Грамотно составленная повестка дня устанавливает четкие цели и ожидания, чтобы каждый понимал свою задачу и что должно произойти до, во время и после встречи. В этом руководстве рассматривается, почему важна повестка дня, восемь шагов для ее составления и примеры (с шаблонами), которые вы можете использовать на своей следующей встрече.
Почему на каждом совещании должна быть повестка дня
Совещания отнимают много рабочего времени. Исследование Harvard Business Review показало, что руководители тратят на них почти 23 часа в неделю, по сравнению с менее чем 10 часами в 1960-х годах.Перлоу, Хэдли и Юн, «Прекратите безумие совещаний», 2017 г.). Ежедневник поможет вам целенаправленно использовать это время. Он:
- Уточните цель и задачи. и не позволяйте обсуждению идти по плану во время встречи.
- Управляйте временем и темпом.Таким образом, бессмысленных споров становится меньше.
- Установите ожидания для участников и убедитесь, что учтены все пункты решения и плана действий.
- Поощрять подотчетностьПотому что у каждого предмета есть владелец.
Одно предостережение, вытекающее из результатов исследования: исследователь Стивен Рогельберг утверждает, что его исследование показывает, что наличие повестки дня имеет значение. Само по себе это никак не способствует повышению эффективности совещания.и что руководители часто просто «ставят другую дату в начало повестки дня» и повторяют повестку прошлой недели. Приведенные ниже шаги касаются составления повестки дня, которая разработана специально для этого совещания, а не скопирована с предыдущего.
8 ключевых шагов для составления эффективной повестки дня совещания
1. Определите тип встречи.
Разные встречи предполагают участие разных людей, имеют разные форматы и цели, поэтому сначала определитесь с типом встречи.
- Стартовая встреча проекта: обзор целей проекта, сроков, бюджета и ожиданий.
- Общее собрание сотрудников: общекорпоративное собрание, на котором обсуждаются результаты работы, цели и планы, а также формируется общее понимание направления развития.
- Встреча в ратушеСотрудники задают вопросы, получают актуальную информацию и оставляют отзывы высшему руководству.
- Стратегическое совещание по управлениюВысшее руководство планирует долгосрочное направление развития.
- Виртуальная командная встреча: презентации, дискуссии и интерактивные мероприятия по видеосвязи или в чате.
- Мозговой штурм: творческая встреча, на которой люди генерируют и обсуждают новые идеи.
- Встреча один на один: личная беседа для оценки эффективности работы, коучинга или развития.
2. Определите цель и задачи.
Объясните, зачем проводится встреча и чего вы надеетесь достичь. Если вы не можете назвать конкретный результат, спросите, подойдет ли вместо этого сообщение. Рогельберг отмечает то же самое: иногда можно отправить информацию и использовать встречу для пяти минут вопросов.Интервью с преподавателем из компании Knowledge at Wharton).
3. Определите ключевые темы.
Составьте список тем, которые необходимо обсудить, включая любые решения, которые необходимо принять. Начните с самого важного пункта, поскольку в это время энергия и внимание должны быть наибольшей.
4. Установите временные рамки.
Выделите каждому обсуждаемому вопросу определенное время, а также время окончания всего совещания, чтобы оно прошло по плану.
5. Определите участников и их роли.
Укажите, кто примет участие и за что будет отвечать каждый участник, например, за представление обновленной информации, ведение записей или контроль времени.
6. Подготовьте материалы и сопроводительные документы.
Соберите всю необходимую информацию для участников встречи и заранее поделитесь тем, что нужно прочитать.
7. Распространите повестку дня заранее.
Разошлите повестку дня всем участникам, чтобы все пришли подготовленными. Предложите им добавить свои собственные пункты до начала собрания.
8. Просмотрите и внесите необходимые изменения.
Перед началом заседания проверьте повестку дня, чтобы убедиться в ее полноте и точности, и удалите все, что не требует присутствия группы в зале.
Примеры повесток дня совещаний и бесплатные шаблоны
Вот три варианта повестки дня, которые вы можете адаптировать. Пункты повестки дня и время проведения должны быть скорректированы в соответствии с потребностями и целями вашей встречи.
1. Повестка дня командного собрания
Дата:
Локации:
Присутствовали:
Цели: Обновление информации о ходе проекта; анализ текущих проблем и путей их решения.
- Введение и приветствие (5 минут) | @ВОЗ
- Обзор предыдущей встречи (10 минут) | @ВОЗ
- Обновления проекта и отчеты о ходе выполнения (20 минут) | @ВОЗ
- Решение проблем и принятие решений (20 минут) | @ВОЗ
- Открытое обсуждение и обратная связь (20 минут) | @ВОЗ
- Действия и дальнейшие шаги (15 минут) | @who
- Закрытие и организация следующей встречи (5 минут) | @ВОЗ
Бесплатный шаблон для ежемесячных собраний
2. Повестка дня общего собрания.
Дата:
Локации:
Присутствовали:
Цель: Делиться информацией о результатах деятельности компании и представлять новые инициативы и планы.
- Приветствие и знакомство (5 минут)
- Отчет об эффективности компании (20 минут)
- Новые инициативы и планы (20 минут)
- Сессия вопросов и ответов (30 минут)
- Признание и награждение сотрудников (15 минут)
- Закрытие и организация следующей встречи (5 минут)
3. Повестка дня стартового совещания по проекту
Дата:
Локации:
Присутствовали:
Цели: Установите четкие цели и ожидания; представьте команду; обсудите проблемы и риски.
- Приветствие и введение (5 минут) | @ВОЗ
- Обзор проекта и цели (15 минут) | @ВОЗ
- Представление членов команды (5 минут) | @ВОЗ
- Распределение ролей и обязанностей (20 минут) | @ВОЗ
- Обзор графика и графика (15 минут) | @ВОЗ
- Проблемы и риски проекта (20 минут) | @who
- Действия и следующие шаги (15 минут) | @ВОЗ
- Закрытие и организация следующей встречи (5 минут) | @ВОЗ
Больше идей для начала проекта вы найдете в нашем разделе руководство по проведению стартового совещания проекта.
Составьте повестку дня вашей встречи с помощью AhaSlides
Чтобы превратить повестку дня в документ, который ваша команда сможет видеть, за который сможет голосовать и который сможет редактировать вместе:
- Создать учетную запись. Зарегистрируйте AhaSlides или просмотрите публичная библиотека шаблонов.
- Выберите шаблон повестки дня совещания и нажмите Получить шаблон.
Добавьте пункты повестки дня. Замените слайд со списком в шаблоне на свой собственный план мероприятия. Затем добавьте короткий вступительный вопрос, опрос или открытый вопрос, чтобы участники могли принять участие уже с первого слайда.
Сотрудничайте и делитесь. Предложите коллегам отредактировать презентацию, а затем поделитесь повесткой дня в виде ссылки или QR-кода перед началом встречи.
Основные выводы
- Перед тем как составлять список тем, выберите тип встречи и четко определите цель.
- Отложите самое важное на потом, а для каждого предмета выделите время и владельца.
- Разошлите программу заранее и предложите участникам внести в нее свои предложения.
- Каждый раз составляйте новую повестку дня. Одна только повестка дня не делает совещание эффективным.
Часто задаваемые вопросы
Что подразумевается под повесткой дня совещания?
Повестка дня — это план того, что будет происходить на совещании, иногда называемый расписанием или порядком ведения дел. В ней перечислены темы, время их обсуждения и ответственный за каждый пункт.
Что такое совещание по определению повестки дня?
Совещание по формированию повестки дня проводится для планирования и утверждения повестки дня более крупного, предстоящего совещания.
Какова повестка дня совещания по проекту?
Повестка дня проектного совещания определяет темы, вопросы для обсуждения и пункты плана действий, связанные с проектом, такие как ход выполнения, риски и дальнейшие шаги.
