Als u deel uitmaakt van een nieuw multifunctioneel team op het werk of van een nieuw projectteam, kan dit iemand zijn van andere afdelingen of van andere bedrijven die u misschien nog niet kent of waarmee u nog niet eerder hebt gewerkt. U wilt er zeker van zijn dat uw bereidheid om uw vaardigheden en ideeën in te zetten en te investeren in het team, vooral als dat team goed presteert. Het is dus essentieel om een bijeenkomst te organiseren om nieuwe teamgenoten bij elkaar te brengen.
Het is echter geen verrassing als je je een beetje ongemakkelijk en nerveus voelt, aangezien zelfs de meest ervaren professionals de kriebels hebben bij een eerste ontmoeting met een nieuw team. Als u een leider bent en u zich zorgen maakt over het niet organiseren van introductievergaderingen over productiviteit.
Dit artikel geeft je een complete handleiding, voorbeelden en tips over wat kennismakingsgesprekken succesvol maakt.
In dit artikel leer je het
- Wat is een kennismakingsgesprek?
- Wat is het doel van het kennismakingsgesprek?
- Hoe u een effectief kennismakingsgesprek opzet
- Tips om een kennismakingsgesprek succesvol te organiseren
- Key Takeaways
Wat is een kennismakingsgesprek?
Een kennismakings- of kennismakingsgesprek heeft vrijwel dezelfde betekenis als het gaat om de kennismaking met het team wanneer het de eerste keer is dat teamleden en hun leiders elkaar officieel ontmoeten, om te bepalen of de betrokken individuen een werkrelatie willen opbouwen en zich willen engageren voor het team in de toekomst.
Het is bedoeld om teamleden de tijd te geven om bij elkaar te blijven en de achtergrond, interesses en doelen van elke deelnemer te leren kennen. Afhankelijk van de voorkeur van u en uw team kunt u een formeel of informeel kennismakingsgesprek organiseren.
Een standaard kennismakingsgesprek agenda omvat:
- Introduceer het doel van de bijeenkomst
- Introduceer de leiders en elk lid
- Bespreek het teamreglement, werk, arbeidsvoorwaarden en behandelingen...
- Tijd om wat spelletjes te spelen
- Beëindig de vergaderingen en onderneem vervolgacties
Wat is het doel van de kennismakingsgesprekken?
Zie introducties niet alleen als een vakje dat je moet aanvinken. Gebruik deze tijd om echte verbindingen tot stand te brengen, unieke inzichten te verwerven en een raamwerk te creëren voor vlekkeloos teamwerk. Introductiebijeenkomsten zijn geweldig om:
- Stimuleer teamwerk en teamcohesie
Het allereerste doel van kennismakingsgesprekken is om vreemden dichter bij teamgenoten te brengen. Als je elkaar nog nooit eerder hebt gezien en weinig van elkaar weet, zal er een gebrek aan cohesie en verbondenheid zijn, wat de teamgeest en productiviteit kan beïnvloeden. Wanneer mensen teamregels, passende beloningen en straffen kunnen bespreken en verenigen, of weten dat hun leiders eerlijke en trouwe mensen zijn, hun teamgenoten nederig, betrouwbaar, empathisch en meer, zal er vertrouwen en een positieve werkomgeving binnen het team ontstaan.
- Doorbreek spanning en onhandigheid
De productiviteit zal waarschijnlijk afnemen als werknemers in een werkomgeving onder druk werken. Het is ook niet goed als medewerkers hun leider bang maken in plaats van zich door hen te laten inspireren. Introductiebijeenkomsten kunnen de nieuwe teams meer zelfvertrouwen geven om hun ideeën en meningen te delen. Ze beginnen ook gemakkelijk vrienden te maken, te communiceren en de onhandigheid voor verdere samenwerking te verminderen. Een teamlid aarzelt bijvoorbeeld niet om zich uit te spreken en om hulp te vragen als hij of zij de deadlines niet kan halen.
- Help normen en praktijken te structureren en op elkaar af te stemmen
Nadruk op het reglement is een belangrijk onderdeel van de allereerste kennismakingsgesprekken. Het nalaten om het aan het begin van teamwerk duidelijk, eerlijk en duidelijk te maken, kan leiden tot teamconflicten en miscommunicatie. Integendeel, als je het team kunt laten volgen normen en praktijken, zal er sprake zijn van efficiënt gebruik van hulpbronnen als gevolg van de effectiviteit en efficiëntie van een team, terwijl tegelijkertijd de werktevredenheid wordt vergroot onder teamleden die deel uitmaken van een samenhangend team.
Hoe u een effectief kennismakingsgesprek opzet
Introductiebijeenkomsten kunnen het standaard vergaderplanningsproces volgen met de 5 ps: Doel, Planning, Voorbereiding, Deelnameen Voortgang. Afhankelijk van uw tijdslimiet, het aantal deelnemers, uw teamachtergrond en uw middelen, kunt u formele of informele introductiebijeenkomsten organiseren. De eerste indruk is belangrijk. Hoe meer respect en vertrouwen uw teamleden zullen waarderen als u georganiseerde en attente vergaderingen organiseert.
- Doel
Het gaat om het stellen van doelen voor de bijeenkomsten. Wees duidelijk en beknopt wanneer u de doelstellingen van de bijeenkomsten opsomt, zodat u iedereen gemakkelijk weer op de hoogte kunt brengen als een deelnemer wordt afgeleid door niet-gerelateerde activiteiten. U kunt overwegen om doelen te structureren door een doelpiramide op te stellen waarin elke reeks doelen op verschillende niveaus wordt beschreven.
- Planning
Het eerste wat nieuwe teamleiders moeten doen, is de details plannen of een agenda ontwikkelen. Als je iets hebt om naar te verwijzen, verlicht het stress door alles zelf te proberen te onthouden. Je kunt een sjabloon maken met behulp van een PowerPoint-diavoorstelling. of handgeschreven cue-kaarten.
- Voorbereiding
Dit onderdeel omvat een aantal activiteiten, zoals het voorbereiden van het script voor de inleiding van de vergadering en het doornemen van de agenda voordat een officiële vergadering begint. Met behulp van sprekersnotities of een script kunt u gemakkelijker alle belangrijke informatie doorgeven en u concentreren op de agenda, wanneer u plotseling uw verstand verliest.
- Deelname
Vergeet niet nieuwe leden aan te moedigen vragen te stellen en deel te nemen aan interactieve activiteiten tijdens de bijeenkomsten. Als anderen zo aarzelend lijken, vraag hen dan om hun mening. Zorg ervoor dat iedereen in het team de kans krijgt om zich uit te spreken en concentreer u niet alleen op de extraverte leden. Je kunt een live poll organiseren, zodat sommige introverte mensen hun mening rechtstreeks kunnen delen.
- Voortgang
Sluit uw bijeenkomst af met een samenvatting en informeer over acties voor de volgende stappen. En omdat de follow-up na een vergadering een cruciaal onderdeel is, kunt u overwegen een definitieve beslissing te nemen en deze te documenteren.
Tips om een kennismakingsgesprek succesvol te organiseren
- Gebruik een interactieve presentatietool
Voel je je verlegen of ongemakkelijk op de eerste dag? Je kunt je kennismakingsgesprekken 100 keer leuker maken met een interactieve presentatietool zoals AhaSlides!
Er zijn een tiental manieren om dit te doen, maar we raden deze schets aan om het ijs snel te breken:
- Begin met een introductiedia.
- Maak het nog spannender met quizzen over jezelf met punten en een klassement.
- Sluit af met een vraag- en antwoorddia aan het einde, waar iedereen dingen kan vragen die ze zich over jou hebben afgevraagd.
Met het interactieve presentatieplatform van AhaSlides kunt u een overtuigende introductie maken waarmee u mensen naar de maan kunt laten vliegen. Probeer deze sjabloon hier:
- Begin een introductie met ‘wij’"
Het team werkt aan de samenwerking tussen teamleden om gemeenschappelijke doelen te bereiken, niet om persoonlijke talenten te tonen. Daarom is het belangrijk om de "wij"-cultuur te benadrukken. Probeer zoveel mogelijk "wij" te gebruiken in plaats van "ik" in je inleidende slides en tijdens de hele vergadering, met uitzondering van de persoonlijke introductie. Dit stimuleert het team uiteindelijk om efficiënter samen te werken, omdat ze begrijpen dat ze een samenhangende visie delen en zich meer inzetten voor het team dan voor zichzelf.
- Vermaak je teamgenoten
Hoe begin je de introductiebijeenkomsten op de meest spannende manier? Omdat alle deelnemers elkaar nog niet kennen, kun je als gastheer/vrouw overwegen om te beginnen met een paar snelle ijsbrekers. Je kunt ook 2 tot 3 spellen, quizzen en brainstormsessies organiseren, zodat anderen de tijd hebben om hun persoonlijkheid, talenten en denkbeelden te delen; om te communiceren en samen te werken om de cohesie binnen het team, de werkcultuur en de onderlinge verbondenheid te verbeteren. Je kunt bijvoorbeeld een paar spellen proberen, zoals: Cirkel van waardering, Speurtochten, Wat zou je liever doen...
- Time management
Meestal duren zeer productieve vergaderingen 15 tot 45 minuten, vooral introductievergaderingen, die in 30 minuten moeten worden afgehandeld. Dit is voldoende tijd voor nieuwe teamleden om elkaar te leren kennen, zichzelf kort voor te stellen en samen te werken aan een paar eenvoudige en leuke teambuildingactiviteiten. Je kunt ook tijdslimieten instellen voor verschillende onderdelen om ervoor te zorgen dat je tijd niet opraakt terwijl je nog veel te bespreken hebt.
Key Takeaways
Het is gunstig voor je team om te beginnen met samenwerken met een nieuw team door gebruik te maken van introductiebijeenkomsten. Het organiseren van een allereerste bijeenkomst kan een uitdaging zijn en intimiderend. Aarzel niet om tijdens de voorbereidingen ondersteuning te zoeken, zelfs als je een PowerPoint-expert bent. Je kunt je werk zeker gemakkelijker maken en je dag redden met AhaSlides.
Veelgestelde Vragen / FAQ
Wat bespreek je tijdens een kennismakingsgesprek?
1. IJsbrekers - Begin met een leuke ijsbrekervraag of -activiteit om mensen te helpen ontspannen. Houd het licht!
2. Professionele achtergrond - Laat iedereen zijn/haar loopbaantraject tot nu toe delen, inclusief eerdere functies en ervaringen.
3. Vaardigheden en interesses - Ontdek naast de werkvaardigheden ook de hobby's, passies of expertisegebieden van teamleden buiten 9-5.
4. Teamstructuur - Geef een overzicht van de rollen en wie waarvoor op hoog niveau verantwoordelijk is. Maak duidelijk hoe het team samenwerkt.
5. Doelen en prioriteiten - Wat zijn de team- en organisatiedoelen voor de komende 6-12 maanden? Hoe dragen individuele rollen bij?
Hoe structureer je een kennismakingsgesprek?
Hier is één manier om uw kennismakingsgesprek te structureren:
1. Welkom en ijsbreker (5-10 min.)
2. Introducties (10-15 minuten)
3. Teamachtergrond (5-10 minuten)
4. Teamverwachtingen (5-10 minuten)
5. Vraag en antwoord (5 minuten)
Wat zeg je als je een vergadering opent?
Hier zijn enkele suggesties voor wat u moet zeggen bij het openen van een kennismakingsgesprek:
.1. Welkom en introducties:
"Welkom iedereen en bedankt dat je vandaag bij ons bent gekomen. We zijn blij om van start te kunnen gaan"
2. Aftrap ijsbreker:
"Oké, laten we het wat rustiger aan doen met een lichte ijsbrekervraag..."
3. Voorbeeld van volgende stappen:
"Na vandaag zullen we actiepunten opvolgen en ons werk gaan plannen"
ref: Indeed. Beter omhoog, Linkedin
