Een belangenconflict is een persoonlijk belang dat van invloed kan zijn, of de indruk kan wekken dat het van invloed is, op de manier waarop u uw werk doet. Het hebben van een belangenconflict is geen wangedrag. Het verbergen ervan is het probleem.
De 2024 ACFE-rapport aan de Naties Uit een onderzoek onder 1,921 gevallen van fraude op de werkvloer bleek dat 48% een vorm van corruptie betrof, een categorie waaronder belangenconflicten vallen. Dit cijfer betreft corruptie, niet het percentage belangenconflicten, maar het laat wel zien wat er op het spel staat wanneer een privébelang niet wordt besproken.
Hieronder staan 20 situaties, verdeeld over 4 sets van 5: geld, familie, werk buiten het werk en geschenken en bestuursfuncties. Bij elke situatie wordt uitgelegd waarom deze relevant is en wat u moet melden. Geen van deze situaties is bindend. Het beleid van uw werkgever is doorslaggevend, dus elke situatie eindigt met hetzelfde advies: raadpleeg uw beleid en vraag het na.
De test, in drie regels
- Vraag jezelf af: zou een redelijk persoon kunnen denken dat dit je oordeel beïnvloedt?
- Zo ja, vertel het dan aan iemand voordat je handelt, niet erna.
- Laat je manager of compliance-team de beslissing nemen en trek je terug totdat zij dat hebben gedaan.
De federale regelgeving in de VS hanteert hetzelfde principe. 5 CFR 2635.502 De vraag wordt gesteld of een redelijk persoon met kennis van de relevante feiten in gevallen zoals het financiële belang van een gezinslid of een beschermde relatie de onpartijdigheid van de werknemer in twijfel zou trekken, en 5 CFR 2635.402 Dit heeft betrekking op financiële belangen die zouden worden beïnvloed door een zaak waaraan de werknemer werkt. Deze regels gelden alleen voor werknemers van de Amerikaanse federale uitvoerende macht. Voor alle anderen is het beleid van de werkgever leidend.
Ronde 1: geld en investeringen
Set 1: vijf geldsituaties
- Je hebt aandelen in een leverancier die meedingt naar het contract van je team. Uw winst of verlies kan afhangen van de beslissing. Meld de belegging aan uw manager of compliance-team en neem afstand van de uiteindelijke beslissing.
- Een bedrijf waarvan u mede-eigenaar bent, dient een bod in. Zelfs een kleine inzet telt, want het geld komt uiteindelijk toch bij u terecht. Maak de inzet schriftelijk bekend voordat het bod wordt geopend en houd u afzijdig van de evaluatie.
- Je neemt een tweede baan aan bij een concurrent. Je beschikt mogelijk over informatie die hen kan helpen, of je voelt je verscheurd tussen twee werkgevers. Vertel het je manager voordat je het aanbod accepteert en vraag of het beleid dit toestaat.
- Een verkoper biedt u een lening of een gunstige deal aan. Een schuld aan een leverancier kan van invloed zijn op hoe u met die leverancier omgaat. Weiger de schuld, of meld deze en laat de compliance-afdeling beslissen.
- U adviseert een bedrijf waarin u hebt geïnvesteerd. Je zou het advies zo kunnen sturen dat het je eigen rendement oplevert. Maak de belegging bekend aan de persoon die om het advies heeft gevraagd.
Onze keuze: de leverancier waarvan u mede-eigenaar bent. Het is een situatie waarvan mensen vaak aannemen dat die geen probleem vormt, omdat "het maar om een klein percentage gaat".
Ronde 2: familie en relaties
Set 2: vijf relatiesituaties
- Je wordt gevraagd om je neef in dienst te nemen. Uw oordeel over de kandidaat kan bevooroordeeld zijn, en anderen kunnen dat ook denken. Maak de relatie openbaar en laat iemand anders het proces leiden.
- Je wordt de manager van je partner. Je bepaalt hun salaris, beoordelingen en werklast. Meld het direct aan HR en vraag naar een wijziging van de hiërarchische structuur.
- Je zou een contract kunnen toekennen aan het bedrijf van een vriend. De vriendschap kan de doorslag geven bij de beslissing, of de indruk wekken dat dit het geval is. Vertel het en laat de beslissing aan iemand anders over.
- Je partner werkt voor een klant die jij beheert. Het is mogelijk dat jullie beiden informatie over de werkgever van de ander te weten komen. Meld dit aan je manager, zodat er rekening mee gehouden kan worden bij de afhandeling van het account.
- Een goede vriend van je solliciteert naar een functie en jij zit in de sollicitatiecommissie. Het gebeurt op elke werkvloer. Vertel het de commissievoorzitter vóór de sollicitatiegesprekken en stap uit de commissie voor die kandidaat.
Onze keuze: de vriend in het panel. Het gebeurt op elke werkplek, het kost maar tien seconden om te zeggen, en het beschermt jullie allebei.
Ronde 3: werk en rollen buiten het werk
Set 3: vijf situaties buiten het werk
- Je werkt als freelancer voor een concurrent van een klant. Beide partijen kunnen terecht twijfelen aan je loyaliteit. Bespreek dit met je manager en controleer het beleid met betrekking tot nevenwerkzaamheden.
- Je runt een nevenactiviteit tijdens je werkuren. Je tijd en aandacht zijn dan volledig voor je werkgever. Maak de zakelijke activiteiten openbaar en spreek af wat wel en niet is toegestaan, en wanneer.
- U wordt uitgenodigd om te spreken op een conferentie en u ontvangt hiervoor een honorarium. De organisator kan een leverancier of een klant zijn. Licht je manager in voordat je akkoord gaat en vraag of je de vergoeding mag houden.
- U wordt gevraagd om toe te treden tot het bestuur van een andere organisatie. De belangen van die organisatie kunnen overlappen met die van uw werkgever. Meld dit aan uw manager en onthoud u van deelname aan zaken die met die organisatie te maken hebben.
- Je gebruikt vertrouwelijke informatie voor een persoonlijk project. Informatie die u vanwege uw werk bezit, mag u niet elders gebruiken. Gebruik deze informatie niet, en als u dat wel hebt gedaan, meld dit dan aan uw leidinggevende.
Onze keuze: een bijverdienste tijdens werktijd. Het begint klein, met één e-mail of één telefoontje, en het is het soort stap dat de meeste mensen zichzelf zien zetten.
Twee Britse voorbeelden illustreren hetzelfde idee in de wetgeving en de publieke sector, en geen van beide is een algemene regel voor werknemers in de private sector. Wetboek van ambtenaren Volgens de verklaring mogen ambtenaren hun officiële positie niet misbruiken, bijvoorbeeld door informatie die ze tijdens hun werkzaamheden hebben verkregen te gebruiken om hun eigen privébelangen of die van anderen te behartigen. artikel 175 van de Companies Act 2006 Een directeur van een bedrijf moet volgens de wet situaties vermijden waarin hij of zij een belang heeft of kan hebben dat strijdig is of mogelijk strijdig kan zijn met de belangen van het bedrijf, tenzij de directie dit heeft goedgekeurd.
Ronde 4: geschenken, gastvrijheid en bestuurszetels
Set 4: vijf situaties met cadeaus en borden
- Een leverancier stuurt een kerstpakket. Een bedankje kan een vanzelfsprekendheid worden. Benoem het en vraag of je het terug wilt geven, met het team wilt delen of zelf wilt houden.
- Tijdens een aanbesteding biedt een bieder u tickets aan. De timing is het probleem. Weiger het bod, of maak het openbaar en laat de compliance-afdeling beslissen voordat de aanbesteding afloopt.
- Een leverancier geeft een geschenk aan een besluitnemer. Het kan overkomen als een poging om een beslissing te beïnvloeden. Leg het vast en onttrek de besluitnemer aan de besluitvorming van die leverancier als het geschenk groot is.
- Je zit in het bestuur van een liefdadigheidsinstelling die inkoopt bij een van jouw leveranciers. Twee loyaliteiten komen samen in één beslissing. Maak de verbinding bekend aan de raad van bestuur en verlaat de zaal wanneer er gestemd wordt.
- Een sprekershonorarium wordt betaald door het bedrijf waar je je diensten afneemt. Betaling van een leverancier is in de praktijk een gift. Maak dit bekend voordat u de betaling accepteert.
Onze keuze: tickets van een bieder tijdens een aanbesteding. Het lijkt onschuldig, en juist in die situatie kan een vermeend conflict de meeste schade aanrichten.
Wat betreft geschenken, de federale regelgeving, 5 CFR 2635.202Deze bepaling stelt dat een werknemer, behalve zoals bepaald in dat onderdeel, geen geschenk mag accepteren van een verboden bron of een geschenk dat hem of haar vanwege zijn of haar officiële functie wordt aangeboden. Dit geldt voor federale werknemers in de VS. Particuliere werkgevers hanteren hun eigen regels, dus raadpleeg het beleid inzake geschenken en gastvrijheid voordat u iets accepteert.
Hoe een belangenconflict te melden en ermee om te gaan
- Zeg het zo snel mogelijk en schriftelijk. Een e-mail aan je manager of compliance-team is een bewijs.
- Beschrijf de interesse, niet alleen het feit. "Mijn broer is de eigenaar van het bedrijf" is beter dan "Ik ken ze".
- Neem afstand van de beslissing. Stem, beoordeel of geef geen advies voordat de uitslag is vastgelegd.
- Laat uw manager of compliance-team het resultaat vastleggen. De beslissing ligt bij hen, niet bij jou.
- Bekijk het opnieuw als er iets verandert. Een nieuwe rol, een nieuw bod of een nieuw aandeel kan een oude afspraak tot een belangenconflict maken.
Onthoud het cijfer van de ACFE: 48% van de 1,921 onderzochte gevallen betrof corruptie. Een conflict dat vroegtijdig wordt gemeld, is veel gemakkelijker te beheersen dan een conflict dat later aan het licht komt. Voor meer informatie over hoe je je veilig kunt uitspreken, zie onze gids over corruptie. anonieme enquête en onze post op de nalevingsval.
Manieren om dit als teamsessie te organiseren
Een beleidsdocument dat één keer gelezen wordt, is alweer vergeten. Een korte live sessie zorgt ervoor dat mensen vertellen wat ze zouden doen.
- Kies antwoord: Zet één situatie op het scherm en vraag: "Is dit een conflict? Ja, nee, of geef het aan en vraag het na." Laat de tweedeling zien en bespreek vervolgens de voorbeelden waarin mensen het oneens waren.
- Woordwolk: Vraag: "Wat zou je ervan weerhouden om het te vertellen?" De grootste obstakels zijn de belangrijkste woorden om te overwinnen.
- Schaal: Stel vóór en na de sessie de vraag: "Hoe duidelijk is ons beleid inzake belangenconflicten?"
- Open einde, anoniem: Vraag naar een scenario dat uw team heeft meegemaakt en bespreek dit zonder namen te noemen.
- Vragen en antwoorden, anoniem: Open het voor vragen die mensen niet hardop durven te stellen. Tips voor een succesvolle vraag- en antwoordsessie Helpt je om het goed te laten draaien.
Gebruik de 20 bovenstaande situaties als vragen. Als u kant-en-klare dia's wilt die u gemakkelijk kunt aanpassen, is de cursussjabloon 'Belangenconflicten' daarvoor gemaakt.
Veelgestelde vragen
Wat is een belangenconflict?
Een persoonlijk belang dat van invloed kan zijn, of de indruk kan wekken dat het van invloed is, op uw werkbeslissingen. Dit kan geld, familie, een andere baan of een geschenk zijn.
Wat zijn voorbeelden van belangenconflicten op de werkvloer?
Een deel van een leverancier bezitten, een familielid in dienst nemen, cadeaus aannemen van een bieder of een nevenactiviteit uitvoeren voor een concurrent. De 20 bovenstaande situaties geven er nog meer.
Is een belangenconflict illegaal?
Niet op zichzelf. Voor de meeste werknemers is het een kwestie van werkgeversbeleid, en de schade ontstaat door het niet te melden, hoewel sommige functies wettelijke verplichtingen met zich meebrengen, zoals die van directeuren van bedrijven in het Verenigd Koninkrijk onder sectie 175 van de Companies Act 2006. Federale werknemers in de VS worden geconfronteerd met specifieke regels, waaronder een strafwet, 18 USC 208, die 5 CFR 2635.402 beschrijft.
Hoe maak je een belangenconflict bekend?
Stel het direct schriftelijk aan je manager of compliance-team zodra je het opmerkt, en neem vervolgens afstand van je beslissing. Beschrijf de interesse, niet alleen het feit zelf.
Wat is het verschil tussen een feitelijk conflict en een vermeend conflict?
Een daadwerkelijk conflict beïnvloedt je oordeel; een vermeend conflict lijkt er alleen maar op te kunnen wijzen. Beide zijn het waard om te melden.
Waar te beginnen
Kies een set van vijf en gebruik die tijdens je volgende teamvergadering. Als je maar tijd hebt voor één, begin dan met de vriend(in) die in de sollicitatiecommissie zat.
Dit bericht bevat algemene informatie en is geen juridisch advies. Voor een beslissing over uw eigen werkplek dient u contact op te nemen met een gekwalificeerde arbeidsrechtadvocaat of de toezichthouder.
