As reuniões desempenham um papel crucial nas empresas e organizações, servindo como uma plataforma para discutir e abordar questões e gerenciar assuntos internos para impulsionar o progresso. Para capturar a essência desses encontros, sejam eles virtuais ou presenciais, Ata de reunião or ata de reunião (mensal) são cruciais para fazer anotações, resumir os principais tópicos discutidos e acompanhar as decisões e resoluções alcançadas.
Este artigo o guiará na redação de atas de reuniões eficazes, com exemplos e modelos a serem usados, bem como as melhores práticas a serem seguidas.
Conteúdo
- O que são atas de reunião?
- Quem é o tomador de minutos?
- Como Escrever Atas de Reunião
- Exemplos de Atas de Reunião (+ Modelos)
- Dicas para criar boas atas de reunião
- Principais lições
Esperamos que este artigo o ajude a não sentir mais o desafio de redigir atas de reuniões. E não se esqueça de ser criativo e interativo em cada uma de suas reuniões com:
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O que são atas de reunião?
Atas de reunião são um registro escrito das discussões, decisões e itens de ação que ocorrem durante uma reunião.
- Eles servem como referência e fonte de informação para todos os participantes e aqueles que não podem comparecer.
- Eles ajudam a garantir que informações importantes não sejam esquecidas e que todos estejam na mesma página sobre o que foi discutido e quais ações tomar.
- Eles também fornecem responsabilidade e transparência ao documentar decisões e compromissos assumidos durante a reunião.
Quem é o tomador de minutos?
O Minuta é responsável por registrar com precisão as discussões e decisões tomadas durante a reunião.
Eles podem ser um funcionário administrativo, um secretário, um assistente ou gerente ou um membro voluntário da equipe realizando a tarefa. É essencial que o redator tenha uma boa organização e anotações e possa resumir as discussões de forma eficaz.
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Como Escrever Atas de Reunião
Para atas de reuniões eficazes, primeiro, devem ser objetivos, ser um registro factual da reunião, e evite opiniões pessoais ou interpretações subjetivas das discussões. Próximo, deve ser curto, claro e fácil de entender, concentre-se apenas nos pontos principais e evite adicionar detalhes desnecessários. Finalmente, deve ser preciso e garantir que todas as informações registradas sejam atualizadas e relevantes.
Vamos entrar em detalhes sobre como redigir atas de reuniões com as etapas a seguir!
8 componentes essenciais das atas de reunião
- Data, hora e local da reunião
- Lista de participantes e eventuais desculpas pela ausência
- Agenda e propósito da reunião
- Resumo das discussões e decisões tomadas
- Quaisquer votos realizados e seus resultados
- Itens de ação, incluindo o responsável e prazo para conclusão
- Quaisquer próximas etapas ou itens de acompanhamento
- Considerações finais ou encerramento da reunião
Etapas para redigir atas de reunião eficazes
1/ Preparação
Antes da reunião, familiarize-se com a agenda da reunião e quaisquer materiais de referência relevantes. Certifique-se de ter todas as ferramentas necessárias, como laptop, bloco de notas e caneta. Também é uma boa ideia revisar as atas das reuniões anteriores para ter uma noção de quais informações incluir e como formatá-las.
2/ Tomada de notas
Durante a reunião, faça anotações claras e concisas sobre as discussões e decisões tomadas. Você deve se concentrar em capturar pontos-chave, decisões e itens de ação, em vez de transcrever toda a reunião literalmente. Certifique-se de incluir os nomes dos palestrantes ou quaisquer citações importantes e quaisquer itens de ação ou decisões. E evite escrever abreviações ou taquigrafias que façam os outros não entenderem.
3/ Organize os minutos
Revise e organize suas anotações para criar um resumo coerente e conciso de suas atas após a reunião. Você pode usar cabeçalhos e marcadores para facilitar a leitura das atas. Não tome opiniões pessoais ou interpretações subjetivas da discussão. Concentre-se nos fatos e no que foi acordado durante a reunião.
4/ Registrando os detalhes
Suas atas de reunião devem incluir todos os detalhes relevantes, como data, hora, local e participantes. E mencione quaisquer tópicos importantes discutidos, decisões e itens de ação atribuídos. Certifique-se de registrar todos os votos que foram feitos e o resultado de todas as discussões.
5/ Itens de ação
Certifique-se de listar todos os itens de ação que foram atribuídos, incluindo quem é o responsável e o prazo para conclusão. Esta é uma parte crucial das atas da reunião, pois garante que todos conheçam suas responsabilidades e o cronograma para concluí-las.
6/ Revisão e distribuição
Você deve revisar as atas quanto à exatidão e integridade e fazer as revisões necessárias. Certifique-se de que todos os pontos-chave e decisões sejam anotados. Em seguida, você pode distribuir as atas para todos os participantes, pessoalmente ou por e-mail. Armazene uma cópia dos minutos em um local centralizado para facilitar o acesso, como uma unidade compartilhada ou uma plataforma de armazenamento baseada em nuvem.
7/ Acompanhamento
Certifique-se de que os itens de ação da reunião sejam seguidos e concluídos prontamente. Use as atas para acompanhar o progresso e certifique-se de que as decisões sejam implementadas. Isso ajuda você a manter a responsabilidade e garante que a reunião seja produtiva e eficaz.
Exemplos de Atas de Reunião (+ Modelos)
1/ Exemplo de Ata de Reunião: Modelo de Reunião Simples
O nível de detalhe e complexidade de atas de reuniões simples dependerá do objetivo da reunião e das necessidades de sua organização.
Em geral, atas de reunião simples são usadas para fins internos e não precisam ser tão formais ou abrangentes quanto outros tipos de atas de reunião.
Então, se você tem uma necessidade urgente e a reunião gira em torno de um conteúdo simples e não muito importante, você pode usar o seguinte modelo:
| Título da Reunião: [Inserir título da reunião] Data: [Inserir data] Tempo: [Inserir hora] Locação: [Inserir local] Participantes: [Insira os nomes dos participantes] Desculpas pela ausência: [Inserir nomes] Agenda: [Inserir item 1 da agenda] [Inserir item 2 da agenda] [Inserir item 3 da agenda] Resumo da reunião: [Insira um resumo das discussões e decisões tomadas durante a reunião, incluindo quaisquer pontos-chave ou itens de ação.] Itens de ação: [Insira uma lista de todos os itens de ação que foram atribuídos durante a reunião, incluindo a parte responsável e o prazo para conclusão.] Próximas etapas: [Insira as próximas etapas ou itens de acompanhamento que foram discutidos durante a reunião.] Comentários finais: [Insira quaisquer comentários finais ou adiamento da reunião.] Assinado: [Insira a assinatura da pessoa que faz a ata] |
2/ Exemplo de Ata de Reunião: Modelo de Reunião do Conselho
As atas das reuniões do conselho são registradas e distribuídas a todos os membros, registrando as decisões tomadas e os rumos da organização. Portanto, deve ser claro, completo, detalhado e formal. Aqui está um modelo de ata de reunião do conselho:
| Título da Reunião: Reunião do Conselho de Administração Data: [Inserir data] Tempo: [Inserir hora] Locação: [Inserir local] Participantes: [Insira os nomes dos participantes] Desculpas pela ausência: [Inserir nomes de quem se desculpou pela ausência] Agenda: 1. Aprovação da ata da reunião anterior 2. Revisão do relatório financeiro 3. Discussão do plano estratégico 4. Qualquer outro negócio Resumo da reunião: 1. Aprovação da ata da reunião anterior: [Insira os destaques da reunião anterior que foram revisados e aprovados] 2. Revisão do relatório financeiro: [Inserir destaques da situação financeira atual e recomendações para planejamento financeiro futuro] 3. Discussão do plano estratégico: [inserir o que o conselho discutiu e fez atualizações no plano estratégico da organização] 4. Outros assuntos: [inserir quaisquer outros assuntos importantes que não foram incluídos na ordem do dia] Itens de ação: [Insira uma lista de todos os itens de ação que foram atribuídos durante a reunião, incluindo a parte responsável e o prazo para conclusão] Próximas etapas: A diretoria terá uma reunião de acompanhamento em [Inserir data]. Comentários finais: A reunião foi encerrada às [inserir hora]. Assinado: [Insira a assinatura da pessoa que faz a ata] |
Este é apenas um modelo básico de reunião do conselho e você pode adicionar ou remover elementos dependendo das necessidades de sua reunião e organização.
3/ Exemplo de Ata de Reunião: Modelo de Gerenciamento de Projeto
Aqui está um exemplo de ata de reunião para um modelo de gerenciamento de projeto:
| Título da Reunião: Reunião da equipe de gerenciamento de projetos Data: [Inserir data] Tempo: [Inserir hora] Locação: [Inserir local] Participantes: [Insira os nomes dos participantes] Desculpas pela ausência: [Inserir nomes de quem se desculpou pela ausência] Agenda: 1. Revisão do status do projeto 2. Discussão dos riscos do projeto 3. Revisão do progresso da equipe 4. Qualquer outro negócio Resumo da reunião: 1. Revisão do status do projeto: [Insira qualquer atualização sobre o progresso e destaque quaisquer questões que precisam ser abordadas] 2. Discussão dos riscos do projeto: [Insira os riscos potenciais para o projeto e um plano para mitigar esses riscos] 3. Revisão do progresso da equipe: [Insira o progresso revisado e discuta quaisquer problemas surgidos] 4 Outros assuntos: [inserir quaisquer outros assuntos importantes que não foram incluídos na ordem do dia] Itens de ação: [Insira uma lista de todos os itens de ação que foram atribuídos durante a reunião, incluindo a parte responsável e o prazo para conclusão] Próximas etapas: A equipe terá uma reunião de acompanhamento em [Inserir data]. Comentários finais: A reunião foi encerrada às [inserir hora]. Assinado: [Insira a assinatura da pessoa que faz a ata] |
Dicas para criar boas atas de reunião
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Principais lições
O objetivo das atas de reunião é fornecer uma visão geral de alto nível da reunião para aqueles que não puderam comparecer, bem como manter um registro dos resultados da reunião. Portanto, as atas devem ser organizadas e de fácil compreensão, destacando as informações mais importantes de forma clara e concisa.
