Hanya ada 24 jam dalam sehari, dan tiada siapa yang boleh mencipta lebih banyak masa. Apa yang boleh kita lakukan ialah menggunakannya dengan lebih baik. Pembentangan pengurusan masa membantu pekerja, pemimpin dan pelajar melakukan perkara itu, tetapi hanya jika ia jelas, praktikal dan memastikan penonton terlibat. Panduan ini menerangkan apa yang perlu disertakan untuk setiap penonton, cara menjadikan sesi interaktif dan memberi anda templat sedia ada untuk bermula.
Apakah yang perlu disertakan dalam pembentangan pengurusan masa?
Walau apa pun audiensnya, sesi yang mantap menjawab empat soalan: mengapa ini penting, apakah kaedahnya, bagaimana saya bermula, dan bagaimana saya akan kekal di landasan yang betul? Bahagian di bawah menyesuaikan soalan-soalan tersebut untuk pekerja, pemimpin dan pelajar.
Pembentangan pengurusan masa untuk pekerja
Pekerja biasanya ingin tahu apa yang bermanfaat untuk mereka. Tunjukkan bagaimana pengurusan masa yang lebih baik boleh membawa kepada kurang tekanan, produktiviti yang lebih tinggi, keseimbangan kerja-kehidupan yang lebih sihat dan kemajuan dalam kerjaya mereka.
- Mulakan dengan sebabnya. Mulakan dengan cerita pendek atau soalan tentang hari yang anda lalui tanpa disedari, kemudian kaitkannya dengan manfaat di atas.
- Mengajar perancangan dan penjadualan. Tunjukkan cara membina rancangan harian, mingguan dan bulanan dengan senarai tugasan, kalendar dan sekatan masa, di mana anda menempah slot tetap dalam kalendar anda untuk tugasan tertentu.
- Kongsikan kisah kejayaan. Rakan sekerja yang mengurangkan masa e-mel mereka atau melindungi jam fokus adalah jauh lebih meyakinkan daripada statistik generik.
Sebelum anda membentangkan, tanyakan kepada bilik apa yang sebenarnya memakan masa mereka. Undian ringkas mengambil masa kurang daripada seminit dan menunjukkan bahagian ceramah yang perlu dibincangkan lebih lama.
Pembentangan pengurusan masa untuk pemimpin dan profesional
Profesional yang berpengalaman sudah mengetahui asas-asasnya, jadi ceramah generik akan cepat hilang maknanya. Sebaliknya, sasarkan kandungan yang khusus dan lanjutan.
- Peribadikan kandungan. Hantar tinjauan ringkas sebelum sesi dan sesuaikan contoh dengan cabaran yang dilaporkan oleh orang ramai.
- Melangkaui asas. Lindungi pendelegasian, mengutamakan mengikut impak, melindungi masa kerja mendalam dan mengurus beban mesyuarat dan bukannya menerangkan apa itu senarai tugasan.
- Pinjam daripada penceramah yang hebat. Memerhatikan bagaimana penceramah TED menstrukturkan sesebuah cerita boleh memberi anda idea untuk memulakan dan menutup ceramah anda sendiri.
Pembentangan pengurusan masa untuk pelajar
Pelajar yang mempelajari pengurusan masa lebih awal mendapati lebih mudah untuk mengimbangi pembelajaran dengan minat. Pastikan sesi tersebut konkrit dan pendek.
- Terangkan kepentingannya. Hubungkan pengurusan masa untuk mengurangkan tekanan, hasil yang lebih baik dan lebih banyak masa lapang.
- Ajar Teknik Pomodoro. Dicipta oleh Francesco Cirillo, ia membahagikan kerja kepada selang masa fokus yang pendek, secara tradisinya 25 minit, dipisahkan oleh rehat pendek kira-kira lima minit (laman rasmi Teknik Pomodoro).
- Ajar penetapan matlamat. Memperkenalkan matlamat SMART, yang biasanya diajar sebagai spesifik, boleh diukur, boleh dicapai, relevan dan terikat masa. Akronim ini berasal daripada artikel 1981 oleh George T. Doran dalam Semakan PengurusanTunjukkan kepada pelajar cara membahagikan tugasan yang besar kepada langkah-langkah kecil.
Kuiz ialah cara yang baik untuk memastikan kaedah tersebut telah digunakan, dan ia mengubah ulangkaji menjadi permainan mini.
Idea pembentangan pengurusan masa
Orang ramai lebih mengingati apa yang mereka lakukan berbanding apa yang mereka dengar. Tambahkan aktiviti yang membolehkan penonton berlatih dan berbincang, dan pastikan slaid ringkas, visual dan pendek.
- Undian dan kuiz. Gunakan secara langsung pemilihan dan kuiz untuk menyemak pemahaman dan mengukuhkan perkara-perkara penting.
- Awan perkataan. Tanya "Apakah satu tabiat yang membantu anda menguruskan masa anda?" dan tunjukkan jawapan yang dikongsi sebagai awan perkataan.
- Skala. Minta orang ramai menilai keyakinan mereka dalam perancangan, dengan mengatakan tidak dan melindungi masa fokus, kemudian semak semula penilaian pada penghujungnya.
- Perbincangan dan Soal Jawab. Luangkan masa untuk bertanya tentang situasi orang lain.
Untuk lebih banyak cara bagi memastikan sesi sentiasa meriah, lihat panduan kami untuk idea persembahan interaktif dan latihan interaktif.
Contoh sesi 20 minit
Berikut adalah struktur yang boleh anda sesuaikan. Agenda juga membantu anda mengamalkan apa yang anda khutbahkan, kerana ia mempunyai had masa yang jelas untuk setiap bahagian.
| minit | bahagian | Aktiviti |
|---|---|---|
| 0 hingga 3 | Mengapa ia penting? | Tinjauan: bahagian mana dalam hari anda yang paling tidak anda ingati? |
| 3 hingga 10 | Dua teknik | Terangkan penyekatan masa dan Teknik Pomodoro dengan satu contoh setiap satu. |
| 10 hingga 14 | Semak pemahaman | Kuiz dengan tiga atau empat soalan |
| 14 hingga 18 | Kongsi tabiat | Awan perkataan: satu tabiat yang membantu anda kekal di atas masa anda |
| 18 hingga 20 | Komitmen dan tutup | Setiap orang memilih satu perubahan untuk dicuba minggu ini; sesi soal jawab terbuka |
Gunakan templat percuma di bawah sebagai titik permulaan dan gantikan soalan dengan soalan anda sendiri.
Pengambilan kunci
- Sesuaikan kandungan: mengapa ia penting untuk pekerja, teknik lanjutan untuk pemimpin, kaedah mudah untuk pelajar.
- Ajar satu atau dua teknik dengan baik, seperti menyekat masa, matlamat SMART atau Teknik Pomodoro, daripada sepuluh secara dangkal.
- Jadikannya interaktif dengan tinjauan pendapat, kuiz, awan perkataan dan skala supaya penonton berlatih serta mendengar.
Soalan lazim
Adakah pengurusan masa merupakan topik yang baik untuk pembentangan?
Ya. Ia relevan untuk orang ramai daripada setiap peringkat umur dan peranan, dan mudah untuk menambah aktiviti yang memastikan penonton terlibat.
Bagaimanakah anda menguruskan masa semasa pembentangan?
Tetapkan had masa untuk setiap aktiviti, berlatih dengan pemasa dan gunakan visual supaya anda tidak perlu menerangkan secara berlebihan. Bina agenda berdasarkan interaksi penonton terlebih dahulu, kemudian isikan selebihnya.
Bagaimana anda memulakan pembentangan selama 5 minit?
Mulakan dengan satu soalan atau tinjauan pendapat pendek, nyatakan satu perkara utama anda dan pastikan slaid minimum yang anda perlukan untuk menyokongnya. Dalam masa lima minit, anda mempunyai ruang untuk satu idea, bukan lima.
