Встречи в бизнесе знакомы тем, кто занимает руководящие должности, такие как менеджеры проектов или старшие должности в компании. Эти собрания необходимы для улучшения общения, поощрения сотрудничества и продвижения успеха в организации.
Однако не все могут быть осведомлены об определениях, типах и целях этих собраний. Эта статья служит исчерпывающим руководством и содержит советы по проведению продуктивных деловых встреч.
Что такое деловая встреча?
Деловая встреча — это встреча людей, которые собираются вместе, чтобы обсудить и принять решения по конкретным темам, связанным с бизнесом. Цели этой встречи могут включать информирование членов команды о текущих проектах, планирование будущих усилий, решение проблем или принятие решений, влияющих на всю компанию.
Деловые встречи могут проводиться лично, виртуальныйили сочетание того и другого и может быть формальным или неформальным.
Цель деловой встречи — обмен информацией, согласование членов команды и принятие решений, которые помогут бизнесу достичь своих целей.
Типы встреч в бизнесе
В бизнесе есть несколько типов встреч, но 10 распространенных типов включают в себя:
1/ Ежемесячные собрания команды
Ежемесячные собрания команды — это регулярные встречи членов команды компании для обсуждения текущих проектов, назначения задач и информирования и согласования людей. Эти встречи обычно проходят ежемесячно, в один и тот же день, и длятся от 30 минут до нескольких часов (в зависимости от размера группы и объема информации).
Ежемесячные собрания команды дают членам команды возможность и рекомендации для обмена информацией и идеями, обсуждения хода проекта и проверки того, что все работают над достижением одной цели.
Эти собрания также можно использовать для решения любых задач или проблем, с которыми сталкивается команда, определения решений и принятия решений, влияющих на направление проекта или работу команды.
An всеобщая встреча это просто собрание с участием всех сотрудников компании, то есть ежемесячное собрание команды. Это регулярная встреча – может быть, раз в месяц – и обычно проводится руководителями компании.
2/ Стоячие встречи
Ассоциация стендап встреча, также известное как ежедневная стоянка или ежедневная встреча по схватке, представляет собой тип коротких встреч, обычно продолжительностью не более 15 минут, которые проводятся ежедневно, чтобы предоставить команде быстрые обновления о ходе проекта или выполненной рабочей нагрузке, планировать работать сегодня.
В то же время это помогает выявлять и устранять препятствия, с которыми сталкиваются члены команды, и то, как они влияют на общие цели команды.
3/ Совещания по обновлению статуса
Встречи по обновлению статуса сосредоточены на предоставлении обновлений от членов команды о ходе их проектов и задач. Они могут происходить чаще, чем ежемесячные встречи, например еженедельные.
Цель совещаний по обновлению статуса, конечно, состоит в том, чтобы обеспечить прозрачное представление о ходе каждого проекта и выявить любые проблемы, которые могут повлиять на успех проекта. Эти встречи не будут увязнуть в таких вопросах, как обсуждение или решение проблем.
В более крупном масштабе собрание по обновлению статуса также можно назвать «Встреча в ратуше', Собрание муниципалитета — это просто запланированное собрание всей компании, на котором основное внимание уделяется ответам руководства на вопросы сотрудников. Поэтому эта встреча включала в себя сессию вопросов и ответов, что делало ее более открытой и менее шаблонной, чем любые другие встречи!
4/ Встречи по решению проблем
Это встречи, которые вращаются вокруг выявления и решения проблем, кризисов или проблем, с которыми сталкивается организация. Они часто бывают неожиданными и требуют привлечения сотрудников из разных отделов или команд для совместной работы и поиска решений конкретных проблем.
На этой встрече эти участники поделятся своими взглядами, совместно определят коренные причины проблем и предложат возможные решения. Чтобы эта встреча была эффективной, их следует поощрять к открытому и честному обсуждению, избегать обвинений и сосредоточиться на поиске ответов.
5/ Встречи для принятия решений
Эти встречи имеют целью принятие важных решений, влияющих на направление проекта, команды или всей организации. Участниками обычно являются лица, обладающие необходимыми полномочиями для принятия решений и опытом.
Это совещание должно быть заранее предоставлено всей соответствующей информацией, необходимой заинтересованным сторонам. Затем, чтобы обеспечить выполнение решений, принятых на собрании, устанавливаются последующие действия с указанием времени завершения.
6/ Мозговые штурмы
Мозговые штурмы сосредоточены на создании новых и инновационных идей для вашего бизнеса.
Лучшая часть сеанса мозгового штурма заключается в том, как он способствует командной работе и изобретательности, привлекая коллективный разум и воображение группы. Каждый может высказывать свое мнение, черпать идеи друг у друга, предлагать оригинальные и передовые решения.
7/ Совещания по стратегическому управлению
Совещания по стратегическому управлению это встречи высокого уровня, на которых основное внимание уделяется обзору, анализу и принятию решений относительно долгосрочных целей, направления и результатов деятельности организации. Высшее руководство и команда руководителей посещают эти встречи, которые проводятся ежеквартально или ежегодно.
Во время этих встреч организация рассматривается и оценивается, а также конкурентоспособность или выявляются новые возможности для роста и улучшения.
8/ Стартовые встречи проекта
A стартовое собрание проекта встреча, знаменующая официальный старт нового проекта. Он объединяет ключевых лиц из проектной группы, включая руководителей проекта, членов команды и заинтересованных лиц из других отделов, для обсуждения целей, задач, сроков и бюджетов.
Это также дает возможность руководителю проекта установить четкие каналы связи, установить ожидания и убедиться, что члены команды понимают свои роли и обязанности.
Это одни из самых распространенных типов встреч в бизнесе, и формат и структура могут меняться в зависимости от размера и типа организации.
9/ Вводные встречи
An ознакомительная встреча Это первая официальная встреча членов команды и ее лидеров, чтобы определить, хотят ли участвующие лица строить рабочие отношения и сохранять приверженность команде в будущем.
Эта встреча направлена на то, чтобы дать членам команды время, чтобы побыть вместе, чтобы узнать историю, интересы и цели каждого участника. В зависимости от ваших предпочтений и предпочтений вашей команды, вы можете назначать ознакомительные встречи формальными или неформальными, в зависимости от различных контекстов.
10/ Собрания муниципалитета
Эта концепция возникла на местных городских собраниях Новой Англии, на которых политики встречались с избирателями для обсуждения проблем и законодательства.
Сегодня встреча в ратуше — это запланированное собрание всей компании, на котором руководство отвечает на вопросы непосредственно сотрудников. Это обеспечивает открытое общение и прозрачность между руководством и персоналом. Сотрудники могут задавать вопросы и получать немедленную обратную связь.
Ответ Найти важные вопросы
Не пропустите ни секунды с AhaSlides. бесплатный инструмент для вопросов и ответов. Будьте организованными, прозрачными и отличными лидерами.
Как проводить встречи в бизнесе
Для того, чтобы удачной встречи, во-первых, вы должны отправить электронное письмо с приглашением на встречу.
Проведение эффективных встреч в бизнесе требует тщательного планирования и подготовки, чтобы собрание было продуктивным и достигало намеченных целей. Следующие советы помогут вам продуктивно проводить деловые встречи:
1/ Определите цель и задачи
Определение цели и задач деловой встречи имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы встреча была продуктивной и приводила к ожидаемому результату. Им необходимо обеспечить следующее:
- Цель. Убедитесь, что у встречи есть цель обсудить конкретные темы, принять решения или сообщить новости. Вам нужно определить, почему встреча необходима и ожидаемый результат.
- Цели. Цели деловой встречи — это конкретные, измеримые результаты, которых вы хотите достичь к концу встречи. Они должны соответствовать общей цели встречи с графиком, KPI и т. д.
Например, встреча для обсуждения запуска нового продукта должна иметь цели, соответствующие общей цели увеличения продаж или увеличения доли рынка.
2/ Подготовьте повестку дня встречи
A повестка дня встречи служит дорожной картой для встречи и помогает вести дискуссию целенаправленно и в нужном направлении.
Таким образом, подготовив эффективную повестку дня, вы можете обеспечить продуктивность и целенаправленность деловых встреч, а также то, что все будут знать, что обсуждать, чего ожидать и чего необходимо достичь.
3/ Пригласите нужных участников
Подумайте, кто должен присутствовать на собрании, исходя из их роли и тем для обсуждения. Приглашайте только тех, кому необходимо присутствовать, чтобы собрание прошло гладко. Некоторые факторы, которые следует учитывать при выборе подходящих участников, включают пригодность, уровень знаний и авторитет.
4/ Эффективно распределяйте время
Убедитесь, что вы выделяете достаточно времени для каждой темы в своей повестке дня, принимая во внимание важность и сложность каждого вопроса. Это поможет гарантировать, что всем темам будет уделено все внимание и что встреча не затянется.
Кроме того, вы должны максимально придерживаться расписания, но при этом быть достаточно гибким, чтобы при необходимости вносить изменения. Вы также можете делать короткие перерывы, чтобы помочь участникам перезарядиться и переориентироваться. Это может поддерживать энергию и интерес собрания.
5/ Сделайте встречи более интерактивными и увлекательными
Сделайте деловые встречи более интерактивными и увлекательными, поощряя всех участников высказываться и делиться своими мыслями и идеями. А также с помощью интерактивных действий, таких как живые опросы or мозговые штурмы а вращающиеся колеса помогают участникам быть вовлеченными и сосредоточенными на обсуждении.
Или используйте AhaSlides готовая библиотека шаблонов попрощаться со скучными встречами и остекленевшими глазами.
Проверьте: 20+ онлайн-развлечений Игры Ледокол для лучшего взаимодействия, или 14 вдохновляющих Игры для виртуальных встреч, с лучшими 6 встречи хаки вы можете найти в 2024 году!
6/ Протокол встречи
Принимая протокол заседаний во время деловой встречи является важной задачей, которая помогает задокументировать основные обсуждения и решения, принятые во время встречи. Это также помогает повысить прозрачность и гарантирует, что все находятся на одной странице, прежде чем перейти к следующему собранию.
7/ Отслеживание действий
Следя за действиями, вы можете убедиться, что решения, принятые во время встречи, претворены в жизнь, и что все четко понимают свои обязанности.
И ВСЕГДА собирайте отзывы участников, чтобы сделать предстоящие деловые встречи еще лучше — вы можете поделиться отзывами после завершения, по электронной почте или в виде слайдов презентации. Это делает встречи не утомительными и всем весело💪
Получите бесплатные шаблоны опросов для ваших встреч!
Зарегистрируйтесь бесплатно и возьмите то, что вы хотите из библиотеки шаблонов!
🚀 Бесплатные шаблоны ☁️
Основные выводы
Надеюсь, с этой статьей АгаСлайды, можно выделить виды встреч в бизнесе и их цели. Кроме того, следуя этим шагам и передовым методам, вы можете помочь сделать ваши деловые встречи эффективными, сфокусированными и давать желаемые результаты.
Эффективное проведение деловых встреч может помочь улучшить общение, сотрудничество и успех внутри организации и является ключевым компонентом успешного управления бизнесом.
Часто задаваемые вопросы
Почему встречи важны в бизнесе?
Встречи позволяют эффективно общаться как сверху, так и снизу внутри организации. Можно поделиться важными обновлениями, идеями и отзывами.
Какие встречи должны проводиться в бизнесе?
– Собрания всех сотрудников/сотрудников: собрания в масштабах всей компании для обмена обновлениями, объявлениями и улучшения взаимодействия между отделами.
– Встречи с руководством/руководством: для высшего руководства обсуждают стратегию, планы на высоком уровне и принимают ключевые решения.
– Встречи отделов/команд: позволяют отдельным отделам/командам синхронизироваться, обсуждать задачи и решать проблемы в пределах своей компетенции.
– Встречи по проектам: для планирования, отслеживания прогресса и устранения препятствий для отдельных проектов.
– Индивидуальные встречи: индивидуальные встречи между менеджерами и непосредственными подчиненными для обсуждения работы, приоритетов и профессионального развития.
– Встречи по продажам: для команды продаж для анализа производительности, определения возможностей и планирования стратегии продаж.
– Маркетинговые встречи: используются маркетинговой командой для планирования кампаний, составления календаря контента и измерения успеха.
– Совещания по бюджету/финансам: для финансового анализа расходов по сравнению с бюджетом, прогнозирования и обсуждения инвестиций.
– Встречи по найму: для проверки резюме, проведения собеседований и принятия решений о новых вакансиях.
– Обучающие встречи: для планирования и проведения адаптационных занятий и занятий по развитию навыков для сотрудников.
– Встречи с клиентами: для управления отношениями с клиентами, получения обратной связи и определения будущей работы.
