Para o departamento de recursos humanos, o "processo de integração" de dois meses após a contratação de um novo funcionário é sempre desafiador. É preciso sempre encontrar uma maneira de ajudar esse funcionário "novato" a se integrar rapidamente à empresa. Ao mesmo tempo, é preciso construir um relacionamento forte entre os dois para que os funcionários permaneçam no cargo por mais tempo.
Para resolver esses dois problemas, é necessário ter 4 etapas combinadas com checklists que suportem o processo de onboarding com sucesso.
Conteúdo
- O que é o processo de integração? | Melhores exemplos de processos de integração
- Benefícios do processo de integração
- Quanto tempo deve durar o processo de integração?
- 4 etapas do processo de integração
- Lista de verificação do plano de processo de integração
O que é o Processo de Onboarding?
O processo de integração refere-se às etapas que uma empresa executa para receber e integrar um novo contratado em sua organização. Os objetivos da integração são fazer com que os novos funcionários sejam rapidamente produtivos em suas funções e conectados à cultura da empresa.
Segundo especialistas e profissionais de RH, o processo de onboarding deve ser feito de forma estratégica – por pelo menos um ano. O que uma empresa mostra nos primeiros dias e meses de emprego terá um impacto significativo na experiência do funcionário, determinando se uma empresa pode reter funcionários. Os processos de integração eficazes geralmente incluem:
- Onboarding digital - Os novos contratados preenchem a papelada, assistem a vídeos de orientação e configuram contas antes da data de início em qualquer local.
- Datas de início escalonadas - Grupos de 5 a 10 novos contratados começam a cada semana para sessões básicas de integração, como treinamento cultural.
- Planos de 30-60-90 dias - Os gerentes definem metas claras para compreender as responsabilidades, conhecer colegas e se atualizar nos primeiros 30/60/90 dias.
- Treinamento LMS - Novos funcionários passam por treinamento obrigatório de conformidade e produto usando um sistema de gerenciamento de aprendizagem online.
- Acompanhamento/Mentoring - Nas primeiras semanas, os novos contratados observam os membros da equipe bem-sucedidos ou são acompanhados por um mentor.
- Portal de novas contratações - Um site de intranet central fornece um recurso centralizado para políticas, informações sobre benefícios e perguntas frequentes para fácil referência.
- Boas-vindas no primeiro dia - Os gerentes reservam um tempo para apresentar sua equipe, fazer passeios pelas instalações, etc., para fazer com que os recém-chegados se sintam em casa.
- Integração Social - Atividades pós-trabalho, almoços e apresentações de colegas ajudam os novos contratados a se relacionarem fora das funções oficiais de trabalho.
- Check-ins de progresso - Agendar reuniões semanais ou individuais quinzenais mantém a integração no caminho certo, sinalizando desafios antecipadamente.
Benefícios do processo de integração
O processo de integração não é um trabalho de orientação. O objetivo da orientação é fazer a papelada e a rotina. A integração é um processo abrangente, profundamente envolvido em como você gerencia e se relaciona com seus colegas de trabalho e pode durar muito tempo (até 12 meses).
Um processo de integração eficaz trará os seguintes benefícios:
- Melhore a experiência do funcionário
Se os funcionários se sentirem desconfortáveis, eles não gostam da experiência e da cultura corporativa, então podem facilmente encontrar outra oportunidade mais adequada.
A integração eficaz tem tudo a ver com definir o tom de toda a experiência do funcionário. Focar na cultura corporativa para garantir o desenvolvimento do colaborador é a forma de garantir a experiência do colaborador e do cliente no contato com a marca.
- Reduzir a taxa de rotatividade
Para minimizar o preocupante número de turnovers, o processo de onboarding orientará e criará as melhores condições para que os funcionários trabalhem e cresçam, gerando confiança e engajando-os mais profundamente com a organização.
Se o recrutamento exigiu muito esforço para criar a melhor experiência para os candidatos, transforme candidatos em potencial em funcionários estagiários para a empresa. Em seguida, a integração é o processo de “fechamento de vendas” para trazer funcionários em tempo integral oficialmente desejáveis.
- Atraia talentos facilmente
O processo de integração oferece uma experiência envolvente para o funcionário que ajuda os empresários a reter talentos e atrair candidatos fortes.
Além disso, certifique-se de incluir novos contratados em seu programa de indicação de funcionários, para que eles possam mostrar facilmente grandes talentos dentro da rede de trabalho. O método de indicação de funcionários é conhecido por ser mais rápido e mais barato do que usar um serviço, por isso é um canal eficaz para buscar candidatos de qualidade.
Quanto tempo deve durar o processo de integração?
Conforme mencionado, não existem regras rígidas sobre o processo de integração. No entanto, é importante ser minucioso durante esse processo para maximizar o envolvimento dos funcionários e minimizar a rotatividade de funcionários.
Muitas empresas têm um processo de referência que dura apenas um mês ou algumas semanas. Isso faz com que os novos funcionários se sintam sobrecarregados com novas responsabilidades e desconectados do resto da empresa.
Para garantir que os funcionários tenham os recursos necessários para conhecer a empresa, treinar internamente e sentir-se à vontade para realizar seu trabalho conforme o esperado. Muitos profissionais de RH recomendam que o processo demore cerca de 30, 60 a 90 dias de plano de integração, enquanto alguns recomendam estendê-lo por até um ano.
4 etapas do processo de integração
Etapa 1: pré-integração
O pré-onboarding é a primeira etapa do processo de integração, começando quando o candidato aceita a oferta de emprego e realiza os procedimentos necessários para trabalhar na empresa.
Na fase de pré-encaminhamento, ajude o funcionário a preencher toda a papelada necessária. Esse pode ser considerado o momento mais delicado para o candidato, com tantas opções pela frente. Certifique-se de dar bastante tempo ao candidato, pois ele pode estar deixando a empresa anterior.
Melhores práticas de integração
- Seja transparente sobre as políticas da empresa que afetam profundamente os funcionários, incluindo políticas de agendamento, políticas de teletrabalho e políticas de licença.
- Revise seus processos, procedimentos e políticas de contratação com sua equipe interna de RH ou com ferramentas externas, como inquéritos e pesquisas.
- Dê aos funcionários em potencial uma tarefa ou teste para que você possa ver como eles estão se saindo e como você espera que eles se saiam.
Etapa 2: Orientação – Boas-vindas aos novos funcionários
A segunda fase do processo de integração é dar as boas-vindas aos novos funcionários em seu primeiro dia de trabalho, então eles precisarão receber uma orientação para começar a se adaptar.
Lembre-se de que eles podem ainda não conhecer ninguém na organização ou saber como fazer o trabalho diário. É por isso que o RH precisa dar uma imagem clara da organização antes de iniciar seu trabalho.
O primeiro dia de trabalho é melhor mantido simples. Durante a orientação, ajude os novos funcionários a entender melhor a cultura organizacional e mostre a eles como seu trabalho pode se encaixar nessa cultura.
Melhores práticas de integração:
- Envie um anúncio épico de nova contratação.
- Agende “meet and greets” com colaboradores e equipes em toda a empresa.
- Conduzir avisos e discussões sobre folgas, cronometragem, assiduidade, seguro de saúde e políticas de pagamento.
- Mostre aos funcionários vagas de estacionamento, refeitórios e instalações médicas. Em seguida, apresente-se à equipe de trabalho e outros departamentos relevantes.
- Durante o final da segunda fase, o RH pode realizar uma reunião rápida com os novos contratados para garantir que o novo funcionário esteja confortável e bem ajustado.
(Observação: você pode até apresentá-los ao fluxo de integração e ao plano de integração, para que eles entendam onde estão no processo.)
Etapa 3: Treinamento Específico da Função
A fase de treinamento está em processo de integração para que os funcionários entendam como trabalhar, e a empresa possa verificar a capacidade dos funcionários.
Melhor ainda, defina metas inteligentes para ajudar os funcionários a visualizar o que precisa ser feito, como ter sucesso e qual deve ser a qualidade e a produtividade. Após um mês ou um trimestre, o departamento de RH pode realizar uma avaliação de desempenho para reconhecer seus esforços e ajudá-los a melhorar seu desempenho.
Melhores práticas de integração:
- Implemente diferentes programas, como treinamento no trabalho e aplicação de testes, questionários, brainstorming e pequenos trabalhos para que os funcionários se acostumem com a pressão.
- Estabeleça uma lista de tarefas de rotina, metas do primeiro ano, metas estendidas e indicadores-chave de desempenho.
Quaisquer materiais de treinamento integrados devem ser armazenados de forma segura, onde os funcionários possam acessar facilmente e consultá-los conforme necessário.
Etapa 4: Engajamento contínuo dos funcionários e formação de equipes
Ajude os novos funcionários a construir relacionamentos sólidos com a organização e seus colegas. Certifique-se de que eles estejam confiantes, confortáveis e bem integrados ao negócio e prontos para dar feedback sobre o processo de integração.
Melhores práticas de integração:
- organizar eventos de equipe e atividades de integração da equipe para ajudar os recém-chegados a se integrarem melhor.
- Realize check-ins do plano de integração de 30 60 90 dias para novos funcionários para descobrir como os novos contratados se sentem em geral e descobrir se eles precisam de suporte, recursos e equipamentos específicos.
- Crie e envie uma pesquisa ou enquetes de experiência do candidato para saber como está o seu processo.
Lista de verificação do plano de processo de integração
Use essas estratégias junto com os seguintes modelos de referência e listas de verificação para criar seu próprio processo de referência.
Listas de verificação de integração para novos funcionários remotos
- Gitlab: Um guia para integração remota para recém-contratados
- Ponto central: Como integrar funcionários remotos
- Rota da Seda: Criando um WoPlano de integração remota de classe rld
Listas de verificação de integração para novos gerentes
- Praticável: Lista de verificação de integração de novos gerentes
- Salto de trabalho: Sua lista de verificação para integração de novos gerentes
Listas de verificação de integração para integração de vendas
- Folha inteligente: Modelo de plano de integração de 90 dias para vendas
- Ponto central: Manual de treinamento de vendas e modelo para novas contratações
Além disso, você também pode consultar o processo de integração do Google ou o processo de integração da Amazon para criar uma estratégia eficaz para você.
Principais lições
Trate o seu processo de integração como um programa de “negócios” que precisa ser executado, implementando novas ideias através da coleta de feedback para melhorar a qualidade. Com o tempo, você verá mais benefícios tanto para os departamentos quanto para as empresas ao implementar o programa de treinamento eficaz – integração.
Perguntas Frequentes
Por que a integração é importante?
Novos funcionários que passam por um processo completo de integração alcançam a produtividade máxima mais rapidamente. Eles aprendem o que é esperado e necessário para se adaptarem rapidamente.
O que significa o processo de integração?
O processo de integração refere-se às etapas que uma empresa realiza para receber e acostumar novos funcionários quando eles ingressam na organização.
