Деловое совещание эффективно только тогда, когда его формат соответствует цели. Мозговой штурм, проводимый в формате обновления статуса, губит идеи, а совещание по принятию решений, проводимое в формате мозгового штурма, никогда не приводит к решению. В этом руководстве рассматриваются 10 типов совещаний, которые проводит большинство компаний, для чего предназначено каждое из них, сколько времени оно должно длиться и как сделать его полезным.
Для масштаба, Harvard Business Review Согласно отчетам, руководители проводят на совещаниях почти 23 часа в неделю, по сравнению с менее чем 10 часами в 1960-х годах. Правильный выбор типа совещаний и их грамотное проведение позволяют значительно сэкономить это время.
Что такое деловая встреча?
Деловое совещание — это встреча людей, которые собираются вместе, чтобы обменяться информацией, решить проблемы или принять решения по рабочим вопросам. Оно может быть очным, виртуальным или гибридным, формальным или неформальным, от 10-минутного ежедневного совещания до полноценной плановой сессии на целый день. Всех хороших совещаний объединяет общая цель: к концу должно быть достигнуто какое-то движение вперед.
Краткое руководство: какой тип встречи вам нужен?
| Если вам это необходимо... | Запустите... | Типичная длина |
|---|---|---|
| Обеспечьте согласованность приоритетов в команде. | Ежемесячное совещание команды | 30 до 60 минут |
| Быстродействующие поверхностные блокираторы | Стоячий | До 15 минут |
| Отслеживайте прогресс в достижении целей. | Совещание по обновлению статуса | 30 минут |
| Исправьте то, что пошло не так. | Встреча по решению проблем | 45 до 60 минут |
| Примите одно четкое решение. | Совещание по принятию решений | 30 до 60 минут |
| Сгенерировать варианты | Мозговой штурм | 45 до 60 минут |
| Определите долгосрочное направление | Стратегическое совещание по управлению | Полдня или больше |
| Начните проект правильно. | Стартовая встреча проекта | 60 до 90 минут |
| Помогите людям познакомиться друг с другом | Ознакомительная встреча | 30 минут |
| Пусть руководители отвечают на вопросы сотрудников. | Встреча в ратуше | 45 до 60 минут |
Указанная продолжительность является скорее отправной точкой, чем правилом. Сокращайте продолжительность любых совещаний, которые заканчиваются раньше времени.
10 типов деловых встреч
1. Ежемесячные командные встречи
Ежемесячное командное собрание — это регулярная проверка прогресса, на которой команда оценивает предстоящую работу и согласовывает приоритеты. Оно оправдано, когда нужно обсудить больше вопросов, чем позволяет короткое совещание. Обычно оно превращается в сброс информации: если все обсуждаемое можно было отправить по электронной почте, отправьте письмо и используйте собрание только для обсуждения препятствий, решений, затрагивающих нескольких человек, и изменений направления работы.
Не путайте это с всеобщая встреча, которая объединяет всю компанию, как правило, под руководством высшего звена, а не отдельную команду.
2. Совещания «вне поля»
Ежедневное совещание, также называемое скрам-скрамом, — это короткая ежедневная проверка, проводимая менее чем за 15 минут. Atlassian Описывается как быстрая встреча по кругу, где каждый отвечает на три вопроса: чего я добился вчера, что я буду делать сегодня и что мне мешает. Ограничение по времени превращает это в инструмент координации, а не в отчет о состоянии дел. Ежедневные совещания подходят для команд, работающих над общим проектом изо дня в день. Для распределенных команд письменное совещание в общем канале может выполнить ту же задачу без необходимости планирования.
3. Совещания по обновлению статуса.
Обновления статуса обычно проводятся еженедельно и отслеживают прогресс в достижении конкретных целей. В отличие от обычного совещания, здесь вопрос заключается в том, идет ли проект по плану, насколько он опережает или отстает, и что это означает для следующего этапа. Необходимо придерживаться структурированного подхода: все участники отчитываются в одном формате, а все, что требует реального обсуждения, рассматривается на отдельном совещании, чтобы 30-минутное обновление не превратилось в незапланированный часовой перерыв.
4. Совещания по решению проблем
Такие совещания организуются, когда что-то пошло не так или вот-вот пойдет не так, и группе необходимо диагностировать проблему и согласовать решение. Часто они незапланированные и могут привлекать людей из разных отделов. Сосредоточьтесь на проблеме, а не на поиске виновных, и завершите обсуждение согласованным решением, назначением ответственного лица и установлением крайнего срока. Предварительно отправьте необходимые данные, чтобы все участники имели одинаковое представление о сути проблемы.
5. Совещания по принятию решений
Совещание по принятию решений проводится для вынесения одного решения, требующего участия или одобрения нескольких человек. Пригласите всех, чье согласие необходимо, и никого больше. Запишите решение в виде одного вопроса, прежде чем назначать совещание: «Следует ли перенести запуск с 3-го квартала на 4-й?» — это совещание по принятию решений, а «Что мы думаем о сроках запуска?» — нет. После совещания зафиксируйте принятое решение и его обоснование, чтобы оно не было возобновлено через несколько месяцев.
6. Мозговые штурмы
Мозговой штурм генерирует идеи; их оценка происходит позже. Когда и то, и другое происходит одновременно, инстинкт оценки подавляет идеи, и в итоге остается короткий список безопасных предложений. Первую часть посвятите генерации идей без комментариев, а вторую — их группировке и ранжированию. word cloud Или же открытый формат слайда позволяет более тихим людям внести свой вклад одновременно со всеми остальными, вместо того чтобы ждать паузы в разговоре.
7. Стратегические управленческие совещания
Стратегические совещания — это встречи, на которых высшее руководство рассматривает долгосрочные направления развития, оценивает результаты работы в соответствии со стратегическими целями и определяет приоритеты на предстоящий квартал или год. Как правило, они проводятся ежеквартально или ежегодно и требуют тщательной подготовки: необходимо ознакомиться с материалами как минимум за 48 часов, чтобы обсуждение не было поверхностным. Результатом должно стать четкое перечисление приоритетов и решений, а не список вопросов, которые следует «подробнее изучить». Более подробная информация содержится в нашем руководстве по стратегическим совещаниям. совещание по стратегическому руководству.
8. Совещания по запуску проекта
A стартовое собрание проекта Это событие знаменует собой официальное начало проекта. Оно объединяет руководителя проекта, команду и заинтересованные стороны для обсуждения того, чего должен достичь проект, кто за что отвечает, как команда будет взаимодействовать и как выглядит успех. Это также самый простой и недорогой момент для выявления предположений и рисков, прежде чем работа наберет обороты в одном направлении.
9. Ознакомительные встречи
An ознакомительная встреча Это происходит, когда кто-то присоединяется к команде, когда две группы начинают работать вместе или когда человек переходит на новую должность. Цель — выстроить взаимоотношения: узнать о прошлом, стиле работы и ожиданиях. Открытые беседы, как правило, быстро затухают, поэтому дайте людям что-нибудь конкретное для обсуждения, например, короткий вопрос или небольшую совместную задачу.
10. Собрания в ратуше
A встреча в ратуше Это запланированное общекорпоративное или общеотдельное мероприятие, на котором руководители делятся новостями и отвечают на вопросы сотрудников. Википедия. Отмечается, что формат смоделирован по образцу собраний жителей городов Новой Англии, которые восходят к XVII веку, но участники собрания не голосуют по обязательным для принятия решений. Ценность заключается в прозрачности и двусторонней коммуникации, и это зависит от того, насколько правдивы вопросы и ответы. Предварительно отобранные простые вопросы сводят на нет всю цель, поэтому предоставьте сотрудникам возможность анонимно задавать вопросы до и во время сессии.
Как эффективно проводить любые совещания
Формат меняется в зависимости от 10 типов совещаний, но привычки, которые делают посещение встречи полезным, остаются неизменными.
- Определите цель до того, как составите расписание. Можете ли вы сказать, какое решение будет принято, какая информация будет предоставлена или какая проблема будет решена? Если нет, то, вероятно, встреча пока не нужна.
- Сформулируйте повестку дня. A повестка дня встречи Это помогает поддерживать дискуссию в нужном русле и дает людям возможность подготовиться. Достаточно списка тем с указанием времени на каждую.
- Пригласите нужных людей. Привлеките к обсуждению тех, чье мнение или авторитет необходимы, а всем остальным отправьте заметки.
- Уделите каждой теме достаточно времени. Для сложных заданий заложите больше времени, придерживайтесь расписания и делайте короткие перерывы, если задание длится более часа.
- Сделайте его интерактивным. На совещании, где говорит один человек, а все остальные слушают, внимание быстро теряется. опросыБыстрые ответы на вопросы и открытые вопросы поддерживают интерес участников. Бесплатно. AhaSlides Этот тарифный план рассчитан на 50 участников, что достаточно для большинства командных собраний.
- Зафиксируйте принятые решения и проведите последующие действия. В протоколе достаточно зафиксировать принятые решения, назначенные действия, ответственных за каждое из них и сроки их выполнения. Отправьте протокол в течение 24 часов, а затем запросите обратную связь, чтобы улучшить следующее совещание.
Типичные ошибки, чтобы избежать
- Использование неподходящего типа для достижения цели. Определите, какой результат вам нужен, а затем выберите формат, который его обеспечит.
- Пригласить слишком много людей. Большие помещения замедляют принятие решений и снижают вовлеченность каждого человека.
- Пропускаем последующую встречу. Решение, не зафиксированное в письменном виде, имеет тот же эффект, что и отсутствие решения.
- Разрешить регулярным встречам запускаться в автоматическом режиме. Раз в несколько месяцев спрашивайте себя, по-прежнему ли встреча выполняет свою первоначальную цель. Если нет, отмените ее или измените формат.
Часто задаваемые вопросы
Почему встречи важны в бизнесе?
Совещания позволяют информации, идеям и обратной связи распространяться по всей организации, и это самый быстрый способ согласовать решения между всеми участниками.
Какие встречи должны проводиться в бизнесе?
В большинстве компаний используется сочетание общих собраний, совещаний руководства, командных совещаний, проектных совещаний и индивидуальных встреч, а также специализированных сессий, таких как обзоры продаж, маркетинга, финансов и найма персонала, тренинги и встречи с клиентами. Начните с 10 типов, перечисленных выше, и добавляйте другие только там, где это необходимо для достижения четкой цели.
Какова должна быть продолжительность деловой встречи?
Продолжительность совещания должна быть максимально короткой, насколько это позволяет цель. Ежедневные совещания должны длиться менее 15 минут, совещания по обновлению статуса и принятию решений — около 30 минут, а стратегические или плановые совещания должны продолжаться полдня или более.
В чём разница между «стендап-совещанием» и «совещанием по обновлению статуса»?
Ежедневное совещание (stand-up) — это очень короткая проверка выполнения отдельных задач и выявления препятствий. Обновление статуса обычно проводится еженедельно и позволяет оценить, насколько успешно продвигается весь проект к достижению поставленных целей.
