Majoritatea datelor din sondaje nu duc nicăieri. Echipe rulează sondajul, compilați cifrele și apoi creați o prezentare a rezultatelor sondajului care listează fiecare întrebare și defalcarea procentuală a acesteia. Părțile interesate dau din cap pe parcursul întâlnirii, setul de rezumate este arhivat și nimic nu se schimbă. Vă sună cunoscut?
Problema o reprezintă rareori datele. Ci prezentarea. Acest ghid prezintă modul de structurare, vizualizare și prezentare a rezultatelor sondajelor, astfel încât acestea să conducă la luarea deciziilor, în loc să umple un dosar de arhivă. Un raport al Institutului Global McKinsey a constatat că organizațiile bazate pe date au de 23 de ori mai multe șanse să achiziționeze clienți și de 19 ori mai multe șanse să fie profitabile, însă majoritatea rezultatelor sondajelor nu se traduc niciodată în decizii, deoarece sunt prezentate fără o narațiune clară [5].
Ce trebuie să facă de fapt o prezentare a rezultatelor unui sondaj
Înainte de a alege un tip de diagramă sau de a scrie un diapozitiv de titlu, fiți clari cu privire la rolul pe care îl are prezentarea. O prezentare a rezultatelor unui sondaj trebuie să îndeplinească trei lucruri:
- Spune publicului ce ai găsit
- Explică de ce contează în mod special pentru ei
- Indică ce ar trebui să se întâmple în continuare
Totul în rest este decor. Directori care asistă la o prezentare pe implicarea angajaților Datele nu sunt acolo pentru a revizui metodologia. Vor să știe ce spun cifrele despre starea organizației și ce ar trebui schimbat. Profesioniștii în resurse umane care analizează rezultatele evaluării formării vor să știe care programe funcționează și care trebuie reproiectate. Cadrul contează înainte de primul diapozitiv.
Pasul 1: Cunoaște-ți publicul înainte de a construi orice
Aceleași date din sondaj trebuie să fie ambalate diferit în funcție de cine se află în încăpere. O defalcare detaliată a Scara Likert Distribuțiile pe zece întrebări sunt potrivite pentru o echipă de analiști de resurse umane. Aceleași informații prezentate unui director financiar trebuie comprimate în două sau trei concluzii principale legate direct de rezultatele afacerii.
Înainte de a construi prezentarea sau raportul, răspundeți la aceste întrebări:
- Ce decizie trebuie să ia acest public?
- Cât context au deja despre sondaj și obiectivele acestuia?
- Cât timp vor avea la dispoziție pentru a revizui sau a asista la prezentare?
- Ce nivel de detaliu statistic vor considera util față de cel copleșitor?
Pentru publicul care se ocupă de conducere, introduceți prezentarea cu cea mai importantă constatare. Pentru publicul care se ocupă de practicieni, puteți adăuga mai multe detalii în straturi. Pentru săli mixte, structurați prezentarea astfel încât concluziile principale să fie primele, iar datele suplimentare să apară mai târziu, astfel încât părțile interesate să poată ieși după concluziile cheie, iar echipa analitică să poată rămâne pentru restul sesiunii.
Pasul 2: Filtrați datele înainte de a le vizualiza
Un sondaj cu 30 de întrebări generează 30 de date, dar asta nu înseamnă că trebuie să le prezinți pe toate cele 30. Majoritatea sondajelor au între trei și cinci constatări care contează cu adevărat pentru deciziile luate. Restul este, în cel mai bun caz, context, în cel mai rău caz, zgomot.
Parcurgeți rezultatele și întrebați-vă: care constatări sunt surprinzătoare, semnificative sau concrete? O întrebare la care 94% dintre respondenți au dat același răspuns nu vă spune aproape nimic util: probabil poate fi redusă. O întrebare la care răspunsurile sunt împărțite brusc între departamente sau la care tendința s-a schimbat semnificativ de la ultimul ciclu de sondaj, își are locul de obicei în prezentare.
Această etapă de filtrare este cea în care majoritatea prezentatorilor nu investesc suficient. Afișarea tuturor lucrurilor pare completă, dar funcționează ca și cum ai evidenția fiecare rând dintr-un manual: când totul este marcat ca important, nimic nu este.
Pasul 3: Alegeți tipurile de diagrame care corespund datelor
Diferite formate de întrebări necesită vizualizări diferite. Utilizarea unui tip de diagramă greșit face ca datele precise să fie mai greu de înțeles.
Întrebări cu o singură alegere și cu variante multiple de răspuns funcționează bine ca diagrame cu bare orizontale. Diagramele cu bare sunt ușor de scanat, gestionează orice număr de categorii și vă permit să sortați răspunsurile după frecvență, astfel încât tiparele să fie imediat vizibile [1]. Diagramele circulare funcționează pentru întrebări cu o singură alegere, cu patru sau mai puține opțiuni, unde proporția dintre poveste și întreg este punctul principal, dar devin dificil de citit cu mai mult de cinci secțiuni.
Scală de evaluare și întrebări Likert sunt cel mai bine reprezentate sub formă de diagrame cu bare suprapuse, unde fiecare bară reprezintă o întrebare, iar segmentele arată distribuția răspunsurilor pe scală [2]. Acest lucru vă permite să comparați modelele de răspuns la mai multe întrebări într-un singur element vizual.
Date despre tendințe, unde comparați rezultatele acestui ciclu cu cele ale unuia anterior, funcționează cel mai bine ca o simplă diagramă cu linii sau o comparație cu bare alăturate. Scopul este de a face direcția schimbării evidentă dintr-o privire.
Răspunsuri text deschise Nu trebuie să fie prezentate ca citate brute (deși câteva citate bine alese pot fi puternice). Norii de cuvinte pot scoate rapid la iveală termenii cei mai frecvent utilizați, ceea ce este util pentru identificarea temelor în seturi mari de răspunsuri.
O regulă consistentă pentru toate tipurile de diagrame: etichetați datele direct pe diagramă, în loc să vă bazați pe legende. Publicul nu ar trebui să fie nevoit să compare o cheie de culori pentru a înțelege ce vede.
Pasul 4: Construiți o narațiune, nu o listă
Diferența dintre o prezentare utilă și una ușor de uitat se reduce adesea la faptul dacă prezentatorul a încercat să spună o poveste sau doar să prezinte cifrele [3].
O structură narativă pentru rezultatele sondajului arată de obicei astfel:
Context: Despre ce a fost vorba în sondaj, cine a răspuns și când a fost realizat? Limitați-vă la un singur diapozitiv sau câteva propoziții. Publicul are nevoie de suficiente informații pentru a avea încredere în date, nu într-un raport metodologic complet.
Constatare cheie: Începeți cu cel mai important rezultat. Formulați-l ca o afirmație, nu ca o întrebare. „Șaizeci și doi la sută dintre angajați spun că nu au suficiente informații despre deciziile care le afectează munca” este o constatare. „Ce părere au angajații despre comunicarea internă?” este o solicitare, nu o constatare.
Detaliu suplimentar: Două sau trei date care adaugă profunzime concluziei din titlu. Aici își câștigă locul diapozitivele cu multe grafice.
Comparație sau context: Cum se compară acest lucru cu o perioadă anterioară de sondaj, cu un indicator de referință din industrie sau cu o altă echipă sau un alt departament? Numerele sunt mai semnificative în raport cu ceva anume.
Implicare: Ce înseamnă această constatare în practică? Aici este momentul în care conectezi datele cu deciziile pe care publicul trebuie să le ia.
Recomandare: Ce ar trebui să se întâmple în continuare? Chiar dacă prezentatorul nu are un răspuns final, prezentarea ar trebui să se încheie cu opțiuni clare, în loc să se lase publicul să-și dea seama singur de implicații.
Pasul 5: Conectați constatările la obiectivele de afaceri
Datele din sondaje care se desprind din prioritățile organizaționale rareori determină acțiuni concrete. Dacă sondajul a fost despre eficacitatea formării, conectați rezultatele la lacunele în competențe care afectează performanța sau retenția. Dacă a fost despre implicarea angajaților, conectați rezultatele la indicatorii de risc de fluctuație a personalului sau de productivitate.
Alinierea datelor la rezultatele care deja preocupă organizația nu este o manipulare. Este context. O constatare conform căreia „38% dintre angajații din divizia de distribuție aplică rareori abilități din training în munca lor zilnică” este mai practică atunci când este asociată cu datele privind fluctuația de personal din aceeași divizie decât atunci când este prezentată izolat.
Pasul 6: Alegeți formatul și livrarea
Modul în care împărtășiți rezultatele ar trebui să fie în concordanță cu publicul și cu urgența descoperirilor [4].
O prezentare live funcționează bine atunci când concluziile sunt semnificative, când te aștepți la întrebări sau când vrei să discuți implicațiile cu grupul în timp real. Prezentarea live îți permite să citești ce se întâmplă în sală și să te adaptezi. Dacă o diagramă îi derutează pe oameni, poți clarifica pe loc.
Un raport scris sau o prezentare partajată este potrivită pentru publicul care trebuie să absoarbă datele în ritmul propriu sau să le partajeze cu persoane care nu au participat la întâlnirea inițială. Rapoartele sunt utile și ca document de referință după o prezentare live.
Pentru evaluările antrenamentului și sondajele puls care rulează în mod regulat, un tablou de bord care afișează rezultatele execuției poate înlocui complet setul periodic. Echipele pot verifica tendințele fără a aștepta o revizuire programată.
Utilizarea AhaSlides pentru prezentarea rezultatelor sondajelor live
AhaSlides este o platformă completă de implicare a publicului, care acoperă sondaje, scale de evaluare, nori de cuvinte, întrebări deschise și sesiuni de întrebări și răspunsuri într-o singură sesiune. Pentru formatorii și facilitatorii care conduc sesiuni live, AhaSlides vă permite să prezentați rezultatele sondajului în timp real, în timpul sesiunii. Rezultatele sondajului, răspunsurile la scala de evaluare și rezultatele norului de cuvinte se actualizează pe măsură ce participanții răspund, astfel încât să puteți partaja concluziile cu sala cât timp conținutul este încă proaspăt, în loc să compilați rezultatele într-un raport care ajunge câteva zile mai târziu.
Acest lucru este util în special pentru evaluările post-training, unde vizualizarea scorurilor agregate de încredere ca grup declanșează adesea o discuție mai sinceră decât citirea unui raport de debriefing la o săptămână după sesiune. Atunci când 60% din sală indică un nivel scăzut de încredere într-o competență cheie și aceste date apar pe ecran în timpul discuției de închidere, acest lucru se schimbă în continuare: formatorii pot remedia imediat lacuna, iar participanții pot vedea că nu sunt singurii în ceea ce au considerat dificil.
AhaSlides exportă răspunsurile și ca date de tip foaie de calcul pentru o analiză mai detaliată după încheierea sesiunii, astfel încât prezentările live și raportarea post-sesiune funcționează pe baza acelorași date, fără pași suplimentari. Gândiți-vă la asta mai puțin ca la un raport de debriefing și mai mult ca la un tabel de marcaj live. Oamenii reacționează diferit atunci când pot vedea cifrele în timp real.
greseli comune pentru a evita
Prezentarea fiecărei întrebări. Publicul nu poate absorbi 25 de date într-o singură întâlnire. Selectați fără milă. Mutați întrebările mai puțin importante într-o anexă, astfel încât datele să fie disponibile dacă sunt solicitate, dar mențineți prezentarea principală concentrată pe trei până la cinci constatări care merită cu adevărat atenția sălii.
Utilizarea tipului de diagramă greșit. O diagramă circulară cu opt felii nu le spune oamenilor nimic. O bară suprapusă care compară distribuțiile Likert pe cinci întrebări le spune multe. Înainte de a finaliza orice element vizual, întrebați dacă un coleg nefamiliarizat cu sondajul l-ar putea interpreta corect în mai puțin de zece secunde. Dacă nu, simplificați sau schimbați formatele.
Sarind peste „și ce dacă”. Datele fără interpretare obligă publicul să tragă propriile concluzii, ceea ce înseamnă adesea că nu trag nicio concluzie. Fiecare constatare ar trebui urmată de o propoziție care să explice de ce este importantă în termeni practici. Dacă nu poți scrie acea propoziție, este posibil ca constatarea să nu aibă ce căuta în prezentare.
Îngroparea titlului. A începe o prezentare de 20 de minute cu cinci minute de metodologie înainte de a ajunge la concluzia principală este o modalitate sigură de a pierde spațiul. Începeți cu cel mai important rezultat pe diapozitivul doi sau trei, apoi oferiți context și detalii pentru cei care doresc.
Prezentarea la un nivel greșit de detaliu. O echipă de conducere are nevoie de o versiune diferită a acelorași date față de echipa care a conceput sondajul. În caz de dubii, pregătiți o versiune rezumativă și păstrați la îndemână o copie de rezervă mai detaliată, pentru a o putea accesa în cazul în care conversația devine mai profundă.
Întrebări frecvente
Cât de lungă ar trebui să fie prezentarea rezultatelor unui sondaj?
Pentru majoritatea publicului care reprezintă lideri sau părți interesate, obiectivul este de 15 până la 20 de minute. De obicei, acesta este suficient timp pentru a acoperi trei până la cinci constatări cheie, a oferi context justificativ pentru fiecare și a încheia cu recomandări. Dacă constatările sunt complexe sau publicul se așteaptă la o prezentare detaliată, 30 de minute reprezintă un maxim rezonabil. Orice interval mai lung ar trebui structurat ca un atelier sau o sesiune de lucru, nu ca o prezentare.
Ce ar trebui să fie trecut în anexă?
Includeți tot ce ați eliminat din prezentarea principală, dar despre care ar putea întreba o persoană interesată curioasă: defalcarea completă pentru fiecare întrebare, divizările demografice, răspunsurile deschise ad litteram și orice note metodologice. Anexa face ca prezentarea principală să fie mai scurtă, fără a face inaccesibilă datele subiacente.
Cum prezinți rezultatele atunci când concluziile sunt neflatrante?
Raportați datele cu precizie și asociați-le cu contextul. Dacă scorurile de implicare au scăzut semnificativ, precizați acest lucru în mod clar, includeți orice factori care ar fi putut contribui la acest lucru și veniți pregătiți cu un răspuns propus. Publicul răspunde, în general, mai bine la constatări sincere, cu un plan clar, decât la rezultate atenuate, care lasă problema reală neenumerată.
Pentru a pune acestea în practică, Creator de sondaje gratuit AhaSlides vă permite să creați, să partajați și să analizați sondaje în câteva minute — în direct într-o sesiune sau trimise ca link independent.
Surse
[1] Alchimer. Diagramă circulară sau grafică cu bare? Prezentarea rezultatelor sondajului. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Înflorește. 5 modalități de a vizualiza eficient răspunsurile la sondaj. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Răzbunare. Cum să prezinți eficient rezultatele sondajului. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Insight7. Principalele metode de prezentare a datelor din sondaje către părțile interesate. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] Institutul Global McKinsey. Era analizei: Concurența într-o lume bazată pe date. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
