Даже самые дисциплинированные компании иногда могут почувствовать, что их проекты сбиваются с пути. Чаще всего проблема заключается в одном из подготовка. Решение? Хорошо структурированный и полностью интерактивный стартовое собрание проекта!
Это больше, чем просто пышность и церемония, хорошо проведенное стартовое совещание действительно может сделать что-то красивое правильным. Вот 8 шагов, чтобы провести стартовую встречу по проекту, которая вызовет волнение и все члены на той же странице.
Время начала!
Советы по совещанию, которые следует помнить
У вас должна быть заранее подготовлена повестка стартового совещания. Отправка раннего электронного письма о старте проекта очень важна! Итак, давайте взглянем на несколько образцов повестки стартового собрания!
Стартовая сессия должна быть короткой и лаконичной, с множеством игр и занятий, так как именно здесь AhaSlides очень кстати! Проверьте больше советов с нами, как показано ниже:
Начните разговор.
Получите ценный вклад от вашей команды и клиентов во время стартового совещания по проекту. Используйте живые опросы, вопросы и ответы и инструменты для обмена идеями с этим бесплатным шаблоном!
🚀 Посмотреть шаблон
Что такое стартовая встреча проекта?
Как написано на банке, стартовое совещание по проекту - это встреча, на которой вы запускаете свой проект.
Обычно стартовая встреча по проекту — это первая встреча заказчика, заказавшего проект, и компании, которая воплотит его в жизнь. Обе стороны сядут вместе и обсудят основы проекта, его цель, цели и то, как он пройдет путь от идеи до воплощения.
Вообще говоря, есть 2 виды стартовых совещаний, о которых следует знать:
- Начало внешнего проекта - Команда разработчиков встречается с кем-то из внешнюю компания, как клиент или заинтересованное лицо, и обсуждает план совместного проекта.
- Внутренний ПКМ - Команда из в компания садится вместе и обсуждает план нового внутреннего проекта.
Хотя оба этих типа могут иметь разные результаты, процедура почти то же самое. По сути нет части запуска внешнего проекта, который не является частью запуска внутреннего проекта - единственная разница будет заключаться в том, для кого вы его держите.
Больше взаимодействия с вашими собраниями
Почему так важны стартовые встречи проекта?
Цель стартовых встреч должна быть громкой и ясной! Может показаться, что начать проект достаточно просто, просто назначив кучу задач нужным людям, особенно на сегодняшнем рабочем месте, одержимом канбан-досками. Однако это может привести к тому, что команды будут постоянно сбиваться с пути.
Помните, только потому, что вы на та же доска не значит, что ты на та же страница.
По сути, стартовое собрание проекта - это честная и открытая Диалог между клиентом и командой. Это не серию объявлений о том, как будет работать проект, но разговор о планах, ожиданиях и целях, достигнутых в результате безудержных дебатов.
Вот некоторые из преимуществ проведения начального собрания проекта:
- Это получает всех подготовленный – «Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево, и я потрачу первые четыре на то, чтобы точить топор». Если бы Авраам Линкольн был жив сегодня, можете не сомневаться, что он провел бы первые 4 из 6 проектных часов на стартовом собрании. Это потому, что эти встречи содержат Найти необходимые шаги, чтобы любой проект сдвинулся с мертвой точки.
- Это включает в себя все ключевые игроки - Стартовые встречи нельзя начинать, если на них нет всех: менеджеров, руководителей групп, клиентов и всех, кто заинтересован в проекте. Так легко потерять из виду, кто за что отвечает, без ясности на стартовом собрании, чтобы во всем разобраться.
- Это открытые и совместные – Как мы уже говорили, стартовые встречи проекта – это дебаты. Лучшие участвуют Найти участников и донести до всех лучшие идеи.
Больше взаимодействия с вашими собраниями
8 шагов к стартовому совещанию о сногсшибательном проекте
Итак, что именно входит в повестку дня стартового собрания проекта? Мы сузили его до 8 шагов ниже, но вы всегда должны помнить, что есть нет стандартного меню для этого типа встречи.
Используйте эти 8 шагов в качестве руководства, но никогда не забывайте, что окончательная повестка дня лежит в Вам!
Шаг № 1 - Знакомство и ледоколы
Естественно, единственный способ начать любую стартовую встречу — это познакомить участников друг с другом. Независимо от продолжительности или масштабности вашего проекта, клиенты и члены команды должны быть в хороших отношениях друг с другом, прежде чем они смогут эффективно работать вместе.
В то время как простого введения типа «обойти за столом» достаточно, чтобы люди ознакомились с именами, ледокол может добавить еще один слой информации. личность и поднять настроение в преддверии старта проекта.
Попробуй это: Вращай колесо 🎡
Выложите несколько простых вводных тем на прядильное колесо, затем попросите каждого члена команды покрутить его и ответить на любую тему, на которую остановится колесо. Смешные вопросы приветствуются, но не забывайте, что они должны быть более или менее профессиональными!
Хотите еще такого? 💡 У нас есть 10 ледоколов для любой встречи прямо здесь.
Шаг # 2 - Предпосылки проекта
Закончив с формальностями и торжествами, пришло время приступить к делу. Чтобы успешно провести встречу, у вас должна быть четкая повестка дня!
Как и все великие истории, лучше начинать с самого начала. Обрисовать всю переписку между вами и вашими клиентами, чтобы все участники проекта были полностью осведомлены о том, что произошло на данный момент.
Это могут быть скриншоты электронных писем, тексты, протоколы предыдущих встреч или любые ресурсы, которые добавляют какой-либо контекст для вашей компании и вашего клиента. Сделайте так, чтобы всем было легко визуализировать, создав временную шкалу.
Шаг # 3 - Спрос на проект
Помимо переписки, вам захочется глубоко погрузиться в в деталях зачем этот проект стартует в первую очередь.
Это важный шаг, так как он дает четкое представление о болевых точках, которые проект пытается решить, и это то, что и команды, и клиенты должны постоянно держать в центре внимания.
Protip 👊
Подобные этапы созрели для обсуждения. Спросите своих клиентов и ваша команда, чтобы выдвинуть свои идеи относительно того, почему они думают, что этот проект был придуман.
Если возможно, вы всегда должны пытаться направить голос заказчика в этой секции. Сотрудничайте с клиентом, чтобы найти реальные примеры потребителей, упоминающих болевые точки, которые ваш проект пытается исправить. Их мнения должны формировать подход вашей команды к проекту.
Шаг # 4 - Цели проекта
Итак, вы заглянули в мимо проекта, теперь пора взглянуть на будущее.
Наличие прямых целей и четкого определения успеха вашего проекта действительно поможет вашей команде работать в этом направлении. Мало того, это покажет вашему клиенту, что вы серьезно относитесь к работе и столь же высоки ставки в ее работе.
Спросите участников вашей стартовой встречи 'как будет выглядеть успех?' Больше клиентов? Еще отзывы? Более высокий уровень удовлетворенности клиентов?
Независимо от цели, она всегда должна быть…
- Достижимый - Не перенапрягайтесь. Знайте свои пределы и ставьте цель, которую вы на самом деле есть шанс на достижение.
- Измеримый - Поддержите свою цель данными. Стремитесь к определенному числу и отслеживайте свой прогресс в этом направлении.
- Timed - Назовите себе дату окончания. Сделайте все возможное, чтобы достичь своих целей до указанного срока.
Шаг # 5 - Описание работы
Вводя «мясо» в «стартовую встречу», Заявление о работе (SoW) - это глубокое погружение в специфику проекта и то, как он будет осуществляться. Это основной биллинг в повестке дня стартового собрания и должны быть объектом наибольшего внимания.
Ознакомьтесь с этой инфографикой о том, что включить в ваше техническое задание:
Имейте в виду, что техническое задание - это не столько обсуждение, сколько остальная часть повестки дня стартового собрания проекта. Это действительно время для проекта, чтобы просто выложить план действий для предстоящего проекта, затем сохраните обсуждение для следующий пункт встречи.
Как и в остальной части вашего ознакомительного собрания, ваше техническое задание супер переменная. Специфика вашего технического задания всегда будет зависеть от сложности проекта, размера команды, задействованных частей и т. Д.
Хотите узнать больше? 💡 Проверьте это исчерпывающая статья о составлении технического задания.
Шаг # 6 - Раздел вопросов и ответов
Хотя вы можете почувствовать себя вынужденным покинуть раздел вопросов и ответов до конца, мы на самом деле рекомендуем держать его. сразу после вашего технического задания.
Такой мощный сегмент наверняка вызовет вопросы как у вашего клиента, так и у вашей команды. Поскольку основная часть встречи так свежа в умах всех, лучше бить, пока железо горячее.
Использование программного обеспечения для интерактивных презентаций для проведения ваших вопросов и ответов может помочь обеспечить бесперебойную работу, особенно если на стартовом собрании вашего проекта очень много посетителей….
- Это организованная - Вопросы упорядочены по популярности (посредством голосов "за") или по времени и могут быть отмечены как "отвеченные" или прикреплены к началу.
- Это Модератором - Вопросы можно утверждать и отклонять до того, как они будут показаны на экране.
- Это анонимный - Вопросы можно задавать анонимно, что означает, что у каждого есть право голоса.
Шаг № 7 - Возможные проблемы
Как мы уже говорили ранее, стартовое собрание проекта должно быть максимально открытым и честным. Это как вы строите чувство доверия с вашим клиентом с самого начала.
С этой целью лучше всего обсудить потенциальные проблемы, с которыми проект может столкнуться в процессе. Здесь никто не просит вас предсказывать будущее, просто чтобы составить предварительный список препятствий, с которыми вы можете столкнуться.
Поскольку вы, ваша команда и ваш клиент будут подходить к этому проекту с разными ставками, идеально, чтобы все члены участвует в обсуждении потенциальной проблемы.
Шаг # 8 - Регистрация
Регулярное общение с клиентом - еще один способ укрепить доверие между обеими сторонами. На стартовом совещании по проекту у вас есть несколько вопросов о какие, когда кто и КАК эти проверки будут происходить.
Регистрация - это довольно хороший баланс между прозрачность и усилие. Хотя приятно быть максимально открытым и прозрачным, вы должны управлять этим в рамках того, насколько вы на самом деле доступны для be открытый и прозрачный.
Убедитесь, что вы ответили на эти вопросы до конца встречи:
- Какие? - В каких именно деталях клиент нуждается в обновлении? Нужно ли им знать о каждой крошечной детали прогресса или важны только важные признаки?
- Когда? - Как часто вашей команде следует обновлять клиента? Должны ли они рассказывать о том, что они делали каждый день, или просто подводить итоги того, что им удалось в конце недели?
- Кто? - Какой член команды будет поддерживать связь с клиентом? Будет ли на каждом этапе присутствовать член каждой команды или только один корреспондент на протяжении всего проекта?
- Как? - Каким способом клиент и корреспондент будут поддерживать связь? Регулярный видеозвонок, электронная почта или постоянно обновляемый документ в реальном времени?
Как и в случае с большинством пунктов повестки дня начального собрания проекта, лучше всего обсудить их открыто. Для большой команды и большой группы клиентов вам может быть проще живой опрос чтобы сократить количество вариантов и разработать наилучшую возможную формулу регистрации.
Хотите узнать больше? 💡 Ознакомьтесь с некоторыми лучшие практики для общения с вашими клиентами.
Эффективно проводите опросы с помощью AhaSlides
Шаблон повестки дня стартового собрания проекта
Поскольку ваше профессионально спланированное стартовое совещание просто ждет, чтобы поразить некоторых в зале заседаний, последний штрих может быть немного неприятным. взаимодействие чтобы собрать все воедино.
Знаете ли вы, что только 29% предприятий чувствовать связь со своими клиентами (Gallup)? Размежевание — это эпидемия на уровне B2B, и из-за формальностей первые встречи могут выглядеть скучными и скучными.
Взаимодействие с вашими клиентами и командами с помощью интерактивных слайдов действительно может повысить участие и увеличить продолжительность концентрации внимания.
AhaSlides имеет арсенал инструментов включая прямые опросы, вопросы и ответы, слайды для мозгового штурма и даже живые викторины и игры, чтобы правильно зажечь ваш проект.
Нажмите ниже, чтобы получить бесплатный шаблон для вступительной встречи. Измените все, что захотите, и подарите это бесплатно!
Нажмите ниже, чтобы создать бесплатную учетную запись AhaSlides и начать создавать свои собственные увлекательные встречи с помощью интерактивности!
