Большинство виртуальных тренингов терпят неудачу по одной и той же причине: тренер говорит 45 минут, проводит опрос в конце и называет это интерактивным занятием. Участники уходят с фрагментарными заметками и без четкого обязательства применять полученные знания на практике. Последствия измеримы: Исследование AhaSlides Исследование показало, что 66.1% специалистов утверждают, что отвлечение внимания снижает способность запоминать информацию, а 63.3% сообщают о более слабых результатах обучения.
В этом руководстве описаны 20 конкретных практик, которые специалисты по обучению и развитию персонала и корпоративные тренеры могут использовать для изменения этой модели поведения, начиная с подготовки к занятиям и заканчивая оценкой результатов.
Что же такое виртуальное обучение на самом деле?
Виртуальное обучение — это обучение под руководством инструктора, проводимое в режиме реального времени посредством видеоконференцсвязи, когда тренеры и участники удаленно взаимодействуют в режиме реального времени. Это не то же самое, что самостоятельное электронное обучение.
Это различие имеет значение. Виртуальное обучение сохраняет взаимодействие в реальном времени, характерное для аудиторных занятий: вопросы и ответы в режиме реального времени, групповые дискуссии, отработка навыков, мгновенная обратная связь. Меняется лишь способ проведения обучения, и этот способ создает специфические проблемы, требующие специфических решений.
Для большинства отделов обучения и развития персонала виртуальное обучение проводится через Zoom. Microsoft Teamsили Google Meet с дополнительными инструментами для проведения опросов, использования интерактивных досок и обратной связи с аудиторией.
Почему организации сохранили виртуальное обучение после окончания пандемии?
Пандемия ускорила внедрение, но споры о стоимости и масштабах сдерживают его распространение.
С точки зрения затрат, все просто. Исключение командировочных расходов, аренды помещений и печатных материалов значительно снижает затраты на обучение в расчете на одного сотрудника. Для организаций, ежегодно обучающих сотни или тысячи сотрудников, эта разница быстро накапливается.
Ещё одним фактором является масштаб. Тренер, способный охватить 30 человек в аудитории, может охватить 300 человек на виртуальном занятии без пропорционального увеличения затрат или усилий. Для обучения соблюдению нормативных требований, адаптации новых сотрудников и повышения квалификации, необходимых для работы в удалённой среде, виртуальное обучение просто более практично, чем альтернативные варианты.
Гибкость тоже имеет значение. Участники из разных часовых поясов, разных офисов или с разным рабочим графиком могут получить доступ к одной и той же сессии. Запись сессии расширяет ее охват: люди, которые не смогли присутствовать в прямом эфире, могут посмотреть ее позже, и контент становится многоразовым ресурсом, а не разовым событием.
Компромисс заключается в том, что сделать онлайн-доставку привлекательной сложнее. Именно эту проблему и рассматривает данное руководство.
Типичные проблемы и способы их решения
Самое принципиальное отличие от традиционного обучения в классе — отсутствие физического присутствия и невербальных сигналов. Высококачественное видео, постоянная включенная камера и частые проверки понимания компенсируют то, что невозможно прочитать в аудитории.
Отвлекающие факторы дома и на работе предсказуемы. Заранее установленные нормы участия, регулярные перерывы и использование занятий, требующих активного ответа, а не пассивного слушания, — все это снижает отвлечение внимания.
Технические неполадки неизбежны. Тестирование всего оборудования за 48 часов до начала сессии, наличие резервного плана для каждого интерактивного элемента и готовность к использованию дополнительного способа связи позволяют избежать кратковременных задержек в случае технической проблемы, которая может сорвать сессию.
Низкий уровень участия обычно является структурной проблемой, а не проблемой мотивации. Добавление интерактивного момента каждые 10 минут вместо каждых 45 меняет пассивный режим на активный.
Организовать групповое обсуждение в виртуальном формате сложно. Создание отдельных комнат с четко определенными задачами и назначенными ролями дает лучшие результаты, чем открытая дискуссия с 20 участниками и одной кнопкой включения микрофона.
В онлайн-формате усталость от концентрации внимания наступает быстрее, чем при личном общении. Ограничение продолжительности занятий 90 минутами и разделение более длинного контента на несколько более коротких сессий — это не компромисс, а более продуманный подход к организации обучения.
Подготовка к сессии
1. Перед входом на платформу необходимо освоить ее работу.
Неудачи на платформе быстро подрывают доверие к тренеру. Проведите как минимум две полные репетиции на вашей реальной платформе перед началом обучения. Протестируйте каждый интерактивный элемент, каждое встраивание видео, каждый переход. Держите открытым на одной странице руководство по устранению неполадок для пяти наиболее вероятных технических сбоев во время занятия.
Исследование ResearchGate, посвященное онлайн-обучению, показало, что технические трудности во время обучения повышают процент отсева и снижают передачу знаний [1].
2. Вложите средства в оборудование, которое не будет вам мешать.
Плохой звук — самый быстрый способ проиграть виртуальную комнату. Участники будут терпеть слегка зернистое видео гораздо дольше, чем прерывистый звук.
Минимальный набор оборудования для профессиональной трансляции: веб-камера 1080p, расположенная на уровне глаз, гарнитура или внешний микрофон с шумоподавлением, стабильное проводное интернет-соединение с резервным мобильным хотспотом и хорошо освещенное помещение, где источник света находится перед вами, а не позади. Если вы проводите сессии регулярно, стоит добавить второй монитор или устройство для мониторинга чата и реакции участников без переключения окон.
Качество звука имеет первостепенное значение. Участники будут терпеть слегка ухудшенное видео гораздо дольше, чем прерывистый или эхообразный звук. Если вы выбираете, на что потратить деньги, потратьте их на микрофон.
3. Отправьте материалы, подготовленные к предварительному занятию, которые активизируют процесс обучения.
Вовлечение участников может начаться еще до входа в систему. Короткий предварительный опрос, в котором участникам предлагается оценить свой текущий уровень уверенности в теме, позволит получить базовые данные и заставит участников задуматься о предмете заранее.
Другие варианты: двухминутное пояснительное видео о навигации по платформе, один вопрос для размышления, отправленный по электронной почте, или короткий текст для чтения, который даст группе общий словарный запас.
4. Составьте план сессии с учетом возможных непредвиденных обстоятельств.
План сессии — это поминутная карта, которая показывает, какой сегмент будет следующим, какое запланированное действие и что делать, если сессия затянется или возникнут технические неполадки.
План занятия состоит из пяти элементов. На первом месте стоят учебные цели: конкретные, измеримые результаты, определяющие, что участники должны уметь делать или объяснять к концу занятия. Расплывчатые цели, такие как «понять тему», бесполезны; полезны цели типа «объяснить три этапа процесса и определить, какой этап наиболее актуален для их роли».
Далее следует определение времени для каждого сегмента: запланированная продолжительность каждого блока плюс гибкое окно, которое компенсирует превышение времени без сжатия всего последующего материала. Затем следует способ проведения: является ли каждый сегмент презентацией, обсуждением, заданием или оценкой, — все это четко прописано, чтобы не было двусмысленности относительно того, что и когда происходит.
Интерактивные элементы нуждаются в отдельной колонке: конкретный инструмент и подсказка для каждой точки взаимодействия, а не просто «опрос здесь». Подсказка, написанная заранее, всегда лучше той, что импровизирована под давлением.
Наконец, предусмотрите запасные планы на каждый этап, где может произойти сбой в работе техники. Что произойдет, если опрос не загрузится? Что произойдет, если участник не сможет получить доступ к комнате для обсуждений? План, составленный до начала сессии, занимает две минуты. Импровизированный ответ во время сессии занимает десять минут и отвлекает внимание участников.
Если у вас есть 90 минут, запланируйте 75 минут на контент. 15-минутный запас времени покроет вопросы, технические задержки и дискуссии, которые стоит продлить.
5. Войдите в систему за 15 минут до начала сеанса.
Приходите раньше участников. Эти первые минуты позволят вам проверить звук и видео, помочь участникам устранить проблемы с подключением до начала сессии и наладить неформальный контакт. Участники, которые чувствуют, что их заметили до начала обучения, с большей вероятностью будут вносить свой вклад после его начала.
Структура сеанса
6. Определите ожидания в первые пять минут.
Первые минуты определяют характер участия во всем последующем. Если вы потратите их на разговоры с людьми, вы создадите пассивную атмосферу. Если же вы проведете интерактивное мероприятие, вы создадите противоположную ситуацию.
Начинайте с повестки дня сессии, указывая, как участники должны взаимодействовать, какие инструменты они будут использовать и основные правила обсуждения. Сессии, начинающиеся с четких норм участия, демонстрируют значительно более высокую вовлеченность на протяжении всего процесса [2].
7. Продолжительность сеансов не должна превышать 90 минут.
Участники справляются с домашней обстановкой, уведомлениями и когнитивной нагрузкой от длительного пребывания перед экраном. Для контента, требующего более 90 минут, его следует разбить на несколько более коротких сессий в течение нескольких последовательных дней. Четыре 60-минутных сессии неизменно обеспечивают лучшее запоминание, чем один четырехчасовой блок, поскольку распределенное обучение дает мозгу время для консолидации информации между воздействиями [3].
8. Предусматривайте перерывы каждые 30-40 минут.
Перерывы — это когнитивная необходимость, а не заполнение расписания. Мозг консолидирует информацию во время отдыха, а длительная концентрация без перерывов приводит к снижению эффективности запоминания [3]. Минимум — пять минут каждые 30-40 минут. Сообщите участникам расписание перерывов заранее, чтобы они могли планировать свое время и закончить вовремя.
9. Точно управляйте временем.
Когда тренер постоянно затягивает занятие, участники начинают терять интерес еще до его окончания, потому что понимают, что опаздывают на следующее мероприятие. Назначайте реалистичные временные рамки для каждого сегмента. Используйте бесшумный таймер. Определите два-три гибких раздела, которые можно сократить при необходимости, и четко сообщайте участникам, когда вы продлеваете обсуждение и что именно вы сокращаете, чтобы компенсировать это.
10. Примените правило 10/20/30 к презентациям.
Не более 10 слайдов, не более 20 минут, шрифт не меньше 30 пунктов [4]. Ограничение по размеру шрифта естественным образом ограничивает плотность слайдов: если ваш шрифт достаточно крупный, чтобы его можно было прочитать на маленьком экране ноутбука, вы не сможете разместить абзацы текста, что заставляет вас представлять идеи, а не переписывать их. Используйте слайды для структурирования концепций; переходите к практическим заданиям для их применения.
Участие в вождении
11. Создайте интерактивный момент в первые пять минут.
Быстрый опрос, Облако словИли же, если один-единственный запрос в чате заставит участников ответить немедленно. Участники, которые вносят свой вклад на раннем этапе, с гораздо большей вероятностью продолжат участие.
12. Добавляйте точку взаимодействия каждые 10 минут.
Вовлеченность резко падает после 10 минут пассивного просмотра контента. Проблема усугубляется в виртуальном пространстве: Исследование AhaSlides Исследование показало, что 41.9% участников называют усталость от экрана одной из главных причин отвлечения внимания, что делает дистанционное обучение особенно рискованным с точки зрения потери внимания. Разумный темп: один интерактивный момент в первые пять минут для установления участия, затем точка взаимодействия каждые 10 минут на протяжении всей сессии. Это означает, что 60-минутная сессия включает примерно пять-шесть точек взаимодействия, а не один опрос в конце.
Формат может быть различным: быстрый опрос, облако слов, подсказка в чате, задание для работы в группах или анонимный ответ на вопросы. Чередование форматов предотвращает предсказуемость взаимодействия, из-за чего оно теряет свою эффективность со временем.
13. Используйте комнаты для обсуждений, чтобы практиковаться, а не только обсуждать.
Небольшие группы по три-пять человек создают психологическую безопасность для участников, которые не любят говорить в общей группе. Большинство тренеров допускают ошибку, отправляя людей в отдельные комнаты с расплывчатой темой для обсуждения. Дайте им задание с конкретным результатом: кейс для решения, проблему для диагностики, черновик для составления. Распределите роли, выделите не менее 10 минут, а затем обсудите результаты со всей группой.
14. Попросите включить камеры, не требуя этого.
Присутствие видео повышает подотчетность, но обязательное использование камер вызывает недовольство, когда у участников есть веские причины отказаться: общие домашние пространства, ограничения пропускной способности или видеозвонки один за другим. Объясните, почему камеры помогают, спрашивайте, а не требуйте, и предлагайте перерывы на использование камер во время более длительных сессий. Сессии, где 70% или более участников включают камеры, как правило, вызывают больше дискуссий и более высокие показатели удовлетворенности после сессии [2].
15. Используйте имена
Обращение к участнику по имени превращает трансляцию в разговор. Фраза «Отличная мысль, Сара, кто еще сталкивался с этим?» сигнализирует о том, что вы чувствуете настроение аудитории. Участники, которые чувствуют, что их индивидуально замечают, с большей вероятностью снова примут участие в обсуждении.
Инструменты и виды деятельности
16. Используйте ледоколы в профессиональных целях.
Умения для начала разговора вызывают скептицизм, потому что многие из них легкомысленны. Те, которые действительно работают, напрямую связаны с темой обучения.
Для занятия по развитию коммуникативных навыков: «Опишите свой стиль общения одним словом». Отобразите ответы в виде облака слов. Распределение ответов сразу покажет группе, что люди по-разному подходят к общению, что и является основной идеей всего занятия.
Для занятия по управлению изменениями: «Какое одно изменение на работе оказалось лучше, чем вы ожидали?» Собирайте ответы анонимно. Ответы помогут людям позитивно взглянуть на изменения до того, как вы представите соответствующие методики.
Для тренинга по соблюдению нормативных требований: «По шкале от одного до пяти, насколько вы уверены, что сможете объяснить эту политику новому коллеге?» Исходные данные определяют темп занятия, и участники, которые оценивают себя низко, уже настроены на внимательное слушание.
Принцип в каждом случае один и тот же: ледокол выполняет реальную работу, а не разминку.
17. Проводите опросы в режиме реального времени, чтобы адаптироваться к ситуации в реальном времени.
Опросы наиболее ценны, когда их результаты используются на практике. интерактивный опрос Тот факт, что 60% участников оценивают свою уверенность на 3 из 10, является сигналом к тому, чтобы замедлить темп, прежде чем переходить к следующему этапу. Эффективные моменты для опроса: базовый уровень до обучения, проверка понимания в середине сессии, вопросы на основе сценариев и проверка уверенности и основных выводов после сессии.
18. Используйте открытые вопросы, чтобы выявить реальные мыслительные процессы.
Опросы эффективно собирают данные. Открытые вопросы показывают, как люди на самом деле думают о проблеме. Вопрос «Какие трудности вы ожидаете при применении этого?» выявляет реальные препятствия, которые стандартная проверка понимания пропустила бы. Открытые вопросы хорошо работают в чате, на интерактивных досках или в качестве отправной точки для обсуждений в малых группах.
19. Включите анонимные вопросы и ответы в структуру сессии.
Вопрос "Есть вопросы?" в конце неизменно вызывает тишину. Страх показаться неосведомленным — это реальное чувство, и в интернете оно сильнее, потому что вопросы кажутся более заметными. Раздел вопросов и ответов AhaSlides Позволяет участникам анонимно задавать вопросы и голосовать за наиболее релевантные из них. Анонимная отправка вопросов неизменно генерирует больше вопросов, чем формат, предполагающий только устное обсуждение, а наличие контрольных точек для вопросов и ответов на протяжении всей сессии означает, что вопросы решаются, пока тема еще обсуждается на экране.
20. Используйте викторины как инструмент обучения, а не как тест.
Эффект тестирования, один из наиболее часто воспроизводимых результатов в когнитивной психологии, показывает, что извлечение информации из памяти укрепляет ее больше, чем повторное повторение того же материала [5]. Тест из двух вопросов после каждой основной концепции способствует лучшему запоминанию, чем повторное обобщение концепции.
Практические форматы для викторин по проверке знаний: викторина из двух или трех вопросов с вариантами ответов после каждой основной концепции, вопрос, требующий ввода ответа, где участники вспоминают конкретный термин или концепцию без подсказок, вопрос, основанный на сценарии, в котором участникам предлагается применить полученные знания к реальной ситуации, или задание на сопоставление пар, где участники связывают концепции с определениями или примерами.
Каждый тест должен быть коротким. Двух вопросов после блока, посвященного определенной концепции, достаточно, чтобы активизировать процесс запоминания, не превращая занятие в экзамен. Цель — укрепить память, а не оценить результаты, поэтому важна ненавязчивая формулировка. Фраза «Давайте посмотрим, как мы это усвоим, прежде чем перейдем к следующему вопросу» работает лучше, чем «пора на тест».
Оценка эффективности обучения
Сбор отзывов сразу после занятия позволяет получить данные об удовлетворённости. Однако это не говорит о том, насколько полученные знания применимы на практике.
Комплексный подход к измерению охватывает четыре уровня, основанных на модели Киркпатрика, которая остается наиболее широко используемой системой оценки эффективности обучения.
Первый аспект — это реакция: сочли ли участники занятие полезным? Это можно зафиксировать с помощью короткого опроса после занятия, охватывающего актуальность содержания, эффективность тренера и общую удовлетворенность. Это самый простой для измерения уровень, но наименее показательный для оценки реального усвоения материала.
Второй аспект — обучение: изменились ли знания или уверенность? Оценка уверенности по основной теме до и после обучения, в сочетании с короткой проверкой знаний, позволяет сравнить результаты до и после. AhaSlides упрощает этот процесс: проведите один и тот же опрос в начале и в конце занятия и сравните результаты.
Третий аспект — поведение: применяют ли участники полученные знания на практике? Минимум, 30-дневный последующий опрос с одним-двумя конкретными вопросами о применении полученных знаний на рабочем месте. Наблюдение со стороны руководителя или обратная связь от коллег также дают дополнительные данные.
Четвертый аспект — результаты: повлияло ли обучение на какой-либо бизнес-показатель? Это самый сложный для точного измерения уровень, поскольку на результаты влияет множество переменных. По возможности определите один показатель, на который должно повлиять обучение, установите его базовый уровень до начала программы и проверьте его через 90 дней.
Большинство программ обучения измеряют только первый уровень. Добавление второго уровня занимает 10 минут. Добавление третьего уровня требует одного последующего электронного письма. Разрыв между тем, что организации измеряют, и тем, что действительно показало бы им эффективность обучения, почти полностью является вопросом привычки, а не усилий.
В большинстве программ оценки эффективности тренировок недостатком являются последующие опросы через 30 и 90 дней. Однократное последующее анкетирование не требует больших усилий и позволяет лишь выявить, оказало ли занятие какое-либо устойчивое воздействие.
Использование AhaSlides для проведения виртуальных тренингов.
Описанные выше методы вовлечения наиболее эффективны, когда интегрированы в ход сессии, а не требуют от участников переключения между платформами. Использование нескольких инструментов одновременно создает препятствия, которые подрывают интерактивность, которую они призваны обеспечивать.
AhaSlides объединяет в одном месте опросы, облака слов, вопросы и ответы, а также тесты для проверки знаний. Тренеры создают интерактивные элементы рядом с контентом презентации, участники отвечают с любого устройства в режиме реального времени, а аналитическая панель отображает распределение ответов по мере их поступления. Когда результаты опроса показывают, что большинство участников уверены в правильности ответа на 4 из 10, вы можете увидеть это и ответить немедленно, а не узнавать об этом из отчета через три дня.
Часто задаваемые вопросы
Какова оптимальная продолжительность виртуального тренинга?
60–90 минут. Для контента, требующего больше времени, разделите его на несколько более коротких сессий в течение нескольких последовательных дней. Распределенная подача улучшает запоминание по сравнению с одним длинным блоком [3].
Как мне добиться того, чтобы молчаливые участники внесли свой вклад?
Предлагайте несколько каналов для обмена мнениями помимо устного: чат, анонимные опросы, реакции с помощью эмодзи, интерактивные доски. Создание отдельных комнат для групп из трех-четырех человек также способствует участию тех, кто молчит в больших группах.
Нужно ли мне включать камеры?
Спрашивайте, а не требуйте. Объясните преимущества, признайте уважительные причины отказа и предлагайте перерывы на использование камеры во время длительных сеансов. Подавайте пример, постоянно держа камеру включенной, это принесет больше пользы, чем любые правила.
Какое оборудование мне действительно нужно?
Веб-камера с разрешением 1080p, гарнитура или внешний микрофон с шумоподавлением, стабильное интернет-соединение с резервным мобильным телефоном, достаточное освещение и второе устройство для мониторинга чата.
Источники
[1] Зитцманн, Т., Эли, К., Браун, К.Г., и Бауэр, К.Н. (2010). Влияние технических трудностей на обучение и отсев во время онлайн-обучения. Психология персонала. ResearchGate
[2] Индустрия обучения. Исследование передовых методов виртуального фасилитирования и показателей участия в видеоконференциях. Trainingindustry.com
[3] Сепеда, Н. Дж., Пашлер, Х., Вул, Э., Викстед, Дж. Т., и Рорер, Д. (2006). Распределенная практика в задачах на вербальное воспроизведение: обзор и количественный синтез. Психологический бюллетень, 132 (3), 354-380. АПА PsycNet
[4] Кавасаки, Г. Правило 10/20/30 PowerPoint. guykawasaki.com
[5] Роедигер, Х.Л., и Карпике, Дж.Д. (2006). Обучение, улучшенное с помощью тестов: прохождение тестов памяти улучшает долговременное запоминание. Психологические науки, 17 (3), 249-255. PubMed
