8 ключевых шагов для написания повестки дня встречи с примерами и бесплатными шаблонами

Итак, что это за Повестка дня встречи? Правда в том, что мы все участвовали в собраниях, на которых мы чувствовали себя бессмысленными, даже не понимая, почему мы должны встречаться, чтобы обсуждать информацию, которую можно решить по электронной почте. Некоторым людям, возможно, даже придется посещать собрания, которые тянутся часами без решения каких-либо вопросов.

Однако не все встречи непродуктивны, и если вы хотите эффективно работать со своей командой, встреча с повесткой дня спасет вас от этих катастроф.

Хорошо продуманная повестка дня устанавливает четкие цели и ожидания от собрания, гарантируя, что каждый знает свою цель и то, что должно произойти до, во время и после.

Таким образом, эта статья расскажет вам о важности наличия повестки дня встречи, шагах по ее созданию и предоставит примеры (+шаблоны) для использования на вашей следующей встрече.

• Почему для каждой встречи нужна повестка дня
• 8 ключевых шагов для написания эффективной повестки дня встречи
• Примеры повестки дня встречи и бесплатные шаблоны
• Настройте повестку дня встречи с AhaSlides
• Основные выводы 

Дополнительные советы по работе с AhaSlides

• 10 типов встреч в бизнесе
• Протокол заседаний: Лучшее руководство по написанию, примеры (+ бесплатный шаблон) в 2023 г.
• 6 Лучший Хаки для встреч

Почему для каждой встречи нужна повестка дня

Каждому совещанию нужна повестка дня, чтобы оно было продуктивным и эффективным. Повестка дня совещания дает следующие преимущества:

• Уточнение цели и задач встречии помогают поддерживать дискуссию целенаправленной и в нужном направлении.
• Управляйте временем и темпом встречи, убедитесь, что нет бессмысленных аргументов, и сэкономьте как можно больше времени.
• Установите ожидания для участников, а также обеспечить охват всей соответствующей информации и действий.
• Способствует подотчетности и организованности, что приводит к более эффективным и результативным встречам.

8 ключевых шагов для написания эффективной повестки дня встречи

Вот несколько ключевых советов, которые помогут вам составить эффективную повестку дня встречи:

1/ Определите тип встречи 

Поскольку в разных типах совещаний могут участвовать разные участники, форматы и цели, важно выбрать то, что соответствует ситуации.

• Стартовая встреча проекта: Встреча, на которой дается обзор проекта, его целей, сроков, бюджета и ожиданий.
• Общее собрание: Тип общекорпоративного собрания, на которое приглашаются все сотрудники. Чтобы информировать всех о результатах деятельности, целях и планах компании, а также способствовать ощущению общей цели и направления внутри организации.
• Встреча в ратуше: Общее собрание компании, на котором сотрудники могли задавать вопросы, получать новости и давать отзывы высшему руководству и другим руководителям.
• Совещание по стратегическому руководству: встреча, на которой старшие руководители или руководители собираются вместе, чтобы обсудить и спланировать долгосрочное направление. 
• Виртуальная командная встреча: формат виртуальных совещаний команды может включать презентации, обсуждения и интерактивные действия и может проводиться с использованием программного обеспечения для видеоконференций, обмена мгновенными сообщениями или других инструментов цифрового общения. 
• Мозговой штурм: творческая и совместная встреча, на которой участники генерируют и обсуждают новые идеи.
• Встреча один на один: Частная встреча между двумя людьми, часто используемая для оценки производительности, коучинга или личного развития.

2/ Определите цель и задачи встречи

Четко объясните, почему проводится собрание и чего вы или ваша команда надеетесь достичь.

3/ Определите ключевые темы 

Перечислите ключевые темы, которые необходимо осветить, включая любые важные решения, которые необходимо принять.

4/ Назначить срок

Выделите соответствующее количество времени для каждой темы и всей встречи, чтобы собрание не отставало от графика.

5/ Определите участников и их роли

Составьте список тех, кто будет участвовать в собрании, и укажите их роли и обязанности.

6/ Подготовить материалы и сопроводительные документы

Соберите любую соответствующую информацию или материалы, которые потребуются во время встречи.

7/ Заранее раздайте повестку дня

Разошлите повестку дня всем участникам, чтобы убедиться, что все готовы.

8/ Обзор и пересмотр повестки дня по мере необходимости

Просмотрите повестку дня перед собранием, чтобы убедиться, что она полна и точна, и внесите необходимые изменения.

Примеры повестки дня встречи и бесплатные шаблоны 

Вот несколько примеров повесток дня собраний, которые можно использовать для разных типов собраний:

1/ Повестка собрания команды

Дата: 

Местонахождение: 

Присутствовали: 

Цели собрания команды:

• Для обновления хода реализации проекта
• Для обзора текущих проблем и решений

Повестка собрания команды: 

• Введение и приветствие (5 минут) | @ВОЗ
• Обзор предыдущей встречи (10 минут) | @ВОЗ
• Обновления проекта и отчеты о ходе выполнения (20 минут) | @ВОЗ
• Решение проблем и принятие решений (20 минут) | @ВОЗ
• Открытое обсуждение и обратная связь (20 минут) | @ВОЗ
• Действия и последующие шаги (15 минут) | @ВОЗ
• Закрытие и организация следующей встречи (5 минут) | @ВОЗ

Бесплатный шаблон ежемесячной встречи с AhaSlides

2/ Повестка дня собрания All Hands

Дата: 

Местонахождение: 

Attконец: 

Цели встречи:

• Чтобы обновить производительность компании и представить новые инициативы и планы для сотрудников.

Повестка дня встречи: 

• Приветствие и знакомство (5 минут)
• Отчет об эффективности компании (20 минут)
• Представление новых инициатив и планов (20 минут)
• Сессия вопросов и ответов (30 минут)
• Признание и награждение сотрудников (15 минут)
• Закрытие и организация следующей встречи (5 минут)

Шаблон встречи всех рук

3/ Повестка дня стартового совещания проекта

Дата: 

Местонахождение: 

Присутствовали:

Цели встречи:

• Установить четкие цели и ожидания от проекта
• представить команду проекта
• Обсудить проблемы и риски проекта

Повестка дня встречи: 

• Приветствие и введение (5 минут) | @ВОЗ
• Обзор проекта и цели (15 минут) | @ВОЗ
• Представление членов команды (5 минут) | @ВОЗ
• Распределение ролей и обязанностей (20 минут) | @ВОЗ
• Обзор графика и графика (15 минут) | @ВОЗ
• Обсуждение проблем и рисков проекта (20 минут) | @ВОЗ
• Действия и следующие шаги (15 минут) | @ВОЗ
• Закрытие и организация следующей встречи (5 минут) | @ВОЗ

Обратите внимание, что это всего лишь примеры, а пункты повестки дня и формат могут быть скорректированы в зависимости от конкретных потребностей и целей встречи. 

Настройте повестку дня встречи с AhaSlides 

Чтобы настроить повестку дня встречи с помощью AhaSlides, выполните следующие действия:

• Завести аккаунт: Если вы еще этого не сделали, зарегистрируйтесь АгаСлайды и создайте учетную запись. Или отправляйтесь к нам Публичная библиотека шаблонов.

• Выберите шаблон повестки собрания: У нас есть множество шаблонов повестки дня собрания, которые вы можете использовать в качестве отправной точки. Просто выберите тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям, и нажмите «Получить шаблон».

• Настройте шаблон: Выбрав шаблон, вы можете настроить его, добавив или удалив элементы, настроив форматирование и изменив цветовую схему.

• Добавьте пункты повестки дня: Используйте редактор слайдов, чтобы добавить пункты повестки дня. Вы можете добавить текст, вращающееся колесо, опросы, изображения, таблицы, диаграммы и многое другое.

• Сотрудничайте со своей командой: Если вы работаете в команде, вы можете совместно работать над повесткой дня. Просто пригласите членов команды редактировать презентацию, и они смогут вносить изменения, добавлять комментарии и предлагать изменения.

• Поделитесь повесткой дня: Когда вы будете готовы, вы можете поделиться повесткой дня со своей командой или с посетителями. Вы можете поделиться ссылкой или с помощью QR-кода.

С AhaSlides вы можете легко создать профессиональную, хорошо структурированную повестку дня встречи, которая поможет вам не сбиться с пути и достичь целей встречи.

Основные выводы 

Мы надеемся, что следуя этим ключевым шагам и примерам с помощью шаблонов AhaSlides, вы сможете создать хорошо структурированную повестку дня встречи, которая настроит вас на успех.

Часто задаваемые вопросы