekal, jadual, dsb.

• Agihkan tanggungjawab - Jadikan satu orang bertanggungjawab untuk melaksanakan setiap pelan kontingensi dan menyampaikan peranan dengan jelas kepada pasukan anda. Ini memastikan seseorang akan mengambil tindakan jika risiko benar-benar berlaku.

• Amalkan rancangan anda - Jalankan senario yang berpotensi untuk mengenal pasti jurang dalam rancangan pengurusan risiko acara anda. Melatih pasukan anda tentang cara bertindak balas dalam situasi yang berbeza akan membina keyakinan supaya mereka berjaya menguruskan isu yang timbul pada hari acara.

Petua untuk Penglibatan yang Lebih Baik

• Pengurusan acara
• Reka bentuk acara
• Rangkaian perniagaan

Senarai Semak Pengurusan Risiko Acara

Apakah perkara umum yang perlu dilindungi oleh senarai semak pengurusan risiko acara? Cari inspirasi dengan contoh senarai semak risiko acara kami di bawah.

#1 - Tempat
☐ Kontrak ditandatangani
☐ Permit dan lesen diperolehi
☐ Pelan lantai dan susunan persediaan disahkan
☐ Katering dan keperluan teknikal dinyatakan
☐ Tempat sandaran dikenal pasti dan siap sedia

#2 - Cuaca
☐ Pelan pemantauan dan pemberitahuan cuaca yang teruk
☐ Khemah atau tempat perlindungan alternatif disediakan jika perlu
☐ Pengaturan dibuat untuk memindahkan acara ke dalam rumah jika perlu

#3 - Teknologi
☐ A/V dan peralatan teknologi lain diuji
☐ Maklumat hubungan sokongan IT diperolehi
☐ Cetakan kertas bahan yang tersedia sebagai sandaran
☐ Pelan kontingensi untuk internet atau gangguan bekalan elektrik

#4 - Perubatan/Keselamatan
☐ Peti pertolongan cemas dan AED tersedia
☐ Pintu keluar kecemasan ditandai dengan jelas
☐ Kakitangan terlatih dalam prosedur kecemasan
☐ Maklumat hubungan keselamatan/polis ada

#5 - Pembesar suara
☐ Bios dan gambar diterima
☐ Pembesar suara ganti dipilih sebagai sandaran
☐ Pelan kontingensi penceramah disampaikan

#6 - Kehadiran
☐ Ambang kehadiran minimum disahkan
☐ Dasar pembatalan dimaklumkan
☐ Pelan bayaran balik disediakan jika acara dibatalkan

#7 - Insurans
☐ Polisi insurans liabiliti am berkuat kuasa
☐ Sijil insurans diperolehi

#8 - Dokumentasi
☐ Salinan kontrak, permit dan lesen
☐ Maklumat hubungan untuk semua vendor dan pembekal
☐ Program acara, agenda dan/atau jadual perjalanan

#9 - Perjawatan/Sukarelawan
☐ Peranan diberikan kepada kakitangan dan sukarelawan
☐ Sandaran tersedia untuk diisi untuk tidak hadir
☐ Latihan prosedur kecemasan dan pelan kontingensi selesai

#10 - Makanan dan Minuman
☐ Sediakan sandaran untuk sebarang bekalan mudah rosak
☐ Pilihan makanan alternatif disediakan sekiranya tertangguh/tempahan tidak betul/tetamu yang alahan
☐ Produk kertas tambahan, perkakas dan peralatan hidangan tersedia

#11 - Sisa dan Kitar Semula
☐ Tong sampah dan bekas kitar semula diedarkan
☐ Peranan diberikan untuk mengumpul sampah semasa dan selepas acara

#12 - Prosedur untuk Mengendalikan Aduan
☐ Kakitangan yang ditetapkan untuk mengendalikan aduan hadirin
☐ Protokol untuk menyelesaikan isu dan menawarkan bayaran balik/pampasan jika perlu

#13 - Pelan Pemindahan Kecemasan
☐ Laluan pemindahan dan tempat pertemuan disediakan
☐ Minta kakitangan ditempatkan berhampiran pintu keluar

#14 - Protokol Orang Hilang
☐ Kakitangan yang bertanggungjawab untuk kehilangan kanak-kanak/ warga emas/orang kurang upaya yang ditetapkan
☐ Maklumat hubungan untuk ibu bapa/penjaga kanak-kanak bawah umur yang diperolehi

#15 - Pelaporan Insiden
☐ Borang pelaporan insiden dibuat untuk kakitangan mendokumentasikan sebarang kecemasan

Lima Elemen Pengurusan Risiko

Risiko bukan hanya nasib buruk - ia adalah sebahagian daripada setiap usaha. Tetapi dengan pelan pengurusan risiko acara yang betul, anda boleh menjinakkan risiko huru-hara yang wujud dan mengubah ancaman menjadi peluang. Lima pendekatan pengurusan risiko termasuk:

• Pengenalpastian risiko - Fikirkan perkara-perkara kecil seperti gangguan teknologi...sehinggalah kepada malapetaka yang menyeluruh. Penyenaraian risiko mengeluarkannya dari kepala anda dan ke atas kertas di mana anda boleh menghadapinya.

• Penilaian risiko- Nilai setiap risiko untuk memahami yang menimbulkan ancaman terbesar. Pertimbangkan: Sejauh manakah kemungkinan ini berlaku? Apakah kerosakan yang boleh berlaku jika ia berlaku? Mengutamakan risiko memfokuskan usaha anda pada isu yang benar-benar penting.

• Pengurangan risiko - Mempunyai rancangan untuk melawan! Pertimbangkan cara untuk mengurangkan kemungkinan risiko berlaku, mengurangkan sebarang kesan jika ia berlaku, atau kedua-duanya. Lebih banyak anda boleh melemahkan risiko terlebih dahulu, semakin kurang ia akan mengganggu anda.

• Pemantauan risiko - Setelah rancangan awal anda disediakan, terus berwaspada. Pantau tanda-tanda risiko baru muncul atau risiko lama berubah. Laraskan strategi anda mengikut keperluan untuk mengikuti perkembangan landskap ancaman.

• Pelaporan risiko - Kongsi risiko dan rancangan dengan pasukan anda. Membawa orang lain ke dalam gelung mendapat sokongan, mendedahkan kelemahan yang mungkin anda terlepas, dan mengagihkan akauntabiliti untuk mengurus risiko.

Apakah itu Senarai Semak dalam Pengurusan Acara?

Senarai semak dalam pengurusan acara merujuk kepada senarai item atau tugas yang disahkan oleh penganjur acara telah disediakan, diatur atau dirancang sebelum acara.

Senarai semak pengurusan risiko yang komprehensif membantu memastikan tiada perkara penting yang diabaikan semasa anda mengatur semua butiran yang diperlukan untuk berjaya melaksanakan sesuatu acara.

Senarai semak berguna untuk pengurusan acara kerana ia:

• Berikan kejelasan dan struktur - Mereka menyusun dalam perintah yang memperincikan semua yang perlu dilakukan, jadi tiada apa yang berlaku.

• Galakkan persiapan yang rapi - Memeriksa item memotivasikan penganjur untuk memastikan semua pengaturan dan langkah berjaga-jaga sebenarnya telah disediakan sebelum acara bermula.

• Tingkatkan komunikasi - Pasukan boleh membahagikan dan menetapkan item senarai semak untuk memastikan semua orang memahami peranan dan tanggungjawab mereka.

• Menyokong konsistensi - Menggunakan senarai semak yang sama untuk acara berulang membantu mengekalkan piawaian dan menangkap kawasan untuk penambahbaikan setiap kali.

• Mendedahkan jurang atau kelemahan - Item yang tidak ditandai menyerlahkan perkara yang terlupa atau memerlukan lebih banyak perancangan, membolehkan anda menanganinya sebelum isu timbul.

• Memudahkan penyerahan - Menyerahkan senarai semak kepada penganjur baharu membantu mereka memahami semua yang telah dilakukan untuk merancang acara yang berjaya sebelum ini.

Takeaways

Dengan tambahan ini dalam senarai semak pengurusan risiko acara anda, anda sudah bersedia untuk medan perang! Persediaan mengubah potensi huru-hara kepada keyakinan yang tenang. Jadi tambahkan setiap item ke senarai anda. Sila potong satu persatu. Tonton senarai semak itu membentuk semula kebimbangan menjadi kuasa. Kerana lebih banyak anda menjangkakan, lebih baik risiko akan diserahkan kepada perancangan dan persediaan anda yang teliti.

Soalan Lazim