Pernahkah anda berjalan ke dapur pejabat pada waktu pagi hanya untuk mendapati rakan sekerja anda berkumpul di sekeliling meja dalam perbincangan yang mendalam? Semasa anda menuangkan kopi anda, anda mendengar coretan "kemas kini pasukan" dan "penyekat". Itu kemungkinan harian pasukan anda berdiri mesyuarat dalam tindakan.
Oleh itu, dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu mesyuarat pendirian harian, serta amalan terbaik yang telah kami pelajari secara langsung. Selam ke dalam jawatan!
Jadual Kandungan
Apakah itu A Daily Stand Up Meeting?
Mesyuarat berdiri ialah mesyuarat pasukan harian di mana peserta perlu berdiri untuk memastikannya ringkas dan fokus.
Tujuan mesyuarat ini adalah untuk menyediakan kemas kini pantas tentang kemajuan projek yang sedang dijalankan, mengenal pasti sebarang halangan dan menyelaraskan langkah seterusnya dengan 3 soalan utama:
- Apa yang anda capai semalam?
- Apa yang anda merancang untuk lakukan hari ini?
- Adakah terdapat sebarang halangan di jalan anda?
Soalan-soalan ini membantu pasukan untuk menumpukan pada mengekalkan keselarasan dan bertanggungjawab, bukannya menyelesaikan masalah yang mendalam. Oleh itu, mesyuarat tetap biasanya berlangsung hanya 5 – 15 minit dan tidak semestinya di dalam bilik mesyuarat.
Lebih Banyak Idea untuk Mesyuarat Tetap Anda.
Dapatkan templat percuma untuk mesyuarat perniagaan anda. Daftar secara percuma dan ambil apa yang anda mahu daripada perpustakaan templat!
🚀 Ke awan ☁️
Lagi Petua Dengan AhaSlides
6 Jenis Mesyuarat Berdiri
Terdapat beberapa jenis mesyuarat berdiri, termasuk:
- Pendirian Harian: Mesyuarat harian yang diadakan pada masa yang sama setiap hari, biasanya berlangsung selama 15 – 20 minit, untuk memberikan kemas kini pantas tentang kemajuan projek yang sedang dijalankan.
- Pendirian Scrum: Pertemuan harian yang digunakan dalam Pembangunan perisian tangkas kaedah, yang mengikuti Rangka kerja scrum.
- Sprint Stand-up: Satu mesyuarat yang diadakan pada penghujung larian pecut, yang merupakan tempoh berkotak masa untuk menyelesaikan satu set tugas, untuk menyemak kemajuan dan merancang untuk pecut seterusnya.
- Pendirian Projek: Mesyuarat yang diadakan semasa projek untuk menyediakan kemas kini, menyelaraskan tugas dan mengenal pasti kemungkinan sekatan jalan.
- Pendirian Jauh: Mesyuarat berdiri sendiri yang diadakan dengan ahli pasukan jauh melalui persidangan video atau audio.
- Pendirian Maya: Mesyuarat berdiri sendiri yang diadakan dalam realiti maya, membolehkan ahli pasukan bertemu dalam persekitaran simulasi.
Setiap jenis mesyuarat berdiri mempunyai tujuan yang berbeza dan digunakan dalam keadaan yang berbeza, bergantung pada keperluan pasukan dan projek.
Faedah Mesyuarat Tetap Harian
Mesyuarat pendirian membawa banyak faedah kepada pasukan anda, termasuk:
1/ Tingkatkan Komunikasi
Mesyuarat tetap memberi peluang kepada ahli pasukan untuk berkongsi kemas kini, bertanya soalan dan memberikan maklum balas. Dari situ, orang ramai akan belajar cara berkomunikasi dengan berkesan dan meningkatkan keupayaan komunikasi mereka.
2/ Tingkatkan Ketelusan
Dengan berkongsi perkara yang mereka usahakan dan perkara yang telah mereka capai, ahli pasukan meningkatkan keterlihatan ke dalam kemajuan projek dan membantu mengenal pasti kemungkinan sekatan jalan raya lebih awal. Seluruh pasukan terbuka kepada satu sama lain dan telus dalam setiap fasa projek.
3/ Penjajaran yang Lebih Baik
Mesyuarat tetap membantu memastikan pasukan bersatu pada keutamaan, tarikh akhir dan matlamat. Dari situ, ia membantu untuk menyesuaikan dan menyelesaikan sebarang masalah yang timbul secepat mungkin.
4/ Meningkatkan Akauntabiliti
Mesyuarat pendirian memastikan ahli pasukan bertanggungjawab atas kerja dan kemajuan mereka, membantu memastikan projek berada di landasan yang betul dan tepat pada masanya.
5/ Penggunaan Masa yang Cekap
Mesyuarat pendirian adalah singkat dan tepat, membolehkan pasukan mendaftar masuk dengan cepat dan kembali bekerja daripada membuang masa dalam mesyuarat yang panjang.
8 Langkah Menjalankan Mesyuarat Berdiri Dengan Berkesan
Untuk menjalankan mesyuarat pendirian yang berkesan, adalah penting untuk mengingati beberapa prinsip utama:
1/ Pilih jadual waktu yang sesuai untuk pasukan anda
Bergantung pada projek dan keperluan pasukan anda, pilih masa dan kekerapan mesyuarat yang berfungsi. Ia mungkin sekali seminggu pada pukul 9 pagi pada hari Isnin, atau dua kali seminggu dan rangka masa lain, dsb. Mesyuarat pendirian akan diadakan bergantung pada beban kerja kumpulan.
2/ Pastikan ia ringkas
Mesyuarat bebas hendaklah disimpan sesingkat mungkin, biasanya tidak lebih daripada 15-20 minit. Ia membantu memastikan semua orang fokus dan mengelakkan pembaziran masa dalam perbincangan panjang atau pertengkaran yang entah ke mana.
3/ Menggalakkan penyertaan semua ahli pasukan
Semua ahli pasukan harus digalakkan untuk berkongsi kemas kini tentang kemajuan mereka, bertanya soalan dan memberi maklum balas. Menggalakkan semua orang untuk mengambil bahagian secara aktif membantu membina kerja berpasukan dan memupuk terbuka, berkesan.
4/ Fokus pada masa kini dan masa depan, bukan masa lalu
Fokus mesyuarat pendirian hendaklah tertumpu kepada apa yang telah dicapai sejak mesyuarat terakhir, apa yang dirancang untuk hari ini, dan apa halangan yang dihadapi oleh pasukan. Elakkan daripada terperangkap dalam perbincangan yang panjang tentang peristiwa atau isu masa lalu.
5/ Mempunyai agenda yang jelas
Mesyuarat harus mempunyai tujuan dan struktur yang jelas, dengan set soalan atau topik untuk dibincangkan. Oleh itu, mempunyai agenda mesyuarat yang jelas membantu memastikan ia fokus dan memastikan semua topik utama diliputi dan tidak hilang dalam isu lain.
6/ Galakkan komunikasi terbuka
Dalam mesyuarat pendirian, dialog terbuka – jujur dan mendengar aktif patut dinaikkan pangkat. Kerana mereka membantu mengenal pasti sebarang potensi risiko lebih awal dan membolehkan pasukan bekerjasama untuk mengatasinya.
7/ Hadkan gangguan
Ahli pasukan harus mengelakkan gangguan dengan mematikan telefon dan komputer riba semasa mesyuarat. Ia harus menjadi prasyarat untuk ahli pasukan memberi tumpuan sepenuhnya pada mesyuarat untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama.
8/ Konsisten
Pasukan harus mengadakan mesyuarat pendirian setiap hari pada masa dan tempat yang sama yang telah dipersetujui sambil mematuhi agenda yang telah ditetapkan. Ini membantu membina rutin yang konsisten dan memudahkan ahli pasukan menyediakan dan menjadualkan mesyuarat secara proaktif.
Dengan mengikuti amalan terbaik ini, pasukan boleh memastikan bahawa mesyuarat pendirian mereka adalah produktif, berkesan dan tertumpu pada matlamat dan objektif yang paling penting. Selain itu, mesyuarat pendirian harian boleh membantu meningkatkan komunikasi, meningkatkan ketelusan dan membina pasukan yang lebih kukuh dan bekerjasama.
Contoh Format Mesyuarat Berdiri
Mesyuarat pendirian yang berkesan harus mempunyai agenda dan struktur yang jelas. Berikut ialah format yang dicadangkan:
- Pengenalan: Mulakan mesyuarat dengan pengenalan pantas, termasuk peringatan tentang tujuan mesyuarat dan sebarang peraturan atau garis panduan yang berkaitan.
- Kemas Kini Individu: Setiap ahli pasukan harus memberikan kemas kini ringkas tentang perkara yang mereka usahakan sejak mesyuarat terakhir, perkara yang mereka rancang untuk usahakan hari ini dan sebarang halangan yang mereka hadapi (Gunakan 3 soalan utama yang dinyatakan dalam bahagian 1). Ini harus disimpan secara ringkas dan tertumpu pada maklumat yang paling penting.
- Perbincangan kumpulan: Selepas kemas kini individu, pasukan boleh membincangkan sebarang isu atau kebimbangan yang timbul semasa kemas kini. Tumpuan harus diberikan kepada mencari penyelesaian dan bergerak ke hadapan dengan projek.
- Item Tindakan: Kenal pasti apa-apa perkara tindakan yang perlu diambil sebelum mesyuarat seterusnya. Serahkan tugas ini kepada ahli pasukan tertentu dan tetapkan tarikh akhir.
- Kesimpulan: Tamatkan mesyuarat dengan meringkaskan perkara utama yang dibincangkan dan sebarang item tindakan yang diberikan. Pastikan semua orang jelas tentang apa yang perlu mereka lakukan sebelum mesyuarat seterusnya.
Format ini menyediakan struktur yang jelas untuk mesyuarat dan memastikan semua topik utama diliputi. Dengan mengikut format yang konsisten, pasukan boleh memanfaatkan sepenuhnya mesyuarat pendirian mereka dan kekal fokus pada matlamat dan objektif yang paling penting.
Kesimpulan
Kesimpulannya, mesyuarat pendirian ialah alat yang berharga untuk pasukan yang ingin meningkatkan komunikasi dan membina pasukan yang lebih kuat dan bekerjasama. Dengan memastikan mesyuarat itu fokus, singkat dan manis, pasukan boleh memanfaatkan sepenuhnya daftar masuk harian ini dan kekal dengan misi mereka.
FAQ
Apakah mesyuarat berdiri vs scrum?
Perbezaan utama antara mesyuarat berdiri vs scrum:
– Kekerapan – Harian vs mingguan/dwi-mingguan
– Tempoh – 15 minit maks vs tiada masa tetap
– Tujuan – Penyegerakan vs penyelesaian masalah
– Hadirin – Pasukan teras sahaja vs pasukan + pihak berkepentingan
– Fokus – Kemas kini vs ulasan dan perancangan
Apakah maksud mesyuarat tetap?
Mesyuarat tetap ialah mesyuarat yang dijadualkan secara tetap yang berlaku secara konsisten, seperti mingguan atau bulanan.
Apa yang anda katakan dalam mesyuarat berdiri?
Apabila dalam mesyuarat pendirian harian, pasukan akan sering membincangkan tentang:
– Perkara yang diusahakan oleh setiap orang semalam – gambaran ringkas tugas/projek individu ditumpukan pada hari sebelumnya.
– Perkara yang akan diusahakan oleh setiap orang hari ini – berkongsi agenda dan keutamaan mereka untuk hari semasa.
– Sebarang tugas atau halangan yang disekat – menyeru sebarang isu yang menghalang kemajuan supaya ia boleh ditangani.
– Status projek aktif – menyediakan kemas kini tentang status inisiatif utama atau kerja yang sedang dijalankan.
