En godt utformet agenda setter tydelige mål og forventninger, slik at alle vet hva som må skje før, under og etter møtet. Denne veiledningen dekker hvorfor agendaer er viktige, åtte trinn for å skrive en effektiv agenda og eksempler (med maler) du kan bruke i ditt neste møte.
Hvorfor hvert møte trenger en agenda
Møter tar opp mye arbeidstid. En studie fra Harvard Business Review fant at ledere bruker nesten 23 timer i uken på dem, opp fra mindre enn 10 timer på 1960-tallet (Perlow, Hadley og Eun, «Stopp møtegalskapen», 2017En agenda hjelper deg med å bruke den tiden med vilje. Den vil:
- Avklar formålet og målene av møtet og holde diskusjonen på sporet.
- Styr tid og tempo, så det er færre meningsløse argumenter.
- Sett forventninger til deltakerne og sørg for at alle beslutninger og handlingspunkter er dekket.
- Fremme ansvarlighet, fordi hver gjenstand har en eier.
En advarsel fra forskningen: møteforsker Steven Rogelberg sier at forskningen hans viser at det å ha en agenda i seg selv gjør ingenting for å oppnå effektivitet, og at ledere ofte bare «setter en annen dato øverst på agendaen» og gjentar forrige ukes. Trinnene nedenfor handler om å skrive en agenda som er laget for dette møtet, ikke kopiert fra det forrige.
8 viktige trinn for å skrive en effektiv møteagenda
1. Bestem møtetypen
Ulike møter involverer forskjellige personer, formater og mål, så velg typen først.
- Oppstartsmøte for prosjekteten oversikt over prosjektets mål, tidslinje, budsjett og forventninger.
- Møte med alle henderet møte på tvers av hele bedriften der man deler resultater, mål og planer, og bygger en felles retningssans.
- RådshusmøteAnsatte stiller spørsmål, hører oppdateringer og gir tilbakemeldinger til toppledere.
- Strategisk ledermøte: Toppledere planlegger den langsiktige retningen.
- Virtuelt teammøtepresentasjoner, diskusjoner og interaktive aktiviteter via video eller chat.
- Idémyldringsøktet kreativt møte der folk genererer og diskuterer nye ideer.
- En-til-en-møteen privat samtale for medarbeidersamtaler, veiledning eller utvikling.
2. Definer formålet og målene
Oppgi hvorfor møtet holdes og hva du håper å oppnå. Hvis du ikke kan nevne et resultat, spør om en melding ville vært bra. Rogelberg kommer med det samme poenget: noen ganger kan du sende informasjonen og bruke møtet til fem minutter med spørsmål (Kunnskap på Wharton-intervju).
3. Identifiser hovedtemaene
List opp temaene som må dekkes, inkludert eventuelle beslutninger som skal tas. Sett det viktigste først, mens energi og oppmerksomhet er størst.
4. Sett en tidsgrense
Gi hvert tema et tidsrom og hele møtet et sluttidspunkt, slik at møtet holder seg i rute.
5. Identifiser deltakerne og deres roller
List opp hvem som skal delta og hva hver person er ansvarlig for, for eksempel å presentere en oppdatering, ta notater eller holde oversikt over tiden.
6. Forbered materialer og støttedokumenter
Samle det folk trenger under møtet, og del alt som må leses på forhånd.
7. Del ut agendaen på forhånd
Send agendaen til alle deltakerne slik at alle kommer forberedt. Be dem legge til sine egne punkter før møtet.
8. Gjennomgå og revider etter behov
Sjekk agendaen før møtet for å forsikre deg om at den er fullstendig og nøyaktig, og fjern alt som ikke trenger gruppen i rommet.
Eksempler på møteplaner og gratis maler
Her er tre agendaer du kan tilpasse. Sakene og tidspunktene på agendaen bør tilpasses behovene og målene for møtet.
1. Dagsorden for teammøte
Dato:
Sted:
Deltakere:
Mål: oppdatere prosjektets fremdrift; gjennomgå aktuelle problemer og løsninger.
- Introduksjon og velkomst (5 minutter) | @WHO
- Gjennomgang av forrige møte (10 minutter) | @WHO
- Prosjektoppdateringer og fremdriftsrapporter (20 minutter) | @WHO
- Problemløsning og beslutningstaking (20 minutter) | @WHO
- Åpen diskusjon og tilbakemelding (20 minutter) | @WHO
- Handlinger og neste steg (15 minutter) | @who
- Avslutning og neste møtearrangement (5 minutter) | @WHO
Gratis mal for månedlig møte
2. Dagsorden for møte med alle deltakere
Dato:
Sted:
Deltakere:
Målet: dele selskapets resultater og introdusere nye initiativer og planer.
- Velkommen og introduksjon (5 minutter)
- Oppdatering av bedriftens ytelse (20 minutter)
- Nye initiativer og planer (20 minutter)
- Spørsmål og svar (30 minutter)
- Ansattes anerkjennelse og priser (15 minutter)
- Avslutning og neste møtearrangement (5 minutter)
3. Dagsorden for prosjektoppstartsmøte
Dato:
Sted:
Deltakere:
Mål: sette klare mål og forventninger; introdusere teamet; diskutere utfordringer og risikoer.
- Velkommen og introduksjon (5 minutter) | @WHO
- Prosjektoversikt og mål (15 minutter) | @WHO
- Teammedlems introduksjoner (5 minutter) | @WHO
- Rolle- og ansvarsoppgaver (20 minutter) | @WHO
- Tidsplan og tidslinjeoversikt (15 minutter) | @WHO
- Prosjektutfordringer og risikoer (20 minutter) | @who
- Handlingspunkter og neste trinn (15 minutter) | @WHO
- Avslutning og neste møtearrangement (5 minutter) | @WHO
Flere ideer til oppstart finner du i vår veiledning for oppstartsmøte for prosjektet.
Sett opp møteplanen din med AhaSlides
Slik gjør du en agenda om til noe teamet ditt kan se, stemme over og redigere sammen:
- Opprette en konto. Meld deg på AhaSlides eller bla gjennom offentlig malbibliotek.
- Velg en mal for møteagenda og klikk Få mal.
Legg til agendapunktene dine. Erstatt malens listebilde med din egen agenda. Legg deretter til en rask isbryter, en avstemning eller et åpent spørsmål, slik at folk deltar fra det første lysbildet.
Samarbeid og del. Be lagkameratene redigere presentasjonen, og del deretter agendaen som en lenke eller QR-kode før møtet.
Nøkkelferier
- Velg møtetype og et klart mål før du lister opp emner.
- Sett den viktigste tingen først, og gi hver ting en tid og en eier.
- Send ut agendaen på forhånd og inviter deltakerne til å legge til noe.
- Skriv en ny agenda hver gang. En agenda alene gjør ikke et møte effektivt.
Ofte stilte spørsmål
Hva refererer til agendaen for et møte?
Dagsordenen er den planlagte oversikten over hva som skal skje i et møte, noen ganger kalt timeplanen eller dagsordenen. Den viser emner, tidspunkter og hvem som leder hvert punkt.
Hva er et møte med dagsordensetting?
Et møte for å sette dagsordenen avholdes for å planlegge og bestemme dagsordenen for et større, kommende møte.
Hva er agendaen for et prosjektmøte?
En agenda for et prosjektmøte beskriver temaer, diskusjoner og handlingspunkter knyttet til prosjektet, som fremdrift, risikoer og neste steg.
