De meeste introductieprogramma's voor elektronische patiëntendossiers (EPD's) zijn opgebouwd rond het systeem: hier is het inlogscherm, hier is het menu, hier is het sjabloon voor elk type notitie. De nieuwe medewerker vertrekt met een certificaat. De documentatieproblemen beginnen de week erna op de afdeling.
Deze handleiding is bedoeld voor directeuren L&D (leren en ontwikkeling) in ziekenhuizen en leidinggevenden op het gebied van informatica of compliance die een ander uitgangspunt willen: de workflow die de medewerker moet doorlopen en de obstakels die daarbij kunnen ontstaan. De handleiding laat zien hoe je kunt vaststellen of een probleem te wijten is aan een trainingstekort of een systeemfout, hoe je voorbereiding en oefening kunt ontwerpen rond een echte taak, en hoe je kunt beoordelen of de nieuwe medewerker de taak kan voltooien, inclusief volledige en conforme documentatie.
Een situatie waarvoor het de moeite waard is om te ontwerpen.
Het onderstaande scenario is illustratief en geen gedocumenteerd geval.
Een nieuwe afdelingsmedewerker begint op maandag. Tegen donderdag wordt hem of haar gevraagd om na een opname een routinematige update van het patiëntendossier uit te voeren. Op papier lijkt de taak eenvoudig: identificeer de demografische gegevens, noteer de verwijzende instantie, voeg een toestemmingsformulier toe en rond de invoer af. In de praktijk stuit de medewerker echter op vier obstakels. Het toestemmingsformulier wordt op een ander scherm weergegeven dan tijdens de training. Twee velden lijken identiek, maar genereren verschillende rapporten. Een verplicht veld wijst een geldige invoer af met een onduidelijke melding. En de lokale procedure voor een ontbrekende verwijzende instantie staat beschreven in een document dat niemand heeft genoemd.
De medewerker vult de gegevens in, maar laat één veld leeg en gebruikt een vrije tekstinvoer voor een ander veld. Het dossier is onvolledig en de volgende persoon die het gebruikt, erft deze lacune.
Is dit een trainingsprobleem? Gedeeltelijk. Alleen een trainingsprobleem? Vrijwel zeker niet. Dat onderscheid vormt de kern van het ontwerpproces.
Begin bij de taak, niet bij het systeem.
Beschrijf in één zin wat de functie moet kunnen, voordat je de trainingsinhoud opent. Bijvoorbeeld: Voltooi het gehele workflowproces voor patiëntendossiers van begin tot eind en identificeer waar het documentatieproces knelpunten veroorzaakt. Twee werkwoorden zijn hier van belang, en ze zijn verschillend.
Het voltooien van de workflow is een dit toepassen Een taak waarbij de leerling een bekende procedure toepast in een situatie die niet woord voor woord is geoefend. Het identificeren van wrijving is een analyseren or schatten Taak: de leerling moet opmerken dat er iets mis is, beoordelen of het zijn of haar fout is of die van het systeem, en beslissen wat eraan te doen. Deze cognitieve eisen zijn afkomstig uit de herziene taxonomie van Bloom en beschrijven wat de taak van de persoon vereist, niet hoe je die moet uitvoeren.
Dit is belangrijk vanwege de afstemming. Het Eberly Center van Carnegie Mellon maakt dit duidelijk: als het doel is om vaardigheden toe te passen, maar de beoordeling alleen het reproduceren meet, oefenen leerlingen het ene en worden ze beoordeeld op iets anders, wat zowel de motivatie als het leerproces ondermijnt.Eberly Center, afstemming van doelstellingen, beoordelingen en onderwijsstrategieënEen meerkeuzetest over menunamen zegt weinig over de vraag of iemand de bovenstaande toelatingsupdate kan voltooien.
Stel een diagnose voordat u een recept voorschrijft.
Voordat je iets bouwt, vergelijk de taak zoals die in de praktijk wordt uitgevoerd met wat er in het huidige onboardingprogramma wordt geleerd en getest. Vier controles helpen doorgaans om trainingslacunes te onderscheiden van andere oorzaken:
- Observeer de taak. Bekijk hoe verschillende beginners of ervaren medewerkers de workflow doorlopen en noteer fouten, alternatieve oplossingen en aarzelingen.
- Vergelijk dit met de training. Wordt in het huidige programma precies deze volgorde gehanteerd, of het systeem in het algemeen? Is er een beoordeling die de leerling moet voltooien?
- Controleer de omgeving. Zijn de tools, toegangsrechten, personeelsbezetting en lokale procedures zoals verondersteld tijdens de training? Een nieuwe medewerker zonder de juiste toegangsrechten kan de taak niet uitvoeren, ongeacht wat er in de training is behandeld.
- Zoek naar systeemfouten. Als ook ervaren medewerkers problemen ondervinden of dezelfde omweg gebruiken, ligt de oorzaak waarschijnlijk in het ontwerp van het scherm, het veld of de regel. Meer training zal het probleem niet oplossen. Dien dit in bij de IT-afdeling als een wijzigingsverzoek.
Dit is de valkuil die je openlijk met je stakeholders moet bespreken: bruikbaarheidsproblemen vereisen mogelijk systeemwijzigingen, niet meer training. Als training wordt gebruikt om een probleem te verdoezelen, keren de kosten zich bij elke nieuwe groep deelnemers terug. Beschouw je huidige methode en de bovengrens van je huidige beoordeling als hypotheses die je wilt testen, niet als feiten.
Ontwerpvoorbereiding en oefening rondom de workflow
Zodra je weet welke lacunes je met training kunt opvullen, koppel je elke fase van het programma aan de betreffende taak.
Voorbereiding. Controleer de voorkennis met een korte diagnostische test voordat iemand aan de slag gaat. Bevestig dat ze de benodigde termen kennen, zoals het verschil tussen een registratieveld en een klinisch veld, en de wettelijke regels die van toepassing zijn op de taak, zoals wat er moet worden vastgelegd en wie dat mag doen. Zelfstudie is geschikt voor deze fase. Een herhalingstest bevestigt hier alleen de voorkennis. Het is geen bewijs dat de persoon het werk daadwerkelijk kan uitvoeren.
Werkstroommapping. Breng de daadwerkelijke workflow scherm voor scherm in kaart, inclusief de stappen die mensen overslaan en de punten waar het systeem en de lokale procedure niet overeenkomen. Gebruik deze kaart om de praktijkcase en de antwoordsleutel op te stellen en geef deze ter controle aan uw informatica- of compliance-verantwoordelijke. Dezelfde kaart wordt vervolgens gebruikt voor een frictieaudit: elk punt waar waarnemers fouten of omwegen hebben geconstateerd, komt in aanmerking voor een systeemcorrectie, een duidelijkere handleiding of een praktijkcase.
Praktijk. Geef leerlingen de volledige taak, met een realistische casus, en vraag hen hun beslissingen toe te lichten en de taak uit te voeren. Feedback moet aansluiten op de beslissing, bijvoorbeeld: "U hebt het toestemmingsformulier aan het verkeerde recordtype gekoppeld. Hier is het bewijsmateriaal dat u had kunnen raadplegen, en hier leest u wat u moet doen als het formuliertype onduidelijk is." Feedback over snelheid en volledigheid werkt het beste wanneer deze specifiek is voor de betreffende stap.
Live of asynchroon? Live begeleiding door een docent is vooral waardevol wanneer er sprake is van een onduidelijke keuze: bijvoorbeeld wanneer er twee verdedigbare acties mogelijk zijn, of wanneer de procedure en het systeem niet overeenkomen. Een discussie onder leiding van iemand die de lokale praktijk kent, biedt een oplossing die een schriftelijk antwoordmodel niet kan bieden. Asynchroon nakijken is voldoende om regels te bevestigen, de kennis te controleren en feedback te geven in een duidelijk geval.
Een uitgewerkt voorbeeld: de toelatingsupdate
Ter illustratie. Een professional dient de casus en de antwoordcriteria te valideren alvorens deze te gebruiken.
De zaak. De cursist ontvangt een gesimuleerd patiëntendossier van een fictieve patiënt. Hem of haar wordt gevraagd de opnamegegevens bij te werken. Het dossier bevat een gescand toestemmingsformulier, een verwijsbrief met een ontbrekend referentienummer en een veld dat het in de trainingshandleiding getoonde invoerformaat afwijst.
De keuzes van de leerling. Bij het ontbrekende referentienummer kan de cursist (a) het veld leeg laten en afronden, (b) een placeholder typen, of (c) de ontbrekende informatie vastleggen volgens de goedgekeurde procedure en de ontbrekende gegevens opvragen. Bij het afgewezen veld kan de cursist (a) het opnieuw proberen met een ander formaat totdat het wordt geaccepteerd, (b) de waarde in een vrije tekstnotitie plaatsen, of (c) het probleem registreren als een vermoedelijke systeemfout en verdergaan met de goedgekeurde tussenstap.
Feedback. Bij elke keuze wordt in de feedback uitgelegd waarom deze verdedigbaar of onvolledig is ten opzichte van de overeengekomen criteria. Een leeg veld is onvolledig, omdat latere gebruikers niet kunnen zien of de gegevens ontbreken of nooit nodig waren. Een placeholder is niet verdedigbaar, omdat deze onjuiste informatie vastlegt. Het vastleggen van de ontbrekende gegevens volgens de goedgekeurde procedure is volledig. Bij de tweede beslissing kan het uitproberen van verschillende formaten tot er een wordt geaccepteerd weliswaar een geldige invoer opleveren, maar dit verbergt een fout die het informaticateam moet zien. Het vastleggen van de fout is de reactie die zowel het record als de volgende groep gebruikers beschermt.
De herkansing. De leerling probeert een tweede casus met een andere lacune, bijvoorbeeld een bijgevoegd maar niet ondertekend toestemmingsformulier, en past dezelfde redenering daarop toe.
Binnen een cohort vormen de wrijvingsrapporten van de leerlingen tevens een gestructureerde lijst van vermoedelijke defecten voor het informaticateam.
Beoordeel de capaciteit en plan de overdracht.
Kies maatregelen die de taak weerspiegelen. Twee praktische voorbeelden zijn: taaktijd en volledigheid van de documentatieDefinieer beide voordat je begint: wat als volledig wordt beschouwd, wie het beoordeelt, welke gegevens in de noemer worden meegenomen en wanneer je meet.
Een eenvoudige beoordelingsmatrix zorgt voor consistentie in de beoordeling. De onderstaande matrix is een voorstel dat u kunt aanpassen in overleg met uw klinisch specialist of compliance-specialist. Het is geen gevalideerde standaard voor paraatheid.
| Criterium | Waar een waarnemer naar zoekt | Score |
|---|---|---|
| Taakuitvoering | Voltooit de workflow en identificeert knelpunten in de documentatie, waarbij de actie en het bewijsmateriaal worden vastgelegd. | 0 tot 2 |
| Redenering | Legt de relevante beperkingen, alternatieven en onzekerheden uit; controleert de benodigde tijd voor de taak en de volledigheid van de documentatie. | 0 tot 2 |
| Grenzen | Volgt goedgekeurde procedures en vraagt om hulp wanneer informatie of bevoegdheid ontbreekt. | 0 tot 2 |
Ankers: 0 betekent afwezig of niet onderbouwd; 1 betekent gedeeltelijk, met relevante weglatingen; 2 betekent volledig en gerechtvaardigd op basis van de overeengekomen criteria. Definieer kritieke fouten afzonderlijk, bijvoorbeeld het vastleggen van onjuiste informatie of het omzeilen van een vereiste toestemmingscontrole. Een algemene score mag nooit een kritieke fout verbergen.
Voor de transfer van kennis moet een nieuwe, onbekende casus worden beoordeeld in plaats van de casus die in de praktijk wordt gebruikt, en moet de leerling op de werkplek worden opgevolgd nadat hij of zij voldoende ervaring in de praktijk heeft opgedaan. De Centers for Disease Control and Prevention (CDC) bevelen aan om, waar mogelijk, zowel het leerproces als de toepassing van de opgedane kennis te evalueren, omdat iemand die slaagt voor de training mogelijk nog steeds moeite heeft om de kennis in de praktijk toe te passen.CDC, Evaluatie van trainingen: het meten van de effectiviteitEen begeleide werktaak of een beoordeling van een steekproef van de daadwerkelijke inzendingen van de leerling door een begeleider kan als vervolg dienen.
Als uw onboardingproces interprofessionele overdrachten omvat, zoals een registratieteam dat dossiers overdraagt aan klinisch personeel, dan is het advies van het Agency for Healthcare Research and Quality (AHRQ) van toepassing. TeamSTEPPS-programma Dit is een startpunt voor hulpmiddelen voor teamwerk en communicatie in de gezondheidszorg. Laat een klinisch docent de relevante hulpmiddelen selecteren en aanpassen.
Wat het bewijsmateriaal wel en niet kan aantonen
Wees duidelijk over wat u kunt aftrekken. Dit zijn de vragen die uw audit moet beantwoorden.
Wat zou aantonen dat leerlingen de workflow kunnen voltooien en knelpunten kunnen herkennen? Beoordelingscriteria voor een onbekende casus, taaktijd en volledigheid van de documentatie vergeleken met een basislijn, en de kwaliteit van de wrijvingsrapporten die ze indienen. Vergelijk appels met peren: dezelfde populatie, dezelfde noemer en dezelfde tijdsduur.
Welke beperkingen zouden kunnen blijven bestaan, zelfs nadat de prestaties zijn verbeterd? Verschillende factoren spelen een rol. Defecte schermen en regels blijven bestaan totdat iemand het systeem aanpast. Personeelsbezetting, werkdruk en toegangsrechten bepalen hoeveel tijd iemand heeft om alles correct te documenteren. Lokale procedures die conflicteren met het systeem blijven conflicteren. En gelijktijdige operationele wijzigingen, zoals een nieuw sjabloon of een software-upgrade, kunnen uw meetwaarden onafhankelijk van training beïnvloeden. Onderzoek deze factoren voordat u een wijziging toeschrijft aan het programma.
De bovenstaande bronnen ondersteunen de ontwerpprincipes van het afstemmen van doelstellingen, praktijk en beoordeling, en van het meten van leerresultaten en kennisoverdracht. Ze vormen geen bewijs dat een specifiek programma of platform de administratieve lasten vermindert. Dit artikel doet geen toezeggingen over de resultaten, en uw eigen evaluatie zou dat ook niet moeten doen.
Waar AhaSlides kan passen
AhaSlides Het ondersteunt adaptief en interactief leren en stelt je in staat om te schakelen tussen live en zelfstudie. In een onboardingprogramma zoals hierboven beschreven, zou dat bijvoorbeeld een zelfstudiecontrole van de vereisten vóór de praktijk kunnen betekenen, een interactieve begeleide sessie voor de onduidelijke beslissing en een zelfstudie van een nieuwe casus achteraf. Specifieke functies voor het opstellen van documenten, feedback en rapportage moeten worden getest aan de hand van je eigen workflow in een demonstratie voordat je ze in je planning opneemt. Elke integratie met AI, simulatie of EPD moet als extern of onbevestigd worden beschouwd totdat deze is gedemonstreerd.
Uw volgende stap
Begin met de taakbeoordeling: neem een veelgebruikte workflow in uw ziekenhuis, stel de drie bovenstaande criteria op samen met uw informatica- of complianceverantwoordelijke en observeer twee of drie daadwerkelijke pogingen. De knelpunten die u registreert, vormen uw lijst met trainingslacunes en systeemfouten, in die volgorde van belangrijkheid.
Wanneer je ontwerp klaar is, onderzoek dan hoe een live en zelfstandige versie van de oefen- en evaluatiefasen zou kunnen werken. AhaSlides.
