Reuniões de equipe deveriam ser horas de energia produtiva, certo? Mas muitas vezes eles são apenas snoozefests de relatórios de status. Aprenda estes 10 mandamentos do Meetings 2.0 para transformar as discussões da sua equipe em sessões dinâmicas de tomada de decisão onde todos sobem de nível!
Conteúdo
As reuniões de equipe são úteis?
As reuniões de equipe são realmente necessárias ou apenas uma perda de horas preciosas? Como qualquer empresário experiente sabe, tempo é igual a dinheiro – então será inteligente reservar regularmente grandes partes para “reuniões”?
Claro que sim! Quando bem feitas, as reuniões de equipe são ferramentas valiosas que elevam o desempenho do seu negócio para o próximo nível.
Em primeiro lugar, a comunicação é fundamental – as reuniões são ideais para anúncios importantes, atualizações de status e para garantir que todos estejam na mesma página de uma forma que os e-mails e as mensagens de texto simplesmente não combinam.
A coordenação também é complicada – junte metas, projetos e coisas do cliente e, de repente, os silos desaparecem à medida que a colaboração dispara.
Problemas? Não há problema – o tempo de reunião transforma desafios em oportunidades à medida que uma equipe elabora soluções coletivamente.
E as vibrações? Esqueça o moral – esses check-ins cultivam a química que alimenta a motivação à medida que os colegas se conectam e se sentem parte de algo iluminado.
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10 regras para tornar sua reunião de equipe mais envolvente
Nada desanima as pessoas mais rápido do que monólogos chatos e unilaterais disfarçados de reuniões de equipe. Mas não precisa ser assim. Com essas dicas profissionais, os participantes passarão de não comparecimento a comparecimento obrigatório em pouco tempo!
Regra #1 – Prepare-se com antecedência
Vir preparado para a reunião deve ser a primeira prioridade. Você deve revisar a agenda e quaisquer materiais relevantes com antecedência. Isso mostra respeito pelo tempo de todos e permite que você participe ativamente das discussões.
Você pode querer verificar os tópicos relacionados à reunião aqui:
Regra #2 – Seja pontual
Tempo é ouro. Ninguém deveria ter que esperar por você. Chegar na hora certa às reuniões de equipe vai além de apenas mostrar respeito pelo tempo dos outros; reflete seu comprometimento, profissionalismo e dedicação ao seu trabalho. Também garante que tópicos importantes sejam abordados sem atrasos ou interrupções desnecessárias.
Se você estiver envolvido com muitas coisas e não puder comparecer, avise os organizadores com antecedência (1 dia para reuniões informais e 2 dias para reuniões formais).
Regra #3 – Participe Ativamente
A participação ativa é crucial para reuniões de equipe eficazes. Quando você se envolve ativamente em discussões e contribui com suas ideias e insights, você melhora a qualidade geral da reunião e ajuda a conduzir a equipe para atingir seus objetivos.
Regra nº 4 - Siga a etiqueta da reunião
Aderir à etiqueta adequada nas reuniões é essencial para manter uma atmosfera respeitosa e produtiva durante as reuniões da equipe. Comportamentos disruptivos são o catalisador para reuniões de baixa qualidade, portanto, protocolos como seguir o código de vestimenta, dar toda a atenção ao palestrante, evitar interromper e usar dispositivos eletrônicos durante a reunião se necessário.
Regra nº 5 – Faça anotações
Uma das partes mais importantes da participação em reuniões de equipe é fazer anotações. Ele ajuda você a reter informações importantes, rastrear itens de ação e consultar discussões posteriormente. Demonstra a sua atenção e garante que os pontos-chave não sejam esquecidos. A tomada de notas eficaz aumenta o seu envolvimento e contribui para um acompanhamento e implementação mais eficazes das decisões.
Regra #6 – Não domine a discussão
É importante criar um ambiente de reunião equilibrado e inclusivo onde as vozes de todos sejam ouvidas. Evite monopolizar a discussão e dê aos outros a oportunidade de compartilhar suas ideias e perspectivas. As melhores reuniões de equipe devem facilitar a escuta ativa, incentivar a participação de todos os membros da equipe e promover uma atmosfera colaborativa que valorize a diversidade de informações.
Regra nº 7 – Não se esqueça do trabalho em equipe
As reuniões de pessoal não devem centrar-se apenas em formalidades e pressão, especialmente a primeira reunião de pessoal com uma nova equipa. Deve acompanhar um local aconchegante e agradável para obter vínculo e conexão em equipe.
Para fortalecer novos laços, considere fazer uma pequena rodada para quebrar o gelo antes de discutir os itens principais. Sugerimos estes pequenos jogos:
- Gire a roda: Prepare algumas instruções divertidas e coloque-as na roda, depois designe cada pessoa para dar uma volta. Uma simples atividade de roda giratória pode permitir que você desbloqueie as novas peculiaridades de seus colegas rapidamente.
- Batalha em equipe: Prepare alguns questionários, configure o jogo em equipe e deixe as equipes competirem entre si na batalha da glória. Você pode configurar um jogo de equipe rápido SUA PARTICIPAÇÃO FAZ A DIFERENÇA. Temos uma biblioteca de questionários imperdíveis prontos para uso, para que nenhum tempo e esforço sejam desperdiçados!
Regra #8 – Não interrompa ou fale sobre os outros
A comunicação inclusiva é fundamental durante as reuniões de equipe. Esteja atento para não interromper ou falar por cima dos outros, pois isso pode atrapalhar a colaboração e diminuir o valor de diversas perspectivas. Dê a todos a chance de falar e contribuir totalmente, ouvindo ativamente e esperando sua vez de falar. Isso promove uma cultura de respeito, colaboração e melhora a qualidade geral das discussões e tomadas de decisão.
Regra #9 – Não tenha medo de fazer perguntas
Não hesite em fazer perguntas durante as reuniões de equipe. Sua curiosidade e curiosidade podem desencadear discussões perspicazes, iluminar assuntos importantes e contribuir para uma melhor compreensão. Ao buscar esclarecimentos, compartilhar seu interesse genuíno e promover uma cultura de aprendizado, você inspira outras pessoas a se envolver e contribuir com suas próprias perspectivas. Lembre-se de que cada pergunta tem o potencial de revelar novas ideias e impulsionar a equipe.
Regra #10 – Não perca o tempo de vista
Para manter o profissionalismo durante as reuniões de equipe, é crucial ter uma boa noção do tempo. Respeite a duração alocada da reunião, começando e terminando no horário. A condução bem-sucedida de uma reunião de equipe começa com a manutenção do foco nas discussões e a evitação de desvios de assunto para garantir o uso eficiente do tempo de todos. Ao demonstrar habilidades de gerenciamento de tempo e manter o profissionalismo, você contribui para um ambiente de reunião produtivo e respeitoso que maximiza os resultados para a equipe.
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Perguntas Frequentes
O que é uma reunião de equipe virtual?
Uma reunião de equipe virtual é uma reunião realizada online ou por meio de plataformas digitais, onde os participantes se conectam remotamente de diferentes locais usando ferramentas de videoconferência ou colaboração. Em vez de se reunirem em um espaço físico, os participantes participam da reunião virtualmente usando seus computadores, laptops ou dispositivos móveis.
O que é uma boa reunião de equipe?
Uma boa reunião de equipe tem propósito bem definido, agenda estruturada, gerenciamento eficiente do tempo e promove o trabalho em equipe e a resolução colaborativa de problemas. O acompanhamento das reuniões precisa avaliar a eficácia da reunião e coletar feedback dos participantes.
Quais são os tipos de reunião de equipe?
Existem vários tipos de reuniões de equipe, como segue: reuniões de integração, reuniões iniciais, reuniões de feedback e retrospectiva, reuniões introdutórias, reuniões de atualização de status, reuniões de brainstorming e reuniões individuais com a equipe.
Quem lidera uma reunião de equipe?
O líder de uma reunião de equipe deve ser alguém que possa gerenciar com eficácia o processo da reunião, manter as discussões em andamento, incentivar a participação e garantir que os objetivos da reunião sejam alcançados.
Ref: Forbes
