E-mail z zaproszeniem na spotkanie | Najlepsze wskazówki, przykłady i szablony (100% za darmo)

Co jest dobre e-mail z zaproszeniem na spotkanie przykład?

Spotkania mogą być istotnym elementem efektywności, koordynacji i jedności zespołu. Wiele firm organizuje spotkania przynajmniej raz w tygodniu. Może to być spotkanie nieformalne mające na celu po prostu głęboką rozmowę z pracownikami lub bardziej formalne spotkanie zarządu w celu omówienia planów firmy na przyszłość i raportu rocznego na koniec roku. Obowiązkiem administratorów lub liderów jest wysyłanie listów z zaproszeniami na spotkania do uczestników lub gości.

Zaproszenie na spotkanie jest ważne dla skutecznego i sprawnego przeprowadzenia oficjalnych spotkań. Istnieje wiele sposobów wysyłania zaproszeń na spotkania. W tym artykule skupimy się na radzeniu sobie z e-maile z zaproszeniami na spotkania, najwygodniejsza i popularna metoda zapraszania ludzi do udziału w Twoich spotkaniach.

Spis treści

• Co to jest e-mail z zaproszeniem na spotkanie?
• Dlaczego e-mail z zaproszeniem na spotkanie jest ważny?
• Napisz e-mail z zaproszeniem na spotkanie krok po kroku
• Rodzaje wiadomości e-mail z zaproszeniem na spotkanie i przykłady
• Bottom Line

Szybkie szablony spotkań z AhaSlides

• Spotkania w biznesie
• Protokół ze spotkań
• Spotkanie na stojąco

Co to jest e-mail z zaproszeniem na spotkanie?

E-mail z zaproszeniem na spotkanie, stanowiący kluczowy element działalności biznesowej, to pisemna wiadomość zawierająca cel spotkania i prośbę o dołączenie do spotkania w określonej dacie i miejscu, a także bardziej szczegółowe załączniki, jeśli takie istnieją. Może być napisany w stylu formalnym lub nieformalnym, w zależności od specyfiki spotkań. Powinny być napisane w odpowiednim tonie i stylu, aby zachować etykietę biznesowej poczty e-mail.

Nie należy jednak mylić wiadomości e-mail z zaproszeniem na spotkanie z wiadomością e-mail z wezwaniem na spotkanie. Kluczowa różnica między tymi e-mailami polega na tym, że e-mail z zaproszeniem na spotkanie ma na celu umówienie się z kimś na spotkanie, podczas gdy e-mail z zaproszeniem na spotkanie ma na celu zaproszenie Cię na spotkanie w ogłoszonych datach i miejscu

Dlaczego e-mail z zaproszeniem na spotkanie jest ważny?

Korzystanie z zaproszeń e-mailowych niesie ze sobą wiele korzyści. Poniżej wymieniono zalety zaproszeń e-mailowych:

• Łączy się bezpośrednio z kalendarzami. Kiedy odbiorcy zaakceptują zaproszenie, zostanie ono dodane z powrotem do ich kalendarza biznesowego, a Ty otrzymasz przypomnienie takie samo, jak inne wydarzenia odnotowane w kalendarzu.
• Jest to wygodne i szybkie. Twoi odbiorcy mogą dotrzeć do e-maila natychmiast po kliknięciu przycisku wyślij. Ponieważ trafia bezpośrednio do odbiorcy, jeśli adres e-mail jest błędny, możesz od razu otrzymać zawiadomienie i szybko przejść do dalszych rozwiązań.
• To oszczędność czasu. Możesz wysyłać e-maile grupowe z tysiącami adresów e-mail jednocześnie.
• Jest to oszczędność kosztów. Nie musisz wydawać budżetu na wysyłkę.
• Można go wygenerować bezpośrednio z preferowanej platformy webinarowej. Jeśli nie masz spotkania twarzą w twarz, prawdopodobnie pierwszym wyborem będzie Zoom, Microsoft Teamslub coś równoważnego. Gdy RSVP zostanie potwierdzone, wszystkie linki i ramy czasowe zostaną zsynchronizowane za pośrednictwem poczty e-mail, dzięki czemu uczestnik może uniknąć pomyłki z innymi wydarzeniami.

Faktem jest, że każdego dnia wysyłane są miliardy e-maili, a wiele z nich to spam. Ponieważ każdy korzysta z co najmniej jednego adresu e-mail, aby wymieniać ważne wiadomości dotyczące pracy, zakupów, spotkań i nie tylko. Ponieważ jednak musisz czytać mnóstwo e-maili dziennie, nie jest zaskakujące, że czasami spotykasz się ze zjawiskiem „zmęczenia e-mailem”. W ten sposób dostarczenie dobrego e-maila z zaproszeniem może uniknąć niepotrzebnych nieporozumień lub ignorancji ze strony odbiorców.

Napisz e-mail z zaproszeniem na spotkanie krok po kroku

Dobry e-mail z zaproszeniem na spotkanie jest niezbędny i z reguły wpływa na dostawa e-mailem oceniać.

Istnieją etykiety i zasady, których każdy musi przestrzegać, aby wypełnić e-mail z zaproszeniem na spotkanie biznesowe w odniesieniu do odbiorców. Aby dowiedzieć się, jak napisać standardową wiadomość e-mail z zaproszeniem na spotkanie, wykonaj następujące czynności:

Krok 1: Napisz mocny temat

Faktem jest, że 47% odbiorców e-maili czyta e-maile, które mają jasny i zwięzły temat. Pierwsze wrażenie jest ważne. Może to zapewnić odbiorcom poczucie pilności lub ważności, co prowadzi do wyższego wskaźnika otwarć.

• Krótkie, ukierunkowane. Bądź rzeczowy, a nie enigmatyczny.
• Możesz poprosić o potwierdzenie obecności w temacie jako oznakę pilności.
• Możesz też dodać sentymentalny ton, np. „nie zapomnij o znaczeniu, pilności”...
• Dodaj czas, jeśli chcesz podkreślić kwestię wrażliwą na czas 

Na przykład: „Spotkanie 4/12: Sesja burzy mózgów dotyczącej projektu” lub „Ważne. Proszę o odpowiedź: Spotkanie dotyczące strategii nowego produktu 10/6”

Krok 2: Zacznij od szybkiego wprowadzenia

Na początku warto krótko opisać, kim jesteś, jakie zajmujesz stanowisko w organizacji i dlaczego się z nimi kontaktujesz. Wtedy możesz bezpośrednio pokazać cel spotkania. Wiele osób popełnia błąd podając niejasny cel spotkania, wychodząc z założenia, że ​​uczestnicy muszą o tym wiedzieć.

• Spraw, aby wprowadzenie było przyjemne lub związane z pracą
• Przypomnij uczestnikom, jeśli muszą dokończyć jakieś zadania lub przynieść coś ze sobą na spotkanie.

Na przykład Witaj członku zespołu, nie mogę się doczekać spotkania z Tobą na premierze nowego produktu w następny poniedziałek.

Krok 3: Udostępnij czas i lokalizację

Należy podać dokładny czas spotkania. Powinieneś również powiedzieć im, jak i gdzie odbywa się spotkanie, osobiście lub online, i zaoferować wytyczne lub linki do platform, na wypadek gdyby ich potrzebowali.

• Dodaj strefę czasową, jeśli pracownicy pracują w różnych częściach świata
• Podaj przewidywany czas trwania spotkania
• Wydając wskazówki, bądź jak najbardziej szczegółowy lub dołącz wytyczne mapowania

Na przykład: Zapraszamy w piątek 6 października o godzinie 1:00 do sali konferencyjnej nr 2 na drugim piętrze budynku administracyjnego.

Krok 4: Przedstaw program spotkania

Omów kluczowe cele lub proponowany porządek spotkania. Nie wspominaj o szczegółach. Możesz po prostu podać temat i harmonogram. W przypadku formalnych spotkań możesz załączyć szczegółowy dokument. Jest to szczególnie przydatne, gdy pomaga uczestnikom w przygotowaniach.

Na przykład, możesz zacząć od: Planujemy omówić..../ Chcemy zająć się niektórymi kwestiami Lub według następującego harmonogramu:

• 8:00-9:30: Wprowadzenie do projektu
• 9:30-11:30: Prezentacje Howarda (IT), Noura (marketing) i Charlotte (sprzedaż)

Krok 5: Poproś o RSVP

Wymaganie potwierdzenia odpowiedzi może pomóc w potwierdzeniu odpowiedzi od odbiorców. Aby uniknąć ambiwalencji, w wiadomości e-mail należy podać preferowaną odpowiedź i termin, w jakim uczestnicy mogą poinformować Cię o swojej obecności lub nieobecności. Dzięki temu, jeśli nie otrzymałeś odpowiedzi na zaproszenie w momencie dokonywania regulacji, możesz szybko podjąć dalsze działania.

Na przykład: Prosimy o potwierdzenie do [data] na adres [adres e-mail lub numer telefonu]

Krok 6: Dodaj profesjonalny podpis e-mail i branding

Podpis w firmowym e-mailu powinien zawierać imię i nazwisko, nazwę stanowiska, nazwę firmy, dane kontaktowe, osobiste strony internetowe i inne adresy z hiperlinkami.

Możesz łatwo dostosować swój podpis za pomocą gmail.

Na przykład:

Jessiki Madison

Regionalny dyrektor ds. marketingu, branża Inco

555-9577-990

Istnieje mnóstwo bezpłatnych kreatorów podpisów e-mail, które oszczędzają czas i wysiłek, np Mój podpis.

Rodzaje wiadomości e-mail z zaproszeniem na spotkanie i przykłady

Pamiętaj, że różne rodzaje spotkań będą miały różne standardy i style pisania, których należy przestrzegać. Zazwyczaj oddzielamy e-maile z zaproszeniami na spotkania na podstawie ich poziomu formalnego lub nieformalnego, włączając lub wykluczając spotkania wirtualne lub spotkania wyłącznie online. W tej części zebraliśmy i przedstawiliśmy kilka typowych typów zaproszeń na spotkania oraz szablony poszczególnych typów, które są powszechnie używane w wiadomościach e-mail z zaproszeniami na spotkania biznesowe.

#1. E-mail z prośbą o spotkanie formalne

E-mail z prośbą o spotkanie formalne jest używany w przypadku dużych spotkań, które zwykle odbywają się raz do trzech razy w roku. Jest to duże, formalne spotkanie, dlatego Twój e-mail powinien być napisany formalnym stylem pisma. Załączone załączniki są potrzebne, aby uczestnikowi łatwiej było zrozumieć, jak wziąć udział w spotkaniu, jak znaleźć miejsce i szczegółowo zaplanować program.

Formalne spotkania obejmują:

• Spotkanie zarządu
• posiedzenie Komisji
• Posiedzenie Rady Dyrektorów 
• Zgromadzenie Akcjonariuszy 
• Spotkanie strategiczne 

1 przykład: Akcjonariusze szablon e-maila z zaproszeniem

Temat: Ważne. Zapraszamy na doroczne walne zgromadzenie. [Czas]

[Nazwa odbiorcy]

[Nazwa firmy]

[Stanowisko]

[Adres spółki]

[Data]

Szanowni Akcjonariusze,

Mamy przyjemność zaprosić Państwa na Walne Zgromadzenie, które odbędzie się w dn [Czas], [Adres]

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy jest wyjątkową okazją do wymiany informacji, wymiany i dyskusji pomiędzy [Nazwa firmy] oraz wszyscy nasi akcjonariusze.

To także okazja do wyrażenia siebie i oddania głosu, aby odgrywać aktywną rolę w podejmowaniu ważnych decyzji za [Nazwa firmy], niezależnie od liczby posiadanych udziałów. Spotkanie obejmie następujące kluczowe tematy:

Porządek obrad 1:

Porządek obrad 2:

Porządek obrad 3:

Porządek obrad 4:

Instrukcję dotyczącą udziału w tym posiedzeniu, porządek obrad oraz treść uchwał, które należy przedłożyć Państwu do akceptacji, znajdą Państwo w załączonym poniżej dokumencie

Chciałbym podziękować w imieniu zarządu za wkład i lojalność wobec [Nazwa firmy] i serdecznie zapraszam na spotkanie w dn [Data]

Najlepsze względzie

[Nazwa]

[Tytuł Stanowiska]

[Nazwa firmy]

[Adres firmy i strona internetowa]

2 przykład: Spotkanie strategiczne szablon e-maila z zaproszeniem

[Nazwa odbiorcy]

[Nazwa firmy]

[Stanowisko]

[Adres spółki]

[Data]

Wiersz tematu: Uruchomienie projektu Kampania marketingowa Spotkanie: 2

W imieniu [Nazwa firmy], serdecznie zapraszam na spotkanie biznesowe, które odbędzie się o godz [Nazwa sali konferencyjnej, Nazwa budynku] [Data i godzina]. Spotkanie potrwa ok [Czas trwania].

Mam przyjemność powitać Cię na pierwszym etapie naszego projektu w celu omówienia naszej nadchodzącej propozycji [Szczegóły] i doceniamy Twoje cenne uwagi na ten temat. Oto krótkie podsumowanie naszego planu dnia:

Porządek obrad 1:

Porządek obrad 2:

Porządek obrad 3:

Porządek obrad 4:

Ta propozycja jest uważana przez cały nasz zespół za jedną z najważniejszych. W celu uzyskania dalszych informacji, dołączyliśmy do niniejszego listu dokument zawierający bardziej szczegółowe informacje, tak aby można było wygodnie przygotować się do spotkania z wyprzedzeniem.

Wszyscy nie możemy się doczekać rozmowy z Państwem, aby omówić, co jeszcze możemy zrobić, aby ta propozycja pomyślnie zadziałała. Wszelkie pytania lub rekomendacje dotyczące spotkania prosimy zgłaszać wcześniej [Termin ostateczny] bezpośrednio do mnie, odpowiadając na ten e-mail.

Życzę miłego dnia.

Dziękując Tobie,

Warm regards,

[Nazwa]

[Tytuł Stanowiska]

[Nazwa firmy]

[Adres firmy i strona internetowa]

#2. E-mail z zaproszeniem na nieformalne spotkanie

Z formalnym zaproszeniem na spotkanie e-mailem, jeśli jest to po prostu spotkanie z pracownikami niższego szczebla lub członkami zespołu. O wiele łatwiej jest ci myśleć o tym, jak poprawnie pisać. Możesz pisać w nieformalnym stylu, przyjaznym i radosnym tonem.

Nieformalne spotkania obejmują:

• Spotkanie burzy mózgów
• Spotkanie rozwiązywania problemów
• Szkolenia
• Spotkanie kontrolne
• Spotkanie integracyjne
• Rozmowy przy kawie 

Przykład 3: szablon e-maila z zaproszeniem na spotkanie meldunkowe

Temat: pilne. [Nazwa Projektu] aktualizacje. [Data]

Drogie Zespoły,

Pozdrowienia!

Praca z tobą była przyjemna i zabawna [Nazwa Projektu]. Aby jednak móc skutecznie realizować nasze plany, uważam, że nadszedł właściwy czas, abyśmy zdali sprawozdanie z poczynionych postępów i byłbym wdzięczny za możliwość spotkania się z Państwem w [Lokalizacja] w celu dalszego omówienia sprawy o godz [Data i godzina].

Załączam także listę wszystkich porządków obrad, które musimy omówić. Nie zapomnij przygotować raportu z wykonania zadania. Proszę skorzystać z tego [Link] daj znać, czy dasz radę.

Proszę jak najszybciej wysłać mi potwierdzenie.

Warm regards,

[Nazwa]

[Stanowisko]

[Nazwa firmy]

4 przykład: Zespół building szablon e-maila z zaproszeniem

Drodzy Członkowie Zespołu,

Ma to na celu poinformowanie, że [Nazwa oddziału] organizuje A Spotkanie integracyjne dla wszystkich naszych pracowników członkowie na [Data i godzina]

Dla dalszego rozwoju zawodowego niezwykle ważne jest, abyśmy razem się rozwijali, a to może się zdarzyć tylko wtedy, gdy pracujemy jako zespół, dzięki czemu nasze umiejętności i talenty mogą być wykorzystywane do osiągania lepszych wyników. Z tego powodu nasz dział co miesiąc promuje różne działania integracyjne.

Przyjdź i dołącz do wydarzenia, abyśmy mogli wysłuchać Twojego głosu na temat tego, jak możemy ulepszyć, aby zapewnić Ci lepsze wsparcie. Będzie też kilka gry integracyjne wraz z napojami i lekkim poczęstunkiem zapewni firma.

Z niecierpliwością czekamy na chwile zabawy podczas tego wydarzenia integracyjnego, które zostało zorganizowane, aby pomóc każdemu z nas się rozwijać. Jeśli uważasz, że nie możesz uczestniczyć w tym spotkaniu, uprzejmie poinformuj o tym [Nazwa koordynatora] at [Numer telefonu]

Pozdrawiamy,

[Nazwa]

[Stanowisko]

[Nazwa firmy]

#3. E-mail z zaproszeniem dla prelegentów gościnnych

Wiadomość e-mail z zaproszeniem do wystąpienia gościa powinna zawierać istotne dla mówcy informacje dotyczące spotkania i możliwości wystąpienia. Ważne jest, aby mówca wiedział, w jaki sposób może przyczynić się do Twojego wydarzenia i jakie korzyści może uzyskać, będąc częścią Twojego wydarzenia.

Przykład 5: Szablon wiadomości e-mail z zaproszeniem dla prelegentów

Drogi [Głośnik],

Mamy nadzieję, że ta wiadomość dobrze Cię zastanie! Zwracamy się dzisiaj z fantastyczną okazją do przemówienia dla waszej kontemplacji. Zwracamy się do Państwa z uprzejmą prośbą o bycie naszym honorowym prelegentem [Nazwa spotkania], impreza poświęcona [Opis celu i odbiorców Twojego wydarzenia]. Cały [Nazwa spotkania] jest zainspirowany Twoimi osiągnięciami i uważa, że ​​byłbyś idealnym ekspertem, który zwróciłby się do naszej grupy podobnie myślących profesjonalistów.

[Nazwa spotkania] odbędzie się w [Miejsce, w tym miasto i stan] on [Daktyle]. Przewidujemy, że w naszym wydarzeniu weźmie udział ok [Szacowana liczba uczestników#]. Naszym celem jest [Cele spotkania].

Wierzymy, że jesteś wspaniałym mówcą, a Twój głos byłby krytycznym dodatkiem do tej rozmowy, biorąc pod uwagę Twoją rozległą pracę [Obszar zainteresowań]. Możesz rozważyć przedstawienie swoich pomysłów do [Czas trwania] minut, które są związane z dziedziną [Temat spotkania]. Możesz wysłać swoją propozycję przed [deadline], klikając [link], aby nasz zespół mógł wysłuchać twoich pomysłów i ustalić z wyprzedzeniem szczegóły twojego przemówienia.

W każdym przypadku, jeśli nie możesz uczestniczyć, pokornie prosimy o kontakt za pośrednictwem [link]. Dziękujemy za poświęcony czas i uwagę, czekamy na pozytywną odpowiedź od Ciebie.

Najlepiej,
[Nazwa]
[Stanowisko]
[Informacje kontaktowe]
[Adres strony internetowej firmy]

#4. E-mail z zaproszeniem na seminarium internetowe

Zgodnie z dzisiejszymi trendami coraz więcej osób organizuje spotkania online, ponieważ pozwala to zaoszczędzić czas i koszty, szczególnie w przypadku zespołów pracujących zdalnie. Jeśli korzystasz z platform konferencyjnych, dostępne są dobrze dostosowane wiadomości z zaproszeniami, które są wysyłane bezpośrednio do uczestnika przed rozpoczęciem spotkania, np. szablon wiadomości e-mail z zaproszeniem Zoom. W przypadku wirtualnego seminarium internetowego możesz skorzystać z poniższego przykładu.

Poradnik: Używaj słów kluczowych, takich jak „Gratulacje”, „Wkrótce”, „Idealnie”, „Aktualizacja”, „Dostępne”, „Ostatecznie”, „Najlepsze”, „Specjalne”, „Dołącz do nas”, „Bezpłatne”” itp.

6 przykład: Szablon wiadomości e-mail z zaproszeniem na seminarium internetowe

Temat: Gratulacje! Jesteś zaproszony do [Nazwa webinaru]

Drogi [Imię kandydata],

[Nazwa firmy] ma przyjemność zorganizować seminarium internetowe dla [Temat webinaru] NA [Data] Na [Czas], mając na celu [[Cele seminarium internetowego]

Będzie to dla Ciebie dobra okazja, aby zarobić ogromne korzyści od zaproszonych przez Ciebie ekspertów w dziedzinie [Tematy Webinarów] i otrzymać darmowe upominki. Nasz zespół jest bardzo entuzjastycznie nastawiony do Twojej obecności.

Uwaga: to seminarium internetowe jest ograniczone do [Liczba ludzi]. Aby zapisać swoje miejsce, zarejestruj się [Połączyć] i nie krępuj się udostępniać go swoim znajomym. 

Mam nadzieję, że cię tam zobaczę!

Miłego dnia,

[Twoje imię]

[podpis]

Bottom Line

Na szczęście w Internecie dostępnych jest wiele szablonów zaproszeń na spotkania biznesowe, które można dostosować i wysłać uczestnikom w ciągu kilku sekund. Nie zapomnij zapisać trochę w chmurze, aby móc przygotować e-mail z doskonałym tekstem, zwłaszcza w pilnych przypadkach.

Jeśli szukasz również innych rozwiązań dla swojego biznesu, możesz je znaleźć AhaSlides to dobre narzędzie do prezentacji z wieloma niesamowitymi funkcjami wspierającymi wydarzenia związane z seminariami internetowymi, działaniami związanymi z budowaniem zespołu, konferencje i nie tylko.

Często Zadawane Pytania

Ref: W rzeczy samej | Sherpany'ego