Большая часть данных опросов никуда не девается. Команды провести опросСоберите данные, а затем подготовьте презентацию с результатами опроса, в которой будут перечислены все вопросы и их процентное распределение. Заинтересованные стороны одобрительно кивают на протяжении всего совещания, презентация убирается, и ничего не меняется. Знакомо?
Проблема редко заключается в самих данных. Проблема в их представлении. В этом руководстве рассматривается, как структурировать, визуализировать и представлять результаты опросов таким образом, чтобы полученные данные влияли на принятие решений, а не просто заполняли архивную папку. В отчете McKinsey Global Institute говорится, что организации, ориентированные на данные, в 23 раза чаще привлекают клиентов и в 19 раз чаще получают прибыль, однако большинство результатов опросов никогда не приводят к принятию решений, поскольку они представлены без четкого повествования [5].
Что на самом деле должна делать презентация результатов опроса?
Прежде чем выбирать тип диаграммы или писать титульный слайд, четко определите задачу, которую должна выполнять презентация. Презентация результатов опроса должна выполнять три задачи:
- Расскажите аудитории о том, что вы обнаружили.
- Объясните, почему это важно именно для них.
- Укажите, что должно произойти дальше.
Всё остальное — декорации. Руководители слушают презентацию на тему: вовлечения сотрудников Данные нужны не для анализа методологии. Их интересует, что говорят цифры о состоянии организации и что следует изменить. Специалисты по управлению персоналом, анализирующие результаты оценки обучения, хотят знать, какие программы работают, а какие нуждаются в переработке. Структура важна еще до первого слайда.
Шаг 1: Прежде чем что-либо создавать, изучите свою аудиторию.
Одни и те же данные опроса необходимо оформлять по-разному в зависимости от того, кто присутствует на встрече. Подробный анализ Шкала Лайкерта Распределение вопросов по десяти темам уместно для команды HR-аналитиков. Однако ту же информацию, представленную финансовому директору, необходимо свести к двум-трем основным выводам, напрямую связанным с результатами бизнеса.
Прежде чем приступать к созданию презентации или отчета, ответьте на следующие вопросы:
- Какое решение должна принять эта аудитория?
- Насколько хорошо они уже знакомы с опросом и его целями?
- Сколько времени им будет отведено на просмотр или прослушивание презентации?
- Какой уровень детализации статистических данных будет для них полезен, а какой – чрезмерен?
Для аудитории, состоящей из руководителей, начните с самого важного вывода. Для аудитории, состоящей из практиков, можно постепенно добавлять детали. В смешанных аудиториях структурируйте презентацию таким образом, чтобы сначала были представлены основные выводы, а затем подтверждающие данные, чтобы заинтересованные стороны могли покинуть зал после ключевых моментов, а аналитическая группа могла остаться до конца.
Шаг 2: Отфильтруйте данные перед визуализацией.
Опрос из 30 вопросов генерирует 30 точек данных, но это не значит, что нужно представлять все 30. В большинстве опросов есть от трех до пяти результатов, которые действительно важны для принятия решений. Остальное — в лучшем случае контекст, в худшем — шум.
Проанализируйте результаты и задайте себе вопрос: какие выводы неожиданны, значимы или требуют практического применения? Вопрос, на который 94% респондентов дали одинаковый ответ, практически ничего полезного не говорит: его, вероятно, можно исключить. Вопрос, ответы на который резко различаются между отделами или тенденция значительно изменилась с момента последнего опроса, обычно должен быть включен в презентацию.
На этапе фильтрации большинство докладчиков недооценивают важность всего. Демонстрация всего создает ощущение тщательности, но это работает как выделение каждой строчки в учебнике: когда все отмечено как важное, ничто не становится важным.
Шаг 3: Выберите типы диаграмм, соответствующие данным.
Различные форматы вопросов требуют различных способов визуализации. Использование неправильного типа диаграммы затрудняет понимание точных данных.
Вопросы с одним и несколькими вариантами ответа Хорошо подходят в качестве горизонтальных столбчатых диаграмм. Столбчатые диаграммы легко просматриваются, позволяют обрабатывать любое количество категорий и сортировать ответы по частоте, так что закономерности сразу становятся видны [1]. Круговые диаграммы подходят для вопросов с одним вариантом ответа, имеющих четыре или менее вариантов, где основной смысл заключается в соотношении пропорций к целому, но становятся сложными для чтения, если их более пяти.
Шкала оценок и вопросы по шкале Ликерта Лучше всего их отображать в виде столбчатых диаграмм с накоплением, где каждый столбец представляет один вопрос, а сегменты показывают распределение ответов по шкале [2]. Это позволяет сравнивать модели ответов на несколько вопросов в одном визуальном представлении.
Данные трендаДля сравнения результатов текущего цикла с предыдущим лучше всего использовать простой линейный график или столбчатую диаграмму. Цель — сделать направление изменений очевидным с первого взгляда.
Ответы в свободной текстовой форме Необязательно представлять цитаты целиком (хотя несколько удачно подобранных цитат могут быть весьма убедительными). Облака слов позволяют быстро выявить наиболее часто используемые термины, что полезно для определения тем в больших массивах ответов.
Одно неизменное правило для всех типов диаграмм: подписывайте данные непосредственно на диаграмме, а не полагайтесь на легенды. Зрителям не должно быть необходимости сверяться с цветовой шкалой, чтобы понять, что они видят.
Шаг 4: Создайте повествование, а не просто список.
Разница между полезной презентацией и забываемой часто сводится к тому, пытался ли докладчик рассказать историю или просто сообщить цифры [3].
Типичная структура изложения результатов опроса в повествовательной форме выглядит следующим образом:
Справочная информация: О чём был опрос, кто в нём участвовал и когда он проводился? Ограничьтесь одним слайдом или несколькими предложениями. Аудитории нужно достаточно информации, чтобы доверять данным, а не полный отчёт о методологии.
Ключевой вывод: Начните с самого важного результата. Сформулируйте его как утверждение, а не как вопрос. «Шестьдесят два процента сотрудников говорят, что у них недостаточно информации о решениях, влияющих на их работу» — это вывод. «Что сотрудники думают о внутренней коммуникации?» — это подсказка, а не вывод.
Дополнительная информация: Два-три показателя, которые придают глубину основному выводу. Именно здесь слайды с большим количеством диаграмм оправдывают себя.
Сравнение или контекст: Как это соотносится с результатами предыдущего опроса, с отраслевым показателем или с показателями другой команды или отдела? Цифры более информативны в контексте чего-либо.
Последствия: Что означает этот вывод на практике? Здесь вы связываете данные с решениями, которые должна принять аудитория.
Рекомендация: Что должно произойти дальше? Даже если у докладчика нет окончательного ответа, презентация должна завершиться четкими вариантами, а не оставлять аудиторию разбираться в последствиях самостоятельно.
Шаг 5: Свяжите полученные результаты с бизнес-целями.
Данные опросов, не связанные с приоритетами организации, редко приводят к действиям. Если опрос касался эффективности обучения, свяжите результаты с пробелами в навыках, влияющими на производительность или удержание персонала. Если же он касался вовлеченности сотрудников, свяжите результаты с риском текучести кадров или показателями производительности.
Сопоставление данных с результатами, которые уже важны для организации, — это не манипуляция. Это контекст. Вывод о том, что «38% сотрудников в подразделении дистрибуции редко применяют навыки, полученные в ходе обучения, в своей повседневной работе», более полезен в сочетании с данными о текучести кадров в том же подразделении, чем при представлении его изолированно.
Шаг 6: Определитесь с форматом и способом доставки.
Способ представления результатов должен соответствовать аудитории и срочности полученных данных [4].
Живая презентация хорошо подходит, когда результаты исследования значимы, когда ожидаются вопросы или когда необходимо обсудить последствия с группой в режиме реального времени. Живая презентация позволяет чувствовать настроение аудитории и адаптироваться. Если диаграмма вызывает у людей недоумение, можно сразу же внести ясность.
Письменный отчет или презентация в формате слайд-шоу подходят для аудитории, которой необходимо усвоить данные в своем темпе или поделиться ими с теми, кто не присутствовал на первоначальной встрече. Отчеты также полезны в качестве справочного документа после живой презентации.
Для регулярно проводимых оценок эффективности обучения и экспресс-опросов информационная панель с отображением текущих результатов может полностью заменить периодические презентации. Команды могут отслеживать тенденции, не дожидаясь запланированного обзора.
Использование AhaSlides для презентации результатов опросов в режиме реального времени.
AhaSlides — это универсальная платформа для взаимодействия с аудиторией, объединяющая опросы, шкалы оценок, облака слов, открытые вопросы и вопросы-ответы в одном сеансе. Она предназначена для тренеров и фасилитаторов, проводящих занятия в режиме реального времени. AhaSlides Позволяет представлять результаты опроса в режиме реального времени прямо во время сессии. Результаты опроса, ответы по рейтинговой шкале и облако слов обновляются по мере того, как участники отвечают, поэтому вы можете делиться результатами с аудиторией, пока информация еще актуальна, вместо того, чтобы составлять отчет, который приходит через несколько дней.
Это особенно полезно для оценки результатов обучения после его завершения, поскольку общий уровень уверенности в своих силах часто способствует более честному обсуждению, чем чтение отчета о результатах через неделю после занятия. Когда 60% участников указывают на низкий уровень уверенности в ключевом навыке, и эти данные появляются на экране во время заключительного обсуждения, это меняет дальнейшие действия: тренеры могут немедленно устранить пробел в знаниях, а участники могут увидеть, что они не одиноки в своих трудностях.
AhaSlides также экспортирует ответы в виде данных электронной таблицы для более детального анализа после завершения сессии, поэтому для презентаций в режиме реального времени и составления отчетов после сессии используются одни и те же данные без дополнительных шагов. Это больше похоже не на отчет о завершении сессии, а на интерактивное табло. Люди реагируют по-разному, когда видят цифры в реальном времени.
Типичные ошибки, чтобы избежать
Представляем ответ на каждый вопрос. За одну встречу аудитория не сможет усвоить 25 точек данных. Необходимо тщательно отбирать информацию. Менее важные вопросы следует перенести в приложение, чтобы данные были доступны по запросу, но основная презентация должна быть сосредоточена на трех-пяти выводах, которые действительно заслуживают внимания слушателей.
Используется неправильный тип диаграммы. Круговая диаграмма с восемью секторами ничего не говорит людям. Столбчатая диаграмма со столбцами, сравнивающая распределение оценок по шкале Ликерта по пяти вопросам, говорит им очень многое. Прежде чем окончательно утвердить какой-либо визуальный элемент, спросите, сможет ли коллега, незнакомый с опросом, правильно интерпретировать его менее чем за десять секунд. Если нет, упростите или смените формат.
Опуская вопрос "и что из этого следует?". Данные без интерпретации заставляют аудиторию делать собственные выводы, что часто приводит к отсутствию каких-либо выводов. Каждое полученное значение должно сопровождаться одним предложением, объясняющим его практическую значимость. Если вы не можете написать такое предложение, данное значение, возможно, не место в презентации.
Скрыть главный заголовок. Начинать 20-минутную презентацию с пяти минут, посвященных методологии, прежде чем перейти к главному выводу, — верный способ потерять внимание аудитории. Начните с самого важного результата на втором или третьем слайде, а затем предоставьте контекст и подробности для тех, кому это интересно.
Представление информации на неправильном уровне детализации. Руководящей команде необходима другая версия тех же данных, чем команде, разработавшей опрос. В случае сомнений подготовьте краткую версию и держите наготове более подробную резервную копию, чтобы использовать её, если обсуждение зайдёт вглубь темы.
Часто задаваемые вопросы
Какова должна быть продолжительность презентации результатов опроса?
Для большинства аудиторий, состоящих из руководителей или заинтересованных сторон, целевое время составляет 15-20 минут. Обычно этого достаточно, чтобы осветить три-пять ключевых выводов, предоставить контекст для каждого из них и завершить рекомендацией. Если выводы сложные или аудитория ожидает подробного анализа, разумным пределом будет 30 минут. Более длительное время следует структурировать как семинар или рабочую сессию, а не как презентацию.
Что следует поместить в приложение?
Включите все, что вы удалили из основной презентации, но о чем может спросить заинтересованный участник: полный разбор вопросов по порядку, демографические данные, дословные ответы на открытые вопросы и любые методологические замечания. Приложение сократит основную презентацию, не делая при этом исходные данные недоступными.
Как представить результаты, если они неутешительны?
Представляйте данные точно и сопоставляйте их с контекстом. Если показатели вовлеченности значительно снизились, четко укажите это, перечислите все факторы, которые могли этому способствовать, и подготовьте план действий. Как правило, аудитория лучше реагирует на честные результаты с четким планом, чем на смягченные выводы, которые оставляют реальную проблему без названия.
Источники
[1] Алхемер. Круговая диаграмма или столбчатая диаграмма? Представление результатов опроса. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Расцветать. 5 способов эффективно визуализировать ответы на опрос. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Месть. Как эффективно представить результаты опроса. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Insight7. Лучшие методы представления данных опроса заинтересованным сторонам. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] Глобальный институт Маккинзи. Эпоха аналитики: конкуренция в мире, управляемом данными. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
