Большинство собраний с участием всего персонала заканчиваются одинаково: череда обновлений от отделов, короткая сессия вопросов и ответов, где задают вопросы три человека, и все уходят в недоумении, зачем вообще нужно было проводить мероприятие для всей компании.
Это прискорбно, потому что при правильном подходе собрание с участием всех сотрудников — один из немногих форматов, где руководство может напрямую обратиться ко всем, услышать, о чем люди действительно думают, и дать всей организации более ясное представление о том, куда все движется. В 2024 году в США вовлеченность сотрудников на работе составляла всего 31%, что является самым низким показателем за десятилетие [1]. Разрыв между тем, что знает руководство, и тем, что понимают сотрудники о направлении развития компании, является одной из главных причин этого.
В этом руководстве рассказывается о том, что такое собрание жителей города, почему важно проводить его качественно и как организовать такое собрание, чтобы люди после него действительно почувствовали, что его время было потрачено не зря.
Что такое собрание в ратуше?
Общее собрание — это запланированное мероприятие для всей компании, на котором руководство сообщает о последних новостях, а сотрудники задают вопросы напрямую. Вопросы и ответы являются основной частью формата, а не второстепенным элементом. Именно это отличает его от стандартного собрания всех сотрудников, которое, как правило, носит более формальный характер и меньше носит разговорный характер.
Этот термин происходит от традиционных собраний жителей городов в ранней американской системе управления, где члены общины встречались с избранными должностными лицами для обсуждения местных решений. Первое зафиксированное собрание жителей города состоялось в 1633 году в Дорчестере, штат Массачусетс. Этот формат распространился и в корпоративной среде, поскольку он подразумевает то же самое: руководство должно быть доступным и подотчетным, а не просто заниматься вещанием.
Зачем вообще проводить собрания с жителями города?
Прежде чем перейти к тому, как это делается, стоит уточнить, для чего на самом деле нужны собрания жителей города.
Наиболее прямая функция – устранение информационного разрыва. Исследование компании Line of Sight показало, что 95% сотрудников не имеют четкого представления о стратегии своей компании или не осведомлены о ней [2]. Информация фильтруется на каждом уровне управления, и к тому моменту, когда она доходит до рядовых сотрудников, она часто бывает неполной или искаженной. Общие собрания дают руководству прямой, нефильтрованный канал связи со всей организацией.
Они также дают понять, что вопросы приветствуются. Сотрудники, которые чувствуют, что их голос слышен на работе, в 4.6 раза чаще показывают лучшие результаты [3]. Даже сотрудники, которые не задают вопросов, получают пользу от честных ответов на вопросы других. Формат вопросов и ответов делает это так, как корпоративная рассылка никогда не сможет.
Доверие – это долгосрочная выгода. Только каждый третий сотрудник твердо убежден, что доверяет руководству своей организации [1]. Это число меняется, когда руководство регулярно появляется, прямо отвечает на сложные вопросы и выполняет свои обещания.
Наконец, важно обеспечить согласованность. Когда отделы маркетинга, проектирования и эксплуатации получают одно и то же сообщение из одного и того же источника одновременно, остается меньше места для несогласованных приоритетов, которые замедляют работу организаций.
3 реальных примера
Домашний депо. В сети магазинов регулярно проводятся собрания с сотрудниками, где рядовые работники могут напрямую обращаться к руководству с вопросами и проблемами. Эти собрания позволили выявить операционные проблемы, которые ранее оставались незамеченными менеджерами, более осведомленными о данных.
Школьный округ Виктор Сентрал (Нью-Йорк). В округе для стратегического планирования используются собрания в формате «общественных слушаний», объединяющие сотрудников, родителей и администрацию для совместной работы над приоритетными задачами. Такой формат позволяет держать всех заинтересованных сторон в курсе событий и уменьшает ощущение того, что решения принимаются за закрытыми дверями.
Буфер. В полностью удалённой компании ежеквартально проводятся общие собрания с большим акцентом на финансовую прозрачность. Сотрудники видят данные о доходах, расходах и численности персонала, а руководство отвечает на вопросы в режиме реального времени. Сообщаемая компанией Buffer продолжительность собраний в 60-90 минут стала практическим эталоном оптимальной продолжительности общего собрания [4].
Как составить повестку дня собрания жителей города
Стандартная встреча с жителями города продолжительностью 60-90 минут хорошо подходит для такой структуры:
11 советов для улучшения работы ратуши
Перед встречей
Заранее пришлите структурированную повестку дня. 64% регулярных совещаний вообще не имеют повестки дня [2]. Отправка повестки дня, даже короткой, сигнализирует о том, что у совещания есть цель, и позволяет сотрудникам подготовить вопросы.
Соберите вопросы заранее. Заранее подготовленные вопросы позволяют руководству подготовить честные ответы, а не импровизировать на деликатные темы. Они также позволяют выявить то, что сотрудники действительно хотят знать, а это часто отличается от того, что руководство предполагает, что они хотят знать.
Назначьте модератора. Человек, отвечающий на вопросы, не должен одновременно управлять очередью вопросов, следить за временем и решать, когда переходить к следующему вопросу. Отдельный модератор следит за ходом сессии.
Во время встречи
Откройте с помощью интерактивного элемента. Опрос в режиме реального времени с вопросом "Какой ваш главный вопрос на сегодня?" или подсказка в виде облака слов дают людям занятие в первые две минуты и показывают, что сессия носит интерактивный характер.
Перерывайте просмотр контента каждые 10-15 минут. Внимание аудитории значительно снижается примерно через 10 минут [2]. Короткий опрос, быстрое поднятие рук или даже смена говорящего восстанавливают внимание.
Используйте анонимный формат вопросов и ответов. 74% сотрудников говорят, что они с большей вероятностью дадут честный отзыв, если канал будет анонимным [3]. Вопросы и ответы в формате «открытого микрофона» больше подходят для экстравертов и старших сотрудников. Инструменты анонимных вопросов позволяют понять, о чем на самом деле думает аудитория.
Задавайте сложные вопросы напрямую. Если на вопрос пока нет ответа, так и скажите, указав сроки, когда это станет возможным. Расплывчатые ответы («мы работаем над этим») быстрее подрывают доверие, чем прямое «пока не могу этим поделиться».
Обратите внимание на соотношение времени. Если обновления затягиваются, а сессия вопросов и ответов сокращается до пяти минут, сотрудники это замечают. Необходимо беречь время, отведенное на вопросы и ответы.
Для виртуальных встреч с жителями города
Проверяйте технологию до начала сеанса, а не во время него. Проблемы со звуком и видео сразу же влияют на вовлеченность. Почти три четверти цифровых работников сообщают о технических задержках во время онлайн-совещаний [2].
Запишите сеанс. Некоторые сотрудники могут находиться в разных часовых поясах или быть недоступны. Запись сигнализирует о том, что вы хотите предоставить доступ к информации всем, а не только тем, кто может присутствовать лично.
Для больших групп используйте отдельные комнаты для обсуждений. На собраниях с участием более 200 человек небольшие дискуссии в малых группах могут генерировать более качественные вопросы, чем одна большая очередь вопросов и ответов.
После встречи
Пришлите письменный отчет в течение 24 часов. Включите в резюме основные обновления, заданные и полученные вопросы, принятые решения, а также любые нерешенные вопросы с ответственными лицами и сроки их решения. Этот краткий обзор часто оказывается полезнее самой встречи для тех, кому необходимо будет обратиться к конкретным решениям позже.
Инструменты для проведения собраний жителей города
Платформа для проведения встреч обрабатывает видео. Однако большинство платформ плохо справляются с участием в режиме реального времени: сбором вопросов в прямом эфире, проведением опросов во время сессии и предоставлением возможности молчаливым участникам внести свой вклад.
AhaSlides интегрируется с совещаниями в качестве интерактивного слоя. Вы можете проводить опросы в режиме реального времени, создавать облака слов, анонимные вопросы и ответы, а также задавать вопросы для оценки, не переключаясь между вкладками и не требуя от сотрудников ничего скачивать. Результаты отображаются в режиме реального времени, поэтому вопрос типа «Какая из этих тем для вас наиболее важна?» может мгновенно повлиять на повестку дня совещания, а не появиться в опросе после мероприятия, на который никто не отреагирует.
Эта оперативность имеет значение. Когда сотрудники видят отражение своих ответов в ходе сессии, последующее обсуждение, как правило, получается более откровенным, чем при подготовленной презентации руководства.
Виртуальное обучение против очного: что меняется?
Формат меняется чаще, чем большинство людей планируют.
Личное присутствие имеет одно большое преимущество: ощущение присутствия. Лидеры физически находятся в комнате, что сигнализирует о приверженности делу таким образом, который экран не может полностью воспроизвести. Риски в основном носят логистический характер. Неправильное расположение микрофона означает, что люди в заднем ряду пропустят половину разговора. Расстановка мест, при которой лидеры находятся в передней части зала, как в театре, укрепляет иерархию, а не открытость. Небольшие исправления, но о них стоит подумать.
Виртуальный формат устраняет географический барьер, что чрезвычайно важно для распределенных команд. Он также упрощает анонимное участие, поскольку сотрудники и так находятся за экраном. Главный риск — это отвлечение внимания. Люди проверяют электронную почту, отключают микрофоны и теряют интерес, причем таким образом, что это незаметно для докладчика. Структурированное взаимодействие на протяжении всей сессии, а не только в конце, — наиболее эффективный способ удержать внимание участников.
Гибридный формат — самый сложный для правильной организации. Практически всегда доминирует очное взаимодействие, и удаленные участники в итоге чувствуют себя зрителями, наблюдающими за реальной встречей где-то в другом месте. Если вы проводите гибридную конференцию, решение должно быть продуманным: назначьте отдельного модератора для удаленного канала, направляйте вопросы удаленных участников в тот же раздел вопросов и ответов, что и вопросы участников очной встречи, и как минимум дважды за время сессии явно обращайтесь к удаленной группе.
Как часто следует проводить собрания с жителями города?
Универсального ответа нет, но исследования показывают, что частота проведения собраний коррелирует со стадией роста компании [4]. Быстрорастущие организации, как правило, выигрывают от ежемесячных собраний, поскольку быстрые изменения означают, что сотрудникам необходимы регулярные обновления, чтобы оставаться в курсе событий. Стабильные организации часто считают, что достаточно ежеквартальных собраний. Ежегодные собрания компании способствуют соблюдению правил и сохранению традиций, но сами по себе они редко бывают достаточными для поддержания согласованности действий.
Практический вариант по умолчанию: ежеквартальные общие собрания для всей компании, а также ежемесячные сессии на уровне отделов (10-30 человек). Именно на небольших встречах происходит наиболее полезная сессия вопросов и ответов, поскольку сотрудники охотнее задают конкретные вопросы в небольшой группе.
Типичные ошибки, чтобы избежать
Самая распространенная ошибка — превращение собрания в презентацию. Если руководство говорит 80% времени и отвечает на три вопроса в конце, сотрудники быстро понимают, что их вклад на самом деле не имеет значения. Вопросы и ответы должны восприниматься как главное событие, а не как то, что вырезают, когда обновления затягиваются.
Фильтрация вопросов — самый быстрый способ потерять доверие. Если предварительно отправленные вопросы проходят проверку до того, как их увидит руководство, или если модераторы постоянно пропускают сложные вопросы, информация распространяется. Сотрудники перестают задавать действительно важные вопросы и начинают воспринимать формат как театральное представление.
Отсутствие последующих действий наносит почти такой же вред. Общее собрание, на котором даются ответы на вопросы, но видимых изменений нет, хуже, чем полное отсутствие собрания. Люди помнят, когда обещания не выполняются. Электронное письмо с кратким обзором, в котором четко указаны ответственные лица и сроки, замыкает этот порочный круг.
Наконец, непостоянная частота проведения собраний приучает сотрудников ассоциировать их с плохими новостями. Если такой формат появляется только после увольнений или сложного квартала, именно такая ассоциация и формируется. Регулярность же превращает такие собрания в инструмент коммуникации, а не в средство управления кризисными ситуациями.
Источники
[1] Гэллап. Отчет «Состояние глобального рынка труда в 2024 году». https://www.gallup.com/workplace/349484/state-of-the-global-workplace.aspx
[2] Pigeonhole Live. Более 25 статистических данных и тенденций, которые помогут улучшить ваши корпоративные собрания в 2025 году. https://blog.pigeonholelive.com/company-town-hall-statistics. Собирает данные из источников Line of Sight, Flowtrace, The Gathering Effect, Owl Labs и Event Tech Live.
[3] Исследование Forbes / Salesforce, цитируется в: Pigeonhole Live. Более 25 статистических данных и тенденций, которые помогут улучшить ваши корпоративные собрания в 2025 году. https://blog.pigeonholelive.com/company-town-hall-statistics
[4] Pigeonhole Live. Более 25 статистических данных и тенденций, которые помогут улучшить ваши корпоративные собрания в 2025 году. Приводятся данные Buffer, ClickUp и Hoppier по показателям продолжительности и частоты показов. https://blog.pigeonholelive.com/company-town-hall-statistics
