Et forretningsmøte fungerer bare når formatet passer til målet. En idémyldring som en statusoppdatering dreper ideer, og et beslutningsmøte som en idémyldring fører aldri til en avgjørelse. Denne veiledningen dekker de 10 møtetypene de fleste bedrifter arrangerer, hva hvert møte brukes til, hvor lenge det bør vare og hvordan man holder det nyttig.
For skala, Harvard Business Review rapporterer at ledere bruker nesten 23 timer i uken på møter, opp fra mindre enn 10 timer på 1960-tallet. Å velge riktig type møte og drive den godt gir mye av den tiden tilbake.
Hva er et forretningsmøte?
Et forretningsmøte er en samling mennesker som kommer sammen for å dele informasjon, løse problemer eller ta avgjørelser om arbeid. Det kan være personlig, virtuelt eller hybrid, og formelt eller uformelt, fra en 10-minutters daglig stand-up til en heldags planleggingsøkt. Det alle gode deler er et formål: noe skal gå fremover innen slutten.
Hurtigguide: hvilken møtetype trenger du?
| Hvis du trenger å... | Kjør en... | Typisk lengde |
|---|---|---|
| Hold teamet på rett spor etter prioriteringer | Månedlig teammøte | 30 til 60 minutter |
| Overflateblokkere raskt | Stand-up | Opptil 15 minutter |
| Spor fremgang mot mål | Statusoppdateringsmøte | 30 minutter |
| Fiks noe som har gått galt | Problemløsningsmøte | 45 til 60 minutter |
| Kom frem til én klar avgjørelse | Beslutningsmøte | 30 til 60 minutter |
| Generer alternativer | Brainstorming møte | 45 til 60 minutter |
| Sett langsiktig retning | Strategisk ledermøte | En halv dag eller mer |
| Start et prosjekt godt | Oppstartsmøte for prosjektet | 60 til 90 minutter |
| Hjelp folk å bli kjent med hverandre | Innledende møte | 30 minutter |
| La ledere svare på spørsmål fra ansatte | Rådshusmøte | 45 til 60 minutter |
Lengdene er vanlige utgangspunkt snarere enn regler. Forkort alle møter som slutter tidlig.
De 10 typene møter i næringslivet
1. Månedlige teammøter
Et månedlig teammøte er en gjentakende oppfølgingsprosess der teamet gjennomgår fremdriften, tildeler kommende arbeid og avtaler prioriteringer. Det fortjener sin plass når det er mer å dekke enn en rask oppfølging tillater. Den vanlige feilen er å gjøre det til en informasjonsdump: hvis alt som deles kunne ha vært en e-post, send e-posten og behold møtet for blokkeringer, beslutninger som påvirker flere personer og retningsendringer.
Ikke forveksle det med en møte med alle hender, som bringer hele selskapet sammen, vanligvis ledet av toppledelsen, snarere enn et enkelt team.
2. Stående møter
En stand-up, også kalt en daglig scrum, er en kort daglig innsjekking som holdes på under 15 minutter. Atlassian beskriver det som en rask runde der hver person svarer på tre spørsmål: hva oppnådde jeg i går, hva skal jeg gjøre i dag, og hva blokkerer meg. Tidsbegrensningen gjør det til et koordineringsverktøy snarere enn en statusrapport. Stand-ups passer for team som jobber med et delt prosjekt dag til dag. For distribuerte team kan en skriftlig stand-up i en delt kanal gjøre den samme jobben uten planlegging.
3. Møter for statusoppdatering
Statusoppdateringer skjer vanligvis ukentlig og sporer fremdriften mot spesifikke mål. I motsetning til en stand-up er spørsmålet om prosjektet er på rett spor, hvor det er foran eller bak, og hva det betyr for neste milepæl. Hold det strukturert: alle rapporterer i samme format, og alt som trenger reell diskusjon får sitt eget møte, slik at en 30-minutters oppdatering ikke blir en uplanlagt time.
4. Problemløsningsmøter
Disse tilkalles når noe har gått galt, eller er i ferd med å gå galt, og en gruppe må diagnostisere det og bli enige om en løsning. De er ofte uplanlagte og kan trekke inn folk fra flere avdelinger. Fokuser på problemet, ikke på skylden, og avslutt med en avtalt løsning, en navngitt eier og en frist. Send relevante data på forhånd slik at alle starter med det samme bildet av hva problemet faktisk er.
5. Beslutningsmøter
Et beslutningsmøte eksisterer for å komme frem til én beslutning som krever innspill eller myndighet fra flere personer. Inviter alle som trenger godkjenning, og ingen andre. Skriv beslutningen som et enkelt spørsmål før du planlegger den: «Bør vi flytte lanseringen fra 3. til 4. kvartal?» er et beslutningsmøte, mens «Hva synes vi om tidslinjen for lanseringen?» ikke er det. Etterpå registrerer du beslutningen og begrunnelsen, slik at den ikke gjenåpnes måneder senere.
6. Idémyldringsmøter
Idémyldringsmøter genererer ideer; evaluering av dem kommer senere. Når begge deler skjer samtidig, undertrykker instinktet til å bedømme ideene, og du sitter igjen med en kort liste med sikre forslag. Bruk den første delen på å produsere ideer uten kommentarer og den andre delen på å gruppere og rangere dem. En live ord sky eller et åpent lysbilde lar roligere personer bidra samtidig som alle andre, i stedet for å vente på et opphold i samtalen.
7. Strategiske ledelsesmøter
Strategiske møter er der toppledere gjennomgår langsiktig retning, vurderer ytelse i forhold til strategiske mål og setter prioriteringer for det kommende kvartalet eller året. De er vanligvis kvartalsvise eller årlige og krever grundig forberedelse: del forhåndslesing minst 48 timer i forveien, slik at diskusjonen ikke blir overfladisk. Resultatet bør være en tydelig liste over prioriteringer og beslutninger, ikke en liste over ting som skal «utforskes videre». Det finnes flere detaljer i vår veiledning til strategisk ledermøte.
8. Oppstartsmøter for prosjektet
A prosjekt kickoff-møte markerer den offisielle starten på et prosjekt. Det bringer sammen prosjektlederen, teamet og interessentene for å diskutere hva prosjektet må oppnå, hvem som er ansvarlig for hva, hvordan teamet skal kommunisere og hva suksess vil si. Det er også det billigste tidspunktet å avdekke antagelser og risikoer, før arbeidet har bygget momentum i én retning.
9. Introduksjonsmøter
An introduksjonsmøte skjer når noen blir med i et team, når to grupper begynner å jobbe sammen eller når en person går over i en ny rolle. Målet er å bygge opp forholdet: bakgrunner, arbeidsstiler og forventninger. Åpen prat har en tendens til å forsvinne, så gi folk noe konkret å snakke om, for eksempel et kort spørsmål eller en liten delt oppgave.
10. Rådhusmøter
A rådshusmøte er en planlagt bedriftsomfattende eller avdelingsomfattende økt der ledere deler oppdateringer og svarer på spørsmål fra ansatte. Wikipedia bemerker at formatet er modellert etter bymøtet i New England, som stammer fra 17-tallet, men at deltakerne på et rådhus ikke stemmer over bindende avgjørelser. Verdien er åpenhet og toveiskommunikasjon, og det avhenger av at spørsmålene og svarene er reelle. Forhåndsgodkjente softball-spørsmål motvirker hensikten, så gi ansatte en anonym måte å sende inn spørsmål før og under økten.
Hvordan gjennomføre enhver type møte på en god måte
Formatet endres på tvers av de 10 typene, men vanene som gjør et møte verdt å delta på forblir de samme.
- Definer formålet før du planlegger. Kan du si hvilken avgjørelse som vil bli tatt, hvilken informasjon som vil bli delt eller hvilket problem som vil bli løst? Hvis ikke, er møtet sannsynligvis ikke nødvendig ennå.
- Del en agenda. A møte agenda holder diskusjonen på sporet og lar folk forberede seg. En liste over emner med en tidsplan for hvert er nok.
- Inviter de riktige menneskene. Inkluder de hvis innspill eller autoritet er nødvendig, og send notatene til alle andre.
- Gi hvert tema sin tid. Beregn lengre tid for komplekse oppgaver, hold deg til timeplanen, og legg til en kort pause dersom det er mer enn en time.
- Gjør det interaktivt. Et møte der én person snakker og alle andre lytter, mister oppmerksomheten raskt. Direkte avstemninger, raske spørsmål og svar og åpne spørsmål holder folk med. Det gratis AhaSlides Planen støtter opptil 50 deltakere, som dekker de fleste teammøter.
- Registrer avgjørelser og følg opp. Referatet trenger bare å dokumentere beslutningene som er tatt, tiltakene som er tildelt, hvem som har ansvaret for hver av dem og når. Send dem innen 24 timer, og be deretter om tilbakemeldinger slik at neste møte blir bedre.
Vanlige feil å unngå
- Bruker feil type for målet. Bestem hvilken utdata du trenger, og velg deretter formatet som produserer den.
- Inviterer for mange folk. Store rom forsinker beslutningsprosessen og reduserer hvor mye hver person engasjerer seg.
- Hopper over oppfølgingen. En avgjørelse som ikke er skriftlig nedtegnet har samme virkning som ingen avgjørelse.
- La regelmessige møter gå på autopilot. Spør med noen måneders mellomrom om møtet fortsatt tjener sitt opprinnelige formål. Hvis ikke, avlys det eller endre formatet.
Ofte stilte spørsmål
Hvorfor er møter viktige i næringslivet?
Møter lar informasjon, ideer og tilbakemeldinger spre seg opp og ned i en organisasjon, og de er det raskeste stedet å samle folk om en beslutning.
Hvilke møter bør en bedrift ha?
De fleste bedrifter har en blanding av møter med alle hender, ledermøter, teammøter, prosjektmøter og én-til-én-møter, pluss funksjonsspesifikke økter som salg, markedsføring, finans- og ansettelsessamtaler, opplæringsøkter og kundemøter. Start med de 10 typene ovenfor, og legg bare til andre der et klart formål krever dem.
Hvor langt bør et forretningsmøte være?
Så kort som formålet tillater. Standup-sesjoner bør vare under 15 minutter, statusoppdateringer og beslutninger rundt 30 minutter, og kun strategiske eller planleggingssesjoner bør vare i en halv dag eller mer.
Hva er forskjellen på et stående møte og et statusoppdateringsmøte?
En stand-up er en daglig, veldig kort oppfølging av individuelle oppgaver og blokkeringer. En statusoppdatering er vanligvis ukentlig og ser på om et helt prosjekt er på rett spor mot målene.
