Sjabloon voor analyse van trainingsachterstanden: een diagnostisch instrument voor leerachterstanden voor L&D-teams.

Een salesdirecteur vraagt ​​het L&D-team om een ​​cursus over het omgaan met prijsbezwaren, omdat de winstpercentages dalen. Het team ontwikkelt een cursus, de verkopers halen de afsluitende quiz, maar zes weken later zijn de winstpercentages nog steeds gelijk. Wanneer het team uiteindelijk naar de gesprekken luistert, blijken de verkopers de verschillende bezwaartypen perfect te kennen. De regelgeving voor het goedkeuren van kortingen is in het kwartaal gewijzigd en niemand heeft hen verteld wanneer ze een korting mogen aanbieden.

Dit is een illustratief scenario, geen gedocumenteerd klantgeval. Het is de prijs die je betaalt voor het overslaan van de diagnose: het team had een verzoek, geen bewijs, waardoor het geen onderscheid kon maken tussen een tekort aan vaardigheden en een probleem in de workflow.

Deze handleiding is bedoeld voor leiders op het gebied van leren en ontwikkeling, instructieontwerpers en trainingsmanagers. Het biedt een sjabloon voor een analyse van trainingslacunes die u kunt kopiëren naar een document of spreadsheet: vijf stappen die de vereiste prestaties voor een functie vergelijken met de trainingen en beoordelingsgegevens die u al hebt, en eindigen met een beschrijving van de lacune en een lijst met validatieacties, geen score.

Wat is een analyse van de trainingslacunes?

Een analyse van de trainingslacunes vergelijkt wat mensen moeten kunnen met wat de huidige training en beoordelingen aantonen dat ze kunnen, en onderzoekt vervolgens wat het verschil verklaart. Dat laatste is belangrijk. Sommige lacunes zijn leerlacunes: een ontbrekende voorwaarde, te weinig oefening, feedback die uitblijft, een beoordeling die het geheugen test terwijl de functie juist beoordelingsvermogen vereist. Andere lacunes zijn helemaal geen leerlacunes.

Twee klassieke bronnen over prestatieverbetering maken hetzelfde punt. Mager en Pipe's Analyse van prestatieproblemen is een stapsgewijze aanpak van problemen waarbij mensen niet doen wat van hen verwacht wordt (Mager Consortium), en het stroomschema vraagt ​​al vroeg of de persoon de taak zou kunnen uitvoeren als dat echt nodig was (Samenvatting van het stroomdiagram). Als dat al mogelijk was, zou training waarschijnlijk niet de oplossing zijn. Gilberts derde stelling over ontspanning stelt dat een prestatiegebrek ligt in het gedragsrepertoire van de uitvoerder, in de omgeving die het ondersteunt, of in beide.Georgia State HPT-handleidingEen diagnose moet daarom beide kanten bekijken voordat er een aanbeveling wordt gedaan.

Faktenüberblick

1. Verzamel informatie over de taak en de context.

Stel geen diagnose op basis van een functietitel. "Customer success manager" zegt je vrijwel niets. Beschrijf de taak zoals een buitenstaander het zou omschrijven: "Reageer op een klant die zijn contract wil verlengen en aangeeft dat de prijs is verhoogd, aan de hand van de goedgekeurde vragen, en bied alleen korting aan binnen de geldende goedkeuringsregels."

Vul vervolgens de onderstaande velden in. Laat een veld leeg in plaats van te gokken.

• Rol en taak. Wie doet dit en wat doen ze precies?
• Context. Waar, met welke middelen, onder welke tijdsdruk?
• Risico. Wat gebeurt er als het misgaat: een gemiste verkoop, een veiligheidsincident, een overtreding van de regelgeving?
• Huidig ​​prestatiebewijs. Gespreksanalyses, foutenlogboeken, opmerkingen van managers, feedback van klanten. Noteer hoe recent elk item is.
• Beperkingen. Budget, verlof, systemen, goedkeuringsregels.

De kolom met bewijsmateriaal is waar de meeste verzoeken stranden. "Dalende winstpercentages" is een symptoom van een zakelijke situatie. Het laat zien dat er iets mis is, niet dat er iets ontbreekt in de training.

2. Bekijk het bewijsmateriaal voor de training en beoordeling.

Geef een overzicht van de inhoud van de huidige training en, apart daarvan, wat er daadwerkelijk van de cursisten wordt verwacht tijdens de beoordeling. Deze twee aspecten verschillen vaak. Een cursus kan bijvoorbeeld de verschillende bezwaartypen in een video behandelen, terwijl de cursisten tijdens de beoordeling de juiste definitie uit vier opties moeten kiezen. De beoordeling controleert vervolgens of de cursisten de stof nog kennen, en niets daarin laat zien dat iemand daadwerkelijk een klant te woord kan staan.

Noteer voor elke activiteit drie dingen: wat de leerling doet, welk bewijs daarvoor wordt geleverd en of je dat hebt bevestigd of dat je het aanneemt. Markeer elke aanname. "Deelnemers voltooien de oefenscenario's" is een aanname totdat je de voltooiingsgegevens en een steekproef van de antwoorden hebt gezien.

Noteer ook hoe lang geleden het bewijsmateriaal is verzameld. Een voldoende van vorig jaar zegt weinig over een regel die het afgelopen kwartaal is gewijzigd. Als u een model wilt om een ​​geheugentoets te onderscheiden van bewijs van bekwaamheid, raadpleeg dan onze handleiding. Beheersingsgericht leren en toetsing van de vereisten Dit gedeelte beschrijft hoe je de vereisten kunt controleren zonder een voldoende als baangeschiktheid te beschouwen.

3. Identificeer cognitieve en niet-leergerelateerde lacunes

Vergelijk nu stap 1 en 2 en sorteer elke afwijking in een van de twee lijsten.

Cognitieve en leerachterstanden Dit zijn de problemen die door ontwerp opgelost kunnen worden:

• Vereiste voorkennis. De opdracht gaat uit van een concept waarmee de leerling nog nooit in aanraking is gekomen.
• Praktijk. De leerling heeft wel van de opdracht gehoord, maar heeft deze nog nooit in een realistische situatie toegepast.
• Feedback. Er wordt wel geoefend, maar niemand legt uit wat er misging en waarom.
• Beoordeling. De beoordeling toetst een lager denkniveau dan de taak vereist. Hoe u de activiteit en de beoordeling afstemt op het denkniveau dat de taak vereist, wordt behandeld in onze handleiding. De taxonomie van Bloom voor bedrijfstrainingen.

Werkstroom- en stimuleringsbarrières Dit zijn de problemen die het ontwerp niet vanzelf kan oplossen:

• Een regel, hulpmiddel of goedkeuringsstap die de juiste actie blokkeert.
• Ontbrekende of verouderde informatie op het moment van de taak.
• Stimulansen die ander gedrag belonen dan het gedrag dat je aan het trainen bent.
• Geen tijd om te oefenen, of een manager die het gewenste gedrag niet aanmoedigt.

Houd de twee lijsten gescheiden. Door ze te combineren, bouwt een team uiteindelijk een cursus voor een beleidsprobleem. In het prijsvoorbeeld staan ​​de bezwaartypen op de eerste lijst, die in de training aan bod komen, terwijl de regel over niet-aangekondigde kortingen op de tweede lijst staat en geen enkele module dit probleem zal oplossen.

4. Een leertraject aanbevelen

Geef voor elk item op de lijst met leerachterstanden een aanbeveling voor een activiteit en leg de reden hiervoor uit, in relatie tot de taak. Een aanbeveling zonder reden is slechts een voorkeur.

Een redelijk patroon voor de meeste lacunes is een korte zelfstudiefase voor de ontbrekende voorwaarde, een oefenfase met een realistische casus en feedback, en een transferfase met echt of begeleid werk. De beste mix van live, interactieve en adaptieve lesmethoden voor elke fase is een aparte ontwerpvraag, waarover onze handleiding meer informatie geeft. Wanneer moet je adaptief, interactief en live leren inzetten? Helpt je bij het beantwoorden van de vragen.

Interactieve formats zijn nuttig in de oefenfase. Doordat iedereen zich vóór de discussie vastlegt op een antwoord op een casus, zie je direct de spreiding van de reacties en kun je achterhalen welke voorwaarde ontbreekt zonder op een testresultaat te hoeven wachten. AhaSlides ondersteunt interactief leren en de mogelijkheid om te schakelen tussen live en zelfstudie. Controleer of de specifieke auteurs-, feedback- of rapportagefuncties die je wilt gebruiken, aansluiten op je eigen workflow. Beschouw AI-, simulatie- en integratiefuncties als extern of onbevestigd totdat je ze in de praktijk hebt gezien.

Voeg aan elke aanbeveling twee werkbladvelden toe: lacunes in het bewijsmateriaal (wat je nog niet weet) en afhankelijkheden (wat waar moet zijn wil de activiteit slagen, zoals bijvoorbeeld dat een manager ermee instemt om oefentijd te beschermen).

5. Validatie van het plan en vervolgacties

De diagnose geeft een korte schriftelijke beschrijving, geen getal. Deze bestaat uit vier onderdelen:

1. De taakkloof. Een zin waarin wordt uitgelegd wat de taak vereist en waar het huidige bewijsmateriaal tekortschiet.
2. Lacunes in het bewijs. Wat u niet kon bevestigen.
3. Aanbevolen activiteiten. Met de reden voor elk ervan.
4. Validatieacties. Wat ga je vervolgens controleren, en wie gaat dat doen?

Geef geen percentage of Bloom-niveau score terug die is gebaseerd op vragen die niet gevalideerd zijn. Een cijfer als "62% van de kloof is cognitief" klinkt nauwkeurig, maar is nergens op gebaseerd.

Validatieacties maken van de diagnose iets dat toetsbaar is. Vraag een behandelaar om de casus en de antwoordcriteria te beoordelen. Vergelijk een beginsituatie met een onbekende vervolgtaak. Definieer wie erbij betrokken is, de noemer en de timing, en controleer wat er in dezelfde periode nog meer is veranderd voordat de training wordt gecrediteerd. De Amerikaanse Centers for Disease Control and Prevention (CDC) maakt onderscheid tussen het evalueren van leerresultaten en het evalueren van hoe goed mensen deze op hun werk toepassen.CDC, evaluatie van trainingen: het meten van de effectiviteitHet betreft een richtlijn voor metingen, geen voorspelling van de resultaten.

Een uitgewerkt voorbeeld: bezwaren tegen prijsbepaling

Ter illustratie. Een professional die dit werk uitvoert, dient de casus en de antwoordcriteria te valideren alvorens deze te gebruiken.

De zaak. Het team beschikt niet over voldoende bewijs om een ​​tekort aan vaardigheden te onderscheiden van een probleem in de workflow. Vraag de leerling, in dit geval de L&D-analist, om de beslissing toe te lichten, het bewijsmateriaal aan te halen en aan te geven welke aanvullende informatie of ondersteuning nodig is.

Een zwakke reactie. “Het winstpercentage daalt, dus we hebben een prijsstrategie nodig.” Er wordt geen bewijs aangevoerd en er wordt geen probleem benoemd.

Een krachtiger reactie. "Uit de quizresultaten blijkt dat de medewerkers de verschillende bezwaartypen kennen, dus het probleem zit hem niet in het geheugen. Uit de gespreksanalyses blijkt dat kortingen werden aangeboden buiten de nieuwe regel om, en dat de regel niet is gecommuniceerd. Dat is een hiaat in de workflow en de informatievoorziening. Ik zou eerst de communicatie over de regel verbeteren en een korte oefencase toevoegen over de toepassing ervan. Ik weet nog niet of nieuwe medewerkers verschillen van ervaren medewerkers, dus ik zou gesprekken van beide groepen analyseren."

Wat het team leert. De eerste actie is geen cursus. Het is een wijziging in de manier waarop de goedkeuringsregel de vertegenwoordigers bereikt, met daarna een kleine praktijkcase.

Een beoordelingsschema dat je kunt aanpassen

Geef elk criterium een ​​score van 0 tot 2. Dit is een voorstel om aan te passen in overleg met een professional in het veld, geen gevalideerde standaard voor paraatheid.

ankers: 0 = afwezig of niet onderbouwd. 1 = gedeeltelijk, met relevante weglatingen. 2 = volledig en gerechtvaardigd op basis van overeengekomen criteria. Definieer kritieke fouten afzonderlijk, bijvoorbeeld het aanbevelen van training voor een lacune waarvan uit onderzoek blijkt dat het een beleidsprobleem is. Een totaalscore mag een kritieke fout niet verbergen.

Mogelijke beperkingen die kunnen blijven bestaan

Zelfs na een zorgvuldige diagnose blijven sommige zaken onopgelost:

• Kwaliteit van het bewijsmateriaal. De betrouwbaarheid van beoordelingen van telefoongesprekken, quizresultaten en meningen van managers verschilt. Geef aan welke methode u hebt gebruikt.
• Oplossingen voor workflowproblemen vallen buiten de afdeling L&D. De eigenaar of beheerder van de regel moet actie ondernemen, dus uw aanbeveling moet een benoemde eigenaar hebben.
• Gelijktijdige veranderingen. Een nieuwe prijslijst, tool of klantenmix kan de resultaten beïnvloeden, ongeacht de training.
• Overplaatsing tijdens het werk. Wat er na de cursus gebeurt, hangt af van de managers en de werkdruk. Vraag dat apart na.

Veelgestelde vragen

Wat is een sjabloon voor een analyse van trainingslacunes?

Een gestructureerd werkblad waarin de vereiste prestaties voor een taak worden vastgelegd, evenals de beschikbare training en beoordelingsgegevens, de verschillen daartussen en de vervolgstappen.

Wat is het verschil tussen een opleidingskloof en een vaardigheidskloof?

Een vaardigheidskloof is het verschil tussen de vaardigheden die een functie vereist en de vaardigheden die mensen bezitten. Een trainingskloof kijkt naar de training en de beoordeling zelf: of er voldoende aandacht wordt besteed aan het aanleren, oefenen en toetsen van de vaardigheden die nodig zijn voor de taak. Een vaardigheidskloof kan voortkomen uit een trainingskloof of uit problemen in de werkprocessen.

Moet een diagnose een score opleveren?

Nee, tenzij er een gevalideerd model aan ten grondslag ligt. Een beschrijving van de tekortkomingen, inclusief bewijsmateriaal en validatieacties, is eerlijker en nuttiger.

Waar te beginnen

Kies één trainingsverzoek dat deze maand op je bureau is beland. Beschrijf de taak in één zin, geef een lijst van het bewijsmateriaal dat je al hebt en sorteer alle discrepanties in de leerlijst of de workflowlijst. Stuur de workflowlijst naar de verantwoordelijke en ontwerp de rest.

Om te zien hoe een herinneringstoets, een praktijkcase en een vervolgactie voor jouw eigen taak op elkaar aansluiten, kun je AhaSlides bekijken.