6 regels voor vergaderetiquette om de efficiëntie van teamvergaderingen te vergroten

U hebt waarschijnlijk een hoop creatieve ideeën verzameld om uw teamvergaderingen een interactieve en boeiende ervaring te maken. En toch mist u nog steeds iets in uw teamvergaderingen? Efficiëntie is hier het belangrijkste punt, dus laten we eens kijken naar een paar van AhaSlides vergaderetiquette!

U kunt de efficiëntie van uw teamvergaderingen nu 'hacken' met behulp van deze eenvoudige praktische tips over hoe u de topprestaties van uw team kunt bereiken met een goed gefaciliteerde locatie, een sfeer die een open, creatieve en toegewijde houding onder aanwezigen bevordert, en een tijdlijn die alle taken op de juiste manier bespreekt.

Inhoudsopgave

• Wat is vergaderetiquette?
• 6 Tips voor vergaderetiquette die iedereen moet kennen
  • #1 - Benadruk het belang van de bijeenkomst
  • #2 - Organiseer in een vergaderruimte met gefaciliteerde logistiek
  • #3 - Stel basisregels op voor elk lid
  • #4 - Maak een agenda in volgorde van belangrijkheid
  • #5 -Moedig actieve betrokkenheid van teamgenoten aan
  • #6 -Neem definitieve beslissingen en wijs individuele taken toe
• Wat u moet vermijden bij vergaderetiquette
• Conclusie

Meer tips voor zakelijke bijeenkomsten om te ontdekken

• Vergaderen in het bedrijfsleven
• Vergadering agenda
• Vergadergids voor het gemeentehuis

Wat is vergaderetiquette?

Vergadermanieren zijn belangrijker dan u misschien denkt. Of je nu bij een nuchtere start-up werkt of vrijwillig in een organisatie werkt, er zijn ongeschreven regels om het bedrijf te laten werken. Stel je voor: je woont een belangrijke klantbijeenkomst bij. Er zullen verschillende belangrijke belanghebbenden aanwezig zijn, waarvan u er velen nog moet ontmoeten. Hoe zorg je ervoor dat je de best mogelijke indruk maakt en de bijeenkomst een succes wordt? Dat is waar vergaderetiquette om de hoek komt kijken.

Vergader etiquette is de ongeschreven gedragscode die professionele interacties gepolijst en productief houdt. De regels lijken misschien log, maar het volgen van de juiste vergadermanieren bevordert focus, respect en verstandhouding. Dingen als vroeg aankomen laten zien dat je de tijd van anderen waardeert. Zelfs als u zichzelf als een gemakkelijk persoon beschouwt, kan het volgen van vergaderetiquette belangrijke werkfuncties versoepelen, vooral met vreemden.

6 Tips voor vergaderetiquette die iedereen moet kennen

#1 - Benadruk het belang van de bijeenkomst

Als uw teamgenoten de waarden van teamvergaderingen niet erkennen, zullen ze zich gedwongen en niet bereid voelen om zich ermee in te zetten. Laat hen dus eerst de voordelen van de bijeenkomst zien. Veel beslissingen kunnen niet worden genomen zonder een diepgaande en face-to-face discussie, omdat het het pratende en vragende proces is dat de weg naar rationele keuzes onderzoekt. Bovendien maken effectieve teamvergaderingen open gesprekken mogelijk waarbij gebruik wordt gemaakt van de perspectieven en expertise van de leden om problemen op te lossen op basis van hun vaardigheden en kennis. Ze verbeteren ook de interpersoonlijke relaties en het begrip tussen teamgenoten.

#2. - Organiseer in een vergaderruimte met gefaciliteerde logistiek

Vergaderruimte heeft een diepgaande invloed op de emoties en het intellect van de aanwezigen, dus houd hier rekening mee bij het kiezen van de locatie. Afhankelijk van het beoogde thema en de sfeer van de bijeenkomst kunt u een geschikte ruimte kiezen. Het kan een gezellige, monotone of afstandelijke sfeer uitstralen, afhankelijk van jouw team. De vergaderruimte moet zijn uitgerust met essentiële faciliteiten (airconditioning, comfortabele stoelen, water/thee, enz.) en ervoor zorgen dat de technische eigenschappen naar behoren functioneren door voorafgaand aan de vergadering een dubbele controle uit te voeren.

#3. Stel basisregels in voor elk lid

Door regels voor uw team te bepalen, is iedereen verantwoordelijk voor zijn verantwoordelijkheid en wordt de betrokkenheid tijdens de vergadering gestimuleerd. U kunt de basisregels afstemmen op de werkcultuur en -stijl van uw team, maar over het algemeen kan dit betrekking hebben op aanwezigheid, stiptheid, actieve deelname, omgaan met onderbrekingen, beleefdheid tijdens gesprekken, eerlijkheid, enz. Geef bovendien iedereen de macht om te bespreken of deze regels rationeel genoeg zijn, en hoe ze tijdens vergaderingen moeten worden toegepast. Vergeet niet het belang ervan te benadrukken, zodat je teamgenoten het spel kennen en de regels volgen.

#4 - Maak een agenda in volgorde van belangrijkheid

Probeer niet zoveel dingen in de tijdlijn te proppen dat je moeite hebt om ze op een plichtmatige manier te voltooien. Voltooi in plaats daarvan de onderwerpen die relevant zijn voor het onderwerp van de vergadering en rangschik ze in volgorde van belangrijkheid, zodat alle urgente problemen zijn aangepakt, hoewel u misschien te weinig tijd heeft en sommige items moet doornemen. Bovendien moet u de agenda voorafgaand aan de vergadering onder uw teamgenoten verspreiden. Op deze manier kunnen ze constructieve beoordelingen op de agenda geven, hun mening geven en alle benodigde middelen voorbereiden voor de komende vergadering.

#5 - Moedig actieve betrokkenheid van teamgenoten aan

Mijn favoriete tip! Dit kan gedurende de hele bijeenkomst worden gedaan, met interactieve activiteiten waarbij alle teamgenoten betrokken zijn. Een paar ijsbrekerspellen aan het begin, enkele live-enquêtes en een mini-tekst- of spraak-Q&A zouden iedereen in een enthousiaste sfeer betrekken. U kunt ook iedereen in de ruimte op de hoogte houden van actuele rapporten en hun beoordelingen tijdig indienen. Een gemakkelijke manier om dit te doen is door gebruik te maken van AhaSlides, online presentatiesoftware die ideaal is voor interactieve en innovatieve teambijeenkomsten. Er is geen installatie vereist, dus waarom probeert u het niet eens?

#6 - Neem definitieve beslissingen en wijs individuele taken toe

Ga niet door naar het volgende agendapunt als er nog geen definitieve beslissingen zijn genomen over het huidige onderwerp. Het belangrijkste principe voor een efficiënte vergadering is om de zaken mooi af te ronden, in plaats van voor niets te blijven slepen. Het hebben van vergadernotulen is een tip: u kunt de stroom bijhouden en weten of er voor alle onderwerpen een definitieve oplossing is gevonden. Zorg er bovendien voor dat je aan elk individu een aantal taken hebt toegewezen, en dat zij zonder enige verwarring hun verantwoordelijkheden kennen.

Laat teamvergaderingen een sterker team vormen met deze hacks! Probeer met het maken van leuke vergaderactiviteiten AhaSlides nu!

Wat u moet vermijden bij vergaderetiquette

Sommige houden niet van vergaderetiquette die u wilt vermijden als u niet wilt dat uw vergadering eindigt in fronsen en ontevredenheid👇

• Kom niet te laat: Te laat opdagen is een no-go. Respecteer de schema's van anderen door waar mogelijk vroeg te arriveren.
• Laat je niet afleiden Dave: Telefoons, e-mails en praatjes zullen niet vliegen. Bellen en sms'en zijn de oplossing grootste moordpartijen, dus blijf gefocust op het onderwerp van de vergadering. Privégesprekken tijdens de vergadering verstoren de stroom, dus bewaar roddels voor de waterkoeler.
• Wees niet agressief: Respecteer de leiding van de vergadering en houd de zaken georganiseerd. Plan een ontmoeting met de persoon met wie u het persoonlijk niet eens bent, om meningsverschillen op te lossen.
• Kom niet met lege handen: Wees voorbereid met uw feiten op een rijtje en uw huiswerk gedaan. 
• Verplaats geen onderwerpen: Blijf op het agendaspoor om de zaken soepel te laten verlopen. Willekeurige raaklijnen zijn een momentummoordenaar.

Conclusie

Ook al lijken vergadermanieren misschien saai, onderschat de kracht ervan niet. Door de vergaderetiquette vast te leggen, kunt u deze in discussies verpletteren en uw relaties op een belangrijke manier naar een hoger niveau tillen.

Dus de volgende keer dat er een grote vergadering op je afkomt, onthoud dan: het toepassen van die etiquettetechnieken kan je niet zo geheime wapen zijn om niet alleen die discussie op gang te brengen, maar ook om nieuwe verbindingen weg te nemen die je goed van pas zullen komen voor toekomstige vergaderingen. Met goede manieren op zak, ben je goed op weg om niet alleen vandaag indruk te maken, maar ook om betrouwbare partnerschappen op te bouwen die succes op de lange termijn mogelijk maken.

Veelgestelde Vragen / FAQ