Vergaderingen spelen een cruciale rol in bedrijven en organisaties en dienen als platform voor het bespreken en aanpakken van problemen en het beheren van interne zaken om vooruitgang te boeken. Om de essentie van deze bijeenkomsten vast te leggen, zowel virtueel als persoonlijk, Meeting Minutes or notulen van de vergadering (Maandelijks) zijn cruciaal bij het maken van aantekeningen, het samenvatten van de belangrijkste besproken onderwerpen en het bijhouden van genomen besluiten en resoluties.
Dit artikel zal u begeleiden bij het schrijven van effectieve vergadernotulen, met voorbeelden en sjablonen die u kunt gebruiken, evenals best practices die u kunt volgen.
Inhoudsopgave
- Wat zijn vergadernotulen?
- Wie is de notulist?
- Hoe notulen van vergaderingen te schrijven
- Vergadernotulen Voorbeelden (+ Sjablonen)
- Tips om goede vergadernotulen te maken
- Key Takeaways
Hopelijk helpt dit artikel je om niet langer de uitdaging te voelen om notulen te schrijven. En vergeet niet creatief en interactief te zijn tijdens elk van uw vergaderingen met:
- AhaSlides Openbaar sjabloon
- Startbijeenkomst project
- Strategische managementvergadering
- Bijeenkomsten in het bedrijfsleven |10 soorten en beste praktijken
- Vergadering agenda | 8 belangrijke stappen, voorbeelden en gratis sjablonen
- Uitnodigingsmail voor vergadering | Beste tips, voorbeelden en sjablonen
- AI Online Quizmaker | Maak quizzen live | 2024 onthult
- Gratis Word Cloud-maker
- 14 beste tools voor brainstormen op school en op het werk in 2024
- Wat is een beoordelingsschaal? | Gratis enquêteschaalmaker
- Willekeurige teamgenerator | 2024 Random Group Maker onthult
Wat zijn vergadernotulen?
Vergadernotulen zijn een schriftelijk verslag van de discussies, beslissingen en actiepunten die tijdens een vergadering plaatsvinden.
- Ze dienen als referentie en bron van informatie voor alle aanwezigen en degenen die niet aanwezig kunnen zijn.
- Ze helpen ervoor te zorgen dat belangrijke informatie niet wordt vergeten en dat iedereen op dezelfde pagina zit over wat er is besproken en welke acties moeten worden ondernomen.
- Ze zorgen ook voor verantwoording en transparantie door beslissingen en toezeggingen die tijdens de vergadering zijn gedaan, te documenteren.
Wie is de notulist?
De notulist is verantwoordelijk voor het nauwkeurig vastleggen van de besprekingen en besluiten die tijdens de vergadering worden genomen.
Ze kunnen een administratief medewerker zijn, een secretaresse, een assistent of manager, of een vrijwillig teamlid dat de taak uitvoert. Het is van essentieel belang dat de notulist goed kan organiseren en notities kan maken en discussies goed kan samenvatten.
Leuke bijeenkomst bijwonen met AhaSlides
Verzamel mensen op dezelfde tijden
In plaats van naar elke tafel te gaan en te 'controleren' of mensen niet komen opdagen, kunt u nu de aandacht van mensen trekken en de aanwezigheid controleren door middel van leuke interactieve quizzen met AhaSlides!
🚀 Ontvang gratis sjablonen ☁️
Hoe notulen van vergaderingen te schrijven
Voor effectieve vergadernotulen, Ten eerste moeten ze objectief zijn en een feitelijk verslag van de bijeenkomst zijnen vermijd persoonlijke meningen of subjectieve interpretaties van discussies. Volgende, het moet kort, duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn, concentreer u alleen op de belangrijkste punten en vermijd het toevoegen van onnodige details. Eindelijk, het moet nauwkeurig zijn en ervoor zorgen dat alle geregistreerde informatie actueel en relevant is.
Laten we eens ingaan op de details van het schrijven van vergadernotulen met de volgende stappen!
8 essentiële componenten van vergadernotulen
- Datum, tijd en locatie van de bijeenkomst
- Lijst van aanwezigen en eventuele excuses voor afwezigheid
- Agenda en doel van de vergadering
- Samenvatting van de besprekingen en genomen besluiten
- Alle uitgebrachte stemmen en hun resultaten
- Actiepunten, inclusief de verantwoordelijke partij en deadline voor voltooiing
- Eventuele volgende stappen of vervolgitems
- Slotopmerkingen of verdaging van de vergadering
Stappen voor het schrijven van effectieve vergadernotulen
1/ Voorbereiding
Zorg dat u vóór de vergadering vertrouwd bent met de agenda van de vergadering en eventueel relevant achtergrondmateriaal. Zorg ervoor dat je alle benodigde hulpmiddelen hebt, zoals een laptop, notitieblok en pen. Het is ook een goed idee om de notulen van eerdere vergaderingen te bekijken om een idee te krijgen van welke informatie u moet opnemen en hoe u de notulen moet opmaken.
2/ Aantekeningen maken
Maak tijdens de vergadering duidelijke en beknopte aantekeningen van de besprekingen en genomen besluiten. U moet zich concentreren op het vastleggen van belangrijke punten, beslissingen en actiepunten, in plaats van de hele vergadering woordelijk te transcriberen. Zorg ervoor dat u de namen van sprekers of belangrijke citaten en eventuele actiepunten of beslissingen vermeldt. En vermijd het schrijven in afkortingen of stenografie waardoor anderen het niet begrijpen.
3/ Organiseer de notulen
Bekijk en organiseer uw aantekeningen om na de vergadering een coherente en beknopte samenvatting van uw notulen te maken. U kunt koppen en opsommingstekens gebruiken om de notulen gemakkelijk leesbaar te maken. Neem geen persoonlijke meningen of subjectieve interpretaties van de discussie. Concentreer u op de feiten en wat er tijdens de vergadering is afgesproken.
4/ Opname van de details
Uw vergadernotulen moeten alle relevante details bevatten, zoals de datum, tijd, locatie en aanwezigen. En vermeld alle belangrijke besproken onderwerpen, beslissingen en toegewezen actiepunten. Noteer alle stemmen die zijn uitgebracht en de uitkomst van eventuele discussies.
5/ Actiepunten
Zorg ervoor dat u alle actie-items opsomt die zijn toegewezen, inclusief wie verantwoordelijk is en de deadline voor voltooiing. Dit is een cruciaal onderdeel van de notulen van de vergadering, omdat het ervoor zorgt dat iedereen zijn verantwoordelijkheden en de tijdlijn voor het voltooien ervan kent.
6/ Beoordeling en distributie
U dient de notulen te controleren op juistheid en volledigheid en indien nodig te herzien. Zorg ervoor dat alle belangrijke punten en beslissingen worden genoteerd. Vervolgens kunt u de notulen verspreiden onder alle aanwezigen, persoonlijk of via e-mail. Bewaar een kopie van de minuten op een centrale locatie voor eenvoudige toegang, zoals een gedeelde schijf of een cloudgebaseerd opslagplatform.
7/ Opvolging
Zorg ervoor dat de actiepunten uit de vergadering worden opgevolgd en snel worden afgerond. Gebruik de notulen om de voortgang bij te houden en ervoor te zorgen dat beslissingen worden uitgevoerd. Het helpt u om verantwoording af te leggen en zorgt ervoor dat de vergadering productief en effectief is.
Vergadernotulen Voorbeelden (+ Sjablonen)
1/ Vergadernotulen Voorbeeld: eenvoudig vergadersjabloon
Het detailniveau en de complexiteit van eenvoudige vergadernotulen hangt af van het doel van de vergadering en de behoeften van uw organisatie.
Over het algemeen worden eenvoudige vergadernotulen gebruikt voor interne doeleinden en hoeven ze niet zo formeel of uitgebreid te zijn als andere soorten vergadernotulen.
Dus als u dringend hulp nodig heeft en de vergadering draait om eenvoudige, niet al te belangrijke inhoud, kunt u het volgende sjabloon gebruiken:
| Titel vergadering: [Voeg titel vergadering in] Datum: [Voeg datum in] Tijd: [Tijd invoegen] Locatie: [Locatie invoegen] Deelnemers: [Voeg namen van deelnemers in] Excuses voor afwezigheid: [Voeg namen in] Agenda: [Agendapunt 1 invoegen] [Agendapunt 2 invoegen] [Agendapunt 3 invoegen] Notulen: [Voeg een samenvatting in van de discussies en besluiten die tijdens de vergadering zijn genomen, inclusief eventuele hoofdpunten of actiepunten.] Actiepunten: [Voeg een lijst in van alle actiepunten die tijdens de vergadering zijn toegewezen, inclusief de verantwoordelijke partij en de deadline voor voltooiing.] Volgende stappen: [Vul eventuele volgende stappen of vervolgpunten in die tijdens de vergadering zijn besproken.] Afsluitende opmerkingen: [Voeg eventuele slotopmerkingen of verdaging van de vergadering in.] Getekend: [Voeg handtekening in van de persoon die notuleert] |
2/ Vergadernotulen Voorbeeld: Board Meeting Template
De notulen van de bestuursvergadering worden opgenomen en verspreid onder alle leden, waarin de genomen besluiten en de richting van de organisatie worden vastgelegd. Daarom moet het duidelijk, volledig, gedetailleerd en formeel zijn. Hier is een sjabloon voor de notulen van een bestuursvergadering:
| Titel vergadering: Vergadering van de Raad van Bestuur Datum: [Voeg datum in] Tijd: [Tijd invoegen] Locatie: [Locatie invoegen] Deelnemers: [Voeg namen van deelnemers in] Excuses voor afwezigheid: [Voeg namen in van degenen die zich verontschuldigden voor afwezigheid] Agenda: 1. Goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering 2. Beoordeling van het financiële rapport 3. Bespreking van het strategisch plan 4. Overige zaken Notulen: 1. Goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering: [Voeg de hoogtepunten van de vorige vergadering in die zijn beoordeeld en goedgekeurd] 2. Beoordeling van het financiële rapport: [Voeg hoogtepunten van de huidige financiële situatie en aanbevelingen voor toekomstige financiële planning in] 3. Bespreking van het strategisch plan: [Voeg toe waarin het bestuur het strategische plan van de organisatie heeft besproken en bijgewerkt] 4. Rondvraag: [Voeg overige belangrijke zaken in die niet op de agenda stonden] Actiepunten: [Voeg een lijst in van alle actiepunten die tijdens de vergadering zijn toegewezen, inclusief de verantwoordelijke partij en de deadline voor voltooiing] Volgende stappen: Het bestuur zal een vervolgvergadering houden op [datum invoegen]. Afsluitende opmerkingen: De vergadering wordt om [Tijd invoegen] geschorst. Getekend: [Voeg handtekening in van de persoon die notuleert] |
Dit is slechts een basissjabloon voor bestuursvergaderingen en u wilt mogelijk elementen toevoegen of verwijderen, afhankelijk van de behoeften van uw vergadering en organisatie.
3/ Vergadernotulen Voorbeeld: sjabloon voor projectbeheer
Hier is een voorbeeld van een notulen voor een projectbeheersjabloon:
| Titel vergadering: Projectmanagementteamvergadering Datum: [Voeg datum in] Tijd: [Tijd invoegen] Locatie: [Locatie invoegen] Deelnemers: [Voeg namen van deelnemers in] Excuses voor afwezigheid: [Voeg namen in van degenen die zich verontschuldigden voor afwezigheid] Agenda: 1. Beoordeling van de projectstatus 2. Bespreking projectrisico's 3. Beoordeling van teamvoortgang 4. Overige zaken Notulen: 1. Beoordeling van de projectstatus: [Voeg eventuele updates over de voortgang in en markeer eventuele problemen die moeten worden aangepakt] 2. Bespreking van projectrisico's: [Voeg potentiële risico's voor het project toe en een plan om die risico's te beperken] 3. Beoordeling van teamvoortgang: [Invoegen beoordeelde voortgang en besproken eventuele problemen] 4 Rondvraag: [Vul andere belangrijke zaken in die niet op de agenda stonden] Actiepunten: [Voeg een lijst in van alle actiepunten die tijdens de vergadering zijn toegewezen, inclusief de verantwoordelijke partij en de deadline voor voltooiing] Volgende stappen: Het team zal een vervolgbijeenkomst hebben op [datum invoegen]. Afsluitende opmerkingen: De vergadering wordt om [Tijd invoegen] geschorst. Getekend: [Voeg handtekening in van de persoon die notuleert] |
Tips om goede vergadernotulen te maken
Maak u geen zorgen over het vastleggen van elk woord, maar concentreer u op het vastleggen van de belangrijkste onderwerpen, uitkomsten, beslissingen en actie-items. Zet de discussies op een live platform, zodat je alle woorden in één groot net kunt vangen🎣 - AhaSlides'ideebord is een intuïtief en eenvoudig hulpmiddel zodat iedereen snel zijn ideeën kan indienen. Zo doe je het:
Maak een nieuwe presentatie met uw AhaSlides accounten voeg vervolgens de Brainstorm-dia toe aan het gedeelte 'Poll'.
Schrijf jouw onderwerp van discussieen klik vervolgens op 'Presenteren', zodat iedereen in de vergadering kan deelnemen en hun ideeën kan indienen.
Klinkt makkelijk, nietwaar? Probeer deze functie nu, het is slechts een van de handige functies waarmee u uw vergaderingen kunt vergemakkelijken met levendige, robuuste discussies.
Key Takeaways
Het doel van de notulen van vergaderingen is om een goed overzicht van de vergadering te geven aan degenen die niet aanwezig konden zijn, en om de resultaten van de vergadering bij te houden. Daarom moeten de notulen overzichtelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn, waarbij de belangrijkste informatie duidelijk en beknopt wordt benadrukt.
