Обучение по вопросам конфиденциальности документации с использованием ИИ: как подготовить руководителей административных отделов к оценке инструментов для документирования окружающей среды.

Поставщик предлагает инструмент для документирования разговоров в кабинете врача. Он прослушивает беседу в кабинете и составляет клиническую заметку. Демонстрация впечатляет, и врачи проявляют интерес. Однако в предложении мало говорится о том, как долго хранятся записи и стенограммы, или кто еще может использовать их для улучшения продукта. Административному руководителю, читающему это, приходится решать, стоит ли задавать вопросы, кому обращаться и достаточно ли хорош полученный ответ.

Это иллюстративный сценарий, а не задокументированный случай. Он описывает пробел, который призвано заполнить обучение по вопросам конфиденциальности в сфере ИИ: разрыв между впечатлением от рабочего процесса и возможностью его подвергнуть сомнению.

Данное руководство предназначено для директоров по обучению и развитию персонала в больницах, а также для руководителей отделов информатики или соответствия нормативным требованиям, работающих с ними. В нем рассматривается, как описать проблему с производительностью, диагностировать пробелы в знаниях и контексте, разрабатывать подготовку и практику, анализировать кейсы и оценивать перенос знаний. Речь идет о разработке учебных программ, а не о юридических консультациях. Законодательство о защите персональных данных различается в зависимости от юрисдикции, поэтому ваши собственные специалисты по защите персональных данных и юрисконсульты должны определить правила, которым должны следовать обучающиеся.

Что такое обучение по обеспечению конфиденциальности документации с использованием ИИ?

Обучение по вопросам конфиденциальности документации, созданной с помощью ИИ, готовит руководителей административных отделов к оценке рабочих процессов документирования с использованием ИИ и постановке вопросов конфиденциальности до внедрения инструмента. Задача носит оценочный характер. Учащийся читает предложение, определяет, куда направляется информация о пациенте, сравнивает это с обязательствами организации и решает, что следует спросить, что следует передать на рассмотрение вышестоящему руководству, а что следует отказать в утверждении.

Интересные факты

1. Опишите проблему с производительностью.

Начнем с задачи: оценить рабочие процессы документирования с использованием ИИ и поднять вопросы конфиденциальности. Два момента имеют решающее значение. Оценка подразумевает чтение реального предложения, а не запоминание политики. Вопросы же означают, что результатом будет набор конкретных вопросов, на которые можно ответить, и четкое обоснование необходимости вмешательства, а не вердикт о безопасности инструмента.

Сохранение и обмен данными — хорошие отправные точки, поскольку в предложении эти вопросы могут быть довольно расплывчатыми. Спросите, где хранятся аудиозаписи и стенограммы, как долго, кто имеет к ним доступ и используются ли они для улучшения продукта поставщика. Подобные вопросы полезны только в том случае, если обучающийся понимает, почему они важны.

Полезным ориентиром является руководство Управления по гражданским правам Министерства здравоохранения и социальных служб США (HHS) по облачным вычислениям. В нем говорится, что субъект, подпадающий под действие закона, может использовать облачный сервис для хранения или обработки защищенной электронной медицинской информации только при наличии соглашения о деловом партнерстве с поставщиком, в котором определены разрешенные виды использования и необходимые меры защиты. В нем также говорится, что поставщик, хранящий зашифрованные данные без ключа расшифровки, по-прежнему является деловым партнером. Клиент также сохраняет свои обязанности: он должен проводить собственный анализ рисков, а не полагаться только на договор.Министерство здравоохранения и социальных служб США, Руководство по HIPAA и облачным вычислениям.Эти рекомендации были разработаны до появления инструментов искусственного интеллекта, работающих в фоновом режиме, и не являются специфичными для них, поэтому используйте их в качестве отправной точки, а ваш специалист по вопросам конфиденциальности должен объяснить, как они применяются.

Сформулируйте описание эффективности в одном предложении и попросите руководителя отдела соответствия проверить его: «Получив предложение поставщика инструмента для документирования на основе ИИ, руководитель составляет карту потоков информации о пациентах, перечисляет вопросы хранения и обмена данными, которые остаются открытыми в предложении, и передает нерешенные вопросы соответствующему специалисту».

2. Диагностика пробелов в знаниях и контексте.

Прежде чем что-либо создавать, сравните задачу с тем, что практикуется и оценивается в вашей текущей программе. Три вопроса обычно позволяют отличить пробел в обучении от чего-то другого:

1. Используется ли в современной практике реальная задача? Если обучение по вопросам конфиденциальности представляет собой ежегодный модуль, посвященный общим правилам, то обучающиеся практиковались в распознавании этих правил, а не в их применении к предложению поставщика. Тест по определениям измеряет запоминание, а не оценку.
2. Какова когнитивная нагрузка? В пересмотренной таксономии Блума применение правила к новому предложению и анализ того, где потоки информации находятся выше уровня запоминания. Сопоставление действий с этими уровнями рассматривается в нашем руководстве по соответствие учебных мероприятий таксономии Блума.
3. Что-то ещё, помимо навыков, мешает? Проверьте штат сотрудников, инструменты и процедуры. Руководитель, у которого есть два дня на рассмотрение предложения, нет шаблона для вопросов поставщика или полномочий приостановить покупку, столкнется с трудностями, независимо от уровня его подготовки. Сообщите об этих причинах тем, кто может их устранить.

3. Подготовка и практика проектирования

Как только вы определите, какие пробелы можно восполнить с помощью обучения, поручите каждому этапу отдельную задачу.

Подготовка. Проверьте необходимые знания с помощью краткого диагностического теста: основные термины, касающиеся конфиденциальности, используемые вашей организацией, что считается информацией о пациентах, что такое соглашение о деловом партнерстве и кто принимает решения, касающиеся конфиденциальности. Самостоятельное изучение материала подходит для этого этапа. Повторная проверка подтверждает только необходимые знания.

Практикуйтесь. Используйте имитационные проверки аудита. Учащиеся получают вымышленное предложение от поставщика и контрольный список по вопросам конфиденциальности организации и готовятся к имитационной проверке так же, как и к обычной инспекции: какие доказательства им понадобятся, что они спросят в первую очередь и на что обратят внимание. Включите примеры из ваших собственных предыдущих аудитов, где данные были обезличены и одобрены вашим руководителем по вопросам соответствия.

Обратная связь. Свяжите это с решениями, а не с общей оценкой. «Вы спросили, как долго хранятся стенограммы, и это правильный вопрос, но вы не спросили, может ли поставщик использовать их для обучения своих моделей» — это учит больше, чем «6 из 10».

Ввод данных в режиме реального времени или асинхронная проверка? Очное обучение наиболее эффективно в случаях, когда предложение неоднозначно и обучающимся необходимо услышать, как опытный специалист по вопросам конфиденциальности решает, что стоит передать на рассмотрение вышестоящему руководству. Асинхронного обзора достаточно для сравнения письменного списка вопросов обучающегося с аннотированным образцовым ответом. Некоторые команды используют оба подхода: сначала самостоятельная подготовка, а затем модерируемая сессия по наиболее сложным предложениям.

4. Проработайте реалистичный пример.

Это иллюстративный пример. Перед использованием специалист по вопросам конфиденциальности или информатики должен проверить обоснованность случая и критерии ответа.

Дело. В предложении поставщика инструмента для создания документации, хранящейся в фоновом режиме, говорится, что данные «хранятся в безопасности» и «используются для улучшения наших услуг». В нем не указан срок хранения и не говорится, подпишет ли поставщик соглашение о деловом сотрудничестве с организацией.

Задача. Руководитель проекта рассматривает предложение, перечисляет, что в нем говорится и не говорится о хранении и обмене данными, решает, какие вопросы следует задать поставщику, и указывает, что ему необходимо получить от коллег из отделов по вопросам конфиденциальности или юриспруденции, прежде чем инструмент будет использоваться дальше.

Первая попытка. «Поставщик утверждает, что данные хранятся в безопасности, поэтому я думаю, что всё в порядке. Я сообщу клинической команде, что всё выглядит приемлемо». Это принимает общее утверждение, не проверяя его на практике. Кроме того, это предполагает принятие решения, которое не входит в обязанности обучающегося.

Отправьте отзыв и попробуйте снова. Тренер указывает на две фразы в предложении: «хранится в безопасности» ничего не говорит о сроке хранения, а «используется для улучшения наших услуг» не указывает, включены ли записи или стенограммы. При повторной попытке обучающемуся предлагается превратить каждую фразу в вопрос.

Более убедительная попытка. «В предложении не указан срок хранения аудиозаписей или стенограмм. Я бы запросил и то, и другое. «Улучшение наших услуг» может включать обучение моделей поставщика на основе разговоров с нашими пациентами, поэтому я бы напрямую спросил, предусмотрено ли это и можем ли мы отказаться от этого. Я бы также спросил, подпишет ли поставщик наше соглашение о деловом партнерстве. Я не могу решить, приемлемы ли эти ответы, поэтому я отправлю вопросы и ответы нашему сотруднику, ответственному за конфиденциальность, и приостановлю внедрение до тех пор, пока они их не рассмотрят». Этот ответ перечисляет конкретные пробелы, преобразует их в вопросы и передает решение нужному человеку.

Почему каждый ответ является обоснованным или неполным. Оценивайте каждую попытку по утвержденным критериям, а не по предпочтениям тренера. Первая попытка – это распространенная привычка, но она заканчивается на подтверждении уверенности. Более успешная попытка охватывает запоминание, обмен информацией и согласие, и остается в рамках полномочий обучающегося.

5. Оценить возможности и спланировать передачу.

Подтверждением компетентности является ответ на предложение, с которым обучающийся не сталкивался. Оцените полноту анализа рисков и обоснованность эскалации. Для каждого критерия используется простая шкала от 0 до 2:

Критерии оценки: 0 означает отсутствие или неподтвержденность, 1 — частичность с существенными упущениями, 2 — полноту и обоснованность в соответствии с согласованными критериями. Критические ошибки следует определять отдельно, например, одобрение инструмента для использования с информацией о пациентах до проведения проверки на соответствие требованиям конфиденциальности, чтобы общая оценка не могла скрыть такую ​​ошибку. Данная рубрика является предложением, а не утвержденным стандартом готовности: адаптируйте ее совместно с руководителем отдела информатики или соответствия требованиям и проведите пилотное тестирование. Наше руководство по разработка интерактивных методов обучения с полезной обратной связью показывает, как писать отзывы, которые связаны с принятыми решениями.

Планируйте передачу информации обдуманно. Добавьте последующее обсуждение после того, как обучающиеся ознакомятся с реальным предложением, например, короткий разбор, где каждый участник задаст свои вопросы и расскажет, на что ответил поставщик.

Где интерактивная доставка помогает

Интерактивные форматы помогают участникам подготовиться к обсуждению, не дожидаясь ответа. На онлайн-сессии модератор может показать примерный фрагмент предложения, попросить каждого участника написать первый вопрос, который он бы задал поставщику, а затем показать весь пример перед началом обсуждения. Этот же пример можно использовать для самостоятельной подготовки. AhaSlides поддерживает интерактивное обучение и переключение между онлайн-обучением и самостоятельным изучением материала. Не используйте реальные данные пациентов и реальные контракты с поставщиками, проверяйте любые функции создания контента, обратной связи или отчетности, которые вы планируете использовать, на соответствие собственному рабочему процессу, и рассматривайте ИИ, симуляторы и системную интеграцию как внешние или неподтвержденные, пока не увидите их в действии. Рекомендации по выбору форматов см. в нашей статье. Когда использовать адаптивное, интерактивное и обучение в режиме реального времени?.

Измерьте, что изменилось.

Заранее определите, что продемонстрирует способность обучающихся выполнить задание. Сравните полноту анализа рисков по незнакомому предложению с базовым уровнем и отметьте, были ли оправданы эскалации, когда их проверит сотрудник, ответственный за защиту конфиденциальности. Определите, кто включен в анализ, знаменатель и сроки. Если результаты улучшатся, проверьте, что еще изменилось за тот же период, например, появился новый контрольный список для поставщиков, обновилась политика или изменился состав экспертов, рассматривающих предложения, прежде чем засчитывать обучение.

Ограничения, которые могут остаться

• Условия поставщика. Поставщик может отказать в изменении своих стандартных условий. Хорошая оценка позволяет выявить это на ранней стадии, но обучение не меняет условия контракта.
• Власть. Потенциальный клиент, способный задавать вопросы, но не способный отложить покупку, имеет ограниченный охват аудитории.
• Время. Тщательный анализ требует времени, которое может не быть предусмотрено в планах.
• Обзор дела. Одно из предложений демонстрирует одну закономерность. Оценка не описывает суждения человека в целом.
• Перевод. Результаты выполнения задания в рамках учебного кейса отличаются от результатов, достигнутых под давлением покупателей.

Сообщите об этих проблемах спонсорам на раннем этапе и спланируйте отдельные способы их решения. Обучение улучшает способность потенциальных клиентов оценивать ситуацию. Оно не меняет условий, окружающих принятие решения.

Часто задаваемые вопросы

Что такое обучение по обеспечению конфиденциальности документации с использованием ИИ?

Она готовит руководителей административных отделов к оценке инструментов документирования на основе ИИ, таких как автоматическое ведение записей, а также к постановке конкретных вопросов конфиденциальности, касающихся хранения, доступа и обмена данными, до их внедрения.

Решает ли соглашение с деловым партнером вопрос конфиденциальности?

Нет. Это одна из необходимых мер предосторожности. В рекомендациях Министерства здравоохранения и социальных служб США по облачным вычислениям клиенты по-прежнему проводят собственный анализ рисков, а ваш сотрудник, ответственный за защиту конфиденциальности, решает, что является приемлемым.

Как определить, способны ли потенциальные клиенты оценить инструмент?

Предложите решение, с которым обучающийся еще не сталкивался, и оцените полноту анализа рисков и обоснование необходимости эскалации в соответствии с согласованными критериями. Тест по определениям подтверждает только наличие необходимых предварительных знаний.

Можно ли использовать реальные договоры с поставщиками в процессе обучения?

Используйте вымышленные или обезличенные предложения, и поручите руководителю отдела соответствия утвердить любые материалы, взятые из реальных обзоров. Не включайте информацию о пациентах в учебные материалы.

Когда начать

Выберите один тип предложений, с которыми ваша организация сталкивается часто. Составьте описание эффективности, поручите руководителю отдела информатики или соответствия требованиям проверить вымышленный случай и вопросы, которые возникнут при наличии убедительного ответа, а также разработайте трехкритериальную шкалу с оценкой от 0 до 2 и списком критических ошибок. Проведите пилотное тестирование на небольшой группе, прежде чем внедрять ее в практику.

Чтобы узнать, как можно провести рецензирование предложений в режиме реального времени с вашей командой и затем использовать этот метод в удобном для вас темпе, ознакомьтесь с AhaSlides.