Diagramele Gantt par un cod secret al managementului de proiect pe care numai profesioniștii le înțeleg.
Dar nu vă temeți – sunt de fapt destul de simple odată ce decodați modul în care funcționează.
Vă vom explica totul, răspunzând la întrebările dvs. de la ce este o diagramă Gantt până la cum să o utilizați eficient în proiectul dvs.
| Ce este o diagramă Gantt pe Excel? | O diagramă Gantt pe Excel este un tip de diagramă cu bare care vă ajută să vizualizați cronologia proiectului. |
| De ce o numesc diagramă Gantt? | Diagrama Gantt poartă numele lui Henry Gantt, care a popularizat-o în jurul anilor 1910–1915. |
| De ce este bună folosirea diagramei Gantt? | Diagrama Gantt vă ajută să priviți imaginea de ansamblu, să organizați sarcinile în mod eficient și să țineți toată lumea pe drumul cel bun. |
Cuprins
- Ce este o diagramă Gantt
- Pentru ce se folosește o diagramă Gantt?
- Cum arată o diagramă Gantt?
- Ce au în comun diagramele Gantt și diagramele Pert?
- Cum se face o diagramă Gantt
- Software-ul Gantt Chart
- Ce sunt exemplele de diagrame Gantt?
- Takeaways
- Întrebări Frecvente
Ce este o diagramă Gantt
O diagramă Gantt este practic o diagramă care prezintă cronologia proiectului dumneavoastră.
Afișează datele de început și de sfârșit pentru fiecare sarcină, împreună cu dependențele dintre sarcini pentru a vă asigura că totul se face în ordinea corectă. Pur si simplu.
Diagramele Gantt au câteva părți cheie:
- Lista sarcinilor: Fiecare sarcină din proiectul dvs. are propriul rând pe diagramă.
- Cronologia: diagrama conține o axă orizontală care marchează perioade de timp – de obicei zile, săptămâni sau luni.
- Date de începere și de sfârșit: fiecare sarcină primește o bară care arată când începe și se termină de-a lungul cronologiei.
- Dependențe: conexiunile arată dacă o sarcină trebuie finalizată înainte ca alta să poată începe.
Angajați-vă organizația
Începeți discuții semnificative, obțineți feedback util și educați-vă echipa. Înscrieți-vă pentru a primi șablon gratuit AhaSlides
🚀 Luați un test gratuit☁️
Pentru ce se folosește o diagramă Gantt?
Există câteva motive pentru care utilizarea unei diagrame Gantt este bună pentru managementul proiectelor:
• Oferă o reprezentare vizuală clară a cronologiei proiectului. Posibilitatea de a vedea sarcinile, duratele, dependențele și etapele de referință prezentate vizual face ușor de înțeles programul complet dintr-o privire.
• Ajută la identificarea timpurie a problemelor de programare. Privind diagrama Gantt, puteți identifica potențiale blocaje, suprapunerea sarcinilor critice sau lacune în cronologia care ar putea cauza întârzieri. Apoi puteți face ajustări pentru a evita problemele.
• Ajută la comunicarea programului părților interesate. Prin partajarea diagramei Gantt, oferiți colegilor de echipă și clienților o modalitate simplă de a vedea cronologia, proprietarii sarcinilor, dependențele și reperele planificate. Acest lucru promovează transparența și responsabilitatea.
• Face urmărirea progresului clar. Pe măsură ce actualizați diagrama Gantt pentru a afișa sarcinile finalizate, sarcinile în desfășurare și orice modificări, diagrama oferă o vedere „într-o privire” a stării proiectului pentru dvs. și pentru alți membri ai echipei.
• Ajută la gestionarea eficientă a resurselor. Atunci când sarcinile cu dependențe de resurse sunt prezentate vizual, puteți optimiza utilizarea oamenilor, a echipamentelor și a altor active pe toată perioada de timp.
• Permite planificarea scenariilor care ar fi cazul. Prin modificarea duratei sarcinilor, dependențelor și secvențelor pe diagrama Gantt, puteți modela diferite scenarii pentru a determina cel mai bun plan de proiect înainte de a-l implementa în mod real.
Cum arată o diagramă Gantt?
O diagramă Gantt trasează vizual sarcinile pe o linie temporală. Acesta include de obicei:
• O listă de sarcini de-a lungul axei verticale din stânga. Fiecare sarcină are propriul rând.
• O scară de timp orizontală în partea de jos, care arată de obicei incremente cum ar fi zile, săptămâni sau luni.
• Pentru fiecare sarcină, o bară care se întinde de la data de început planificată până la data de încheiere. Lungimea barei indică durata planificată a sarcinii.
• Dependențele dintre sarcini sunt afișate cu linii sau săgeți care leagă sarcinile. Aceasta arată ce sarcini trebuie finalizate înainte ca altele să poată începe.
• Etapele de referință sunt indicate cu linii verticale sau pictograme la anumite date. Ele marchează puncte de control importante sau date limită.
• Resursele atribuite fiecărei sarcini pot fi afișate în barele de activități sau într-o coloană separată.
• Progresul real este uneori indicat prin hashing, umbrire sau porțiuni de codare cu culori ale barelor de activități care reprezintă munca care a fost efectuată.
Ce au în comun diagramele Gantt și diagramele Pert?
Diagramele Gantt și diagramele PERT ambele:
• Sunt instrumente de planificare și management al proiectelor.
• Reprezentați vizual o cronologie a proiectului cu sarcini, repere și durate.
• Ajută la identificarea riscurilor, dependențelor și problemelor potențiale în planul proiectului.
• Poate fi actualizat pentru a reflecta progresul sarcinii și modificările aduse programului.
• Asistență la alocarea și urmărirea utilizării resurselor.
• Facilitează monitorizarea stării și performanței proiectului.
• Îmbunătățiți comunicarea prin furnizarea unei reprezentări vizuale clare a calendarului și a stării proiectului.
Principalele diferențe dintre diagramele Gantt și diagramele PERT sunt:
Diagramele Gantt:
• Afișați datele planificate de început și de sfârșit ale fiecărei sarcini.
• Concentrați-vă mai mult pe programarea și sincronizarea sarcinilor.
• Utilizați un format simplu de diagramă cu bare.
Diagrame PERT:
• Calculați durata așteptată a unei sarcini pe baza estimărilor optimiste, pesimiste și cel mai probabil.
• Concentrați-vă mai mult pe rețeaua logică care determină succesiunea sarcinilor.
• Utilizați un format de diagramă cu noduri și săgeți care arată dependențele și logica dintre sarcini.
Pe scurt, atât diagramele Gantt, cât și diagramele PERT urmăresc să modeleze și să vizualizeze un program de proiect. Ele ajută la planificare, urmărirea progresului și comunicare. Dar diagramele Gantt se concentrează mai mult pe cronologia și sincronizarea sarcinilor, în timp ce diagramele PERT se concentrează mai mult pe logica și dependențele dintre sarcini pentru a determina duratele așteptate.
Cum se face o diagramă Gantt
Crearea diagramei dvs. Gantt într-o foaie de calcul permite urmărirea, actualizarea și planificarea scenariilor „ce ar fi dacă” pe măsură ce proiectul dumneavoastră progresează.
Iată pașii pentru a realiza o diagramă Gantt de bază în managementul proiectelor:
#1 – Enumerați toate sarcinile necesare pentru a vă finaliza proiectul. Împărțiți sarcinile mai mari în subsarcini mai mici și mai ușor de gestionat.
#2 – Estimați durata fiecărei sarcini în unități de timp adecvate pentru proiectul dvs. (zile, săptămâni, luni etc.). Luați în considerare dependențele dintre sarcini.
#3 – Atribuiți proprietari și/sau resurse pentru fiecare sarcină. Identificați orice resurse partajate cu dependențe de sarcini conflictuale.
#4 – Stabiliți data de începere și data limită pentru proiectul dvs. Calculați datele de începere a sarcinii pe baza dependențelor.
#5 – Creați un tabel sau foaie de calcul cu coloane pentru:
- Numele sarcinii
- Durata sarcinii
- Data de începere
- Data încheierii
- Resursă(e) atribuită(e).
- % completat (opțional)
- Dependențe de sarcini (opțional)
# 6 - Trasează sarcinile pe cronologia ta cu bare de la început până la sfârșit.
#7 – Adăugați reprezentări vizuale ale dependențelor dintre sarcini folosind săgeți sau linii.
#8 – Marcați reperele importante pe cronologia dvs. folosind pictograme, umbrire sau linii verticale.
#9 – Actualizați-vă periodic diagrama Gantt pe măsură ce sarcinile sunt finalizate, duratele se modifică sau dependențele se schimbă. Ajustați barele de activități și dependențele după cum este necesar.
#10 – Adăugați o coloană % finalizat sau progres și completați-o în timp pentru a indica starea proiectului dintr-o privire.
#11 – Utilizați cronologia vizuală pentru a identifica problemele de programare, conflictele de resurse sau riscurile care ar putea cauza întârzieri. Faceți ajustări pentru a vă îmbunătăți planul de proiect în mod proactiv.
Software-ul Gantt Chart
Cu atât de multe opțiuni de pe piață, acestea sunt cele care ne atrag atenția pentru caracteristicile lor versatile și interfața necomplicată. Toți, de la șeful dvs. aproape pensionar, până la noul stagiar, ar putea vedea, crea și urmări cu ușurință diagrama Gantt.
#1 – Microsoft Project
• Aplicație completă de management de proiect.
• Facilitează crearea și editarea tabelelor pentru sarcini, resurse, sarcini și date calendaristice.
• Generează automat diagrama Gantt pe baza datelor din tabel.
• Permite calea critică, termenele limită, nivelarea resurselor și alte funcții avansate.
• Se integrează cu Excel, Outlook și SharePoint pentru colaborarea la proiecte.
• Necesită achiziționarea unui abonament lunar sau anual.
#2 – Microsoft Excel
• Simplu să introduceți detaliile sarcinii într-un tabel și să generați o diagramă din aceasta.
• O mulțime de suplimente gratuite sau ieftine pentru diagrame Gantt, cu mai multe șabloane și funcții.
• Interfață familiară pentru majoritatea oamenilor.
• Capacități limitate de management de proiect dincolo de diagramele Gantt de bază.
#3 – Proiectul Gantt
• Aplicație open source de management de proiect concepută special pentru diagramele Gantt.
• Are caracteristici pentru descrierea sarcinilor, alocarea resurselor, urmărirea progresului și generarea de rapoarte.
• Permite repetarea sarcinilor, dependențele de sarcini și calcularea căii critice.
• Interfața poate fi mai puțin intuitivă pentru unii.
• Lipsește integrarea cu alte funcții software și colaborare.
• Descărcare și utilizare gratuită.
#4 – SmartDraw
• Include șabloane de diagrame Gantt proiectate profesional.
• Are funcții pentru crearea automată a cronologiei, editarea prin glisare și plasare și dependențe de sarcini.
• Se integrează cu Microsoft Office pentru schimbul de fișiere și date.
• Interfață relativ ușor de utilizat.
• Necesită abonament plătit, dar oferă o perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.
#5 – Trello
• Instrument de management al proiectelor în stil Kanban.
• Adăugați sarcini ca „cărți” pe care le puteți trage și aranja vizual pe o cronologie.
• Vizualizați sarcini pe mai multe orizonturi de timp, de la săptămâni la luni.
• Atribuiți membri și date limită cardurilor.
• De bază în ceea ce privește gestionarea dependențelor dintre sarcini, gestionarea resurselor și utilizarea activelor și urmărirea progresului către etapele de referință.
#6 – TeamGantt
• Soluție all-in-one, special pentru managementul întregului ciclu de viață al proiectelor.
• Automatizează planificarea și optimizarea cronologiei.
• Vă permite să definiți dependențele sarcinilor, să modelați scenarii „ce ar fi dacă”, să atribuiți și să nivelați resurse pentru mai multe proiecte și să urmăriți progresul în raport cu etapele de referință.
• Vine cu bibliotecă de șabloane și rapoarte de analiză.
• Solicitați un abonament plătit.
#7 – Asana
• Aplicație de management de proiect axată pe managementul sarcinilor.
• Lipsuri: managementul resurselor în cadrul proiectelor, analiza valorii câștigate și planificarea scenariilor ce se întâmplă dacă.
• Versiune gratuită. Niveluri plătite pentru mai multe funcții.
Ce sunt exemplele de diagrame Gantt?
Diagramele Gantt pot fi utilizate într-o varietate de situații. Iată câteva exemple principale:
• Programe de proiect: O diagramă Gantt poate prezenta vizual cronologia oricărui tip de proiect cu sarcini, durate, dependențe și repere. Acest lucru ar putea fi pentru proiecte de construcție, planificare de evenimente, inginerie software, studii de cercetare etc.
• Programe de producție: Diagramele Gantt sunt adesea folosite în producție pentru a planifica ciclurile de producție, arătând programarea tuturor etapelor de la achiziționarea materialelor la asamblare la ambalare și expediere.
• Alocarea resurselor: Diagramele Gantt pot ajuta la optimizarea alocarii resurselor, cum ar fi oameni, echipamente și facilități, în mai multe proiecte de-a lungul timpului. Sarcinile de codificare a culorilor în funcție de resurse pot clarifica acest lucru.
• Urmărirea progresului: diagramele Gantt pentru proiectele în desfășurare pot fi actualizate pentru a arăta datele reale de începere/terminare pentru sarcinile finalizate, derapajul sarcinilor în desfășurare și orice modificări sau întârzieri. Aceasta oferă o vedere a stării proiectului.
• Scenarii ce se întâmplă dacă: ajustând secvențele de sarcini, duratele și dependențele de pe o diagramă Gantt, managerii de proiect pot modela alternative pentru a determina cel mai eficient program înainte de implementare reală.
• Instrument de comunicare: partajarea diagramelor Gantt cu părțile interesate oferă un rezumat vizual al etapelor proiectului, proprietarilor sarcinilor și calendarelor planificate față de cele reale, care stimulează alinierea și responsabilitatea.
În general, diagramele Gantt pot fi aplicate oricărui scenariu în care vizualizarea unei secvențe de sarcini, dependențe și cronologie poate oferi informații pentru a optimiza planurile, a aloca resurse, a urmări progresul și a comunica starea. Exemplele specifice sunt nesfârșite, limitate doar de creativitatea oamenilor și nevoile de claritate și eficiență.
Takeaways
Diagramele Gantt sunt atât de eficiente deoarece traduc cronologie complexe și dependențe ale proiectelor într-o imagine simplă, ușor de înțeles, actualizat și partajat. Beneficiile cheie constau în planificarea îmbunătățită, comunicarea, urmărirea progresului și planificarea, ceea ce îi face favorizați în rândul managerilor de proiect.
Întrebări Frecvente
De ce sunt diagramele Gantt atât de bune?
De ce sunt eficiente diagramele Gantt
- Cronologie vizuală – vedeți planul complet dintr-o privire
- Detectarea timpurie a problemelor – identificați vizual problemele potențiale
- Comunicare – promovează claritatea și responsabilitatea
- Planificare – dependențele și prioritățile devin clare
- Urmărirea progresului – diagrama actualizată arată starea
- Analiza ce ar fi cazul – alternative de model
- Integrare – lucrul cu software de management de proiect
Diagramele Gantt traduc cronologie complexe și dependențe în imagini simple, ușor de înțeles, actualizat și partajat.
Beneficiile provin din planificarea, comunicarea, urmărirea și planificarea îmbunătățite
Care sunt cele 4 componente ale diagramei Gantt?
Diagrama Gantt necesită 4 aspecte: bare, coloane, date și repere.
Diagrama Gantt este o cronologie?
Da – o diagramă Gantt este în mod fundamental o reprezentare vizuală a cronologiei unui program de proiect care ajută la planificare, coordonare și management. Diagrama trasează informațiile despre sarcină pe o axă xy pentru a traduce sincronizarea complexă, dependențele și duratele într-un format simplu, care poate fi scanat.
