Malah syarikat yang paling berdisiplin di luar sana kadang kala merasakan projek mereka sesat. Lebih kerap daripada tidak, masalahnya adalah salah satu penyediaan. Penyelesaian? Berstruktur dan interaktif sepenuhnya mesyuarat kickoff projek!
Lebih daripada sekadar kemegahan dan upacara, perjumpaan kickoff yang dilaksanakan dengan betul dapat memperoleh sesuatu yang indah di kaki kanan. Berikut adalah 8 langkah untuk mengadakan mesyuarat memulakan projek yang membina kegembiraan dan mendapat semua orang di halaman yang sama.
Masa Permulaan!
Petua Pertemuan yang Perlu Diingati
Anda mesti mempunyai agenda mesyuarat permulaan terlebih dahulu. Menghantar e-mel permulaan projek awal adalah sangat penting! Jadi, mari lihat beberapa contoh agenda mesyuarat permulaan!
Sesi permulaan hendaklah pendek dan padat, dengan banyak permainan dan aktiviti, kerana pada masa inilah AhaSlides sangat berguna! Semak lebih banyak petua dengan kami seperti di bawah:
Mulakan Perbualan.
Dapatkan input berharga daripada pasukan dan pelanggan anda semasa mesyuarat permulaan projek. Gunakan tinjauan langsung, Soal Jawab dan alat pertukaran idea dengan templat percuma ini!
🚀 Lihat templat
Apa itu Mesyuarat Kickoff Projek?
Seperti yang tertulis di timah, mesyuarat memulakan projek adalah mesyuarat di mana anda memulakan projek anda.
Biasanya, mesyuarat kickoff projek adalah pertemuan pertama antara pelanggan yang memesan projek dan syarikat yang akan menghidupkannya. Kedua-dua pihak akan duduk bersama dan membincangkan asas-asas projek, tujuannya, matlamatnya dan bagaimana ia akan mendapat idea sehingga membuahkan hasil.
Secara amnya, ada jenis 2 mesyuarat permulaan yang perlu diketahui:
- Kickoff Projek Luar - Pasukan pembangunan duduk bersama seseorang dari di luar syarikat, seperti pelanggan atau pihak berkepentingan, dan membincangkan rancangan untuk projek kolaboratif.
- PKM Dalaman - Pasukan dari dalam syarikat duduk bersama dan membincangkan rancangan untuk projek dalaman baru.
Walaupun kedua-dua jenis ini mungkin mempunyai hasil yang berbeza, prosedurnya hampir sama. Pada dasarnya ada tiada bahagian kickoff projek luaran yang bukan merupakan sebahagian daripada kickoff projek dalaman - satu-satunya perbezaan adalah untuk siapa anda memegangnya.
Lebih Keterlibatan dengan perhimpunan anda
Mengapa Mesyuarat Kickoff Projek begitu Penting?
Tujuan Mesyuarat Permulaan hendaklah lantang dan jelas! Ia mungkin kelihatan cukup mudah untuk memulakan projek hanya dengan memberikan sekumpulan tugas kepada orang yang betul, terutamanya di tempat kerja yang obses dengan lembaga Kanban hari ini. Walau bagaimanapun, ini boleh menyebabkan pasukan terus kehilangan arah.
Ingat, hanya kerana anda berada di papan yang sama tidak bermaksud anda berada di halaman yang sama.
Inti daripadanya, mesyuarat memulakan projek adalah jujur ​​dan terbuka Dialog antara pelanggan dan pasukan. Ia adalah tidak satu siri pengumuman mengenai bagaimana projek itu berjalan, tetapi a perbualan mengenai rancangan, harapan dan matlamat yang dicapai oleh perbahasan yang tidak terkawal.
Berikut adalah beberapa faedah mengadakan mesyuarat memulakan projek:
- Ia mendapat semua orang disediakan - "Beri saya enam jam untuk menebang pokok dan saya akan menghabiskan empat pertama mengasah kapak". Sekiranya Abraham Lincoln masih hidup hari ini, anda boleh yakin bahawa dia akan menghabiskan 4 dari 6 jam projek pertama dalam pertemuan memulakan projek. Ini kerana pertemuan ini mengandungi semua langkah-langkah yang diperlukan untuk mengeluarkan sebarang projek di kaki kanan.
- Ia melibatkan semua pemain utama - Mesyuarat Kickoff tidak dapat dimulakan kecuali semua orang ada: pengurus, ketua pasukan, pelanggan dan orang lain yang mempunyai kepentingan dalam projek ini. Sangat mudah untuk kehilangan jejak siapa yang bertanggungjawab tanpa perjumpaan perjumpaan untuk mengetahui semuanya.
- ia terbuka dan bekerjasama – Seperti yang kami katakan, mesyuarat permulaan projek adalah perbahasan. Yang terbaik terlibat semua hadirin dan membawa idea terbaik daripada semua orang.
Lebih Keterlibatan dengan perhimpunan anda
8 Langkah ke Mesyuarat Kickoff Projek Kickass
Jadi, apa sebenarnya yang termasuk dalam agenda perjumpaan projek? Kami menyempitkannya ke 8 langkah di bawah, tetapi anda harus selalu ingat bahawa ada tiada set menu untuk jenis perjumpaan ini.
Gunakan 8 langkah ini sebagai panduan, tetapi jangan lupa bahawa agenda akhir terletak pada anda!
Langkah # 1 - Pengenalan dan Pemecah Ais
Sememangnya, satu-satunya cara untuk memulakan mana-mana mesyuarat sepak mula adalah dengan membiasakan peserta antara satu sama lain. Tidak kira panjang atau magnitud projek anda, pelanggan dan ahli pasukan perlu menggunakan istilah nama pertama antara satu sama lain sebelum mereka boleh bekerjasama dengan cekap.
Walaupun pengenalan jenis 'go-round-the-table' yang ringkas sudah cukup untuk membiasakan orang ramai dengan nama, pemecah ais boleh menambah satu lagi lapisan personaliti and meringankan suasana menjelang permulaan projek.
Cuba yang ini: Spin roda 🎡
Letakkan beberapa topik pengenalan ringkas mengenai a roda pemintal, kemudian minta setiap ahli pasukan untuk memutarkannya dan menjawab apa sahaja topik yang dituju. Soalan lucu digalakkan, tetapi pastikan anda memastikan soalan itu lebih kurang profesional!
Mahu lebih seperti ini? 💡 Kami ada 10 pemecah ais untuk sebarang mesyuarat di sini.
Langkah # 2 - Latar Belakang Projek
Dengan formaliti dan perayaan ditiadakan, sudah tiba masanya untuk bermula dengan memulakan perniagaan yang hebat. Untuk melancarkan mesyuarat dengan jayanya, anda harus mempunyai agenda yang jelas untuk mesyuarat permulaan!
Seperti semua kisah hebat, sebaiknya mulakan pada awal. Gariskan semua surat-menyurat antara anda dan pelanggan anda agar semua orang terlibat dalam projek ini sepenuhnya untuk mengetahui apa yang berlaku setakat ini.
Ini mungkin tangkapan skrin e-mel, teks, minit dari pertemuan sebelumnya atau sumber yang menambahkan konteks apa pun untuk syarikat dan pelanggan anda. Permudahkan untuk semua orang membuat visualisasi dengan membuat garis masa.
Langkah # 3 - Permintaan Projek
Selain latar belakang surat-menyurat, anda pasti ingin menyelam lebih dalam ke dalam perincian mengenai mengapa projek ini mula dijalankan.
Ini adalah langkah penting kerana memberikan gambaran keseluruhan yang jelas mengenai titik-titik kesakitan yang ingin diselesaikan oleh projek ini, yang merupakan perkara yang mesti dipastikan oleh kedua-dua pasukan dan pelanggan di hadapan mereka setiap masa.
Protip 👊
Tahap seperti ini sudah matang untuk dibincangkan. Tanya pelanggan anda and pasukan anda untuk mengemukakan idea mereka mengapa mereka menganggap projek ini diimpikan.
Sekiranya berkenaan, anda harus selalu berusaha menyalurkan suara pelanggan dalam bahagian ini. Bekerjasama dengan pelanggan untuk mendapatkan contoh dunia sebenar pengguna yang menyebut perkara sakit yang cuba dibetulkan oleh projek anda. Pendapat mereka harus membentuk cara pasukan anda mendekati projek.
Langkah # 4 - Matlamat Projek
Oleh itu, anda telah melihat ke Lepas projek itu, kini tiba masanya untuk melihat masa depan.
Mempunyai matlamat langsung dan definisi kejayaan yang jelas untuk projek anda akan sangat membantu pasukan anda berusaha untuk mencapainya. Bukan hanya itu, ini akan menunjukkan kepada pelanggan anda bahawa anda serius dalam pekerjaan dan mempunyai kepentingan yang tinggi dalam hal ini.
Tanyakan kepada peserta mesyuarat kickoff anda 'Seperti apa kejayaan?' Adakah lebih banyak pelanggan? Lebih banyak ulasan? Tahap kepuasan pelanggan yang lebih baik?
Tidak kira matlamatnya, ia harus selalu…
- Dapat dicapai - Jangan terlalu membesar. Ketahui had anda dan dapatkan matlamat anda sebenarnya mempunyai peluang untuk mencapai.
- Boleh diukur - Bangunkan matlamat anda dengan data. Arahkan nombor tertentu dan jejak kemajuan anda ke arahnya.
- Berjadual - Beri tarikh akhir kepada diri sendiri. Lakukan semua yang anda mampu untuk mencapai matlamat anda sebelum tarikh akhir itu.
Langkah # 5 - Penyataan Kerja
Menempatkan 'daging' dalam 'kickoff meeting', Pernyataan Kerja (SoW) adalah penyelaman besar dan terperinci mengenai spesifikasi projek dan bagaimana ia akan dilaksanakan. Ia adalah pengebilan utama dalam agenda pertemuan awal dan semestinya mendapat perhatian anda.
Lihat infografik ini tentang apa yang perlu disertakan dalam penyata kerja anda:
Ingatlah bahawa pernyataan kerja tidak banyak mengenai perbincangan seperti agenda mesyuarat permulaan projek. Ini adalah masa yang tepat untuk menghasilkan projek secara sederhana merangka rancangan tindakan untuk projek yang akan datang, kemudian simpan perbincangan untuk item mesyuarat seterusnya.
Sama seperti mesyuarat kickoff anda yang lain, penyataan kerja anda adalah pemboleh ubah super. Maklumat pernyataan kerja anda akan selalu bergantung pada kerumitan projek, ukuran pasukan, bahagian yang terlibat, dll.
Ingin tahu lebih lanjut? 💡 Lihat ini artikel komprehensif mengenai penyusunan penyataan karya.
Langkah # 6 - Bahagian Soal Jawab
Walaupun anda mungkin terpaksa meninggalkan bahagian Soal Jawab sehingga akhir, kami benar-benar mengesyorkan untuk menahannya tepat selepas penyataan kerja anda.
Segmen yang sedap seperti ini pasti akan menimbulkan persoalan dari pelanggan dan pasukan anda. Dengan sebahagian besar perjumpaan menjadi segar di fikiran semua orang, lebih baik menyerang ketika seterika panas.
Menggunakan perisian persembahan interaktif untuk menganjurkan Soal Jawab anda dapat membantu semuanya berjalan lancar, terutamanya jika mesyuarat permulaan projek anda mempunyai jumlah kehadiran yang tinggi….
- ia tersusun - Soalan disusun berdasarkan populariti (melalui suara positif) atau mengikut waktu dan boleh ditandai sebagai 'dijawab' atau disematkan ke bahagian atas.
- ia disederhanakan - Soalan boleh disetujui dan ditolak sebelum ditayangkan di skrin.
- ia tanpa nama - Soalan boleh diajukan tanpa nama, yang bermaksud bahawa setiap orang mempunyai suara.
Langkah # 7 - Masalah Berpotensi
Seperti yang telah kami katakan sebelumnya, perjumpaan permulaan projek adalah seluas mungkin dan sejujur ​​mungkin. Itu bagaimana anda membina a rasa amanah dengan pelanggan anda dari awal.
Untuk itu, lebih baik membincangkan kemungkinan masalah yang mungkin dihadapi oleh projek ini. Tidak ada yang meminta anda untuk meramalkan masa depan di sini, hanya untuk mendapatkan tentatif senarai halangan yang mungkin anda hadapi.
Oleh kerana anda, pasukan dan pelanggan anda akan mendekati projek ini dengan pelbagai kepentingan, sangat sesuai untuk anda dapatkan semua orang terlibat dalam perbincangan masalah yang berpotensi.
Langkah # 8 - Mendaftar Masuk
Mendaftar dengan pelanggan anda secara berkala adalah cara lain untuk mengukuhkan kepercayaan antara kedua-dua pihak. Pada perjumpaan permulaan projek anda, anda mempunyai beberapa soalan yang perlu ditangani apa, bila, siapa and bagaimana daftar masuk ini akan berlaku.
Mendaftar masuk adalah tindakan pengimbangan yang agak baik antara ketelusan and usaha. Walaupun senang bersikap terbuka dan telus mungkin, anda harus menguruskannya dalam ruang lingkup seberapa tersedia anda sebenarnya be terbuka dan telus.
Pastikan soalan anda dijawab sebelum berakhirnya perjumpaan:
- Apa? - Tepat dalam perincian apa yang perlu dikemas kini oleh pelanggan? Adakah mereka perlu mengetahui tentang setiap perincian kemajuan kecil, atau hanya tanda penting yang penting?
- Bila? - Seberapa kerap pasukan anda mesti mengemas kini pelanggan anda? Haruskah mereka menyampaikan apa yang telah mereka lakukan setiap hari, atau hanya meringkaskan apa yang mereka berjaya pada akhir minggu?
- Siapa? - Ahli pasukan mana yang akan berhubung dengan pelanggan? Adakah akan ada ahli setiap pasukan, di setiap peringkat, atau hanya satu koresponden tunggal sepanjang keseluruhan projek?
- Bagaimana? - Dengan kaedah apa pelanggan dan wartawan akan terus berhubungan? Panggilan video biasa, e-mel atau dokumen langsung yang dikemas kini secara berterusan?
Seperti kebanyakan item dalam agenda mesyuarat memulakan projek, lebih baik dibincangkan secara terbuka. Untuk pasukan yang besar dan sekumpulan pelanggan yang besar, anda mungkin lebih senang melakukannya tinjauan langsung untuk mengurangkan pilihan untuk menetapkan formula daftar masuk terbaik.
Ingin tahu lebih lanjut? 💡 Lihat beberapa amalan terbaik untuk mendaftar masuk dengan pelanggan anda.
Tinjau Secara Berkesan dengan AhaSlides
Templat Agenda Mesyuarat Permulaan Projek
Dengan perjumpaan awal yang dirancang oleh anda dan hanya menunggu untuk menenangkan fikiran di ruang dewan, sentuhan terakhir mungkin sedikit interaksi untuk menyatukan semuanya.
Adakah anda tahu itu sahaja 29% daripada perniagaan berasa berhubung dengan pelanggan mereka (Gallup)? Pengasingan diri adalah wabak di peringkat B2B, dan ia boleh menyebabkan mesyuarat bermula terasa seperti proses yang rata dan tidak memberangsangkan melalui formaliti.
Melibatkan klien dan pasukan anda melalui slaid interaktif dapat benar-benar meningkatkan penyertaan and meningkatkan jangkauan perhatian.
AhaSlides mempunyai senjata alat termasuk tinjauan langsung, Soal Jawab dan slaid percambahan fikiran, dan bahkan kuiz secara langsung dan permainan untuk menyalakan projek anda dengan cara yang betul.
Klik di bawah untuk merebut templat tanpa muat turun percuma untuk mesyuarat kickoff anda. Tukar apa sahaja yang anda mahukan dan hadirkannya tanpa sebarang kos!
Klik di bawah untuk membuat akaun AhaSlides percuma dan mulailah membuat pertemuan menarik anda sendiri melalui interaktiviti!
