8 tips for å gjennomføre en gjennomgang for ansatte effektivt i 2024

Ansattes anmeldelser er et kritisk aspekt av enhver organisasjons personalledelse. Disse vurderingene gir en mulighet for organisasjoner til å vurdere sine ansattes prestasjoner, gi tilbakemeldinger og sette mål for forbedring. 

Imidlertid gjennomfører en vellykket gjennomgang for ansatte kan være en utfordrende oppgave. Derfor, i dette blog innlegg, vil vi utforske noen nyttige tips og eksempler for å hjelpe deg med en nyttig anmeldelse for ansatte. 

Flere arbeidstips med AhaSlides

• Evaluering av ansattes ytelse
• Arbeidsmål Eksempler for evaluering
• Eksempler på ytelsesevaluering
• Eksempler på selvvurdering

Innholdsfortegnelse

• Hva er en ansattvurdering?
• Tips for å gjennomføre en gjennomgang for ansatte effektivt
• Nøkkelfunksjoner 

Hva er en anmeldelse for ansatte?

En medarbeidergjennomgang er en prosess der en arbeidsgiver evaluerer en ansatts prestasjoner over en periode. Det er en mulighet for organisasjoner til å dele tilbakemeldinger om sine ansatte, sette seg mål og identifisere ansattes forbedringsområder.

I tillegg er en medarbeidergjennomgang avgjørende for å hjelpe ansatte med å vokse og utvikle seg i rollene sine, sammen med å la arbeidsgivere sjekke at teamet deres oppfyller organisasjonens mål.

Gjennomgangen kan også bidra til å skape et positivt og produktivt arbeidsmiljø ved å oppmuntre til åpen kommunikasjon og en kultur for kontinuerlig forbedring.

Tips for å gjennomføre en gjennomgang for ansatte effektivt

Her er noen praktiske tips for å hjelpe deg med å gjennomføre en effektiv gjennomgang for ansatte:

1/ Definer klare mål og forventninger - Gjennomgang for ansatt

Ved å sette klare mål og forventninger kan du og den ansatte fokusere på hva gjennomgangen tar sikte på å oppnå. Dette kan bidra til å sikre at anmeldelsen er fordelaktig for begge sider. 

Her er noen trinn for hvordan du setter klare mål for anmeldelsen:

Definer formålet med anmeldelsen

Du må starte med å svare på spørsmålet "Hva er hensikten med denne anmeldelsen?". Er det for å evaluere ansattes prestasjoner over en bestemt periode (3 måneder, 6 måneder, årsslutt), for å identifisere områder for forbedring, eller for å sette mål for fremtiden? Eller alle de ovennevnte? Kommuniser med ansatte slik at de kan forstå hva anmeldelsen er til for.

Skissere spesifikke mål

Når du har definert formålet med anmeldelsen, skisser du de spesifikke målene du ønsker å oppnå. Disse målene bør være på linje med målene til organisasjonen og SMART (spesifikk, målbar, oppnåelig, relevant og tidsbestemt).

For eksempel, en ansatts resultatgjennomgang vil ha formål og spesifikke mål som: 

Formål: Å evaluere den ansattes prestasjoner de siste seks månedene og identifisere områder for forbedring.

Spesifikke mål:

• Gjennomgå den ansattes ytelse de siste seks månedene, inkludert salgsmål, vurderinger av kundetilfredshet, etc.
• Identifiser områder hvor den ansatte har utmerket seg og områder hvor de kan trenge ekstra støtte.
• Gi konstruktiv tilbakemelding på forbedringsområder og samarbeid med den ansatte for å sette handlingsrettede mål for de neste 6 månedene.

2/ Forbered på forhånd - Gjennomgang for ansatt

Når du har bestemt målet for medarbeidergjennomgangen, må du forberede informasjon og data for å få et helhetlig bilde av den ansattes prestasjoner.

• Gjennomgå ansattes stillingsbeskrivelser: Gjennomgå ansattes stillingsbeskrivelser for å sikre at evalueringen din stemmer overens med deres ansvar og mål.

• Datainnsamling: Samle inn alle relevante ansattes data, for eksempel produktivitetsmålinger, månedlige rapporter, tidsregistreringer og tilbakemeldinger fra kunder. Denne informasjonen vil hjelpe deg med å identifisere ansattes styrker og svakheter som trenger forbedring.

• Gjennomgå tidligere anmeldelser: Se tidligere ansattes anmeldelser for å finne ut hvor de har forbedret seg og hvor problemer gjentar seg.

• Få tilbakemeldinger fra andre: Snakk med dine ansattes kolleger, underordnede eller kunder for å få innsikt i deres prestasjoner.

• Sett agenda: Lag en agenda for gjennomgangen, skisser nøkkelområdene du ønsker å diskutere, og send den til den ansatte slik at de kan forberede seg.

• Avtal tid og sted: Sørg for å planlegge nok tid til å dekke alt som må diskuteres. Og gjennomgangen må foregå på et behagelig og rolig sted, fri for distraksjoner eller avbrudd.

3/ Gi spesifikke eksempler - Gjennomgang for ansatt

Ved å gi spesifikke eksempler og spesifikk informasjon under gjennomgangen, kan du hjelpe ansatte med å forstå nøyaktig hva de gjør bra og hva de trenger å forbedre seg på. Du kan svare som følger:

Bruk spesifikke eksempler

I stedet for å generalisere, bruk spesifikke eksempler for å illustrere ansattes suksesser og forbedringsområder. 

• Hvis du for eksempel vil fremheve en ansatts utmerkede kommunikasjonsevner, gi spesifikke eksempler på hvordan de kommuniserte effektivt mens de snakket med kunder, eller samarbeidet med kolleger i andre avdelinger. 

Bruk spesifikke data

Når det er mulig, bruk data for å støtte tilbakemeldingen din. 

• Hvis du for eksempel diskuterer med en ansatt om salgsrekorden hans, kan du oppgi spesifikke tall for å sammenligne. Som for eksempel salgsrekorden deres er høyere enn forrige måned, eller antall nye kunder de hentet inn, eller konverteringsfrekvensen.

Unngå tvetydig språk

Unngå å bruke tvetydig språk når du gir tilbakemelding. 

• I stedet for å si «Du må være mer produktiv», gi spesifikke eksempler på hvor ansatte kan være mer produktive og hvordan de kan forbedre seg, for eksempel «Du bør bruke et tidsstyringsverktøy for å unngå å gå glipp av tidsfrister»

4/ Gi konstruktiv tilbakemelding - Gjennomgang for ansatt

Ved å gi konstruktive tilbakemeldinger kan du hjelpe ansatte med å vokse og utvikle seg i rollene sine. Dette er en guide for å gi konstruktiv tilbakemelding:

• Fokuser på atferd, ikke personen: Husk at fokus på dine ansattes atferd og handlinger, i stedet for deres personlighet eller personlighet, bidrar til å holde tilbakemeldingene dine konstruktive og unngår konflikter, personlige angrep eller kritikk.

• Bruk en støttende og respektfull tone: Å føle seg støttet og respektert vil bidra til å opprettholde et positivt arbeidsforhold mellom deg og dine ansatte. I tillegg sikrer det at ansatte føler seg komfortable og motiverte til å forbedre seg.

• Gi spesifikk tilbakemelding: Som nevnt ovenfor, vær spesifikk når du gir tilbakemelding og gi eksempler for å illustrere poenget ditt.

• Gi handlingsrettede trinn: Gi handlingsrettede trinn for forbedring, slik at ansatte vet hvilke spesifikke trinn de må ta for å forbedre ytelsen.

• Avslutt med en positiv tone: Avslutt tilbakemeldingen med en positiv tone, og fremhev den ansattes styrker og forbedringspotensial. Det hjelper ansatte å opprettholde motivasjon og en positiv holdning til endring.

5/ Utvikle en handlingsplan - Gjennomgang for ansatt

Etter å ha identifisert forbedringsområder eller satt nye mål, må du og den ansatte bli enige om en handlingsplan for dem. En handlingsplan trenger følgende informasjon:

• Identifiser spesifikke handlinger: Bryt ned målene i spesifikke handlinger som den ansatte kan ta for å nå dem. Disse handlingene bidrar til å gi klarhet og fokus, og gjør det lettere for den ansatte å jobbe mot sine mål.

• Sett tidslinjer: Bestem spesifikke tidslinjer for hver handling, noe som bidrar til å skape hastverk og sikrer at det gjøres fremskritt mot målene.

• Identifiser nødvendige ressurser: Bestem hvilke ressurser den ansatte trenger for å nå sine mål. Dette kan inkludere opplæring, mentorskap eller ekstra støtte fra kolleger eller ledere.

• Overvåke fremdriften: Overvåk fremdriften regelmessig for å sikre at handlingsplanen fungerer og justeringer kan gjøres ved behov.

Denne planen kan integreres med deres personlig utviklingsplan i enkelte stadier med fokus på utvikling på jobb.

6/ Gjenkjenne prestasjoner - Gjennomgang for ansatt

Å anerkjenne ansattes prestasjoner er en viktig del av å gjennomføre en effektiv gjennomgangsprosess. Dette kan bygge moral og motivere ansatte til å fortsette å prestere på et høyt nivå. Noen tips for å gjenkjenne ansattes prestasjoner er som følger:

• Vær spesifikk: Når du anerkjenner ansattes prestasjoner, vær spesifikk om hva de gjorde bra og hvorfor det er viktig. Ansatte kan føle seg verdsatt og verdsatt for deres bidrag.
• Juster prestasjoner med mål: Når du gjenkjenner prestasjoner, må du tilpasse dem til målene som er satt for den ansatte. Dette hjelper ansatte til å se at deres innsats utgjør en konkret forskjell for å oppnå de ønskede resultatene.
• Feir suksess: Å feire ansattes suksesser under gjennomgangsprosessen kan gjøres gjennom muntlig anerkjennelse, skriftlige belønninger eller andre former for premier og oppmuntring.
• Vær oppriktig: Når du anerkjenner ansattes prestasjoner, vær oppriktig i din ros og verdsettelse. 

7/ Oppmuntre til åpen kommunikasjon - anmeldelse for ansatte

Å oppmuntre til åpen kommunikasjon under gjennomgangen er avgjørende for å sikre at ansatte føler seg hørt og verdsatt. Her er noen trinn for hvordan du kan oppmuntre til åpen kommunikasjon:

• Skap en trygg og komfortabel plass: Skap et trygt og behagelig miljø der den ansatte kan gi tilbakemeldinger og stille spørsmål. Dette bidrar til å bygge tillit og oppmuntrer til åpen kommunikasjon.

• Lytt aktivt: Lytt aktivt til hva den ansatte sier, uten å avbryte eller dømme dem. De vil føle seg hørt og verdsatt og oppmuntret til å uttrykke sine tanker og følelser åpent.

• Still åpne spørsmål: Still åpne spørsmål kan hjelpe den ansatte med å gi mer detaljerte tilbakemeldinger. Det er en sjanse til å legge til rette for en mer meningsfull samtale og oppmuntrer den ansatte til å være mer ærlig i anmeldelsen.

8/ Oppfølging - Gjennomgang For Ansatt

Ved å følge opp regelmessig etter gjennomgangen, kan du sikre at den ansatte gjør fremgang mot sine mål og at eventuelle problemer blir løst i tide. 

I tillegg bidrar regelmessig oppfølging etter gjennomgangen til å skape en kultur for ansvarlighet og kontinuerlig forbedring på arbeidsplassen.

Nøkkelfunksjoner 

Å gjennomføre en gjennomgang for ansatte er en viktig del av å opprettholde og utvikle en sunn og produktiv arbeidsstyrke. Ved å følge tipsene vi har diskutert i denne artikkelen, kan du sikre at vurderingsprosessen din er effektiv, rettferdig og fordelaktig for både den ansatte og organisasjonen.

Og ikke glem å inspirere og motivere dine ansatte hver dag med forhåndslagde maler fra AhaSlides. Å designe opplæringsprogrammer, møteagendaer, kick-off prosjektmøter, medarbeiderundersøkelser og MER har aldri vært så spennende. Vel verdt et forsøk!

*Ref: Josh bersin