Mesyuarat perniagaan hanya berkesan apabila formatnya sesuai dengan matlamatnya. Perbincangan sumbang saran seperti kemas kini status membunuh idea, dan mesyuarat keputusan yang dijalankan seperti perbincang saran tidak pernah mencapai keputusan. Panduan ini merangkumi 10 jenis mesyuarat yang dijalankan oleh kebanyakan perniagaan, tujuan setiap satu, berapa lama masa yang diperlukan dan cara memastikan ia berguna.
Untuk skala, Kajian Perniagaan Harvard melaporkan bahawa eksekutif menghabiskan hampir 23 jam seminggu dalam mesyuarat, meningkat daripada kurang daripada 10 jam pada tahun 1960-an. Memilih jenis yang betul, dan menjalankannya dengan baik, memberikan banyak masa itu kembali.
Apakah mesyuarat perniagaan?
Mesyuarat perniagaan merupakan satu perhimpunan orang yang berkumpul untuk berkongsi maklumat, menyelesaikan masalah atau membuat keputusan tentang kerja. Ia boleh dilakukan secara bersemuka, maya atau hibrid, dan formal atau tidak formal, daripada sesi berdiri harian selama 10 minit hingga sesi perancangan sepanjang hari. Apa yang dikongsi oleh setiap mesyuarat yang baik adalah tujuan: sesuatu harus diteruskan pada akhirnya.
Panduan ringkas: jenis mesyuarat yang manakah anda perlukan?
| Jika anda perlu... | Jalankan... | Panjang biasa |
|---|---|---|
| Pastikan pasukan selaras dengan keutamaan | Mesyuarat pasukan bulanan | 30 hingga minit 60 |
| Penyekat permukaan dengan pantas | Tempat berdiri | Sehingga minit 15 |
| Jejaki kemajuan berbanding matlamat | Mesyuarat kemas kini status | 30 minit |
| Betulkan sesuatu yang telah salah | Mesyuarat penyelesaian masalah | 45 hingga minit 60 |
| Capai satu keputusan yang jelas | Mesyuarat membuat keputusan | 30 hingga minit 60 |
| Hasilkan pilihan | Perjumpaan sumbangsaran | 45 hingga minit 60 |
| Tetapkan hala tuju jangka panjang | Mesyuarat pengurusan strategik | Separuh hari atau lebih |
| Mulakan projek dengan baik | Mesyuarat permulaan projek | 60 hingga minit 90 |
| Bantu orang ramai mengenali antara satu sama lain | Mesyuarat pengenalan | 30 minit |
| Biarkan pemimpin menjawab soalan pekerja | Mesyuarat dewan bandaran | 45 hingga minit 60 |
Tempoh mesyuarat adalah titik permulaan yang biasa dan bukannya peraturan. Pendekkan mana-mana mesyuarat yang tamat lebih awal.
10 jenis mesyuarat dalam perniagaan
1. Mesyuarat pasukan bulanan
Mesyuarat pasukan bulanan merupakan sesi semakan berkala di mana sesebuah pasukan menyemak kemajuan, menetapkan kerja yang akan datang dan bersetuju dengan keutamaan. Ia mendapat tempatnya apabila terdapat lebih banyak perkara yang perlu dibincangkan daripada yang dibenarkan oleh perbincangan ringkas. Kegagalan biasa ialah menjadikannya tempat pengumpulan maklumat: jika semua yang dikongsi boleh menjadi e-mel, hantar e-mel tersebut dan simpan mesyuarat untuk penyekat, keputusan yang mempengaruhi beberapa orang dan perubahan hala tuju.
Jangan kelirukannya dengan pertemuan semua tangan, yang menyatukan seluruh syarikat, biasanya diketuai oleh kepimpinan kanan, dan bukannya satu pasukan sahaja.
2. Mesyuarat berdiri
Stand-up, juga dikenali sebagai scrum harian, ialah sesi daftar masuk harian yang singkat yang diadakan dalam masa kurang daripada 15 minit. Atlassian menggambarkannya sebagai pusingan robin pantas di mana setiap orang menjawab tiga soalan: apakah yang telah saya capai semalam, apakah yang akan saya lakukan hari ini dan apakah yang menghalang saya. Had masa menjadikannya alat penyelarasan dan bukannya laporan status. Stand-up sesuai untuk pasukan yang bekerja pada projek kongsi setiap hari. Bagi pasukan yang diedarkan, stand-up bertulis dalam saluran kongsi boleh melakukan kerja yang sama tanpa penjadualan.
3. Mesyuarat kemas kini status
Kemas kini status biasanya berlaku setiap minggu dan menjejaki kemajuan berdasarkan matlamat tertentu. Tidak seperti projek berdiri sendiri, persoalannya ialah sama ada projek itu berada di landasan yang betul, di mana ia berada di hadapan atau di belakang dan apakah maksudnya untuk pencapaian seterusnya. Pastikan ia berstruktur: semua orang melaporkan dalam format yang sama, dan apa sahaja yang memerlukan perbincangan sebenar akan mendapat mesyuaratnya sendiri supaya kemas kini selama 30 minit tidak menjadi satu jam yang tidak dirancang.
4. Mesyuarat penyelesaian masalah
Ini dipanggil apabila sesuatu telah berlaku atau akan berlaku, dan sesebuah kumpulan perlu mendiagnosisnya dan bersetuju untuk menyelesaikannya. Ia selalunya tidak dirancang dan mungkin menarik minat orang dari beberapa jabatan. Tumpukan pada masalah, bukan pada kesalahan, dan selesaikan dengan penyelesaian yang dipersetujui, pemilik yang dinamakan dan tarikh akhir. Hantar data yang berkaitan terlebih dahulu supaya semua orang bermula dari gambaran yang sama tentang apa sebenarnya masalah itu.
5. Mesyuarat membuat keputusan
Mesyuarat membuat keputusan wujud untuk mencapai satu keputusan yang memerlukan input atau kebenaran daripada beberapa orang. Jemput semua orang yang memerlukan persetujuan mereka, dan bukan orang lain. Tulis keputusan itu sebagai satu soalan sebelum anda menjadualkannya: "Patutkah kita pindahkan pelancaran dari Suku Ketiga ke Suku Keempat?" ialah mesyuarat keputusan, manakala "Apakah pendapat kita tentang garis masa pelancaran?" bukan. Selepas itu, catatkan keputusan dan penaakulan supaya ia tidak dibuka semula beberapa bulan kemudian.
6. Mesyuarat sumbang saran
Mesyuarat sumbang saran menghasilkan idea; penilaiannya datang kemudian. Apabila kedua-duanya berlaku serentak, naluri untuk menilai akan menyekat idea-idea tersebut, dan anda hanya perlu senarai pendek cadangan yang selamat. Luangkan bahagian pertama untuk menghasilkan idea tanpa komen dan bahagian kedua untuk mengumpulkan dan menilainya. Secara langsung awan perkataan atau slaid terbuka membolehkan orang yang lebih senyap menyumbang pada masa yang sama seperti orang lain, dan bukannya menunggu jeda dalam perbualan.
7. Mesyuarat pengurusan strategik
Mesyuarat strategik adalah tempat pemimpin kanan menyemak hala tuju jangka panjang, menilai prestasi berdasarkan matlamat strategik dan menetapkan keutamaan untuk suku tahun atau tahun akan datang. Ia biasanya diadakan setiap suku tahun atau tahunan dan memerlukan persediaan yang sebenar: kongsikan pra-bacaan sekurang-kurangnya 48 jam lebih awal supaya perbincangan tidak terlalu dangkal. Output haruslah senarai keutamaan dan keputusan yang jelas, bukan senarai perkara untuk "diterokai lebih lanjut". Terdapat lebih terperinci dalam panduan kami untuk mesyuarat pengurusan strategik.
8. Mesyuarat permulaan projek
A mesyuarat kickoff projek menandakan permulaan rasmi sesuatu projek. Ia menyatukan pengurus projek, pasukan dan pihak berkepentingan untuk membincangkan apa yang mesti dicapai oleh projek, siapa yang bertanggungjawab untuk apa, bagaimana pasukan akan berkomunikasi dan bagaimana rupa kejayaannya. Ia juga merupakan saat paling murah untuk mengemukakan andaian dan risiko, sebelum kerja membina momentum ke satu arah.
9. Mesyuarat pengenalan
An mesyuarat perkenalan berlaku apabila seseorang menyertai pasukan, apabila dua kumpulan mula bekerjasama atau apabila seseorang beralih kepada peranan baharu. Matlamatnya adalah untuk membina hubungan: latar belakang, gaya kerja dan jangkaan. Sembang terbuka cenderung untuk menjadi sia-sia, jadi berikan orang sesuatu yang konkrit untuk dibincangkan, seperti soalan pendek atau tugasan kecil yang dikongsi.
10. Mesyuarat dewan bandaraya
A mesyuarat dewan bandaran merupakan sesi terancang seluruh syarikat atau seluruh jabatan di mana para pemimpin berkongsi maklumat terkini dan menjawab soalan daripada pekerja. Wikipedia menyatakan bahawa format tersebut dimodelkan pada mesyuarat bandar New England, yang bermula dari abad ke-17, tetapi peserta dewan bandar tidak mengundi keputusan yang mengikat. Nilainya adalah ketelusan dan komunikasi dua hala, dan itu bergantung pada soal jawab yang sebenar. Soalan sofbol yang telah ditapis terlebih dahulu tidak memenuhi tujuannya, jadi berikan pekerja cara tanpa nama untuk mengemukakan soalan sebelum dan semasa sesi.
Cara mengendalikan sebarang jenis mesyuarat dengan baik
Formatnya berubah merentasi 10 jenis mesyuarat, tetapi tabiat yang menjadikan sesuatu mesyuarat berbaloi untuk dihadiri tetap sama.
- Tentukan tujuan sebelum anda menjadualkan. Bolehkah anda nyatakan keputusan yang akan dibuat, maklumat yang akan dikongsi atau masalah yang akan diselesaikan? Jika tidak, mesyuarat itu mungkin belum diperlukan lagi.
- Kongsikan agenda. A agenda mesyuarat memastikan perbincangan berjalan lancar dan membolehkan orang ramai membuat persediaan. Senarai topik dengan masa yang sesuai untuk setiap satu sudah memadai.
- Jemputlah orang yang betul. Sertakan mereka yang memerlukan input atau autoriti dan hantarkan nota tersebut kepada semua orang lain.
- Berikan setiap topik masanya. Berikan masa yang lebih lama untuk perkara yang kompleks, patuhi jadual, dan tambahkan rehat pendek dalam apa-apa sahaja yang melebihi sejam.
- Jadikan ia interaktif. Mesyuarat di mana seorang bercakap dan semua orang lain mendengar akan cepat hilang perhatian. Secara langsung pemilihan, Soal Jawab ringkas dan soalan terbuka memastikan orang ramai mengambil bahagian. Percuma AhaSlides Pelan ini menyokong sehingga 50 peserta, yang meliputi kebanyakan mesyuarat pasukan.
- Rekodkan keputusan dan tindakan susulan. Minit mesyuarat hanya perlu merekodkan keputusan yang dibuat, tindakan yang diberikan, siapa yang memiliki setiap keputusan dan bila. Hantarkan minit mesyuarat dalam tempoh 24 jam, kemudian minta maklum balas supaya mesyuarat seterusnya bertambah baik.
Kesilapan biasa yang perlu dielakkan
- Menggunakan jenis yang salah untuk matlamat. Tentukan output yang anda perlukan, kemudian pilih format yang menghasilkannya.
- Menjemput terlalu ramai orang. Bilik yang besar memperlahankan keputusan dan mengurangkan penglibatan setiap orang.
- Melangkau susulan. Keputusan yang tidak ditulis mempunyai kesan yang sama seperti tiada keputusan.
- Membiarkan mesyuarat berulang berjalan secara autopilot. Setiap beberapa bulan, tanyakan sama ada mesyuarat itu masih memenuhi tujuan asalnya. Jika tidak, batalkannya atau ubah formatnya.
Soalan lazim
Mengapa mesyuarat penting dalam perniagaan?
Mesyuarat membolehkan maklumat, idea dan maklum balas disebarkan ke seluruh organisasi, dan ia merupakan tempat terpantas untuk menyelaraskan orang ramai dalam membuat keputusan.
Apakah mesyuarat yang perlu diadakan oleh perniagaan?
Kebanyakan perniagaan menjalankan campuran mesyuarat semua pihak, mesyuarat kepimpinan, mesyuarat pasukan, mesyuarat projek dan sesi bersemuka, serta sesi khusus fungsi seperti jualan, pemasaran, kewangan dan ulasan pengambilan pekerja, sesi latihan dan mesyuarat pelanggan. Mulakan dengan 10 jenis di atas dan tambahkan yang lain hanya jika tujuan yang jelas memerlukannya.
Berapa lamakah sepatutnya mesyuarat perniagaan?
Sesingkat yang diizinkan oleh tujuan. Stand-up hendaklah berlangsung kurang daripada 15 minit, kemas kini status dan keputusan sekitar 30 minit, dan hanya sesi strategik atau perancangan sahaja yang perlu berlangsung selama setengah hari atau lebih.
Apakah perbezaan antara mesyuarat berdiri dan mesyuarat kemas kini status?
Stand-up merupakan pemeriksaan harian yang sangat singkat terhadap tugasan dan penghalang individu. Kemas kini status biasanya dilakukan setiap minggu dan melihat sama ada keseluruhan projek berada di landasan yang betul berbanding matlamatnya.
