10 typer møter i virksomhet med beste praksis

Møter i næringslivet er kjent for de i lederstillinger som prosjektledere eller seniorroller i et selskap. Disse samlingene er avgjørende for å forbedre kommunikasjonen, oppmuntre til samarbeid og fremme suksess i organisasjonen. 

Imidlertid er det ikke sikkert alle som er klar over disse møtenes definisjoner, typer og formål. Denne artikkelen fungerer som en omfattende guide og gir tips for å gjennomføre produktive møter i virksomheten.

• Hva er et forretningsmøte?
• Typer av møter i virksomheten
• Hvordan gjennomføre møter i virksomheten
• Nøkkelfunksjoner 

Hva er forretningsmøte?

Et forretningsmøte er et møte med enkeltpersoner som kommer sammen for å diskutere og ta beslutninger om spesifikke emner knyttet til virksomhet. Formålet med dette møtet kan inkludere å oppdatere teammedlemmer om nåværende prosjekter, planlegge fremtidig innsats, løse problemer eller ta beslutninger som påvirker hele selskapet. 

Møter i virksomheten kan gjennomføres personlig, virtuelt, eller en kombinasjon av begge og kan være formell eller uformell.

Målet med et forretningsmøte er å utveksle informasjon, samkjøre teammedlemmer og ta beslutninger som hjelper virksomheten med å nå sine mål.

Typer av møter i virksomheten

Det finnes flere typer møter i virksomheten, men de 10 vanlige typene inkluderer:

1/ Månedlige Teammøter

Månedlige teammøter er vanlige møter med en bedrifts teammedlemmer for å diskutere pågående prosjekter, tildele oppgaver og holde folk informert og samkjørt. Disse møtene finner vanligvis sted månedlig, på samme dag, og varer fra 30 minutter til flere timer (avhengig av størrelsen på gruppen og mengden informasjon som dekkes).

Månedlige teammøter gir en mulighet og veiledning for teammedlemmer til å utveksle informasjon og ideer, diskutere prosjektfremdrift og sørge for at alle jobber mot samme mål. 

Disse møtene kan også brukes til å ta opp eventuelle utfordringer eller problemer teamet står overfor, identifisere løsninger og ta beslutninger som påvirker retningen til prosjektet eller teamets arbeid.

An møte med alle hender er rett og slett et møte som involverer alle ansatte i en bedrift, med andre ord et månedlig teammøte. Det er et vanlig møte – kanskje en gang i måneden – og ledes vanligvis av selskapets ledere.

2/ Stand Up-møter

De stand-up møte, også kjent som daglig stand-up eller daglig scrum-møte, er en type korte møter som vanligvis ikke varer mer enn 15 minutter, og som holdes daglig for å gi teamet raske oppdateringer om fremdriften til prosjektet, eller fullført arbeidsmengde, planlegger å jobbe med i dag.

Samtidig hjelper det å identifisere og løse hindringene som teammedlemmene møter og hvordan de påvirker teamets felles mål. 

3/ Statusoppdateringsmøter

Statusoppdateringsmøter fokuserer på å gi oppdateringer fra teammedlemmer om fremdriften til deres prosjekter og oppgaver. De kan skje oftere enn månedlige møter, for eksempel ukentlige. 

Formålet med statusoppdateringsmøter er selvfølgelig å gi et transparent syn på fremdriften til hvert prosjekt og å identifisere eventuelle utfordringer som kan påvirke prosjektets suksess. Disse møtene vil ikke bli fanget opp i spørsmål som diskusjon eller problemløsning.

For et større møte kan statusoppdateringsmøtet også kalles en 'Møte i rådhuset', Et rådhusmøte er rett og slett et planlagt bedriftsdekkende møte hvor fokus er på ledelsen som svarer på spørsmål fra ansatte. Derfor innebar dette møtet en Q&A-økt, noe som gjorde det mer åpent og mindre formelt enn noen annen type møte!

4/ Problemløsningsmøter

Dette er møter som dreier seg om å identifisere og løse utfordringer, kriser eller problemer en organisasjon står overfor. De er ofte uventede og trenger å ta med personer fra forskjellige avdelinger eller team for å samarbeide og finne løsninger på spesifikke problemer.

På dette møtet vil disse deltakerne dele sine synspunkter, i fellesskap identifisere de grunnleggende årsakene til problemer og tilby potensielle løsninger. For at dette møtet skal være effektivt, bør de oppmuntres til å diskutere åpent og ærlig, unngå skyld og fokusere på å finne svar.

5/ Beslutningsmøter

Disse møtene har som mål å ta viktige beslutninger som påvirker retningen til prosjektet, teamet eller hele organisasjonen. Deltakere er vanligvis personer med nødvendig beslutningsmyndighet og ekspertise.

Dette møtet må på forhånd gis all relevant informasjon, som trenger interessenter. Deretter, for å sikre at beslutningene som er tatt under møtet blir gjennomført, etableres oppfølgingshandlingene med en gjennomføringstid. 

6/ Idédugnadsmøter

Brainstorming-møter fokuserer på å generere nye og innovative ideer for virksomheten din. 

Den beste delen av en idédugnad er hvordan den fremmer teamarbeid og oppfinnelser mens den trekker på den kollektive intelligensen og fantasien til gruppen. Alle har lov til å uttrykke sine meninger, trekke fra hverandres ideer og komme med originale og banebrytende løsninger.

7/ Strategiske ledermøter

Strategiske ledermøter er møter på høyt nivå som fokuserer på å gjennomgå, analysere og ta beslutninger angående en organisasjons langsiktige mål, retning og ytelse. Ledende ledere og ledergruppen deltar på disse møtene, som holdes kvartalsvis eller årlig.

Under disse møtene blir organisasjonen gjennomgått og evaluert, samt konkurranseevne eller identifisere nye muligheter for vekst og forbedring.

8/ Prosjekt Kickoff-møter

A prosjekt kickoff-møte er et møte som markerer den offisielle starten på et nytt prosjekt. Den samler nøkkelpersoner fra prosjektteamet, inkludert prosjektledere, teammedlemmer og interessenter fra andre avdelinger, for å diskutere mål, mål, tidslinjer og budsjetter.

Det gir også en mulighet for prosjektlederen til å etablere klare kommunikasjonskanaler, sette forventninger og sikre at teammedlemmene forstår deres roller og ansvar.

Dette er noen av de vanligste møtetypene i næringslivet, og formatet og strukturen kan endres avhengig av størrelsen og typen av organisasjonen.

9/ Introduksjonsmøter

An introduksjonsmøte er første gang teammedlemmer og deres ledere møter hverandre offisielt for å avgjøre om de involverte personene ønsker å bygge opp et arbeidsforhold og forplikte seg til teamet i fremtiden.

Dette møtet har som mål å gi teammedlemmene tid til å holde sammen for å bli kjent med hver enkelt deltakers bakgrunn, interesser og mål. Avhengig av dine og teamets preferanser, kan du sette opp introduksjonsmøter, formelle eller uformelle, avhengig av ulike kontekster.

10/ Rådhusmøter

Dette konseptet stammer fra lokale New England-bymøter der politikere møtte bestanddeler for å diskutere spørsmål og lovgivning.

I dag a rådshusmøte er et planlagt bedriftsdekkende møte hvor ledelsen svarer direkte på spørsmål fra ansatte. Det åpner for åpen kommunikasjon og åpenhet mellom ledelse og ansatte. Ansatte kan stille spørsmål og få umiddelbar tilbakemelding.

Svar alle de viktige spørsmålene

Ikke gå glipp av et slag med AhaSlides' gratis Q&A-verktøy. Vær organisert, transparent og en god leder.

Hvordan gjennomføre møter i virksomheten

For å kunne ha et godt møte, for det første må du sende en møteinvitasjon på e-post.

Å gjennomføre effektive møter i virksomheten krever nøye planlegging og forberedelse for å sikre at møtet er produktivt og når de tiltenkte målene. Følgende råd kan hjelpe deg med å gjennomføre produktive forretningsmøter:

1/ Definer formålet og målene

Å definere formålet og målene for et forretningsmøte er avgjørende for å sikre at møtet er produktivt og gir det tiltenkte resultatet. De må sørge for følgende:

• Formålet. Sørg for at møtet har et formål å diskutere spesifikke emner, ta beslutninger eller gi oppdateringer. Du må definere hvorfor møtet er nødvendig og det forventede resultatet.
• Målsettinger. Målene for et forretningsmøte er spesifikke, målbare resultater du ønsker å oppnå ved slutten av møtet. De bør samsvare med det overordnede formålet med møtet med tidslinjen, KPI osv.

For eksempel bør et møte for å diskutere en ny produktlansering ha mål som stemmer overens med det overordnede målet om å øke salget eller forbedre markedsandelen.

2/ Utarbeide møteagenda

A møte agenda fungerer som et veikart for møtet og bidrar til å holde diskusjonen fokusert og på rett spor.

Derfor, ved å utarbeide en effektiv agenda, kan du sikre at forretningsmøter er produktive og fokuserte og at alle er klar over hva de skal diskutere, hva du kan forvente og hva som må oppnås. 

3/ Inviter de rette deltakerne

Vurder hvem som skal delta på møtet basert på deres rolle og temaene som skal diskuteres. Inviter kun de som trenger å være tilstede for å sikre at møtet går greit. Noen faktorer å vurdere for å hjelpe til med å velge de riktige deltakerne inkluderer egnethet, ekspertisenivå og autoritet.

4/ Tildel tid effektivt

Sørg for at du tildeler nok tid til hvert emne i agendaen din, og tar hensyn til viktigheten og kompleksiteten til hver sak. Dette vil bidra til at alle temaer får full oppmerksomhet og at møtet ikke går overtid.

Du bør også holde deg til timeplanen så mye som mulig, men også være fleksibel nok til å gjøre endringer om nødvendig. Du kan også vurdere å ta korte pauser for å hjelpe deltakerne å lade opp og fokusere på nytt. Dette kan opprettholde møtets energi og interesse.

5/ Gjør møtene mer interaktive og engasjerende

Gjør forretningsmøter mer interaktive og engasjerende ved å oppmuntre alle deltakerne til å si ifra og dele sine tanker og ideer. Samt bruk av interaktive aktiviteter, som f.eks live avstemninger or idédugnad og spinnerhjul bidrar til å holde deltakerne engasjert og fokusert på diskusjonen.

Eller bruk AhaSlides forhåndslagde malbibliotek å si farvel til kjedelige møter og glaserte øyne.

Sjekk ut: 20+ online moro Icebreaker Games for bedre engasjement, eller 14 inspirerende Spill for virtuelle møter, med de beste 6 møte hacks du kan finne i 2024!

6/ Møtereferat

Tar møteprotokoll under et forretningsmøte er en viktig oppgave som bidrar til å dokumentere de viktigste diskusjonene og beslutningene som er tatt under møtet. Det bidrar også til å forbedre åpenheten og sikrer at alle er på samme side før de går til neste møte.

7/ Følge opp handlingspunkter

Ved å følge opp handlingspunkter kan du sikre at vedtakene som er tatt under møtet settes i verk og at alle er tydelige på sitt ansvar.

Og samle ALLTID tilbakemeldinger fra deltakerne for å gjøre kommende forretningsmøter enda bedre – du kan dele tilbakemeldingene etter avslutning, via e-post eller presentasjonslysbilder. Det gjør møter ikke kjedelige og alle har det gøy💪

Nøkkelfunksjoner 

Forhåpentligvis, med denne artikkelen av AhaSlides, kan du skille mellom typer møter i virksomheten og deres formål. Også ved å følge disse trinnene og beste fremgangsmåtene kan du bidra til å sikre at forretningsmøtene dine er effektive, fokuserte og gir de ønskede resultatene.

Å gjennomføre forretningsmøter effektivt kan bidra til å forbedre kommunikasjon, samarbeid og suksess i en organisasjon, og er en nøkkelkomponent i vellykket forretningsledelse.

Ofte Stilte Spørsmål