Laqgħa ta' Kickoff tal-Proġett: Kif Imsiemer fi 8 Passi (Mudell Ħieles!)

Anki l-iktar kumpaniji dixxiplinati hemmhekk kultant jistgħu jħossu l-proġetti tagħhom jitbiegħdu. Iktar iva milli le, il-problema hija waħda preparazzjoni. Is-soluzzjoni?Struttura strutturata tajjeb u interattiva għal kollox laqgħa inizjali tal-proġett!

Aktar minn sempliċi pompa u ċerimonja, laqgħa tal-bidu eżegwita sew tista 'tassew iġġib xi ħaġa sabiħa fuq is-sieq tal-lemin. Hawn huma 8 passi biex issir laqgħa inizjali tal-proġett li tibni eċċitament u tikseb kulħadd fl-istess paġna.

Ħin tal-Bidu!

X'inhi Laqgħa tal-Bidu tal-Proġett?
Għaliex Il-Laqgħat tal-Bidu tal-Proġett huma daqshekk Importanti?
8 Passi għal Laqgħa Kickoff tal-Proġett Kickass
Mudell tal-Aġenda tal-Laqgħa tal-Laqgħa tal-Proġett

X'inhi Laqgħa tal-Bidu tal-Proġett?

Kif jgħid fuq il-landa, laqgħa inizjali tal-proġett hija laqgħa fejn tibda l-proġett tiegħek.

Normalment, laqgħa tal-bidu tal-proġett hija l-ewwel laqgħa bejn il-klijent li ordna proġett u l-kumpanija li se tagħtih il-ħajja. Iż-żewġ naħat ser joqogħdu bilqegħda flimkien u jiddiskutu l-pedamenti tal-proġett, l-iskop tiegħu, l-għanijiet tiegħu u kif se jgħaddi mill-idea sa l-frott kollu.

Ġeneralment, hemm Tipi 2 tal-laqgħat tal-bidu biex tkun konxju minn:

Kickoff Estern tal-Proġett -Tim ta ’żvilupp joqgħod ma’ xi ħadd minn barrail-kumpanija, bħal klijent jew parti interessata, u tiddiskuti l-pjan għal proġett kollaborattiv.
PKM intern - Tim minn fi ħdan il-kumpanija tpoġġi flimkien u tiddiskuti l-pjan għal proġett intern ġdid.

Filwaqt li dawn iż-żewġ tipi jista 'jkollhom riżultati differenti, il-proċedurahuwa kważi l-istess. Hemm essenzjalment ebda partita 'kickoff ta' proġett estern li ma jkunx parti minn kickoff ta 'proġett intern - l-unika differenza tkun għal min qed iżżommu.

Għaliex Il-Laqgħat tal-Bidu tal-Proġett huma daqshekk Importanti?

L-iskop tal-Laqgħat Kickoff għandu jkun qawwi u ċar! Jista 'jidher sempliċi biżżejjed li tagħti bidu għal proġett sempliċement billi tassenja għadd ta' kompiti lin-nies it-tajba, speċjalment fil-post tax-xogħol tal-lum ossessjonat mill-bord Kanban. Madankollu, dan jista’ jwassal biex it-timijiet jitilfu kontinwament it-triq tagħhom.

Ftakar, sempliċement għax int fuq il- l-istess bordma jfissirx li int fuq il l-istess paġna.

Fil-qalba tagħha, laqgħa inizjali tal-proġett hija onesta u miftuħa Djalogu bejn klijent u tim. Huwa mhux serje ta 'avviżi dwar kif se jaħdem il-proġett, iżda a konversazzjonidwar pjanijiet, aspettattivi u għanijiet milħuqa minn dibattitu bla rażan.

Hawn huma wħud mill-benefiċċji li ssir laqgħa inizjali tal-proġett:

Jieħu lil kulħadd ippreparati - “Agħtini sitt sigħat biex inqatta’ siġra u nqatta’ l-ewwel erbgħa niskanna l-mannara”.Kieku Abraham Lincoln kien ħaj illum, tista' tkun ċert li jkun qed iqatta' l-ewwel 4 minn 6 sigħat tal-proġett f'laqgħa tal-bidu tal-proġett. Dan għaliex dawn il-laqgħat fihom kollha il-passi meħtieġa biex kwalunkwe proġett jitlaq fuq is-sieq tal-lemin.
Dan jinvolvi l-atturi ewlenin kollha- Il-laqgħat tal-bidu ma jistgħux jibdew sakemm ma jkunx hemm kulħadd: maniġers, mexxejja tat-tim, klijenti u kull persuna oħra li għandha sehem fil-proġett. Huwa daqshekk faċli li titlef il-mogħdija ta’ min hu responsabbli minn xiex mingħajr iċ-ċarezza ta’ laqgħa tal-bidu biex insemmu kollox.
Hu miftuħa u kollaborattiva - Kif għidna, il-laqgħat tal-bidu tal-proġett huma dibattiti. L-aqwa dawk jimpenjaw ruħhom kollha dawk li attendew u ħarġu l-aħjar ideat minn kulħadd.

8 Passi għal Laqgħa Kickoff tal-Proġett Kickass

Allura, x'inhu eżattament inkluż fl-aġenda ta' laqgħa tal-bidu tal-proġett? Naqqasniha għat-8 passi hawn taħt, imma dejjem għandek tiftakar li hemm l-ebda menu stabbilit għal dan it-tip ta 'laqgħa.

Uża dawn it-8 passi bħala gwida, imma qatt tinsa li l-aġenda finali tinsab magħha int!

Pass #1 - Introduzzjonijiet u Ice Breakers

Naturalment, l-uniku mod biex tibda kwalunkwe laqgħa tal-bidu huwa billi l-parteċipanti jsiru familjari ma 'xulxin. Ma jimpurtax it-tul jew il-kobor tal-proġett tiegħek, il-klijenti u l-membri tat-tim jeħtieġ li jkunu fuq termini ta 'l-isem ma' xulxin qabel ma jkunu jistgħu jaħdmu flimkien b'mod effiċjenti.

Filwaqt li introduzzjoni sempliċi tat-tip 'go-round-the-table' hija biżżejjed biex tiffamiljarizza lin-nies mal-ismijiet, icebreaker jista' jżid saff ieħor ta' personalità u, ħaffef il-burdataqabel il-bidu tal-proġett.

Ipprova dan wieħed:Spin l-tmun 🎡

Issettja xi suġġetti ta 'introduzzjoni sempliċi fuq rota spinner, imbagħad ġib lil kull membru tat-tim biex idawwarha u jwieġeb kwalunkwe suġġett li r-rota tinżel fuqu. Mistoqsijiet umoristiċi huma mħeġġa, imma kun żgur li żżommha xi ftit jew wisq professjonali!

Spinner wheel biex jintuża bħala ice breaker.

Trid aktar bħal dan?💡 Għandna 10 icebreakers għal kull laqgħahawnhekk.

Pass #2 - Sfond tal-Proġett

Bil-formalitajiet u l-festi barra mill-mod, wasal iż-żmien li nibdew billi nibdew in-negozju kiesaħ bil-ġebel. Sabiex tniedi l-laqgħa b'suċċess, għandu jkollok aġenda ċara għal-laqgħa tal-bidu!

Kif jagħmlu l-istejjer kbar kollha, huwa aħjar li tibda mill-bidu. Iddeskrivi l-korrispondenza kollhabejnek u l-klijenti tiegħek biex ġġib lil kulħadd involut fil-proġett kollu kemm hu sa dak li ġara s'issa.

Dan jista 'jkun screenshots ta' emails, testi, minuti minn laqgħat preċedenti jew kwalunkwe riżorsi li jżidu kwalunkwe tip ta 'kuntest għall-kumpanija tiegħek u l-klijent tiegħek. Agħmilha faċli għal kulħadd biex taraha billi tagħmel skeda ta 'żmien.

Pass #3 - Domanda tal-Proġett

Minbarra l-isfond tal-korrispondenza, tkun trid tgħaddas fil-fond fid-dettalji ta ' għaliex dan il-proġett qed jibda fl-ewwel lok.

Dan huwa pass kruċjali peress li jipprovdi ħarsa ċara tal-punti ta 'uġigħ li l-proġett qed ifittex li jsolvi, li hija xi ħaġa li kemm it-timijiet kif ukoll il-klijenti għandhom iżommu fuq quddiem ta' moħħhom il-ħin kollu.

Protip 👊

Stadji bħal dawn huma misjura għal diskussjoni. Staqsi lill-klijenti tiegħek u, it-tim tiegħek biex iressaq l-ideat tagħhom dwar għaliex jaħsbu li dan il-proġett kien ħolom.

Jekk applikabbli, għandek dejjem tipprova tgħaddi l-fajl vuċi tal-klijentf'din it-taqsima. Ikkollabora mal-klijent biex issib eżempji fid-dinja reali ta' konsumaturi li jsemmu punti ta' uġigħ li l-proġett tiegħek qed jipprova jirranġa. L-opinjonijiet tagħhom għandhom isawru kif it-tim tiegħek javviċina l-proġett.

Pass #4 - Għanijiet tal-Proġett

Allura inti ħadthom ħares lejn il- Passat tal-proġett, issa wasal iż-żmien li nħarsu lejn il- futur.

Li jkollok miri diretti u definizzjoni ċara ta' suċċess għall-proġett tiegħek ser jgħinek tassew li t-tim tiegħek jaħdem lejh. Mhux hekk biss, se turi lill-klijent tiegħek li int serju dwar ix-xogħol u li għandek ishma għolja simili f'kif imur.

Staqsi lil dawk li jattendu l-laqgħa tal-bidu tiegħek 'X'se jidher is-suċċess?'Huwa aktar klijenti? Aktar reviżjonijiet? Rata aħjar ta 'sodisfazzjon tal-klijent?

Ma jimpurtax l-għan, għandu dejjem ikun...

Jista 'jinkiseb- Tiftixu żżejjed infuskom. Kun af il-limiti tiegħek u oħroġ b'għan int fil-fatt ikollhom iċ-ċans li jiksbu.
Meżurabbli - Ipproponi l-mira tiegħek bid-dejta. Immira għal numru speċifiku u segwi l-progress tiegħek lejh.
Ikkuntantat - Agħti lilek innifsek data tat-tmiem. Agħmel dak kollu li tista’ biex tilħaq il-miri tiegħek qabel dik l-iskadenza.

Pass #5 - Id-Dikjarazzjoni tax-Xogħol

Tpoġġi l-'laħam' fil-'laqgħa tal-bidu', Dikjarazzjoni tax-Xogħol (SoW) hija ħarsa kbira fl-ispeċifiċitajiet tal-proġett u kif se titwettaq. Huwa l- kont ewlienifuq l-aġenda tal-laqgħa tal-bidu u għandu jkun qed jirċievi ħafna mill-attenzjoni tiegħek.

Iċċekkja din l-infografija dwar x'għandek tinkludi fid-dikjarazzjoni tax-xogħol tiegħek:

Infografika li tispjega s-6 mini-passi involuti fit-tħabbira ta 'dikjarazzjoni ta' xogħol f'laqgħa inizjali tal-proġett.

Żomm f'moħħok li d-dikjarazzjoni tax-xogħol mhijiex dwar diskussjoni daqs il-bqija tal-aġenda tal-laqgħa tal-bidu tal-proġett. Dan huwa verament iż-żmien għal proġett li jwassal għal sempliċement tistabbilixxi l-pjan ta ’azzjonigħall - proġett li ġej, imbagħad issalva d - diskussjoni għall - punt li jmiss tal-laqgħa.

Bħall-bqija tal-laqgħa tal-bidu tiegħek, id-dikjarazzjoni tax-xogħol tiegħek hija super varjabbli. L-ispeċifiċitajiet tad-dikjarazzjoni tax-xogħol tiegħek dejjem jiddependu fuq il-kumplessità tal-proġett, id-daqs tat-tim, il-partijiet involuti, eċċ.

Trid tkun taf aktar?💡 Iċċekkja dan artiklu komprensiv dwar it-tfassil ta 'dikjarazzjoni tax-xogħol.

Pass #6 - Taqsima Q&A

Filwaqt li tista' tħossok imġiegħel tħalli t-taqsima tal-Q&A tiegħek sal-aħħar, aħna fil-fatt nirrakkomandaw li żżommha direttament wara d-dikjarazzjoni tax-xogħol tiegħek.

Segment ta' ġid bħal dan żgur li se jagħti lok għal mistoqsijiet kemm mill-klijent tiegħek kif ukoll mit-tim tiegħek. Bil-parti l-kbira tal-laqgħa tkun daqshekk friska f’moħħ kulħadd, l-aħjar huwa li tolqot waqt li l-ħadid ikun jaħraq.

Bl-użu Softwer ta 'preżentazzjoni interattivbiex tospita l-Q&A tiegħek jista' jgħin biex iżomm kollox għaddej mingħajr xkiel, speċjalment jekk il-laqgħa tal-bidu tal-proġett tiegħek għandha numru għoli ta' attendenza....

Hu organizzata- Il-mistoqsijiet huma rranġati skont il-popolarità (permezz ta' votazzjonijiet pożittivi) jew skont il-ħin u jistgħu jiġu mmarkati bħala 'imwieġba' jew imqabbda fil-quċċata.
Hu moderat- Il-mistoqsijiet jistgħu jiġu approvati u miċħuda qabel ma jintwerew fuq l-iskrin.
Hu anonima - Il-mistoqsijiet jistgħu jiġu sottomessi b'mod anonimu, jiġifieri li kulħadd għandu vuċi.

Pass #7 - Problemi Potenzjali

Bħalma għidna qabel, laqgħa inizjali tal-proġett hija dwar kemm jista 'jkun miftuħa u onesta. C'estkif tibni sens ta ’fiduċja mal-klijent tiegħek mill-bidu.

Għal dak il-għan, huwa aħjar li tiddiskuti l-problemi potenzjali li l-proġett jista 'jiffaċċja tul it-triq. Ħadd mhu qed jistaqsik biex tbassar il-futur hawn, biss biex toħroġ b’lista tentattiva ta’ ostakli li tista’ tiffaċċja.

Hekk kif int, it-tim tiegħek u l-klijent tiegħek ser ikunu qed jersqu lejn dan il-proġett b'interessi differenti, huwa ideali li tikseb kulħaddinvoluti fid-diskussjoni dwar il-problema potenzjali.

Pass #8 - Iċċekkjar

Iċċekkja mal-klijent tiegħek regolarment huwa mod ieħor biex tissolidifika l-fiduċja bejn iż-żewġ partijiet. Fil-laqgħa tal-bidu tal-proġett tiegħek, għandek xi mistoqsijiet x'tindirizza dwarhom xiex, meta, min u, kif dawn iċ-check-ins se jiġru.

Iċ-check-in huwa att ta 'bbilanċjar pjuttost tajjeb bejn trasparenzau, sforz. Filwaqt li huwa sabiħ li tkun miftuħ u trasparenti kemm jista’ jkun, trid timmaniġġja dan fl-ambitu ta’ kemm tkun disponibbli fil-fatt biex bemiftuħa u trasparenti.

Kun żgur li għandek dawn il-mistoqsijiet imwieġba qabel it-tmiem tal-laqgħa:

Xiex?- Eżattament f'liema dettall il-klijent jeħtieġ aġġornament? Jeħtieġ li jkunu jafu dwar kull dettall żgħir tal-progress, jew huma biss is-sinjali kbar li jimpurtaw?
Meta?- Kemm-il darba t-tim tiegħek għandu jaġġorna l-klijent tiegħek? Għandhom jgħaddu dak li għamlu kuljum, jew sempliċement jiġbru fil-qosor dak li rnexxielhom fi tmiem il-ġimgħa?
Min? - Liema membru tat-tim se jkun dak li jgħaqqad mal-klijent? Se jkun hemm membru ta' kull tim, f'kull stadju, jew korrispondent uniku wieħed biss matul il-proġett kollu?
Kif? - B'liema metodu se jibqgħu f'kuntatt il-klijent u l-korrispondent? Sejħa bil-vidjo regolari, email jew dokument dirett aġġornat kontinwament?

Kif inhu l-każ fil-biċċa l-kbira tal-punti fuq l-aġenda ta’ laqgħa tal-bidu tal-proġett, huwa aħjar li tiddiskuti fil-miftuħ. Għal tim kbir u grupp kbir ta 'klijenti, tista' ssibha aktar faċli li tagħmel a votazzjoni direttasabiex tnaqqas l-għażliet biex tistabbilixxi l-aħjar formula ta ’check-in possibbli.

Trid tkun taf aktar? 💡 Iċċekkja xi wħud l-aħjar prattiki biex tiċċekkja mal-klijenti tiegħek.

Mudell tal-Aġenda tal-Laqgħa tal-Laqgħa tal-Proġett

Bil-laqgħa tal-bidu ppjanata b'mod espert tiegħek biss qed tistenna li ttajjar ftit imħuħ fil-kamra tal-bord, l-aħħar mess jista 'jkun daqsxejn interazzjonibiex inġibu kollox flimkien.

Kont taf dan biss 29% tan-negozjiiħossuhom konnessi mal-klijenti tagħhom ( Gallup)? Id-diżingaġġ huwa epidemija fil-livell B2B, u jista 'jħalli l-laqgħat tal-bidu jħossu qisu proċess ċatt u bla ispirazzjoni permezz tal-formalitajiet.

L-involviment tal-klijenti u t-timijiet tiegħek permezz ta 'slajds interattivi jista' verament tagħti spinta lill-parteċipazzjoniu, iżidu l-attenzjoni.

AhaSlides għandu armament ta 'għoddainklużi stħarriġ dirett, Q&A u slides ta’ brainstorming, u anke kwizzijiet ħajjinu logħob biex taqbad il-proġett tiegħek bil-mod it-tajjeb.